LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại Văn phòng Quốc hội” là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu rõ trong Tiểu luận là trung thưc, có nguồn gốc rõ
ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài của mình.

1


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và dưới sự hướng dẫn tận tỉnh của Giảng viên - TS. Bùi Thị Ánh Vân;
Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Văn
phòng Quốc hội” đã được hoàn thành. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời
gian qua.
Xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội
đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài của mình.
Xin chân thành cảm ơn!

2


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Văn bản là thành phần cơ bản trong tài nguyên thông tin của một tổ
chức. Chúng được lập ra và sử dụng để truyền thông tin trong không gian và
thời gian, đảm bảo hoạt động của tổ chức. Trong hàng loạt các tổ chức hiện
đại, thư tín điện tử đã thay thế thư tín bằng giấy Việc sử dụng tài liệu điện tử
trong hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng tăng, yêu cầu những
người làm công tác văn thư phải xây dựng và thể chế hóa chiến lược làm

Với xu hướng hội nhập thế giới nói chung cũng như vấn đề cải cách
hành chính nói riêng đã có rất nhiều đề tài về ứng dụng công nghệ cũng như
quản lý văn bản trên môi trường mạng kể cả trong nước cũng như nước
ngoài.
- Ở nước ngoài, người ta quan tâm nhiều đến vấn đề quản lý tài liệu
trong khuôn khổ phát triển và ứng dụng quan niệm “chính phủ điên tử”. Ví
dụ như ở Anh trong tài liệu thuộc chương trình hiện đại hóa quản lý nhà
nước, tất cả các cơ quan quản lý nhà nước đều được giao mục tiêu phải
chuyển sang quản lý tài liệu nhờ sự trợ giúp của các phương tiên điện tử.
- Ở trong nước, chúng ta đã có cổng thông tin điện tử của Chính phủ,
ở một số các cơ quan hành chính địa phương đã thành lập những quy trình,
quy định quản lý, trao đổi văn bản trên môi trường mạng như Hà Nam, Lạng
Sơn, Thái Bình, An Giang, Thừa Thiên Huế…. Ngoài ra đã có rất nhiều đề
tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư lưu trữ. Tại VPQH từ năm 2012 đã ứng dụng quản lý và
điều hành văn bản trên hệ thống điện tử Epas (electric – Parliament
Administration System), qua một thời gian đi vào vận hành thử đã chính
thức hoạt động. Hệ thống này có thể nói đã mang lại một bước đột phá về
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung cũng như
công tác văn thư nói riêng tại VPQH.

4


3. Mục đích nghiên cứu đề tài:
+ Xây dựng hệ thống thông tin điện tử của Văn phòng Quốc hội có cơ
sở hạ tầng hiện đại và các dịch vụ đa dạng, phong phú, có tính ổn định, an
toàn cao, phục vụ tốt hoạt động của các cơ quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội.
+ Giúp quản lý quá trình xử lý và chuyển giao văn bản đến, trình ký,
phát hành giữa các đơn vị trong Văn phòng Quốc hội một cách an toàn, kịp

quản lý văn bản trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc hội.

6


CHƯƠNG I
NHẬN THỨC VỀ VĂN BẢN, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI
1.1. Tìm hiểu về văn bản, văn bản điện tử và khái quát về các loại
văn bản tại Văn phòng Quốc hội
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận
và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này,
bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác
phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi
âm, bản vẽ... ở cơ quan đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử
dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ
học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý
và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị
quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo ... đều được gọi là văn bản. Ngày
nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.
Trong phạm vi đề tài này xin được hiểu định nghĩa văn bản theo nghĩa
hẹp nói trên.
Văn bản quản lý Nhà nước:
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do

Chính các đặc điểm này là nguồn gốc tạo nên những lợi thế cũng như
những rủi ro khi làm việc với Tài liệu điện tử và Văn bản điện tử.
1.1.3. Khái quát về các loại văn bản tại Văn phòng Quốc hội.
1.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội.
Trong tổ chức của Quốc hội, ngoài Ủy ban Thường vụ Quốc hội
(UBTVQH), Hội đồng Dân tộc (HĐDT), các Ủy ban, các Ban của Ủy ban
8


Thường Quốc hội thì còn phải kể đến Văn phòng Quốc hội (VPQH). Nếu
như các cơ quan: UBTVQH, HĐDT và các Ủy ban là những cơ quan do
Quốc hội bầu ra thì VPQH là cơ quan của Quốc hội nhưng không do Quốc
hội bầu ra, không có chức năng như HĐDT hoặc các Ủy ban của Quốc hội.
Theo ý kiến của một số nhà nghiên cứu thì VPQH là cơ quan có “chức năng
hành chính Nhà nước do UBTVQH thành lập để phục vụ QH, UBTVQH,
HĐDT, các ủy ban của Quốc hội và Đại biểu Quốc hội.”
VPQH có chức năng và cơ cấu tổ chức như sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội
Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có chức năng
nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Quốc
hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc
hội; các hoạt động của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban
của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
Căn cứ vào Nghị quyết 417/2003/NQ-UBTVQH11 về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội và Nghị
quyết số 618/2013/UBTVQH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
quyết 417 thì Văn phòng Quốc hội có những nhiệm vụ sau đây:
+ Phục vụ Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các
Uỷ ban của Quốc hội trong công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Uỷ
ban thường vụ Quốc hội trong việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh.

+ Phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc
hội, các Uỷ viên Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Phục vụ Uỷ ban thường vụ
Quốc hội trong việc điều hành công việc chung của Quốc hội, bảo đảm việc
thực hiện Nội quy kỳ họp Quốc hội, các Quy chế hoạt động của các cơ quan
của Quốc hội, của đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội.
+ Đề xuất cải tiến chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ
Quốc hội, của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷ
ban thường vụ Quốc hội và của đại biểu Quốc hội chuyên trách theo sự chỉ
đạo của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

10


+ Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội quyết định biên chế
và quy định chính sách, chế độ đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân và Văn phòng Quốc hội.
+ Xây dựng dự kiến chương trình và tổ chức phục vụ các kỳ họp
Quốc hội, các phiên họp Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc làm việc
khác của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc họp của Hội đồng Dân tộc,
các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các
cuộc làm việc của đại biểu Quốc hội chuyên trách; dự kiến và giúp tổ chức
thực hiện chương trình công tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội,
Hội đồng Dân tộc, Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụ
Quốc hội.
+ Chuẩn bị các dự án, đề án, báo cáo do Uỷ ban thường vụ Quốc hội,
Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội giao; chuẩn bị các báo cáo
công tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các
Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
+ Đôn đốc việc chuẩn bị và bảo đảm thủ tục trình Quốc hội, Uỷ ban
thường vụ Quốc hội các dự án, đề án, báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổ

Căn cứ vào Quyết định số 401/QĐ-VPQH ngày 27 tháng 03 năm
2014 của Chủ nhiệm VPQH thì VPQH gồm có 25 Vụ và đơn vị thuộc 3 khối
sau đây:
- Khối các Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, gồm có:
+ Vụ Dân tộc
+ Vụ Pháp luật
+ Vụ Tư pháp
+ Vụ Kinh tế
+Vụ Ngân sách
+ Vụ Quốc phòng và An ninh
+ Vụ Văn hóa, Giáo dục, Thanh niên, Thiếu niên và Nhi đồng
+ Vụ Các vấn đề xã hội.
+ Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường
+ Vụ Đối ngoại

12


Các Vụ này vừa chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thường trực HĐDT,
Thường trực các Ủy ban về công tác chuyên môn nghiệp vụ, vừa chịu sự chỉ
đạo của Chủ nhiệm VPQH về nhân sự, chế độ chính sách...
- Khối các Vụ trực thuộc các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội:
+ Vụ Công tác Đại biểu
+ Vụ Dân nguyện
Các Vụ này thuộc cơ cấu tổ chức của VPQH. Và tương tự như Khối
các Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, các vụ này cũng do
Chủ nhiệm VPQH quản lý về mặt nhân sự và đảm bảo các chế độ chính
sách. Nhiệm vụ chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ đối với các vụ này do các
Trưởng Ban chịu trách nhiệm.
- Khối các Vụ và các đơn vị tương đương cấp Vụ chịu sự chỉ đạo trực

Phân loại theo tác giả: Phân loại theo tiêu chí này thì văn bản gồm có
- Văn bản của Quốc hội
- Văn bản của UBTVQH
- Văn bản của các Ban thuộc UBTVQH
+ Văn bản của Ban Dân nguyện
+ Văn bản của Ban Công tác đại biểu
- Văn bản của HĐDT
- Văn bản của các Ủy ban của Quốc hội:
+ Ủy ban Đối ngoại
+ Ủy ban Tư pháp
+ Ủy ban Pháp luật
+ Ủy ban Khoa học Công nghệ và Môi trường
+ Ủy ban Văn hóa giáo dục thanh niên thiếu niên và nhi đồng
+ Ủy ban các vấn đề xã hội
+ Ủy ban Quốc phòng và An ninh
+ Ủy ban Tài chính và Ngân sách
+ Ủy ban Kinh tế
- Văn bản của Văn phòng Quốc hội
Phân loại theo tên loại: Theo tiêu chí này thì hệ thống văn bản tại
Văn phòng Quốc hội gồm có: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết,
14


Quyết định, Kết luận, Kế hoạch, Chương trình, Tờ trình, Thông báo, Thông
cáo, Báo cáo, Thuyết trình, Biên bản, Công điện, Công văn.
1.2. Cơ sở pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng
Quốc hội
- Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ Chính trị ngày 17/10/2000 đã chỉ rõ
ứng dụng cộng thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật
chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát

hành chính là một trong những nhiệm vụ ưu tiên.
- Ngày 12/10/2012 Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội đã ban hành
Quyết định số 947/QĐ-VPQH quyết định sử dụng Hệ thống điều hành điện
tử Quốc hội (E-PAS) trong toàn cơ quan Văn phòng Quốc hội kể từ ngày 15
tháng 10 năm 2012; việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và điều hành
công việc trong cơ quan và tại các Vụ, Cục, đơn vị thực hiện trên Hệ thống
điều hành điện tử Quốc hội.
- Quyết định số 02/QĐ-VPQH ngày 02/01/2013 của Chủ nhiệm Văn
phòng Quốc hội về ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản
và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc
hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội
và Văn phòng Quốc hội.
*Tiểu kết: VPQH là cơ quan hành chính Nhà nước được tổ chức và
hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Vì vậy, các loại văn bản do VPQH ban hành hay tiếp nhận (trừ đơn
thư khiếu nại) đều là văn bản hành chính Nhà nước như chúng ta đã tìm hiểu
ở trên. Thực hiện công cuộc cải cách hành chính giai đoạn 2012 – 2020,
VPQH đã triển khai thực hiện chương trình quản lý văn bản bằng hệ thống
điều hành điện tử nhằm nâng cao chất lượng cũng như quá trình xử lý công
việc được thuận tiện nhanh chóng. Tuy nhiên, đây là một quy trình mới đòi
hỏi rất nhiều sự thay đổi cả về nhận thức cũng như tác phong làm việc của
người sử dụng hệ thống này. Vì vậy, có rất nhiều tồn tại cũng như vấn đề
cần khắc phục trong quá trình xử lý văn bản khi ứng dụng quản lý văn bản
trên môi trường mạng tại VPQH hiện nay.
16


CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CÓ LIÊN QUAN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI

Nội dung thực hiện

Tiếp nhận,
phân loại, cập
nhật
văn bản

Trách nhiệm

- Vụ Hành chính;
- Các đơn vị.
- Vụ trưởng Vụ
Hành chính;

2

- Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị;
- Trợ lý, thư ký, cán
Phân luồng và
chuyển giao văn

3

bộ giúp việc lãnh đạo

Người được giao
giải quyết văn bản

4

+ Nơi nhận là chỉ đích danh tên cá nhân như Chủ tịch Quốc hội, các
phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, phó Chủ nhiệm
Văn phòng Quốc hội, tên cá nhân cụ thể trực thuộc Quốc hội.
Bộ phận văn thư Cơ quan không bóc bì, chỉ nhập các thông tin được
ghi trên bì vào sổ theo dõi chuyển công văn của đơn vị đó (Mỗi vụ, đơn vị
trong Văn phòng Quốc Hội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ
nhiệm, các Phó Chủ nhiệm VPQH ðýợc quản lý bằng sổ theo dõi văn bản
đến riêng, đặt tại Văn thư Vụ Hành Chính. Hàng ngày, trung bình 2 lần: vào
đầu giờ sáng và chiều, Thư ký của các đồng chí lãnh đạo, văn thư của các
vụ, đơn vị đến ký, nhận trực tiếp tại Phòng văn thư – Vụ Hành Chính. Nếu
có công văn khẩn, văn thư Vụ Hành chính sẽ thông báo tới cán bộ văn thư
vụ, đơn vị hoặc Thư ký lãnh đạo có công văn, tài liệu đó). Quá trình tiếp tục
ở bước 6.
+ Đối với các Văn bản gửi Văn phòng Quốc hội, Quốc hội, Ủy ban
thường Vụ Quốc hội, văn thư Cơ quan thực hiện bóc bì, vào sổ văn bản đến
và trình văn bản giấy đến Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính phụ trách công tác
văn thư.Quá trình tiếp tục tại bước 2.
19


+ Đối với văn bản gửi Vụ Hành chính, quy trình xử lý tuân theo quy
trình xử lý văn bản nội bộ tương ứng với các đơn vị. Quy trình chung được
mô tả tại các bước 5, 6, 7.
Bước 2: Phân luồng văn bản đến tại Vụ Hành chính
Lãnh đạo Vụ Hành chính phụ trách công tác văn thư tiếp nhận các văn
bản đến tại bộ phận văn thư Cơ quan.
+ Đối với các văn bản gửi Văn phòng quốc hội: thực hiện chuyển cho
Chủ nhiệm/Phó Chủ nhiệm tùy theo vào phân công chuyên trách của Chủ
nhiệm hoặc các phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội. Sau khi xử lý xong,
văn bản được chuyển về bộ phận văn thư . Quá trình tiếp tục tại bước 4.

+ Chuyển thẳng văn bản đến nơi nhận văn bản theo chỉ đạo của lãnh
đạo mà không qua Văn thư Cơ quan nữa. Quá trình tiếp tục tại bước 6.
+ Chuyển văn bản lại Văn thư Cơ quan để tiếp tục thực hiện chuyển
văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo. Quá trình tiếp tục tại bước 1.
Việc không thống nhất trong quá trình xử lý văn bản tại thư ký khiến
nhiều văn bản không chuyển lại bộ phận văn thư Cơ quan dẫn đến văn thư
không thể theo dõi được vết chuyển của nhiều văn bản đến.
Bước 5: Xử lý Văn bản tại văn thư các Vụ/Trung tâm/Phòng/Ban trực
thuộc Văn phòng Quốc Hội (gọi tắt là đơn vị)
+ Văn thư đơn vị tiếp nhận và phân loại văn bản lên Lãnh đạo đơn vị
xử lý. Vụ trưởng đơn vị hành chính có thể chuyển văn bản cho các phó Vụ
trưởng xử lý. Lãnh đạo vụ xử lý văn bản trên giấy, sau đó chuyển lại bộ
phận văn thư của đơn vị. Quá trình tiếp tục tại bước 6.
+ Đối với các văn bản gửi Ủy ban, văn thư Vụ gửi thường trực Ủy ban
xử lý. Thường trực Ủy ban sẽ chuyển văn bản cho Lãnh đạo Ủy ban tương
ứng để xử lý. Quá trỉnh xử lý văn bản tại Ủy ban tuân theo quy trình xử lý
văn bản nội bộ.

Bước 6. Xử lý văn bản tại các đơn vị
Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản, thực hiện thủ tục đăng ký văn bản đến
tại đơn vị. Tùy theo mô hình phân cấp tại từng đơn vị lãnh đạo đơn vị có thể
chuyển văn bản cho các phòng (nếu có) hoặc chuyển tiếp cho các chuyên viên.
21


Bước 7. Chuyên viên xử lý văn bản
Chuyên viên xử lý văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo và báo cáo kết
quả thực hiện công việc.
Việc ứng dụng CNTT trong quy trình quản lý văn bản đến tại Vụ
Hành chính được thực hiện tại các bước sau trong quy trình:

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị nhận văn bản trên hệ thống từ người trình
văn bản và xem xét toàn bộ nội dung văn bản.
+ Nếu không đồng ý thì chuyển lại người trình, ghi rõ nội dung yêu
cầu chỉnh sửa để người soạn thảo sửa cho đến khi hoàn thiện.
+ Nếu đồng ý và thuộc thẩm quyền ký thì in văn bản hoặc yêu cầu
người soạn thảo/trợ lý, thư ký, cán bộ giúp việc lãnh đạo in văn bản để
+ Nếu đồng ý nhưng không thuộc thẩm quyền ký thì chuyển trình cấp
có thẩm quyền.
- Trợ lý, thư ký thành viên Ủy ban thường vụ Quốc hội; thư ký, cán bộ
giúp việc lãnh đạo Văn phòng Quốc hội có trách nhiệm:
+ In dự thảo văn bản trình từ hệ thống (nếu lãnh đạo yêu cầu) và trình
lãnh đạo;
+ Cập nhật ý kiến và chuyển văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo trên
hệ thống và bản giấy (nếu có).
Bước 4: Ký ban hành văn bản
Sau khi duyệt và đồng ý văn bản dự thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký
ban hành theo thẩm quyền và trả văn bản cho người soạn thảo.
Bước 5: Phát hành văn bản
- Đăng ký số văn bản:
+ Sau khi văn bản được lãnh đạo ký, người soạn thảo đăng ký số văn bản:
+ Nếu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của vụ, cục, đơn vị thì
đăng ký số tại đơn vị mình;
+ Nếu là văn bản của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các Ban
của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội thì đăng ký số tại
Văn thư cơ quan.
Văn thư cơ quan thực hiện:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
23




- Việc xử lý văn bản hỏa tốc, được tiến hành kịp thời nhanh chóng.
- Việc theo dõi các văn bản xin ý kiến của các cấp lãnh đạo được
thuận tiện, kịp thời.
- Vì đây là phần mềm trên mạng internet nên người sử dụng có thể
theo dõi các văn bản, xử lý văn bản và điều hành công việc ở mọi nơi.
- Thực hiện tốt việc quản lý, sử dụng văn bản trên Hệ thống e-Pas tạo
cho cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm hơn trong việc soạn thảo, phát hành
văn bản điện tử; giảm khối lượng công việc đáng kể cho văn thư; đồng thời
việc cấp số tự động ở mỗi đơn vị sẽ tránh được sự trùng lắp số văn bản.
- Quá trình điều hành, giao việc trong nội bộ mỗi đơn vị được thực
hiện dễ dàng trên Hệ thống giúp lãnh đạo và các chuyên viên bao quát, đánh
giá được tiến độ, hiệu quả thực hiện công việc.
- Việc phân quyền người sử dụng trên Hệ thống giúp đảm bảo được
việc bảo mật thông tin người sử dụng.
- Giúp cho việc theo dõi, khai thác văn bản thuận tiện, đơn giản và tiết
kiệm thời gian so với việc tra cứu văn bản giấy.
2.3.2. Hạn chế
- Cơ sở hạ tầng mạng còn chậm, đường truyền nhiều lúc còn chưa ổn
định, điều này ảnh hưởng tới thới hạn xử lý văn bản.
- Máy tính của các đơn vị có cấu hình thấp, tốc độ chậm, kết nối kém
làm chậm đến quá trình thao tác, sử dụng và gây tâm lý chán nản cho người
sử dụng.
- Đây là phần mềm ứng dụng mới, nên khi áp dụng trên toàn cơ quan
gây ít nhiều bỡ ngỡ cho người sử dụng do thói quen cũ chưa thay đổi, điều
này cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý văn bản
trên hệ thống.
- Việc tiến hành song song cả hai hình thức văn bản giấy và văn bản
điện tử đố với tất cả các loại văn bản qua hệ thống e-Pas chưa hạn chế được.