Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM GDTX TỈNH.
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng
trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. Có thể hiểu, công
tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm
vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học
các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
. Công tác quản lý văn bản hành chính góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho

hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho
cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh
chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát
việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn những
căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra
giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp và các bí mật quốc gia,…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với
hoạt động quản lý hành chính ở Trung tâm, trong những năm qua Trung tâm đã
tập trung hoàn thanh công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ
thống tổ chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm tiếp tục được hoàn thiện.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói
quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó
nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý
thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của
1

vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
2


Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của
công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất
quan trọng, vì thế cần ứng dung công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản
hành chính có thể
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học
viên và sinh viên
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng
nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà
nước ở nước ta hiện nay.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
-Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt

công việc quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một
cách nhanh chóng, chính xác. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng

văn bản, Nghị quyết của Đảng chính sách pháp luật của nhà nước, dùng nhiều hình
thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống của dân tộc ta, xây dựng tốt một đội
ngũ có tinh thần quyết tâm đoàn kết tương trợ lẫn nhau để cùng nhau tiến bộ.
+ Phối kết hợp với các ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán bộ giáo
viên công nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao
quý, sâu rộng cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn
lực của Nghị quyết Trung ương Đảng, Nghị quyết của Đảng bộ các cấp vững bước
tiến lên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm
quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều
4


Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết
sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới.
1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập.
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm
trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là cán
bộ làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm
việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm
việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải
mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm
việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm
công tác văn thư để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải tìm tòi học hỏi qua sách
báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị

Nơi gởi

đến

CV

Số
&KH
CV

Ngày,
tháng CV

Trích yếu
nội dung
CV

Nơi
nhận,

Ký

người

nhận

nhận

1
1

………..

………

……….

….

+ Tra cứu công văn khi cần đến :
- Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn
bản

6


Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

Đã được scan lưu trong thư mục với tên cơ quan chủ quản
Vd : ta muốn tìm công văn số 1 của Sở nội vụ, thì nhắp chuột vào mục 1 thì nó sẽ
hiện lên mẫu công văn cần tìm

7


Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

+ Văn bản đến qua mạng
- Khi nhận được văn bản đến qua mạng Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi
gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển văn
bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản

ST

Ngày, tháng

Trích yếu nội

T
1
1

công văn
2
………….

dung
3
………

nhận
4
5
………… ………

6
……..

2

………….


thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất
lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được
hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước
nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn bản hành chính sẽ góp phần
tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- một thói quen cố hữu của bộ máy
hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm
thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính, Trung
tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu với 450 hồ sơ/ năm, gần 200 file văn bản toàn
văn. Khi cần giúp tìm kiếm được nhanh hơn. Qua đó, tăng cường bảo vệ và phát
10


Huongdanvn.com –Có hơn 1000 sáng kiến kinh nghiệm hay

huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt hơn cho mọi yêu cầu nhiệm vụ của các cơ
quan.
IV.

ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

1. Một sô kiến nghị :
Nhận thức rõ những tác động của việc áp dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý văn bản hành chính là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để
đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý văn bản hành chính:

văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước
kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý
văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ
cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi
giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó,
mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ
giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức.
3. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn
phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác
văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng
được yêu cầu của quá trình hội nhập
V.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật
(kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT
Ngày 27 /5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông)
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Trần Thị HIền

12