MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC ............................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................2
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................2
3. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
6. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
NỘI DUNG...........................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN LỘC BÌNH............................................................................................4
1. Vị trí, chức năng........................................................................................4
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................4
3. Cơ cấu tổ chức, biên chế...........................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN LỘC BÌNH............................................................................................8
2.1. Khái niệm...............................................................................................8
2.2. Vai trò của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ
quan...............................................................................................................8
2.3. Thực tiễn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn
phòng.............................................................................................................9
2.3.1. Hệ thống các văn bản triển khai công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản của văn phòng....................................................................9


2.3.2.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện

KẾT LUẬN........................................................................................................28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HĐND
UBND

Nguyên nghĩa
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành
chính, đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước kiện toàn bộ máy vững
mạnh. Vai trò của công tác Văn phòng càng giữ vai trò quan trọng, nó như một
mắt xích không thể thiếu trong các cơ quan nhà nước.Văn phòng đảm bảo quản
lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Là cơ quan chuyên môn, bộ phận giúp việc của HĐND và UBND.Thực
hiện chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND và UBND soạn thảo và ban
hành các văn bản do đó công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Văn
phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình rất cần thiết. Xác định được tính cấp
thiết của vấn đề này em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình”.

4. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát thực tiễn về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại
Văn phòng UBND huyện Lộc Bình; phân tích những kết quả đạt được, những
mặt còn tồn tại và bất cập.
2


Từ các kết quả khảo sát thực tế đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác của văn phòng trong kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản
phục vụ công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát thực tiễn
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp thu thập tài liệu từ cơ quan.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận bài tiểu luận “Khảo sát đánh giá và đưa ra
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Lộc Bình” được cấu trúc thành 4 chương như sau:
Chương 1: Khảo sát hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc
Bình.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn
bản của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động của văn phòng trong công tác
kiểm soát tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan.
Chương 4: Giải pháp, khuyến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của văn phòng HĐND và UBND
huyện Lộc Bình.

3

trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;

4


- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan,
tổ chức ở trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện,
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND và
Chủ tịch UBND huyện, các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND
huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ
sau đây:
- Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban

Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,
tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế
độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;
6


- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao.
3. Cơ cấu tổ chức, biên chế
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện nằm trong
tổng số biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh
giao. Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn
phòng HĐND và UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để
thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Năm 2014, tổng số Cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Lộc Bình là 25 người, bao gồm:
- Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện (06 người).
- Lãnh đạo Văn phòng (03 người).
- Chuyên viên (05 người): tổng hợp có 03; bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả 01; quản trị mạng 01 người.
- Cán sự (04 người): văn thư 01; lái xe 02; bảo vệ 01.
- Kế toán 01 người.
- Hợp đồng 44 (02 người): bộ phận tiếp dân kiêm một cửa có 01 người,
phục vụ 01 người.
- Hợp đồng 68 (05 người): phục vụ có 02; lái xe có 01, bảo vệ có 01.
Tổ chức: Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND

- Thu thập thông tin.
+ Về chủ trương, đường lối chính sách của Đảng , pháp luật của nhà nước.
+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể trong cơ quan, đơn vị.
+ Kiểm soát hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan.
+ Tình hình đối tượng quản lý.
+ Kết quả đạt được.
b. Chức năng quản lý
8


Là phương tiện tuyên truyền trong quản lý để đạt được các quyết định
quản lý.
Đảm bảo sự chính xác, độ tin cậy cao trong quá trình soạn thảo, ban hành.
c. Là phương tiện kiểm tra kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh
đạo quản lý thông qua các văn bản.
*) Vai trò của Văn bản trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
văn bản
- Giúp kiểm soát tốt hệ thống văn bản trong hoạt động của Văn phòng
+ Đảm bảo thông tin.
+ Xử lý văn bản dễ dàng.
Tổ chức thực hiện các văn bản tốt để hoàn thành nhiệm vụ đạt kết quả
cao.
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận
văn thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quả trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc
giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo
quản sạch sẽ, thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào cơ quan đúng thời hạn.

và 02 Phó chánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng. Nhiệm vụ của
Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho TT
HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là
các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện
thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông
báo, Kế hoạch, Phương án, Công văn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương
trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu
gửi, Phiếu chuyển.
Tất cả các văn bản do phòng soạn thảo ban hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, văn bản thuộc chức năng của phòng. Mỗi
văn bản được ban hành đều đảm bảo nội dung, thể thức gồm các bước sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Bước 2: Dự thảo văn bản
10


Bước 3: Kiểm tra thể thức và nội dung của văn bản
Bước 4: Duyệt, ký
Bước 5: Đăng ký và làm thủ tục ban hành
Bước 6: Chuyển văn bản và lưu hồ sơ
Nhìn chung thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng HĐND
và UBND huyện Lộc Bình làm theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo
thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản của Văn phòng UBND Huyện Lộc Bình được quản lý tại Bộ
phận Văn thư - Lưu trữ của cơ quan. Bộ phận văn thư Lưu - trữ có chức năng
giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn
thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành
tập trung thống nhất của UBND Huyện, Chủ tịch UBND Huyện. Việc quản lý
văn bản của bộ phận văn thư - lưu trữ hiện nay đã và đang đảm bảo được các

Trả lại hoặc xác nhận lại nơi gửi những văn bản không đúng thể thức,
thẩm quyền, thủ tục.
Khi nhận được bản chính của bản Fax, văn thư cũng phải đóng dấu:
“VĂN BẢN ĐẾN” , ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã
nhận bản Fax.
Bước 2: Xem xét, phân loại, đóng dấu đến
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi trực tiếp tới các phòng
và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp tới địa chỉ ghi
trên bì văn bản.
- Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại bóc bì: những văn bản không thuộc loại bóc bì.
- Khi bóc bì văn bản cần lưu ý: những bì đóng dấu khẩn được bóc trước
để giải quyết kịp thời; không làm hư hại, làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
12


quan gửi và dấu bưu điện, cần rà soát lại bì, tránh để sót văn bản; đối chiếu số,
ký hiệu, trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải
quyết.
Đóng dấu “VĂN BẢN ĐẾN” ghi số đến và ngày đến
- Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ các hóa đơn,
chứng từ kế toán.
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được đóng dấu ”VĂN
BẢN ĐẾN”; ghi số đến và ngày đến; đối với văn bản đến được chuyển phát qua
mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “VĂN

BM.VP.02.03.
Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo: nhanh chóng; đúng đối
tượng; chặt chẽ.
Trường hợp văn bản gửi đến các đơn vị nhưng do nhầm lẫn hoặc không
đúng chức năng giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn bản phải chuyển trả lại
ngay trong ngày cho văn thư.
Bước 4: Xử lý văn bản đến (phô tô hoặc sao lục)
Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho
chuyên viên trực tiếp theo dõi, giải quyết theo chức năng nhiệm vụ của mình.
Về xử lý văn bản: tất cả văn bản đến xử lý theo đúng quy định.
Bước 5: Lưu hồ sơ
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc của UBND đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Lãnh đạo phòng ban được phân công giải quyết có trách nhiệm theo dõi
tình trạng xử lý văn bản.
Văn phòng UBND chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị được phân
công giải quyết theo dõi tình trạng xử lý văn bản theo thời hạn đã định.
Hàng tháng văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao
gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Văn thư và các bộ phận liên quan lưu hồ sơ theo quy định.
Phụ lục 02: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
b. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Soạn thảo văn bản
14


Căn cứ yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo trưởng phòng/ban/đơn
vị phân công cán bộ thuộc lĩnh vực liên quan soạn thảo văn bản nêu rõ nội dung
soạn thảo và ban hành văn bản.

Văn bản sau khi được kiểm tra có xác nhận của người kiểm tra, chuyên
viên tổng hợp hồ sơ và trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn bản.
Văn bản và hồ sơ kèm theo nếu có,trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn bản:
+ Nếu không đồng ý, cho ý kiến chỉ đạo và chuyển lại các bước 1.
+ Nếu đồng ý, ký phê duyệt văn bản.
Bước 4: Đăng ký và làm thủ tục ban hành
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu của UBND huyện,
chuyển cho phòng/ban/đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn bản lưu hồ sơ.
Văn thư vào số văn bản đi không tên loại theo BM.VP.02.04 (nếu là văn
bản đi không tên loại) hoặc văn bản đi có tên loại theo BM.VP.02.05 (nếu là
văn bản đi có tên lọai) nhân bản theo đúng số lượng yêu cầu sử dụng.
Hoàn thiện các thủ tục hành chính.
Bước 5: Gửi văn bản đi
Sau khi lấy số và đóng dấu, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm gửi văn
bản cho các đơn vị liên quan hoặc gửi cho khách hàng.
Các văn bản được trả tại bộ phận 1 cửa chuyên viên phụ trách có trách
nhiệm chuyển văn bản đến bộ phận 1 cửa để bộ phận 1 cửa chuyển cho khách
hàng theo quy định.
Người gửi có trách nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa chỉ, chính
xác, nhanh chóng. Đúng thời gian quy định.
Bước 6: Lưu hồ sơ
Văn thư có trách nhiệm lưu lại bản gốc văn bản đi.
Khi văn bản chưa được ban hành chính thức, các đơn vị không được cung
cấp thông tin cho các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm soạn thảo văn bản.
Cán bộ các đơn vị có trách nhiệm quản lý và giữ gìn hồ sơ tài liệu trong
quá trình xử lý công việc của mình.
Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi.

16

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; tạo thuận lợi cho tra tìm
văn bản; đảm bảo thông tin bí mật của văn bản; giúp cho cán bộ chuyên môn
17


quản lý và theo dõi công việc mà mình được giao; tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ của cơ quan.
Nội dung của việc lập hồ sơ:
a. Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của HĐND, UBND huyện, các cơ quan, đơn
vị sự nghiệp trực thuộc nộp lưu vào Lưu trữ huyện và thực tế công việc được
giao cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên
bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của
mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
- Cán bô, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các
văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa
hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm, tính chất khác nhau của văn bản để lựa chọn một cách sắp xếp
cho thích hợp.
c. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn
bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ.
Đối với văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên
chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán
bộ văn thư có trách nhiệm và trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu.
c. Đóng dấu
Việc đóng dấu văn bản đi, đến được thực hiện theo đúng văn bản hiện
hành của cơ quan cấp trên.
Có thể thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nghiêm
túc đúng theo quy định tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của

19


Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, không để xảy ra tình trạng mất, thất
lạc hoặc sử dụng con dấu không đúng mục đích.
2.3.6. Công tác nộp lưu, phân loại và quản lý tài liệu
Thực hiện khá tốt nhưng vẫn còn tình trạng tài liệu để đống chưa xếp vào
giá do chưa phân loại được hết tài liệu.

20


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
kiểm soát, tổ chức thực hiện các văn bản trong văn phòng của cơ quan
Trong thời gian thực tế tại cơ quan, em đã được tiếp xúc với các công việc
văn phòng, với các văn bản, giấy tờ. Do đó công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản có làm tốt thì chất lượng công tác văn phòng mới được nâng
cao, tạo điều kiện phục vụ cho cơ quan. Qua thực tế đã giúp em có thêm nhiều
kinh nghiệm, được vận dụng những kiến thức đã học được vào công việc. Đồng