Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đang trong quá trình thực hiện Công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước với mong muốn được sánh vai cùng các cường quốc năm châu.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài cũng như doanh nghiệp trong
nước được xây dựng và phát triển mạnh mẽ. Trong bối cảnh đó, con người là
yếu tố trung tâm quyết định đến sự thành công hay thất bại, hay nói cách khác
trình độ đội ngũ nhân viên văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp đó. Vì văn phòng là một bộ phận không thể
thiếu ở bất kỳ cơ quan nào, văn phòng đóng vai trò quan trọng để duy trì mọi
hoạt động của mọi cơ quan ,hiện nay nhân viên văn phòng không đơn giản chỉ
là làm những công tác giấy tờ, công việc hành chính… Bởi vậy, để thực hiện
được mong muốn ấy chúng ta phải nâng cao hơn nữa trình độ đội ngũ cán bộ,
nhân viên văn phòng để họ vừa chuyên nghiệp, thành thạo trong công việc, nắm
bắt kịp thời với sự thay đổi của xã hội, vừa phải có thái độ giao tiếp tận tình, lịch
sự, có ý thức cộng đồng, trách nhiệm trong công việc cũng như trong các quan
hệ giao tiếp hàng ngày.

thời gian từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến hết ngày 25 tháng 5 năm 2015. Em
đã học hỏi được nhiều điều và đúc kết ra được nhiều kinh nghiệm cho bản thân.
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị văn
phòng, và nhất là cô Nguyễn Thị Kim Chi là giáo viên chủ nhiệm lớp Đại học
Quản trị văn phòng k1C đã quan tâm và giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập
và kiến tập tại trường. Em xin trân trọng cảm ơn công ty CPĐT Kaila Việt Nam
đã tạo điều kiện cho em được tham gia kiến tập, cảm ơn chú Nguyễn Văn Quân
và chị Trịnh Thị Huyền đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu
thập thông tin về công ty để em hoàn thành tốt bài báo cáo của mình, đó cũng là
một phần hành trang nhỏ giúp cho em trong công việc sau khi ra trường.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh nghiệm
từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em
rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo cùng các cán bộ
trong quý công ty để bài báo cáo của em được phong phú về lý luận và phù hợp
với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh Viên KT

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NỘI DUNG KIẾN TẬP
PHẦN I.


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, quảng bá các sản phẩm du
lịch trong nước và quốc tế.
- Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phát triển đội ngũ cán bộ
có trình độ chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về văn hóa từng quốc gia, và thành
thạo nhiều ngôn ngữ khác nhau.
- Quản lý giám sát, các hợp đồng và các dịch vụ liên quan đến khách
hàng.
- Phấn đấu đưa công ty trở thành một công ty lớn có sức cạnh tranh cao.
2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Kaila Việt Nam.
Căn cứ vào đặc thù của công ty, cơ cấu tổ chức gồm:
+ CT HĐQT : Nguyễn Văn Quân
+ Giám đốc: Trịnh Thị Huyền
• Các bộ phận phòng ban bao gồm:
1 Phòng hành chính – tổng hợp
2 Phòng kế toán.
3 Phòng quản trị- kỹ thuật
Ngoài ra còn có các bộ phận khác như đội xe, đội bảo vệ, bộ bộ tạp vụ,
bộ phận lễ tân, bộ phận hướng dẫn viên du lịch… bộ phận chăm sóc khách hàng
…
• Chức năng của từng phòng trực thuộc công ty.
1. Phòng hành chính - tổng hợp giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân sự, tổ
chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực hiện việc điều hành và các công việc
hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất của công ty.
2. Phòng tài chính kế toán: là bộ phận giúp lãnh đạo công ty quản lý về


Để có được nhưng kết quả như ngày hôm nay phải cần nhiều yếu tố

góp phần thành công đó:
+ Thứ nhất: sự lãnh đạo tài tình của Chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Thứ hai: sự lao động nhiệt tình của các bộ phận, đặc biệt là bộ phận
thông tin và quảng bá hình ảnh công ty.
+ Thứ ba: sự hiểu biết thực sự và làm việc không ngừng học hỏi của bộ
phận hướng dẫn viên.
+ Thứ tư: để có được sự thành công đó cũng không thể thiếu được vai trò
của phòng HC-TH. Hoạt động HC_TH góp phần không nhỏ vào sự phát triển
của toàn công ty, nhận thức rõ và đúng vị trí của văn phòng HC-TH trong giai
đoạn phát triển hiện nay giúp chúng ta nâng cao nhận thức giải quyết tốt công
việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị mình.
Sau một thời gian tuy không dài kiến tập tại Phòng HC-TH của Công ty
CPĐT Kaila Việt Nam, nhưng đã giúp em nhận thức được tầm quan trọng của
công tác văn phòng đối với sự phát triển của công ty.
Thực hiện vai trò tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo công ty, phòng
HC-Tổng hợp đã chủ động xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch làm việc hàng
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tháng, quỹ, 6 tháng, năm. Chương trình làm việc bảo đảm khoa học, hiệu quả
phù hợp với yêu cầu của từng đơn vị công ty. Trong tổ chức thực hiện đã phối



Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Ý nghĩa của xây dựng chương trình công tác.
- Làm việc có chương trình là yếu tố đầu tiên làm việc có khoa học, thể
hiện phong cách làm việc của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói
riêng.
- Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt
động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát
huy được trí tuệ tập thể của toàn thể cơ quan.
- Làm việc theo chương trình công tác giúp cơ chủ động trong việc chủ
động công việc biết làm gì trước, làm gì sau, không bỏ sót công việc …
- Điều hành là hoạt động chương trình và theo dõi chương trình là biện
pháp quan trọng nâng cao hiệu xuất quản lý, nó giúp lãnh đạo cơ quan phân bổ
và sử dụng quỹ thời gian, huy động được các đơn vi giúp việc, bố trí nhân sự tập
chung theo một kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng bộ nhịp nhàng các đơn vị
thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ đề ra.
- Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận
trong văn phòng như: bộ phận Quản trị, Hành Chính…đảm bảo cơ sở vật chất và
phương tiện được chủ động.
Hiện nay công ty CPĐT Kaila Việt Nam có các loại chương trình sau đây:
+ Chương trình công tác năm;
+ Chương trình công tác quý (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm);
+ Lịch công tác tháng;
+ Lịch công tác tuần;
+ Lịch làm việc hàng ngày.
1.2.1 Chương trình công tác năm

TH hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối trình lãnh đạo phê duyệt và ban hành.
- Thời gian:
Chương trình công tác năm được chuẩn bị từ tháng 10 năm trước đó.
Phòng HC-TH xây dựng chương trình công tác năm, phân công nhiệm vụ cho
từng phòng để phối hợp chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
1.2.2 Chương trình công tác quý
* Yêu cầu:
- Nội dung chương trình phải bám sát mục tiêu chung của công ty;
- Phải xác định rõ đơn vị thực hiện các mục tiêu đó;
- Sắp sếp các đơn vị theo thứ tự ưu tiên;
- Chương trình công tác quý phải dựa trên cơ sở chương trình năm và
những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định rõ các trọng
tâm công tác, nhiệm vụ trong quý.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nội dung:
- Phần 1: đánh giá tình hình thực chương trình công tác của quý trước.
- Phần 2: thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm
công tác, mục tiêu, nhiệm vụ chính, và các biện pháp thực hiện.
- Phần 3: xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp
để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định đó.
* Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác
- Trình tự:

đi công tác cho phù hợp.
1.2.5 Lịch làm việc hàng ngày
Căn cứ vào lịch công tác tuần, các phòng các đơn vị xây dựng lịch công
tác hàng ngày, cụ thể hóa chương trình công tác của công ty.
• nhận xét:
- Trong phạm vi cả công ty phòng HC –TH có quản lý theo dõi, đôn đốc
tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của công ty.
-

Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan

trọng và khó khăn đối với Phòng HC-TH. Hiện tượng thường xảy ra là có những
công việc khi thực hiện đã không tuân thủ chương trình, không bám sát chương
trình, thay đổi chương trình. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là
không bám sát chương trình thực tế, không dự kiến hết tình hình thực tế.
-

Ngoài ra hạn chế trên, cũng có những ưu điểm để phát huy như: quá

trình tổng hợp thông tin nhanh nhạy, kịp thời, chính xác, biết sắp xếp thứ tự ưu
tiên công việc, thường xuyên báo cáo với cấp trên tiến độ thực hiện chương trình
kịp thời nhận được sự chỉ , điều hàn từ giám đốc.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị
Tại công ty CPĐT Kaila Việt Nam công tác tổ chức hội nghị hội thảo,
cuộc họp được tiến hành như sau:
- Sau khi được CTHĐQT phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, phòng
HC-TH là đơn vị chủ trì làm những công tác sau:
+ Gửi giấy mời đến khách mời;
+ Chuyển bản kế hoạch cho các phòng, đơn vị liên quan;
+ Kiểm tra và thực hiện của các phòng đơn vị;

+ Liên hệ với chủ tọa hôi nghị có thay đổi gì để bổ sung kịp thời.
- Khi hội nghị đang diễn ra:
+ Quan sát hội nghị, thông báo cho chủ tọa số lượng khách mời đến tham
dự;
+ Phát tài liệu cho khách hàng;
+ Đôn đốc nhắc nhở các nhân viên tập trung vào công việc của mình;
+ Thường trực bên ngoài, giải quyết các vấn đề phát sinh;
+ Ghi biên bản hội nghị.
- Khi kết thúc hội nghị:
+ Tổ chức tiến khách, quà lưu niệm (nếu có);
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thông báo kết quả hội nghị lên ban lãnh đạo và các phòng ban đơn vị;
+ Bổ sung kết quả hội nghỉ vào chương trình công tác (nếu cần thiết);
+ Quyết toán kinh phí;
+ Lập hồ sơ hội nghị, đưa vào lưu trữ công ty.
-Mục lục văn bản hồ sơ gồm:
STT

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản



Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuộc bộ phận hành chính tổng hợp.
Do điều kiện của công ty còn hạn hẹp về cơ sở hạ tầng nên bộ phận văn
thư được đặt ngay trong phòng HC-TH nhưng vẫn được trang bị đầy đủ các
trang thiết bị hiện đại được bố trí theo kiểu văn phòng mở. đảm bảo cho việc
cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong phòng HC-TH nhanh chóng,
chính xác đặc biệt tạo sự thoải mãi khi làm việc của nhân viên văn thư làm tăng
năng suất lao động góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan.
Tại công ty hàng ngày tiếp nhận với rất nhiều loại hồ sơ giấy tờ khác
nhau, tất cả các loại hồ sơ giấy tờ này điều qua bộ phận văn Thư xử lý mới có
thể gửi đi hoặc ban hành trong công ty. Để thuận tiện cho công tác văn thư công
ty đã lập ra 08 quyển sổ chính, sổ đăng ký văn bản đi, sổ chuyển giao văn bản
đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản
đến, sổ giải quyết văn bản đến, sổ theo dõi khách hàng du lịch trong nước, sổ
theo khách du lịch nước ngoài. Ngoài ra do chức năng đặc thù của công ty nên
văn Thư còn là nơi giao dịch các hợp đồng, các khách hàng đặt sử dụng dịch vụ
của công ty…
Với mô hình tổ chức văn thư như hiện tại tại công ty đem lại hiệu quả
kinh tế cho công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo
công ty một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật làm cho hoạt động kinh doanh
ngày càng phát triển, đẩy mạnh quá trình hội nhập hóa của công ty.
Tuy nhiên, công tác văn Thư còn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục
1 Việc theo dõi xử lý văn bản ở các khâu văn Thư còn lỏng lẻo, nhiều khi
không kịp thời.
2. Tính bảo mật của các văn bản hồ sơ không cao
3. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề
nếp Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh.
2.1.2 Nhận xét đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong

- Xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ;
- Soạn thảo các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ;
- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tư vấn cho lãnh đạo về trang thiết bị
phương thiện bảo quản, làm báo cáo tổng kết công tác lưu trữ.
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia để lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho theo
phạm vi và quyền hạn đã được nhà nước quy định.
Tài liệu lưu trữ công ty chủ yếu là các tài liệu hình thành trong quá trình
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động của công ty của phòng, đơn vị thuộc công ty.
Sau một năm kể từ khi các công việc liên quan tới công hồ sơ lưu trữ kết
thúc, thì tài liêu lưu trữ có thể lưu vào kho lưu trữ hoặc có thể tiêu hủy tùy theo
từng loại tài liệu.
Các phòng, đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình để thu thập
tài liệu đày đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ
công ty.
Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ sau:
- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu tập;
- Hướng dẫn các đơn vị, các nhân chuẩn bị hò sơ tài liệu, giao nộp thống

tra lại lần nữa và loại những tài liệu không thuộc phong chỉnh lý thì kết thúc
công việc thì mỗi nhóm này là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được sắp sếp
theo ngày tháng năm ban hành từ nỏ đến lớn, trong trường hợp hồ sơ quá nhiều
thì phân chia thành từng nhóm cho phù hợp.
1. Đánh sồ hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp
- Số hồ sơ được đánh bằng bút chì màu đen, liên tục trong toàn phông từ
01 đến hết.
- Viết và dán nhãn hộp: được in bằng giấy bền màu, rõ ràng dễ đọc, giấy
ghi thông tin hồ sơ được ghi thông tin của hồ sơ và dán vào gáy hộp đựng hồ sơ.
Sau đó tiến hành sắp xếp các cặp, hộp hồ sơ lên giá theo tứ tự các năm ghi ở
nhãn hộp, sắp sếp lần lượt từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
2. Ghi biên mục hồ sơ
Ghi biên mục hồ sơ là một công việc vô cùng quan trọng, nó giúp tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu và tra tìm tài liệu lưu trữ sau này.
3. Đánh số tờ nhằm cố định thứ tự của mỗi văn bản trong mỗi hồ sơ. Cán
bộ chỉnh lý dùng bút chì mềm, đen và đánh chữ số Ả Rập từ phía trên bên phải
của tài liệu.
4. Viết mục lục văn bản
Viết từng thông tin của văn bản, tài liệu và tờ mục lực văn bản đã được in
sẵn, hồ sơ mà dày thì viết 3 hoặc 4 tờ mục lục. Cho đầy đủ thông tin, sau khi
biết xong tờ mục lục văn bản cũng được theo tứ tự 1, 2, 3…và được kẹp vào tài
liệu lưu trữ, đặt trước trang đầu hồ sơ để tiện tra cứu.
5. Viết chứng từ kết thúc
Ghi tất cả các thông tin càn thiết của bìa hồ sơ theo mẫu có sẵn, trong đó
ghi rõ tình trang vật lý của tài liệu hồ sơ.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp




Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II.
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN
1. Soạn thảo văn bản
1. 1 Hệ thống văn bản:
Hệ thống văn bản trong các doanh nghiệp bao gồm các quy chế quy trình,
quy định các văn bản mang tính chất bắt buộc trung trong từng doanh nghiệp
từng lĩnh vực hoạt động, từng phạm vi cụ thể. Quy phạm nội bộ được xem là
hành lang pháp lý rất quý trọng trong công tác điều hành quản lý, giúp các cấp
lãnh đạo quản lý ở tầm vĩ mô không can thiệp quá sâu vào công việc từng người,
bởi chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người
trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ hành vi,
quá trình thực hiện công việc..
Công ty CPĐT Kaila Việt Nam là một doanh nghiệp tư nhân nên các loại
văn bản hành chính chủ yếu là các văn bản thông thường phạm vi quản lý, đối
tượng của văn bản chủ yếu là toàn thể nhân viên trong công ty và khách hàng
đứng tên trên văn bản đó: các loại văn bản chủ yếu là công văn, hợp đồng, tờ
trình, nội quy, quy chế của công ty, báo cáo, biên bản… các loại văn bản trên
được phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Hoặc trong
quá trình quản lý thành lập phát sinh những đối tượng quản lý mới.
Các loại văn bản hành chính của công ty là các loại văn bản thông thường
nên chỉ có giá trị đối với nhân viên đang làm việc, hoặc khách hàng của công ty
trong một thời hạn nhất định, đối với một số loại văn bản khác như biên bản thì

Số .../HTMH(2)
Hà Nội (3), ngày… tháng ... năm ...
v/v…(4)
Kính gửi………… (5)……..
………………………… (6)…………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
Nơi nhận:
…………..
…………..
Lưu: Vt.
Chú giải: (1) tên công quan

GIÁM ĐỐC(7)
(chữ ký)
Trịnh Thị Huyền

(2) Viết tắt tên cơ quan, số ký hiệu văn bản.
(3) Địa danh
(4) Viết tắt nội dung công văn
(5) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính. Không
ghi những tổ chức, cá nhân để biết quan hệ, phối hợp báo cáo, lưu; các chủ thể
đố để ở mục” nơi nhận”.
(6) Nội dung công văn: đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và kết luận về những
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp



Thời gian………………….tại (địa điểm)…………….

- Thành phần tham gia lập biên bản gồm:
-

Diễn biến sự việc xảy ra.

……………… (5) …………………………………………….
…… (6)……………………………………………………….
……………………………………………………… (7)……
Nơi nhận:

……… (6)……

………

(Ký tên, đóng dấu nếu có)

………

Họ tên đầy đủ

Lưu:
Chú giải:
(1) Tên cơ quan
(2) Số văn bản viết tắt tên cơ quan

SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp

CÔNG TY CPĐT KAILA
VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

… (3)…., ngày….tháng… năm….
QUY CHẾ
Về công tác văn Thư lưu trữ
––––––––––––––
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định về công tác văn thư của Công ty CPĐT Kaila Việt
Nam được áp dụng trong văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Công tác văn Thư - lưu trữ: Là các công việc về soạn thảo văn bản, ban
hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu hình thành
trong hoạt động của Công ty và các đơn vị.
2. Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền
duyệt.
3. Bản chính văn bản: là bản thảo hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn
bản được Công ty và các đơn vị ban hành. Bản chính có thể có nhiều bản và có
giá trị pháp lý như nhau.
SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập


SVTH: Mạc Thị Dự

Lớp


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Giúp Trưởng phòng (ban) Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu
mức độ khẩn, mật;
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Điều 5. Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác văn Thư
1. Nhân viên làm công tác văn Thư của Công ty phải đáp ứng đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ các ngạch về văn Thư và phải được đào tạo nghiệp vụ về văn
thư. Nhân viên văn Thư các đơn vị thì theo hình thức kiêm nhiệm.
2. Nhân viên làm công tác văn Thư chuyên trách được hưởng chế độ phụ
cấp nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Chế độ thống kê, báo cáo tình hình công tác văn Thư
1. Văn Thư Công ty và các đơn vị phải thường xuyên thống kê, kiểm tra
văn bản, tài liệu, hồ sơ do mình quản lý.
2. Thống kê văn Thư phải được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu
thống kê được tính từ 00 giờ ngày 01/01 đến 24h ngày 13/12 cùng năm. Các đơn