TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ

Cơ quan kiến tập

: Thư Viện Trường Đại Học Y Hà Nội

Giáo viên hướng dẫn : NGUYỄN THỊ THU THỦY
Sinh viên

: NGUYỄN ĐỨC ANH

Lớp

: TT15A - Khóa: 2009-2013

Khoa

: Thông Tin Học và Quản Trị Thông Tin

HÀ NỘI - 2012


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

LỜI NÓI ĐẦU


nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đã
giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập
không thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng
như nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành
tốt đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

PHẦN A
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI SỰ
NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc
đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương. Phụ trách thư viện là một viên
thư ký nha học chính Đông Dương. Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong
những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước.
Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược
khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,
báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học
cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm
tại 13 Lê Thánh Tông.

2. VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.
2.1. Vai trò.
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và
xuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược. kỷ yếu công trình
nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên
quan đến ngành y dược.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

4


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD –
Rom.
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên
cao học và sinhviên. Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên
viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước.
Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có
tính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp
tác của Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư
viện.

- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,
giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vị
trực thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế. Do đó mà cơ cấu
tổ chức của thư viện được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có
sự hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụ
cán bộ và sinh viên trong ngành.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể khái
quát như sau:

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

6


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh
Ban giám đốc

Phòng
biên
mục

Phòng
máy
tính

- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt
và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ
Y1 – Y6 mượn.
- Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên
mạng, trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy và tra Internet.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Hình ảnh minh họa:

3.1. Trình độ cán bộ :
- 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.
Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn
và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau. Vì đối tượng
người dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinh
viên. Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sau
Đại Học. Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thông
tin mà còn sản sinh ra thông tin.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

9


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màu
Scanner, một máy photo coppy ricoh.
Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kể
vào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả công tác thông tin thư viện. Như việc áp dụng phần mềm
vào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại học
quốc gia biên soạn (Medli).
3.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Kho lưu trữ:
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng
(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2
thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng
90%.
- Kho sách :
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,
hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số
sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách…
- Hinh anh minh họa :

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

- Khuyến cáo với người sử dụng tài liệu, với hình thức hỏng mất tài
liệu, mất tài liệu 1 đền 3 rất có hiệu quả trong công tác bảo quản sách, tài liệu
tại phòng đọc, nhằm âng cao ý thức tự giác đối với độc giả. Nhìn chung công
tác bảo quản tài liệu trong kho của Trung tâm là tốt.
Nhà kho và môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng.
- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu.
- Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hoá.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

- Do sự sử dụng quá tải của con người.
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản quá hạn chế.
- Sự quan tâm tới công tác bảo quản của các cấp lãnh đạo còn chưa đúng mức.
Thời gian qua TVQG đã cố gắng thực hiện chức năng bảo quản vốn tài
liệu của mình bằng các biện pháp sau:
- Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng như: lưu chiểu;
Đông Dương; báo - tạp chí nghiên cứu; Hán - Nôm; luận án, vi phim...
- Chuyển dạng cho một số loại tài liệu quí, hiếm của kho Đông Dương
bằng phương pháp microfilm. Đây là các tài liệu quí, hiếm, chỉ còn độc bản
và đang bị huỷ hoại do thời gian và do yêu cầu sử dụng cao. Đến nay TVQG
đã chụp microfilm được 663 tên báo, tạp chí; 4876 tên sách, vẫn còn quá ít so
với số lượng những loại tài liệu cần được chuyển dạng.
- Làm vệ sinh cho các kho tài liệu.

liệu để xây dựng một kế hoạch bảo quản. Khi đã có các số liệu chính xác
chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên với các kế hoạch đã được lập ra để chăm sóc
và phục chế tài liệu.
Trong công tác bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí là rất quan trọng. Thực
tế, chưa bao giờ có đủ kinh phí cho công tác này, nhưng thực ra lại có thể
khai thác nhiều nguồn kinh phí. Ngoài khoản kinh phí thường xuyên, có thể
có thêm kinh phí từ các chương trình nghiên cứu hoặc tài trợ của các tổ chức
trong và ngoài nước. Hàng năm từ kinh phí thường xuyên của TVQG có thể
giành từ 20-25% cho công tác bảo quản. Chúng ta chưa giành số lượng kinh
phí cần thiết có lẽ do mới chỉ nghĩ tới việc làm sao xây dựng và bổ sung được
một vốn tài liệu lớn, mà chưa nghĩ tới việc phải gìn giữ tài liệu nhằm phát huy
nó thật tốt cho hiện tại và tương lai.
Cần phải đặt công tác bảo quản - phòng ngừa là một công tác trọng tâm.
Lâu nay, chúng ta chưa có nhiều điều kiện để áp dụng công tác bảo quản
phòng ngừa, thậm chí có những loại tài liệu đã thực sự nhiễm bệnh vẫn chưa
có điều kiện cứu chữa.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

14


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

* QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Mặc dù thời gian kiến tập chỉ trong 5 tuần nhưng ngay từ những ngày đầu
tiên các thầy cô trong thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi
cho em và các bạn làm quen với công việc của thư viện từ khi tài liệu được


b. Phòng máy tính :
Phòng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử
cho người dùng tin .Chúng em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về khai thác
các cở sở dữ liệu và các nguồn tin trên Internet. Đây là những kiến thức vô
cùng quan trọng trong quá trình tự động hóa thư viện.
Từ những ngày đầu tiên cho đến giờ ,số tài liệu được cập nhật trên
trang Web thư viện tử đã là:
- 10874 sách
- 198 giáo trình
- 33583 bài trích báo
- 660 báo ,tạp chí
- 2 tạp chí điện tử
Với hơn 8725 lượt truy cập
Ngoài ra , thư viện điện tử còn cung cấp nhiều dich vụ cho độc giả như:
diễn đàn bạn đọc , thư tín điện tử ,hội thoại trực tuyến, tìm thông tin trên
Internet.
Thư viện điện tử còn là nơi cập nhật các tin tức y học trong và ngoài
nước đem đến nhiều thuận lợi cho sự tra cứu của bạn đọc .
Chúng em còn được tim hiểu về các dịch vụ này cũng như theo dõi việc
tìm tin theo yêu cầu của các cán bộ.
Tai đây chúng em được tham gia biên mục tài liệu :
- Phân loại tài liệu
- Nhập máy tài liệu
- Định từ khóa
- Làm tóm tắt
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

16


Ngoài ra , phòng giáo trình còn có các dịch vụ khác phục vụ cho bạn
đọc, sinh viên hay cán bộ trong trường như: dịch vụ sao chụp tài liệu, hay tìm
kiếm thông tin theo yêu cầu tin bạn đọc.
Hiện nay thư viện đang trong quá trình cập nhật giáo trình lên thư viện
điện tử, đến nay đã cập nhật được 198 tài liệu.
d. Phòng ngoại văn :
Đây là phòng dành cho học viên sau Đại học nghiên cứu và sinh viên
năm cuối làm Khóa luận tốt nghiệp.Tổ chức và sắp xếp các tài liệu ngoại văn
mới nhất và cho đọc tại chỗ theo các hình thức kho mở
Kho tài liệu của phòng gồm các tài liệu tiếng anh , tiếng pháp ,được sắp
xếp theo số đăng ký cá biệt và theo hình thức tài liệu.
- Các loại sách ngoại văn:
NLA: 120 tài liệu
NLB: 338 tài liệu
NLC: 356 tài liệu
-Báo, tạp chí tiếng anh , tiếng pháp
Ba: 660 tài liệu

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

19


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

e. Phòng đọc :

Chức năng, nhiệm vụ: phục vụ đọc tại chỗ cho bạn đọc ,phục vụ yêu

- Tìm hiểu về kho sách và phục vụ bạn đọc
- Tham gia xếp sách ,sắp xếp lại kho
- Phục vụ bạn đọc đến phòng đọc
- Phục vụ yêu cầu tin của bạn đọc
- Viết phiếu để lưu lại các tạp chí đã có.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

21


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

PHẦN B

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHỤC VỤ BẠN ĐỌC,
CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ
I . TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN :
Bao gồm 4 công đoạn sau:
- Bổ sung thông tin
- Xử lý thông tin
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và bảo quản thông tin.
Dây chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo dây
chuyền ngành Y – Dược học. Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản
phẩm bằng tiếng Việt
Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :


Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân
loại như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ,
ĐVB là sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn. Tài liệu về sách Latinh thì được kí
hiệu là ĐLA, ĐLB, ĐLC. Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp
chí được kí hiệu là BV1, BV3, BV16.
- Xử lý nội dung:
Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo
khung phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn.
Khi tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật
tự sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin
cho người dùng.
II. TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN :
1. Phương thức phục vụ truyền thống:
Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu dưới hình thức phục vụ
tại chỗ và phục vụ có chọn lọc. Người dùng tin có thể tìm tin thông qua hộp
phiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia
NLM (National Librari Medicine). Sau đó viết nhan đề và viết kí hiệu tài liệu
cần tìm ra phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và người

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

23


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Đức Anh

dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo nhưng cần phải thông qua