HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH

Sinh viên thực hiện
Lớp

: HUỲNH THỊ NGỌC HUYỀN
: HTTTB- K14

Hà Nội, tháng 5- 2015


HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÓA LUẬN
TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH

Giáo viên hướng dẫn

: Ths. Cao Thị Nhâm


 Giảng viên hướng dẫn: Th.S Cao Thị Nhâm
 Cơ quan công tác: Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng
 Sinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Ngọc Huyền
 Tên đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝTHÔNG TIN

HÀNH CHÍNH

NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH
Trong thời gian hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi có
những nhận xét sau:
1. Tinh thần, thái độ của sinh viên trong suốt quá trình làm khóa luận
− Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã chấp hành nghiêm túc và thực hiện đầy đủ
các kế hoạch theo đúng thời gian biểu đã quy định.
− Có ý thức học hỏi, tự nghiên cứu về các quy trình quản lý hành chính nhân sự
tại công ty Trần Anh.
2. Kết quả đạt được
− Tính cấp thiết của luận văn
Trong thực tế có nhiều công ty đã và đang cung cấp các sản phẩm phần mềm
quản lý nhân sự. Tuy nhiên, đó là phần mềm dạng đóng gói, không hoàn toàn
phù hợp với quy trình quản lý nhân sự đang có tại công ty Trần Anh. Đề tài đi
theo hướng không mới nhưng lại phù hợp và cần thiết cho hoạt động thực tiễn
của công ty Trần Anh.
− Kết quả đạt được


Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã biết vận dụng các kiến thức và kĩ năng
phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng để tìm hiểu nghiên cứu
quy trình nghiệp vụ quản lý hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh. Từ đó
đưa ra bản thiết kế hoàn chỉnh cho hệ thống.
Cuối cùng, sinh viên Huyền đã dùng ngôn ngữ C# và Microsoft SQL Server để

trình thực tập tại Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT, em đã hoàn thành khóa
luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân
sự tại công ty Trần Anh”.
Lời đầu tiên, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô Cao Thị Nhâm– Giảng viên
Khoa hệ thống thông tin quản lý – Học viện ngân hàng đã giúp đỡ tạo điều kiện và
luôn theo dõi em trong quá trình em nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn và biết ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Hệ thống thông tin Quản
lý nói riêng và thầy cô Học viện Ngân hàng nói chung đã truyền đạt kiến thức cho em
trong suốt 4 năm học qua.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT- nơi em thực
tập, đặc biệt là anh Nguyễn Ngọc Hà dự án Xây dựng phần mềm quản lý thông tin
hành chính nhân sự đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập để em
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Huỳnh Thị Ngọc Huyền


LỜI CAM KẾT
Em xin cam đoan những kết quả đạt được trong khóa luận này là do em nghiên
cứu, tổng hợp và thực hiện dựa trên sự hướng dẫn của Ths. Cao Thị Nhâm, không sao
chép lại bất kỳ điểu gì của người khác. Những nội dung được trình bày trong khóa
luận hoặc là của cá nhận, hoặc được tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác
nhau. Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều được trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu có điều gì sai
trái, em xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định.
Hà nội, ngày 18 tháng 5 năm 2014
Sinh viên


2.2.7 Mô hình xử lý nghiệp vụ của hệ thống .............................................................. 32
CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ……...…………………………………………………………………….36
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm ...................................................................... 36
3.1.2 Xác định quan hệ giữa các thực thể ................................................................... 39
3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic .............................................................................. 45
3.2.1 Chuyển thực thể, quan hệ .................................................................................. 45
3.2.3 Biểu đồ quan hệ của mô hình thực thể dữ liệu .................................................. 45
3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý ............................................................................. 46
3.3.1 Bảng Employees (nhân viên) ............................................................................. 46


3.3.2 Bảng Contracts (hợp đồng) ................................................................................ 47
3.3.3 Bảng Workings (quyết định) ............................................................................. 47
3.3.4 Bảng Welfares (phúc lợi)................................................................................... 48
3.3.5 Bảng Commends (khen thưởng) ........................................................................ 48
3.3.6 Bảng Disciplines (kỷ luật) ................................................................................. 49
3.3.7 Bảng Terminates (qđ nghỉ việc) ........................................................................ 49
3.3.8 Bảng Department ( phòng ban) ......................................................................... 50
3.3.9 Bảng Position (chức vụ) .................................................................................... 50
3.4 Xác định luồng hệ thống ........................................................................................... 51
3.4.1 Biểu đồ của tiến trình 1.0................................................................................... 51
3.4.2 Biểu đồ của tiến trình 2.0................................................................................... 52
3.4.3 Biểu đồ của tiến trình 3.0................................................................................... 53
3.4.4 Biểu đồ của tiến trình 4.0................................................................................... 54
3.4.5 Biểu đồ của tiến trình 5.0................................................................................... 54
3.4.6 Biểu đồ của tiến trình 6.0................................................................................... 55
3.5 Xác định các giao diện.............................................................................................. 56
3.5.1 Giao diện cập nhật ............................................................................................. 56
3.5.2 Giao diện xử lý .................................................................................................. 56

Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT
STT

Ý nghĩa

Thuật ngữ/Viết tắt

1.

CBNS

Cán bộ nhân sự

2.

NVHC

Nhân viên hành chính

3.

NS

Nhân sự


9.

BH

Bảo hiểm

10.

BHYT

Bảo hiểm y tế

11.

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

12.

HĐ

Hợp đồng

13.

XĐTH

Xác định thời hạn


19.

FK

Foreign Key (Khóa phụ)

1
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị............................................ 4
Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng ................................................... 11
Hình 2-2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng .............................................. 12
Hình 2-3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kỷ luật ....................................................... 13
Hình 2-4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác ..................................... 14
Hình 2-5Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi ...................................................... 15
Hình 2-6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc ................................................... 16
Hình 2-7 Biểu đồ ngữ cảnh................................................................................................. 17
Hình 2-8 Biểu đồ phân rã các chức năng............................................................................ 19
Hình 2-9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ............................................................................... 32
Hình 2-10 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 1.0 ..................................................................... 33
Hình 2-11 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 2.0 ..................................................................... 33
Hình 2-12 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 3.0 ..................................................................... 34
Hình 2-13 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 4.0 ..................................................................... 34


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2-1 Bảng nhóm dần các chức năng ........................................................................... 18
Bảng 2-2 Bảng liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu .................................................................. 20
Bảng 2-3 Mô tả chi tiết lá tiến trình 1.0 ............................................................................. 22
Bảng 2-4 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 2.0 ............................................................ 24
Bảng 2-5 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 3.0 ............................................................ 26
Bảng 2-6 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 4.0 ............................................................ 27
Bảng 2-7 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 5.0 ............................................................ 28
Bảng 2-8 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 6.0 ............................................................ 31
Bảng 2-9 Mô hình thực thể chức năng ............................................................................... 32
Bảng 3-1 Bảng xác định thực thể ....................................................................................... 39
Bảng 3-2 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ Ký hợp đồng .............................. 40
Bảng 3-3 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: Nhận qđ kỷ luật ........................ 40
Bảng 3-4 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận qđ khen thưởng ................ 41
Bảng 3-5 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: thuộc phòng ban ....................... 41
Bảng 3-6 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận chức vụ ............................ 41
Bảng 3-7 Bảng phân tích cụm động từ: nhận quyết định ................................................... 42
Bảng 3-8 Bảng phân tích cụm động từ: hưởng phụ cấp ..................................................... 42
Bảng 3-9 Bảng phân tích cụm động từ: Nhận qđ nghỉ việc ............................................... 43
Bảng 3-10 Bảng Employees ............................................................................................... 47
Bảng 3-11 Bảng contracts................................................................................................... 47
Bảng 3-12 Bảng Workings ................................................................................................. 48
Bảng 3-13 Bảng Commends ............................................................................................... 49
Bảng 3-14 Bảng Disciplines ............................................................................................... 49

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động mạnh, từ năm 2008 đến nay, chúng ta
đã chứng kiến nền kinh tế trải qua từ thời kỳ bùng nổ rồi khủng hoảng và có thể nói là
đang dần phục hồi; kéo theo đó là sự ra đời, lớn mạnh, rồi giải thể của rất nhiều các
doanh nghiệp.
Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý nguồn lực con người luôn là một vấn đề khó
khăn nhất, việc quản trị nguồn nhân lực luôn được đặt lên hàng đầu. Nếu so sánh giữa
hai doanh nghiệp có xuất phát điểm, có nguồn lực về vật chất như nhau, thì việc thắng
4
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

hay thua được quyết định phần lớn ở yếu tố quản trị nhân sự, không chỉ có vậy, nếu
quản trị nhân sự hợp lý sẽ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu điểm từ các
nguồn lực khác, đi tắt đón đầu khi cạnh tranh.
Để giúp cho việc quản trị nhân sự nói chung đặc biệt là ở công ty Trần Anh nói riêng
được dễ dàng và linh hoạt hơn, em đã nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý thông
tin nhân sự.

2. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài:
Hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn, nó đem lại
cho doanh nghiệp:
-

-


Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự
Chương 4: Phát triển hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự
5

SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
PHẦN MỀM TRƯỜNG SA- ABSOFT
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT là một công ty tư nhân, tính đến nay công ty
đã đi vào hoạt động và đưa ra các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp được 6
năm.
Một số thông tin chính về ABSOFT:
-

Trụ sở công ty: tầng 6, Viện Âm Nhạc Quốc Gia, Đường Mễ Trì, Quận Nam Từ
Liêm, Hà Nội.

-

Website: http://absoftvn.com

-



Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Tất cả các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của công ty đều là các kỹ sư
trung và cao cấp, nhiều trong số đó có kinh nghiệm phát triển thương mại trên 10 năm.
Quy trình phát triển phần mềm của công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9000

7
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2.1 Tính cấp thiết của đề tài
2.1.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh
Công ty Trần Anh hiện nay có hơn 1500 công nhân viên tại 18 siêu thị trên khắp cả
nước với hệ thống hành chính của công ty được quản lý tập trung hoặc phân tán. Công
ty chưa sử dụng bất kỳ phần mềm nào hoăc đang sử dụng hệ thống chấm công đồng
hồ, sử dụng thẻ giấy, và muốn thay đổi hệ thống cũ.
Hiện nay công ty đang quản lý hồ sơ nhân sự một cách rất thủ công bằng word, excel
gây ra tình trạng mất nhiều công sức cho việc quản lý. Qua nhiều năm tài liệu nhiều
nên việc lưu trữ, tra cứu, thống kê gặp nhiều khó khăn, cần nhiều nhân lực để làm mà

SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

Từ những vấn đề trên đặt ra cho doanh nghiệp nhu cầu về một giải pháp phần mềm
quản trị nhân sự đảm bảo:
- Quản lý dữ liệu tập trung, đồng nhất
- Tính an toàn và bảo mật dữ liệu cao
- Khả năng tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác.
- Giảm thiểu tối đa các công việc thủ công
- Khả năng tùy biến cao để thích ứng với các thay đổi từ chính sách của công ty cũng
như của Nhà nước
- Có thể truy cập thông tin mọi lúc.
- Có khả năng mở rộng
- Việc nâng cấp, bảo trì hệ thống nhanh chóng và đạt chất lượng.

2.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự tại
công ty Trần Anh
2.2.1 Mô tả bài toán
2.2.1.1 Quản lý hợp đồng
CBNS tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng thông qua 2 kênh trực tiếp hoặc thông qua thông tin
tuyển dụng. Sau đó, từ hồ sơ ứng tuyển CBNS tạo lập hồ sơ nhân viên. CBĐT tiếp
nhận các nhân viên được tuyển dụng để đào tạo, lập quyết định đào tạo. Sau khi đào
tạo, ký hợp đồng thử việc với nhân viên. Sau quá trình thử việc, CBĐT đánh giá nhân
viên đó có qua quá trình thử việc không, nếu có thì CBNS sẽ chỉ thị loại hợp đồng, ký
một trong hai loại hợp đồng có thời hạn: hợp đồng khoán/ mùa vụ/ có thời hoặc hợp

CBNS chịu trách nhiệm khai báo chính sách phúc lợi của công ty. Dựa vào hồ sơ nhân
viên và danh mục chính sách phúc lợi để đăng ký chế độ phúc lợi cho nhân viên. Sau
đó, CBNS tổng hợp chế độ phúc lợi.

2.2.1.6 Quản lý nghỉ việc
Trong quá trình làm việc, nhân viên phát sinh nhu cầu nghỉ việc hoặc do hết thời hạn
hợp đồng, CBNS sẽ nhập thông tin nghỉ việc của nhân viên, cập nhật vào lương.
CBNS kiểm tra các chế độ liên quan đến nghỉ việc rồi thực hiện xác nhận bàn giao,
sau đó lập quyết định nghỉ việc.

10
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2 Biểu đồ hoạt động
2.2.2.1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng

Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng

11
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp


Hình 2-4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác

14
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.5 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi

Hình 2-5Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi

15
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14


Khóa luận tốt nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin
Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh

2.2.2.6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc

Hình 2-6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc

16
SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14