ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ VÂN ANH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TRẦN THỊ VÂN ANH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60 32 24
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2015
Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................... 29
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT
NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công
ty có trụ sở tại thành phố Hà Nội) .................................................................... 31
2.1. Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ................................ 31
2.1.1. Một số khái niệm..................................................................................... 31
2.1.2. Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................................ 32
2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................... 36
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ trong doanh nghiệp ............................................................................... 38
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp ........................................................................................... 38
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp .................................................................................................... 41
2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng
sắt Việt Nam ........................................................................................................ 46
2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác
lưu trữ ............................................................................................................... 46
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ .................. 51
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ .......... 53
2.3.4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ.......................................... 55
2.3.5. Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ ............................ 57
2.3.6. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT. .............................. 68
2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................................ 70
2.3.8. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ. ....... 72
Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................... 74
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC,
1
DN
2
DNNN
3
ĐHKHXH&NV
4
ĐSVN
Đường sắt Việt Nam
5
KHKT
Khoa học kỹ thuật
6
TLLT
Tài liệu lưu trữ
chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt
động của con người.
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ
nhân dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng,
Hồ Chủ Tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương
diện kiến thiết Quốc gia”[26] và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức
tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần
dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục
để tàng trữ”[26]. Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được
tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà
nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí
thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê
Khả Phiêu – nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài
liệu lưu trữ phải được quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Đảng cộng sản và của Nhà nước nhằm bảo vệ an toàn và
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của
1
cách mạng” [27;tr.2]. Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự
lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động
của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác tổ chức, quản lý, bởi vì quản lý
tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công tác của các cấp lãnh đạo
mà còn giúp cho việc thu thập, lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt
động trong đời sống xã hội, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên, đạt
trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo
quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ, thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ...
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của toàn Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam còn bộc lộ những hạn chế về mặt tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ như: chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu
trữ, công tác lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi
đây là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan
trọng của công tác lưu trữ; chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ
chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp
ứng được yêu cầu đ ̣òi h ỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến
hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên...Từ đó dẫn
đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư
hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế trên, tác giả đã quyết định chọn vấn đề: “Tổ chức, quản lý
công tác lƣu trữ tại Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam” làm luận văn thạc
sỹ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình. Thông qua đề tài này, tác giả hy
vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành đường sắt hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện công tác
lưu trữ của Tổng Công ty Đường sắt nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ
nói chung.
3
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài, chúng tôi đặt ra những mục tiêu sau:
Thứ nhất: Khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống các quy định hiện
hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong doanh nghiệp này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp là một
hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có một số công trình
nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng
một số vấn đề còn chưa được thống nhất. Cụ thể là các công trình nghiên cứu
như: luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo khoa học đề
cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay ở một nội dung cụ thể của
công tác lưu trữ. Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình không đi sâu nghiên cứu
các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà
chỉ tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác thu
thập TLLT công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng TLLT và của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử. Luận văn thạc
sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986
- 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Gần đây nhất
có luận văn thạc sỹ của Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh
5
nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về
vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu
tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên
Hòa - Đồng Nai).
Công ty Đường sắt Việt Nam. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có kế thừa
nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp
luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp
này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách
quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận
trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp
và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các
thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng
hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
6.3. Phương pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh,
đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh
nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác
giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này trong Tổng
Công ty Đường sắt Việt Nam.
7
6.4. Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu khảo sát và xử lý phiếu
khảo sát
từ tiếng nước ngoài của Cục văn thư, lưu trữ Việt Nam và các tác giả thuộc
Trung tâm nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ thuộc Cục. Ví dụ như cuốn
“Thực tiễn lưu trữ Pháp tập I và tập II của Cục Lưu trữ Pháp. Một nguồn tư
liệu chủ yếu nữa được tác giả dùng là các văn bản của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa
bàn thành phố Hà Nội quy định về hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong chính doanh nghiệp này. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các văn bản pháp
luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp.
8. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh
nghiệp nói riêng.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả
việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo
cho Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, tài liệu cho các học viên, sinh viên
tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục. nội dung của luận văn được chia
thành ba chương như sau:
Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ
hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Chƣơng 2: Cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu
trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam (nghiên cứu tại Tổng công ty và
một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành
phố Hà Nội).
9
xây dựng tuyến Đường sắt đầu tiên đi từ cột cờ Thủ Thiêm đến bến xe Chợ
Lớn dài 13 km. Chuyến tàu đầu tiên khởi hành ở Việt Nam là vào ngày 20
tháng 7 năm 1885. Những năm sau đó, mạng lưới Đường sắt tiếp tục được
triển khai xây dựng trên khắp lãnh thổ Việt Nam theo công nghệ đường sắt
của Pháp với khổ đường ray một mét. Thời kỳ chiến tranh, Hệ thống Đường
sắt bị hư hại nặng nề. Kể từ năm 1986, Chính phủ Việt Nam tiến hành khôi
phục lại các tuyến đường sắt chính và các ga lớn, đặc biệt là tuyến Đường sắt
Bắc Nam [18; tr.9]
1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954)
1.1.1.1. Giai đoạn trước 1945
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Đồng Đăng;
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Hải Phòng;
- Năm 1906, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Lào Cai;
- Năm 1931, Pháp xây dựng xong Đường sắt Tháp Chàm – Đà Lạt;
- Năm 1933, Pháp xây dựng xong Đường sắt Sài Gòn – Lộc Ninh;
- Năm 1899 - 1936, Pháp xây dựng xong tuyến Đường sắt Bắc Nam.
1.1.1.2. Giai đoạn 1945 - 1954
Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 28 tháng 8 năm
1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã Chính thức ký Quyết định thành lập Bộ Giao
thông Công chính thuộc Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, trong
11
đó có Sở Hỏa Xa - Cơ quan Quản lý Nhà nước và khai thác về Đường sắt Việt
Nam. Và từ đây, Hệ thống Đường sắt Việt Nam đã thực sự trở thành tài sản
của người Việt Nam, phục vụ người dân nước Việt [18, tr.120].
1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay)
1.1.2.1. Giai đoạn 1954 - 1975
Ngày 6/4/1955 Tổng cục Đường sắt Việt Nam được thành lập theo
Ngành Đường sắt miền Bắc đã lập nên những kỳ tích huy hoàng, góp phần
quan trọng vào chiến thắng của dân tộc trong cuộc kháng chiến chống Hoa Kỳ
oanh liệt.
Tính đến năm 1971 - 1972 thì Việt Nam Cộng hòa có 1.240 km đường
sắt nhưng vì chiến cuộc và an ninh nên chỉ có 57% sử dụng được. Dù vậy, tổng
lượng hành khách và hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt tăng dần. Cụ thể:
- Năm 1968, Tổng lượng hàng hóa vận tải 400.000 tấn; Số lượng hành
khách 0,73 triệu;
- Năm 1969, Tổng lượng hàng hóa vận tải 530.000 tấn; Số lượng hành
khách 1,75 triệu;
- Năm 1970, Tổng lượng hàng hóa vận tải 720.000 tấn; Số lượng hành
khách 2,4 triệu;[18]
1.1.2.4. Giai đoạn 1975đến nay
a. Thời kỳ đầu
Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:
- Văn phòng Tổng Cục;
- Các Vụ Tham mưu;
- Cục Cơ khí - Cầu đường Đường sắt;
- Cục Vận chuyển;
- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt (năm 1980 trực thuộc Bộ Quốc phòng);
- Sở Y tế Đường sắt (năm 1994 chuyển thành Sở Y tế Giao thông Vận tải
trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải);
13
- Sở Thông tin Tín hiệu Đường sắt;
- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt;
- Trường Cao đẳng Đường sắt;
- Các Công ty Công trình Cầu đường Đường sắt;
Nam; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam được quy định như sau:
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1.1. Chức năng
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh
doanh và đầu tư tài chính vào các công ty con, công ty liên kết; quản lý, chỉ
đạo, chi phối các công ty con, công ty liên kết theo tỷ lệ chiếm giữ vốn điều lệ
tại các công ty đó theo quy định của pháp luật; quản lý, khai thác có hiệu quả
quỹ nhà, quỹ đất thuộc TCTĐSVN; tổ chức cứu hộ, cứu nạn, đảm bảo an
ninh, trật tự. an toàn giao thông vận tải đường sắt theo quy định [12, tr.4]
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Nhiệm vụ
Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại
Đường sắt Việt Nam và của Đường sắt Việt Nam đầu tư tại các doanh nghiệp
khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao.
Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của Đường sắt Việt Nam và các đơn vị
thành viên.
Phát triển Đường sắt Việt Nam có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại
và chuyên môn hóa cao; kinh doanh đa ngành, trong đó quản lý, khai thác hệ
thống kết cấu hạ tầng đường sắt, điều hành giao thông vận tải đường sắt và
vận tải đường sắt là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa
sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành Đường sắt Việt
15
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả [12, tr.5]
b. Quyền hạn
b) Tổng giám đốc,
c) Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.
d) Bộ máy giúp việc, Ban Kiểm soát nội bộ.
Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số:
175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức ĐSVN tại thời điểm hiện nay bao gồm:
*)Các đơn vị hạch toán phụ thuộc
- Trung tâm điều hành giao thông vận tải Đường sắt
- Văn phòng và các Ban của Đường sắt Việt Nam
- Công ty sức kéo Đường sắt.
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Hà Nội
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Sài Gòn
*) Các đơn vị sự nghiệp
- Trường CĐ Nghề Đường sắt
- Trung tâm y tế Đường sắt
- Ban Quản lý Các dự án Đường sắt (RPMU)
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực I
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực II
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực III
- Ban Quản lý Dự án Tòa nhà đường sắt
*) Công ty con do Đƣờng sắt Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Hải
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Lạng
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Thái
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Vĩnh Phú
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Yên Lào
17
Copyright: Tài liệu đại học ©