BỘ Y TẾ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI

HỨA NGỌC HUY

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG
TỒN TRỮ THUỐC TẠI TRUNG TÂM Y TẾ
HUYỆN LỤC YÊN, TỈNH YÊN BÁI, NĂM 2014
LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI- 2015


BỘ Y TẾ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI

HỨA NGỌC HUY

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG
TỒN TRỮ THUỐC TẠI TRUNG TÂM Y TẾ
HUYỆN LỤC YÊN, TỈNH YÊN BÁI, NĂM 2014
LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dƣợc
MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

.

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Thanh Hƣơng

HÀ NỘI- 2015

1.1. Quản lý tồn trữ thuốc ............................................................................. 3
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc ............................................................ 3
1.1.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc ........................................................... 4
1.1.3. Xác định lượng tồn kho an toàn .......................................................... 5
1.1.4. Các mức tồn kho ................................................................................. 7
1.1.5. Vai trò và chức năng của kho .............................................................. 8
1.2. Các yêu cầu của kho ............................................................................... 9
1.2.1. Nhân sự ............................................................................................ 10
1.2.2. Địa điểm ............................................................................................ 11
1.2.3. Thiết kế, xây dựng............................................................................. 11
1.2.4. Trang thiết bị ..................................................................................... 11
1.2.5 Các quy trình bảo quản ...................................................................... 12
1.2.6. Sắp xếp thuốc trong kho ................................................................... 14
1.2.7. Một số yêu cầu trong quy trình nhập hàng ....................................... 14
1.2.8. Thuốc trả về....................................................................................... 15
1.2.9. Hồ sơ tài liệu ..................................................................................... 15
1.3. Thực trạng tồn trữ thuốc....................................................................... 16
1.3.1. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước phát triển ................................ 16
1.3.2. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước đang phát triển ....................... 16
1.3.3. Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện hiện nay ................................ 17
1.3.4. Thực trạng công tác tồn trữ tại một số bệnh viện ............................. 17
1.4. Vài nét về TTYT huyện Lục Yên và khoa Dược ................................. 18
1.4.1. Quá trình hình thành và phát triển của TTYT huyện Lục Yên ......... 18
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của TTYT huyện Lục Yên .......................... 19
1.4.3. Chức năng và nhiệm vụ của Khoa dược TTYT huyện Lục Yên ...... 21


1.4.4. Một số chỉ tiêu thực hiện năm 2014 của TTYT huyện Lục Yên ...... 22
CHƢƠNG 2: ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .... 24
2.1. Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu ...................................... 24

4.2.1. Đối với tổng giá trị xuất nhập tồn của các nhóm thuốc .................... 59
4.2.2. Đối với tổng giá trị của từng nhóm ................................................... 59
4.2.3. Đối với tổng giá trị của từng nhóm ................................................... 61
4.2.4. Về cơ cấu thuốc hết ........................................................................... 62
KẾT LUẬN ................................................................................................. 66
KIẾN NGHỊ ................................................................................................ 67


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BHYT
BS
BVBVSKTT
BVĐHY
BVĐK
BVTW
CKI
CKII
CSSKND
DLS
DSĐH
DSTH
GSP
HĐT&ĐT
PKKV
TE
TTYT
TYT
UBND



1.2

Tồn kho tối đa và tối thiểu ở các tuyến
Một số chỉ tiêu thực hiện năm 2014 của TTYT huyện
Lục Yên

23

2.3

Các biến số nghiên cứu

25

3.4

Cơ cấu nhân lực khoa Dược

28

3.5

Cơ cấu nhân lực kho

29

3.6

Trang thiết bị trong kho


45

3.12 Số lượng xuất nhập tồn Mediphylamin 250mg

46

3.13 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm dịch truyền năm 2014

47

3.14 Số lượng xuất nhập tồn Glucose 5%-500ml

48

3.15 Cơ cấu số loại thuốc hết theo nhóm

49

3.16 Số ngày hết thuốc của một số nhóm.

50

3.17 Thời điểm hết thuốc của các loại thuốc trong 3 nhóm.

50


DANH MỤC HÌNH



3.5

Sơ đồ kho chính

30

3.6

Sơ đồ kho lẻ nội trú và kho lẻ ngoại trú

31

3.7

Các kho chính kho lẻ

32

3.8

Sơ đồ mô tả quy trình lập kế hoạch mua thuốc

35

3.9

Sơ đồ quy trình nhập hàng

37

trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh.
Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là các vấn đề liên quan đến
thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý
việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân. Trong đó quản lý tồn trữ thuốc là một
phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện
tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo tồn trữ thuốc sao cho
thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm
thiểu chi phí. Việc tồn trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm
tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện
phải duy trì mức tồn trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho
bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề
nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời. Do đó quản lý tồn trữ thuốc
hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Thực tế cho
thấy, đây luôn là bài toán khó, làm đau đầu các nhà quản lý, từ việc theo

1


dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc luôn sẵn có cho bác sỹ kê đơn,
cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng.
TTYT huyện Lục Yên là một cơ sở y tế tuyến huyện của tỉnh Yên Bái
là một tỉnh thuộc khu vực miền núi phía bắc của nước ta, Lục Yên là một
huyện năm ở phía bắc của tỉnh, phía bắc giáp với tỉnh Hà Giang và Lào
Cai, phía đông giáp với tỉnh Tuyên Quang. TTYT huyện Lục Yên trực
thuộc Sở Y tế tỉnh Yên Bái bao gồm khối điều trị, khối dự phòng và y tế cơ
sở. Trong khối điều trị thực hiện nhiệm vụ khám và điều trị cho nhân dân
trong huyện, một số xã của huện Yên Bình thuộc tỉnh Yên Bái và một số xã
của huyện Quang Bình thuộc tỉnh Hà Giang. Là tuyến y tế tương đương với
bệnh viện hạng III, Bệnh viện Lục Yên tiếp nhận số lượng bệnh nhân ngày
càng đông, với mô hình bệnh tật đa dạng.

1 quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các
biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành
phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích
quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số
lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá
trình sản xuất và phân phối thuốc [15].
1.1.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:
- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của
cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng
- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra
thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh
của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không có tồn kho hoặc tồn kho
không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp

3


phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi
đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong
nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó,
lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó [13].
1.1.2. Quy trình quản lý tồn trữ thuốc
Quản lý tồn trữ thuốc phải bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo
quản đến xuất hàng theo đúng quy định.
Trong khâu nhập hàng, một mặt phải quản lý chặt chẽ số lượng, chất
lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí mua và tiến độ thu
mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch kinh doanh, cung ứng của doanh

Kiểm kê
định kỳ
Bảo quản
kỳ

Theo độc tính, tác dụng,
dạng thuốc…

Nhóm

Dựa vào tên
thuốc theo ABC

Loại

Dựa vào nguyên
tắc FEFO

Sắp xếp

Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm
Bảo quản

Kiểm tra, làm vệ sinh
Đảm bảo 5 chống

Kiểm tra chứng từ
Xuất hàng

Kiểm xuất


Thiếu hàng trong kho

Không thiếu hàng

Hình 1.2. Đồ thị biểu diễn quan hệ lượng hàng dự trữ theo thời
gian khi có và không có tồn kho an toàn
Công thức tính lượng tồn kho an toàn: SS = LT* CA
Trong đó:
- SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock)
- LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng
(Lead time)
- CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption)
Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm
6


tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí, và mức dự trữ thuốc tối thiểu đủ cao
để tránh được tình trạng thiếu hụt, cho nhu cầu của bệnh có tăng cao và
việc nhận hàng xảy ra chậm [4].
Mức tồn kho an toàn là tồn kho để phòng những trở ngại trong vận
chuyển, phân phối, thiếu hụt thuốc, vật tư tiêu hao.
Mức tồn kho tối thiểu là số tồn kho an toàn cộng với lượng thuốc,vật
tư hao cần phân phối trong thời gian từ khi đặt mua đến khi nhận.
Mức tồn kho tối đa là tồn kho tối thiểu cộng với lượng hàng cần phân
phối giữa 2 lần nhận hàng định kỳ liên tiếp [4].
Bảng 1.1 Tồn kho tối đa và tối thiểu ở các tuyến
Kho

Số tháng

- Tuyến huyện: 02 tháng.
7


- Tuyến xã: 01 tháng.
Các mức tồn kho :
Số tồn kho an toàn, số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa.
Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì số lượng dự trữ
thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung
bình/tháng [4].
Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng các biến động như giá USD tăng,
mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng trong thời gian
hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu [4].
Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho
mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám chữa bệnh diễn ra
liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường.
Tuy nhiên nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì
lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn [4].
1.1.5. Vai trò và chức năng của kho
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông; một
mặt, kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh
nghiệp sản xuất hoặc lưu thông; mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định
đối với sản xuất và lưu thông [15].
Chức năng của kho dược
- Bảo quản: Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và
chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là
kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất
lao động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp
phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Dự trữ: Đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục.

sản xuất

Thành phẩm

Hình 1.3 Vị trí của kho đối với sản xuất và lưu thông
Kho Dược được xây dựng theo đúng yêu cầu chuyên môn và an toàn.
Nhà kho được thiết kế, trang bị, sửa chữa, duy tu một cách có hệ thống sao
cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi có
thể có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật,
sâu bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định.
1.2. Các yêu cầu của kho
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/06/2001 của Bộ
trưởng Bộ Y tế ban hành tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP):
Bảo quản thuốc là việc cất giữ an toàn các thuốc, nguyên liệu, bao gồm cả
9


việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ, tài liệu phù
hợp, kể cả giấy biên nhận và phiếu xuất [6].
Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt, bảo quản thuốc không những ảnh
hưởng đến lợi ích, chi phí của đơn vị kinh doanh, cung ứng thuốc mà còn
ảnh hưởng đến tính mạng và sức khỏe của con người. Sau khi có kết quả
đấu thầu, khoa Dược sẽ tiến hành mua thuốc đáp ứng nhu cầu sử dụng
thuốc trong bệnh viện. Các công ty cung ứng thuốc giao hàng đến tận kho
thuốc của khoa Dược bệnh viện. Khi giao nhận thuốc phải có đối chiếu hóa
đơn, phiếu báo lô, tên thuốc, số lượng hàm lượng, quy cách đóng gói, nơi
sản xuất, sổ kiểm soát, hạn dùng. Thuốc được bảo quản ở điều kiện theo
đúng yêu cầu kỹ thuật kể cả trong lúc vận chuyển, và phải có biên bản kiểm
nhập theo đúng quy cách. Đặc biệt trong qúa trình tồn trữ và bảo quản yêu
cầu cần có các những điều về cơ sở vật chất, kho tàng, các phương tiện đầy

đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy.
- Trần, tường, mái nhà kho được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông
thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của
thời tiết như nắng, mưa, bão lụt.
- Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để
chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong
kho, và hoạt động của các phương tiện cơ giới. Nền kho không được có các
khe, vết nứt gãy .. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [6].
1.2.4. Trang thiết bị
Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều
hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế... để đảm bảo các điều kiện bảo quản.
- Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được
chính xác và an toàn.
- Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hoá. Không được để
11


thuốc, nguyên liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ,
giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm
tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa.
- Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác
phòng chống cháy nổ, như : hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống
nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa
cháy tự động...
- Có nội quy quy định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện
pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.
- Có các quy định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của
côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm... [6].
1.2.5 Các quy trình bảo quản

Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C.
Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá - 100C.
+ Độ ẩm : Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối
không quá 70%. Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt
kế, ẩm kế được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra,
hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ.
Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh
thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.
Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu được tiến hành khi mỗi lô hàng đã sử
dụng hết.
Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc
nhập trước - xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để
phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.
Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện các biến
chất, hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc
các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm
13


thuốc [6].
1.2.6. Sắp xếp thuốc trong kho
Thuốc sau khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm để thuận
lợi cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát. Có thể phân loại theo nhóm tác
dụng dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) hoặc theo dạng thuốc
(thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược,..). Sắp xếp hàng hóa trong kho là
nhiệm vụ quan trọng của kho. Thông thường:
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình
tự ABC của danh pháp thông thường.
- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có

của pháp luật.
Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ
hủy bỏ [6].
1.2.9. Hồ sơ tài liệu
Quy trình thao tác đã được phê duyệt treo tại các nơi dễ đọc các quy
trình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc
trong khu vực nhà kho. Các quy trình này mô tả chính xác quá trình tiếp
nhận và kiểm tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng,
thiết bị dùng trong bảo quản (bao gồm cả các quy trình kiểm tra, kiểm soát
côn trùng, chuột bọ..). Thực hiện các quy định về việc ghi chép các điều
kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc
cấp phát thuốc, các bản ghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng
của khách hàng, thuốc trả về, quy trình thu hồi và xác định đường đi của
thuốc, và của thông tin. Các quy trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận
và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền.
Có hệ thống sổ sách phù hợp với việc ghi chép, theo dõi việc xuất
nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng
thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất. đáp ứng các quy định của pháp luật. Các
15


loại sổ sách được vi tính hoá thì phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Phải có các quy định, biện pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập,
sử dụng, sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ [6].
1.3. Thực trạng tồn trữ thuốc
1.3.1. Xu hướng tồn trữ thuốc tại các nước phát triển
Tại các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn
chỉnh vì:
Hệ thống thông tin liên lạc thuận tiện, hệ thống điều hành để xử lý yêu
cầu và ra các mệnh lệnh thực hiện hoàn chỉnh, tự động hóa cao.