Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần mở đầu
Quản lý là làm việc có hiệu quả bằng và thông qua những ngời khác. Mặc
dù, đây là định nghĩa khái quát về quản lý nhng nó cũng phản ánh đợc tầm quan
trọng của công tác quản lý nhân sự yếu tố then chốt và trọng tâm của công tác
quản lý doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản trị nguồn nhân lực có hiệu quả?.
Đây là vấn đề khó khăn và thử thách lớn nhất đối với các doanh nghiệp Việt Nam
trong nền kinh tế chuyển đổi. Sự biến động mạnh mẽ của môi trờng kinh doanh,
tính chất khốc liệt của cạnh tranh và yêu cầu phải đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
của nhân viên trong nền kinh tế thị trờng đã, đang và tạo sức ép lớn, đòi hỏi các
nhà quản trị gia Việt Nam phải có kiến thức đầy đủ, phải có những quan điểm
mới, lĩnh hội đợc những phơng pháp và nắm đợc những kỹ năng mới về quản trị
con ngời. Trong đó, phân tích công việc là một nhiệm vụ quan trọng mà các nhà
quản trị nhân sự phải tiến hành trong các hoạt động của mình. Bởi phân tích công
việc góp phần hỗ trợ cho các hoạt động trong quản lý nhân sự nh quy hoạch, tuyển
chọn, bố trí công việc, đào tạo, đánh giá thành tích...Khi nhiệm vụ công tác quá
cao hoặc quá thấp đối với năng lực của mỗi nhân viên đều có thể ảnh hởng không
tốt đến hiệu suất công tác. Vì vậy, để mỗi nhân viên phát huy đợc tối đa và hiệu
quả khả năng của mình, nhà quản lý nhân sự không những phải biết rõ năng lực
của mỗi nhân viên, mà còn phải phân tích và xác định nội dung chi tiết của công
việc để trên cơ sở đó đa ra những yêu cầu, tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí công
tác.
Đề án môn học - 2004
Chơng I: Khái quát chung
về phân tích công việc
I. Các khái niệm cơ bản liên quan đến công việc.
1. Yếu tố công việc.
Yếu tố công việc: là thao tác nhỏ nhất trong công việc. Ví dụ nh: Đóng dấu,
ký tên
2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ

công việc cụ thể, ngời lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện
những hoạt động nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào đợc sử dụng; những
mối quan hệ nào đợc thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể; cũng nh yêu cầu về
kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà ngời lao động cần phải có để thực hiện
công việc.
2. Kết quả phân tích công việc .
Một bản phân tích công việc hoàn chỉnh là bản phân tích công việc gồm đầy
đủ ba bản: Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, yêu cầu đối
với ngời thực hiện công việc.
Bản mô tả thực hiện công việc: Nội dung của bản mô tả công việc là một
bản trong đó ngời ta giải thích các nhiệm vụ, các trách nhiệm, điều kiện, mối quan
hệ, và những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện một công việc cụ thể. Nó xác
định cái gì cần phải làm, tại sao lại phải làm, làm nó ở đâu và mô tả ngắn gọn làm
nh thế nào. Một văn bản mô tả công việc bao gồm bốn phần chính: Xác định công
việc, tóm tắt chung, các chức năng và nhiệm vụ thiết yếu, các điều kiện làm việc.
- Xác định công việc (nhận diện công việc): xác định tên công việc (chức
danh công việc), địa điểm thực hiện công việc, chức danh ngời lãnh đạo trực tiếp,
số nhân viên dới quyền (nếu có). Đồng thời ghi rõ ngày, tháng, năm phân tích.
4
Đề án môn học - 2004
- Tóm tắt chung về công việc : là phần ngời ta tờng thuật một cách tóm tắt
hay tổng quan về công việc, về những trách nhiệm chung và các nội dung, giúp
phân biệt đợc công việc này với công việc khác. Phần này cũng nêu cả tình trạng
công việc: công nhân làm việc toàn bộ thời gian, bán thời gian, làm tạm thời,
thuộc diện miễn thuế/ không miễn thuế.
- Các chức năng và nhiệm vụ thiết yếu: Là phần liệt kê các chức năng và
nhiệm vụ thiết yếu trong đó có trình bày rõ ràng và chính xác về các nhiệm vụ,
bổn phận và các trách nhiệm chính.
- Điều kiện làm việc: Bao gồm tất cả các điều kiện về môi trờng vật chất (các
máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện vệ

cho công việc, phải liệt kê cụ thể các kiến thức, kỹ năng, và năng lực liên quan đến
việc hoàn thành tốt công việc.
Các yêu cầu công việc bao gồm: Các yêu cầu về học vấn, các yêu cầu về giấy
phép làm việc, các yêu cầu về kinh nghiệm hoặc và về đào tạo. Các yêu cầu về
kiến thức. Các yêu cầu về kỹ năng. Các yêu cầu về thái độ/ thói quen.
Các yêu cầu về thể chất bao gồm: Sự cố gắng, nỗ lực về thể chất. Các điều
kiện làm việc. Các mối nguy hiểm
Việc liệt kê các yêu cầu thực hiện công việc phải đảm bảo chỉ liệt kê các yêu
cầu ở mức độ thiết yếu đối với công việc . Đôi khi ngời ta có xu hớng liệt kê
những yêu cầu mong muốn hơn là những yêu cầu thật sự cần thiết. Việc yêu cầu
hơn công việc cần thiết có ảnh hởng đến việc thuê nhân công, đề bạt tính toán tiền
lơng và thù lao. Do đó, bản yêu cầu thực hiện công việc đối với ngời thực hiện
công việc là quan trọng. Ví dụ về một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nh sau:
6
Đề án môn học - 2004
Ngày:
30/04/00
Ngời chuẩn bị:
MLBB
Ngời kiểm tra:
GDAR
Nhóm công việc:
Hành chính văn
phòng
Phòng: sản xuất
Chức danh công việc:
Th ký cho Kỹ s Trởng Cơ khí
Tính chất công việc:
Dài hạn.
Các hoạt động Sản phẩm Chất lợng Số lợng

thập trong quá trình phân tích công việc.
Đối với mỗi một công việc cụ thể, có thể thu thập một số lợng khá lớn các
thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Tuy nhiên, cần thu thập thông
7
Đề án môn học - 2004
tin nào, ở mức độ chi tiết nh thế nào là tùy thuộc vào mục đích sử dụng các thông
tin đó cũng nh tùy thuộc vào lợng thông tin đã có sẵn và thậm chí tùy thuộc cả vào
quỹ thời gian, ngân sách dành cho việc đó cũng nh cách thu thập thông tin nh thế
nào, tiến trình thu thập thông tin ra sao. Điều này cũng hết sức quan trọng vì nếu
làm tốt các khâu chuẩn bị này thì việc thu thập thông tin đợc chính xác là yếu tố
đầu tiên quan trọng cho việc xây dựng một bản phân tích công việc đợc đầy đủ và
chính xác.
1. Các loại thông tin cần thu thập trong quá trình phân tích công việc.
Thông tin về các điều kiện làm việc nh điều kiện về vệ sinh, an toàn lao
động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...
Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với ngời thực hiện nh khả năng
và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần
thiết.
Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ
cần thực hiện thuộc công việc. Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập
đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà ngời lao động cần phải làm, các trách
nhiệm cần phải gánh chịu cũng nh làm rõ mức độ thờng xuyên, tầm quan trọng
của từng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian (ớc tính) để thực hiện nhiệm vụ đó.
Thông tin về các máy móc thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử
dụng và các phơng tiện hỗ trợ công việc.
2. Các phơng pháp thu thập thông tin trong quá trình phân tích công việc.
Trong quá trình thu thập thông tin để phân tích công việc, có thể sử dụng
nhiều phơng pháp, không có phơng pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vì
mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau. Cán bộ phân tích công việc có
thể sử dụng một hoặc kết hợp một hoặc một vài các phơng pháp sau đây:

thực hiện công việc.
2.3. Nhật ký công việc (Tự chụp ảnh ngời làm việc).
Nhật ký công việc là trong đó ngời lao động tự ghi chép lại các hoạt động của
mình, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ.
9
Đề án môn học - 2004
Ưu điểm: Phơng pháp này có u điểm là thu thập các thông tin theo sự
kiện thực tế. Nhờ phơng pháp này mà vấn đề công nhân viên phóng đại tầm quan
trọng của các công việc trong các phơng pháp trớc không còn là vấn đề không giải
quyết đợc.
Nhợc điểm: Độ chính xác của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúc
nào ngời lao động cũng hiểu đúng những gì họ đang thực hiện.
Đồng thời, việc ghi chép khó đảm bảo đợc tính liên tục và nhất quán.
2.4. Phơng pháp phỏng vấn.
Đối với những công việc mà ngời nghiên cứu không có điều kiện quan sát sự
thực hiện công việc của ngời lao động (chẳng hạn công việc của những ngời quản
lý, kiến trúc s...) thì có thể áp dụng phơng pháp phỏng vấn. Qua phỏng vấn ngời
lao động sẽ cho biết nhiệm vụ nào cần phải thực hiện nh thế nào. Nhà phân tích sẽ
phỏng vấn cả công nhân lẫn đốc công. Thông thờng họ sẽ phỏng vấn công nhân tr-
ớc, giúp công nhân mô tả các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành. Sau đó, nhà phân
tích sẽ phỏng vấn quản đốc để thêm thông tin, đồng thời kiểm tra lại xem thông
tin do công nhân cung cấp có chính xác không, và làm sáng tỏ một số điểm nào
đó. Nhà phân tích cũng có thể phỏng vấn nhóm nghĩa là phỏng vấn một nhóm
công nhân hoặc phỏng vấn một nhóm quản đốc.
Ưu điểm: Phơng pháp này ghi lại đợc những bản mẫu đã đợc quy định sẵn.
Đồng thời chính xác chi tiết sâu hơn trong một số trờng hợp cần thiết, ngời điều
tra viên có thể giải thích, thay đổi để thu thập thêm thông tin để phân tích công
việc.
Nhợc điểm: Phơng pháp này tốn thời gian. Và có thể dẫn đến thất thoát
thông tin trong quá trình xử lý thông tin.

1. Thông tin đầu vào:
Nguồn thông tin: chẳng hạn sử dụng các tài liệu viết.
Các hoạt động phân loại và soạn thảo: đánh giá tốc độ của các đối tợng chuyển động.
2. Quá trình trí óc:
Ra quyết định và lý giải: chẳng hạn lý giải để quyết vấn đề.
Xử lý thông tin: mã hóa/giải mã
Sử dụng các thông tin đợc tích lũy: sử dụng kiến thức toán học.
3. Quá trình thực hiện công việc:
Sử dụng các thiết bị: sử dụng bàn phím.
11
Đề án môn học - 2004
Các hoạt động phối hợp thủ công: bốc dỡ các đối tợng/nguyên vật liệu.
Các hoạt động thân thể: trèo leo
Các hoạt động phối hợp: phối hợp bàn tay cánh tay.
4. Các hoạt động quan hệ với những ngời khác:
Quan hệ giao tiếp: chỉ thị
Quan hệ qua lại: phục vụ/dịch vụ
Quan hệ cá nhân: quan hệ cá nhân với các khách hàng.
Giám sát và phối hợp: cấp giám sát.
5. Điều kiện lao động và hoàn cảnh công việc:
Các điều kiện vật chất của lao động: nhiệt độ thấp
Điều kiện tâm lý xã hội: bình thờng.
6. Các đặc trng khác của công việc:
Thời gian biểu làm việc, phơng pháp trả công: làm việc không theo thời gian biểu cố định và trả công
theo giờ. Các đòi hỏi của công việc: làm việc theo nhịp độ chặt chẽ.
Trách nhiệm: phải chịu trách nhiệm đối với sự an toàn của những ngời khác.
(Nguồn: Errnet J.McCormick, Paul R.Jeanneret and Robert Cmecham
Position Analysis Questionare, 1969 by Purdue Research Foundation, west Lapay,
Indiana 47907).
Bảng câu hỏi phân tích vị trí làm việc.

nhân và các phơng pháp trên. Ngoài ra, quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ cả
những trách nhiệm và nhiệm vụ của chính những thành viên trong hội thảo.
Nhợc điểm: Phơng pháp này chi phí cao và tốn nhiều thời gian.
2.7. Phối hợp các phơng pháp.
Thông thờng thì các nhà phân tích không dùng một phơng pháp đơn thuần.
Họ thờng phối hợp các phơng pháp khác nhau. Chẳng hạn nh muốn phân tích công
việc của nhân viên hành chính ở văn phòng, họ có thể sử dụng bản câu hỏi, phối
hợp với phỏng vấn, và quan sát thêm. Khi nghiên cứu các công việc sản xuất, họ
dùng phơng pháp phỏng vấn phối hợp với phơng pháp quan sát.
3. Tiến trình phân tích công việc.
Phân tích công việc đợc tiến hành khi:
+ Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
+ Khi công việc có sự thay đổi đáng kể về mặt nội dung, dới sự ảnh
hởng của các yếu tố công nghệ, kỹ thuật.
13
Đề án môn học - 2004
+ Trong doanh nghiệp xuất hiện những công việc mới.
+ Khi doanh nghiệp tổ chức tiến hành rà soát lại các bản phân tích
công việc theo định kỳ.
Thành phần tham gia vào phân tích công việc bao gồm:
+ Nhà phân tích công việc (có thể là ngời trong doanh nghiệp, hoặc
các chuyên gia có thể đi thuê từ bên ngoài, tuy nhiên những chuyên gia này phải là
những ngời nắm vững đặc điểm của công việc. Có khả năng viết tốt để xây dựng
phân tích công việc.
+ Công nhân hay ngời lao động.
+ Cấp quản trị trực tiếp nh quản đốc hay trởng phòng.
Trong các tổ chức lớn thờng có một hay nhiều nhà phân tích, nhng đối với
các cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc chịu trách nhiệm phân tích này. Các công ty
thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên t vấn bên ngoài giúp.
Trớc khi thực hiện phân tích công việc, các nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ