SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH
Mã số:
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN
Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục 
- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: Văn thư-Lưu trữ 
Có đính kèm:
 Mô hình Đĩa CD(DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác
Năm học: 2014 - 2015
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ LÝ
2. Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN
5. Điện thoại: 0613 868 367 (CQ)
6. E-mail: [email protected]
7. Chức vụ: Tổ trưởng chuyên môn
8. Đơn vị công tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân
- Năm nhận bằng: 2012
- Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng
III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt
như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác.
Việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm
tài liệu cho từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo
quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức
quan trọng của công tác lưu trữ và đóng vai trò quyết định giá trị của tài liệu nên
yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, thận trọng. Nếu không sẽ dẫn
đến tình trạng tổn thất tài liệu trong kho lưu trữ. Mặt khác có thể dẫn đến việc lựa
chọn tài liệu không chính xác.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để xác định
giá trị tài liệu thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học, giá trị chính
trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu để lưu
giữ trong kho lưu trữ của cơ quan.
2. Mục đích, ý nghĩa và yêu cầu
2.1. Mục đích, ý nghĩa
- Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được ấp dụng để xác
định giá trị tài liệu lưu trữ thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học,
giá trị chính trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài
liệu và lưu giữ trong hệ thống kho lưu trữ của cơ quan.
- Trên cơ sở lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quản trong hệ
thống các kho lưu trữ tài liệu cơ quan, có cơ sở để lược bớt những tài liệu hết
hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông lưu trữ.
4
- Cần xác định rõ mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là để lựa
chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, chứ không phải mục đích đầu tiên là
loại ra tài liệu, việc loại ra chỉ là hệ quả mà thôi.

- Nghiên cứu và làm sáng tỏ những nguyên tắc, phương pháp cần thiết của
công tác xác định giá trị tài liệu, từ đó xây dựng nên một hệ thống các tiêu chuẩn
hợp lý để làm thước đo cho quá trình xác định giá trị tài liệu.
- Từ nghiên cứu trên, tiến hành việc xác định thời hạn bảo quản cho các
loai tài liệu, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản trong
kho lưu trữ của cơ quan.
- Tổ chức kiểm tra kết quả của việc xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ các
tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa
4. Phương pháp nghiên cứu:
Dựa vào Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Luật Lưu trữ năm 2011.
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bản quản hồ sơ.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức
quan trọng của công tác lưu trữ và đóng vai trò quyết định giá trị của tài liệu nên
yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, thận trọng. Nếu không sẽ dẫn
đến tình trạng tổn thất tài liệu trong kho lưu trữ. Mặt khác có thể dẫn đến việc lựa
chọn tài liệu không chính xác.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để xác định
giá trị tài liệu thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị khoa học, giá trị chính
trị và giá trị thực tế của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu để lưu
giữ trong kho lưu trữ của cơ quan.
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá
trình hoạt động quản lý của cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào được sản sinh ra
để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất
6
định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ,
phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác

Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trong công tác xác định giá trị trài liệu của các cơ quan, cần quan tâm
biên soạn các tài liệu hướng dẫn, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị
trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu, xác
định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu…
- Triển khai công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ với các mức độ khác
nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh,
chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa
hồ sơ tài liệu của cơ quan đơn vị phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối
lượng tài liệu và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị
vĩnh viễn lưu trữ lịch sử.
Sau khi hoàn thành công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan, cần phải
viết báo cáo kết quả nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm
về nghiệp vụ, cách tổ chức và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi xác
định tài liệu lưu trữ.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Yêu cầu
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
2. Nguyên tắc
- Tài liệu của từng đơn vị (phòng, ban) hình thành phông phải được chỉnh
lý và sắp xếp riêng biệt;
8
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ

với các hồ sơ do bộ phận mình giải quyết.
Việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan được thực hiện theo
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bản quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
d) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
* Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Hiệu trưởng trường PTDTNT tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng.
- Cán bộ Văn thư-Lưu trữ cơ quan làm thư ký.
- Đại diện các bộ phận chuyên môn tại cơ quan có tài liệu làm ủy viên.
* Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu.
- Bảng mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
- Bảng danh mục tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
- Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng trường PTDTNT tỉnh quyết định.
đ) Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của trường PTDTNT tỉnh đảm bảo đúng
quy định và được Hiệu trưởng có ý kiến thẩm định bằng văn bản phê duyệt. Đồng
thời thực hiện đúng quy trình như sau:
- Cán bộ Lưu trữ lập danh mục tài liệu hết giá trị và bảng thuyết minh về
tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ xét hủy tài liệu gồm có: Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu; Danh mục
tài liệu hết giá trị; Bảng thuyết minh về tài liệu hết giá trị; Mục lục hồ sơ, tài liệu
giữ lại; dự thảo quyết định.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Thẩm tra thực tế tài liệu hết giá trị.
- Hoàn thiện các văn bản, hồ sơ.
- Tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu.
10

11
b) Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
- Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì tài liệu lưu trữ muốn trở thành nguồn sử
liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung
thông tin bên trong của tài liệu.
- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở 2 mặt: nội dung và hình
thức. Về mặt hình thức chính là các yếu tố thông tin đảm bảo cho tính hợp pháp
của tài liệu (tác giả, tên loại, chữ ký, con dấu…); những tài liệu nào thiếu những
yếu tố thông tin này thì không thể lưu giữ lại, trừ những trường hợp đặc biệt.
- Đối với những tài liệu mà hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội
dung văn bản (VD như các bản hợp đồng …) thì thời hạn bảo quản của chúng
thường cao hơn thời hạn có hiệu lực của văn bản).
c) Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu:
- Tiêu chuẩn này được vận dụng để xem xét giá trị của các tài liệu mà vì
một lý do nào đó bị hư hỏng gây nên những khó khăn nhất định cho việc sử dụng
(rách nát, mờ nhoè…). Đối với những tài liệu này, nếu chúng còn giá trị sử dụng
cao thì có thể được phục chế hoặc sao chụp lại. Đối với những tài liệu quá rách
nát, mờ chữ mà không phục chế được thì buộc phải tiêu huỷ, nhưng phải trên cơ
sở đồng ý của một Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hiện tượng này thường gặp
trong các kho lưu trữ có điều kiện thời tiết khắc nghiệt, do điều kiện bảo quản
không đảm bảo cho công tác bảo quản an toàn .
d) Tiêu chuẩn về Tác giả tài liệu
- Tác giả tài liệu có thể là cơ quan hoặc cá nhân sản sinh ra tài liệu.
- Trong quá trình hoạt động của 1 cơ quan có thể hình thành tài liệu trên cơ
sở là tài liệu do chính cơ quan đó sản sinh ra hoặc do các cơ quan khác sản sinh
ra.
- Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu thì tài liệu nào do
chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị hơn so với các tài khác vì nó phản ánh trực
tiếp và chủ yếu nhất chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trong số những tài liệu
còn lại (cấp trên gửi xuống, ngang cấp gửi đến, cấp dưới gửi lên) thì thường các

hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.
13
Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành
các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.
b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại,
lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ
sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời
hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.
Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một
tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và
những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ .
6. Hệ thống hoá hồ sơ
Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối
với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một
số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa
chính xác hoặc không thống nhất.
7. Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
a) Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu,
từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được
đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh
nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi
đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái
La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15
thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ
sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
b) Viết mục lục văn bản:

- Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
15
- Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản
phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ
sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập
hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức
tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:
+ Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan;
+ Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.
9. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp
(cặp)
- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ
được đánh liên tục trong toàn phông:
- Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
- Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực
đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo
mẫu đính kèm, có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù
hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.
IV. YÊU CẦU VỀ TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Trang thiết bị trong kho vừa là phương tiện bảo quản, vừa là phương tiện
quản lý tài liệu.
1.Cặp đựng tài liệu
Theo tiêu chuẩn ngành số TCN 03-1997 (quyết định số 74-QĐ/KHKT
ngày 4/8/1997 của Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước)- thì cặp đựng tài liệu có
kích thước: chiều dài 340 ± 2mm, chiều rộng 260 mm ± 2mm, chiều dày 100 ±
2mm. Vật liệu làm cặp là bìa các tông cứng loại tốt, dày 1,5- 2mm.
2.Hộp đựng tài liệu

Nếu trong hồ sơ có tờ tài liệu có kích thước lớn hơn khổ A4, thì được gấp
lại theo khổ A4. Lưu ý cách gấp tài liệu cho hồ sơ đóng tập hay không
đóng tập. Tài liệu kỹ thuật thường hay phải gấp, càng phải chú ý hơn về qui định
cách gấp bản vẽ kỹ thuật.
17
Tài liệu kỹ thuật lại có những cách bảo quản bản vẽ đặc biệt: đặt nằm
phẳng, cuộn tròn, treo trong các tủ chuyên dụng.
1.2.Sắp xếp tài liệu lên giá
Hồ sơ tài liệu trước khi xếp lên giá thường được đặt trong cặp ba dây, bó
gói, hộp… đã đánh số thứ tự.
Tài liệu sắp xếp lên giá theo phông hoặc theo thứ tự thời gian nhập kho.
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên gía là phải: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Người ta
thường xếp tài liệu lên giá theo từng khoang, từng giá theo nguyên tắc: từ trái qua
phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vao trong (đôi khi việc sắp xếp tài liệu lưu trữ
khác với sắp xếp tài liệu hiện hành).
Giá xếp trong kho lưu trữ có thể xếp hàng một hoặc hàng đôi, nhung phải
xếp xa tường ( để cách ẩm, để chống mối, dễ quét dọn…), phải vuông góc với
cửa sổ (để lấy sáng, để thông gió…).
Hệ thống chiếu sáng, hệ thống thông gió, hệ thống báo cháy, hệ thống chữa
cháy… phải đi qua khe giữa 2 giá.
2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều phải có chế độ quản lý tài liệu chặt chẽ, thể hiện bằng
các nội qui, qui định cụ thể…nhằm bảo vệ an toàn và kiểm tra chặt chẽ số lượng,
chất lượng tài liệu.
Nội dung gồm:
- Qui chế vệ sinh, khử trùng: Xác định thời gian lau chùi, quét dọn, làm vệ
sinh cặp hộp, giá tủ, tài liệu, kho tàng…;định kỳ luân phiên khử trùng tài liệu có
trong kho… ;tài liệu trước khi nhập kho phải qua khâu vệ sinh, khử trùng…
- Qui chế phòng chống ẩm: có sổ sách theo dõi nhiệt dộ-độ ẩm trong, ngoài
kho; có sổ sách theo dõi kết quả hoạt động của việc thông gió, chạy máy hạ ẩm

liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang
thiết bị, phương tiên bảo quản.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đã kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị
tài liệu… để tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng các
tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
19
Kết quả của công tác xác định giá trị tài liệu đã sắp xếp được một số tài
liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, bào quản
tài liệu và để giải quyết các yêu cầu công việc của nhà trường có hiệu quả cao.
VII. KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ
Qua việc xác định giá trị tài liệu đã giúp cho kho lưu trữ cơ quan lưu giữ
được những tài liệu còn giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị.
Việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm
tài liệu cho từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo
quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có
hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc,
trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết
cho công tác văn thư-lưu trữ; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ để
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ
nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp.
Kính trình Hội đồng thẩm định xem xét và đóng góp ý kiến để đề tài được
hoàn thiện hơn trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Trảng Bom, ngày 07 tháng 5 năm 2015
Người Thực Hiện
Nguyễn Thị Lý

5 năm
6. Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần
- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
- Của đơn vị chức năng
5 năm
10 năm
5 năm
7. Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm
8. Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng
và pháp luật của Nhà nước
Vĩnh viễn
9. Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn
những vấn đề chung của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
21
(1) (2) (3)
10. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi
Vĩnh viễn
10 năm
2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
11. Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
2.1. Tài liệu quy hoạch

Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
22
(1) (2) (3)
20.
Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của đơn vị .
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
21.
Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 20 năm
22.
Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng
thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch
- Hàng năm
- Quý, 6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
5 năm
3. Tài liệu tổ chức, cán bộ
23.
Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến
các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn
bản hết hiệu
lực thi hành
24.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ 70 năm
23
(1) (2) (3)
32.
Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, bảo hiểm xã hội…) 70 năm
33.
Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn
34.
Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ 70 năm
35.
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cơ
quan
Vĩnh viễn
4. Tài liệu lao động, tiền lương
36.
Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.1. Tài liệu lao động
37.
Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ
sơ nguyên tắc)
Đến khi văn
bản hết hiệu
lực thi hành
38.

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
46.
Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan Vĩnh viễn
47.
Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán
- Hàng năm
- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
48.
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định 20 năm
49.
Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 10 năm
8. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
50. Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn
bản hết hiệu
lực thi hành
51. Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu
nại, tố cáo
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
- Quý, tháng