Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
Lời cảm ơn...........................................................................................................1
Lời mở đầu...........................................................................................................2
PHẦN 1...........................................................................................................................................3
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ
NƯỚC..............................................................................................................................................3
1.Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ....................................................................3
1.1 Nhiệm vụ..................................................................................................................................3
1.2Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................................3
2. Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ....................................................3
2.1 Chức năng, nhiệm vụ...............................................................................................................3
2.1.1 Chức năng.............................................................................................................................3
2.1.2 Nhiệm vụ...............................................................................................................................4
2.2 Cơ sở vật chất..........................................................................................................................4
2.3 Vốn tài liệu...............................................................................................................................5
2.3.1 Sách......................................................................................................................................5
2.3.2 Báo, tạp chí, công báo...........................................................................................................6
2.3.3 Cơ sở dữ liệu trên máy tính và phần mềm quản lý tài liệu tại Thư viện................................7
2.4 Bạn đọc và nhu cầu tin.............................................................................................................9
2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện..........................................................................................11
2.6 Nội quy thư viện....................................................................................................................12
2.7 Đội ngũ cán bộ........................................................................................................................13
PHẦN 2.........................................................................................................................................14
NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC....................................................................................................................14
1. Các công việc cụ thể.................................................................................................................14


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lời cảm ơn
Kính thưa các thầy cô trong Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
Em tên là Hoàng Thị Thỏa - sinh viên lớp Cao đẳng KHTV12A, hiện đang
đi thực tập tại Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - một thư viện với số vốn tài liệu khá
phong phú về chuyên ngành. Tại đây em được tham gia vào tất cả các khâu
nghiệp vụ của thư viện và cơ bản đã tích lũy những kinh nghiệm nhỏ nhoi để sau
này có thể trực tiếp góp một phần nhỏ bé của mình vào sự nghiệp thư viện của
nước nhà.
Trước tiên, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong
khoa Văn hóa - Thông tin - Xã hội, đã dạy bảo em trong suốt thời gian qua, cùng
với việc tổ chức cho chúng em đi thực tập tám tuần tại Thư viện Trung tâm
Khoa học và Công nghệ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để giúp chúng
em một lần nữa có dịp cọ sát, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và hiểu sâu sắc hơn
môn ngành mà chúng em đang theo học.
Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Hoàng Thu Hà - Trưởng
phòng Thông tin - Tư liệu người luôn luôn hướng dẫn, quan tâm, giúp đỡ cho
em trong tất cả các khâu nghiệp vụ của thư viện và chỉ bảo cho em những kinh
nghiệm quý báu mà cô đúc kết được trong suốt mấy chục năm công tác tại thư
viện.
Và cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình bố mẹ đã
luôn động viên, ủng hộ, quan tâm tới em trong thời gian qua cùng bạn bè đã
giúp đỡ em trong quá trình học tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
Xác nhận của cơ quan thực tập


Phần 2: Nội dung thực tập tại thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Cục Văn thư và Lưu trữ.
Phần 3: Nhận xét, kiến nghị.
Phần 4: So sánh giữa thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư
Lưu trữ và thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á
Bài báo cáo là kết quả đi thực tập trong tám tuần tại Thư viện trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng em
rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô để bài bài cáo được
hoàn chỉnh hơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

2 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1. Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ
• Tên gọi: Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước
• Năm thành lập: 1988
• Địa chỉ: Tầng 4 - 12 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội
• SĐT: 04.66636670

3 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2 Nhiệm vụ
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin, tư liệu về văn thư, lưu trữ và các
lãnh vực có liên quan.
- Thu thập, lưu chiểu các xuất bản phẩm, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ, các kết
quả nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ
quan có liên quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ quản lý, thống kê, bảo quản thông tin, tư liệu.
- Xử lý, xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống tra cứu, thực hiện phục vụ sử
dụng thông tin tư liệu.
- Thực hiện các hình thức phổ biến, xuất bản thông tin về văn hóa, lưu trữ
theo kế hoạch được phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Trung tâm giao.
2.2 Cơ sở vật chất
Thời gian qua cùng với sự trưởng thành của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
cơ sở vật chất của thư viện đã có nhiều thay đổi.
Năm 1988 khi Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ được thành lập, thư
viện được bố trí thành hai phòng (40m2) dùng làm kho chứa tài liệu và phòng
đọc. Trang thiết bị của thư viện chỉ gồm một số vật dụng thiết yếu như giá đựng
sách (bằng gỗ), tủ mục lục, bàn đọc. Mọi khâu nghiệp vụ của thư viện từ đăng
ký, tra tìm, bảo quản vệ sinh kho tàng, đều thực hiện thủ công trong điều kiện
khó khăn chung của đất nước.
Khi trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ đã ổn định về cơ cấu và tổ chức.

bộ nghiệp vụ thư viện thu thập, đóng góp từ số sách cá nhân của mình. Nhiều
cuốn sách do cán bộ nghiệp vụ sưu tầm được sau khi học tập và nghiên cứu ở
nước ngoài về. Những bài giảng được biên tập cấp tốc, những tài liệu được dịch
thô, những đúc kết kinh nghiệm còn đang ở dạng bản thảo…mang bút tích chữ
ký hoặc lời đề tặng của chủ nhân những cuốn sách đó vẫn được lưu trữ trong
kho đến ngày nay minh chứng cho một thuở sơ khai đầy khó khăn của thư viện.
2.3.1 Sách
Cùng với thời gian, vốn tài liệu của thư viện cũng được bồi đắp thêm tuy
chưa thật viên mãn nhưng những gì có được ngày nay cũng khiến bạn đọc trong
và ngoài Cục khá hài lòng. Theo số liệu thống kê năm 2014, hiện tại thư viện có
8500 cuốn sách trong đó sách Tiếng Việt chiếm khoảng 5500 cuốn gồm các thể
loại phong phú đa dạng như: sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo, tài
liệu tra cứu thuộc các lĩnh vực: triết học, tâm lý học, chủ nghĩa vô thần - tôn
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

5 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáo, chủ nghĩa Mác - Lênin, các khoa học xã hội Chính trị, ngôn ngữ học, lý
luận văn học. Đáng chú ý là khối tài liệu chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Quản
trị văn phòng gồm:
- Các giáo trình về công tác Văn thư - Lưu trữ từ ngắn hạn, trung cấp đến đại
học được tập hợp đầy đủ qua các thời kỳ từ khi thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ
tướng đến nay gồm: các tập bài giảng, giáo trình ngắn hạn, giáo trình dành cho
các học sinh các trường Trung học Văn thư Lưu trữ, giáo trình Đại học…


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mới, báo Lao động, báo Văn hóa, tạp chí Cộng sản, Lịch sử Đảng, Quản lý Nhà
nước, Tổ chức Nhà nước, Ngôn ngữ và Đời sống, Xưa và Nay, Tạp chí Nghiên
cứu lịch sử, Sự kiện và Nhân chứng… đã được các bạn đọc trong và ngoài Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước tìm đọc đáng chú ý hơn là 2 loại ấn phẩm:
- Công báo do Văn phòng Chính phủ ban hành hiện thư viện có một bộ sưu
tập công báo từ năm 1945đến năm 2006. Số công báo này được đóng tập và bảo
quản tốt.
- Tạp chí chuyên ngành: Công tác Lưu trữ hồ sơ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
xuất bản) được lưu trữ khá đầy đủ từ năm 1966 đến nay. Tạp chí được đóng bìa
cứng và bảo quản chu đáo, những số lưu trữ được phát hành quá lâu, do sử dụng
nhiều bị rách nát đều được cán bộ thư viện tu bổ thường xuyên nhằm phục vụ
độc giả kịp thời khi có nhu cầu.
Các tạp chí xuất bản bằng tiếng nước ngoài cũng là một nguồn khai thác
thông tin quan trọng của cán bộ Văn thư Lưu trữ ở khối tư liệu này có:
- Tạp chí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Nga: “Советские архивы” và
“Отечественные архивы” (từ 1966 - 2006) mỗi năm một tập có từ 5 đến 6 số
loại này được đặt mua hàng năm và khá đầy đủ.
- Tạp chí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Đức “ Archive mitteilungen” có đủ bộ
từ 1960 - 1988, các năm sau từ 1990 - 2001 bổ sung không đầy đủ cho từng
năm.
- Mộtsố tạpchí lưu trữ xuất bản bằng tiếng Anh: “International Preservation
News”do tổ chức IFLA - PAC xuất bản, “Flash What New” do ICA xuất bản,
“L’E’cluse” do BIEF xuất bản…cũng được bổ sung vào kho tư liệu của thư
viện.

b. Phần mềm quản lý tài liệu tại Thư viện
Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã có ảnh hưởng không nhỏ
đến ngành thư viện, bởi thế mà hiện tại có rất nhiều phần mềm giúp cho việc
quản lý tài liệu của thư viện được nhanh chóng chính xác và hiện đại hơn.
Thư viên Trung tâm Khoa học và Công nghệ cũng vậy, hiện nay thư viện
đang sử dụng phần mềm do thư viện phối hợp cùng với phòng Tin học của trung
tâm viết, phần mềm này dễ sử dụng, thay thế và xóa biểu ghi khi nhập bị lỗi.
Việc tìm kiếm, quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và khoa học hơn.

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

8 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giao diện phần mềm quản lý tài liệu trong thư viện

2.4 Bạn đọc và nhu cầu tin
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, việc nâng cao trình độ chuyên môn, trình
độ văn hóa là rất cần thiết. Tuy vậy, số lượng bạn đọc đến với thư viện thì càng
giảm mạnh. Theo số liệu thống kê mới năm 2012 tại thư viện Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ về tổng số lượt bạn đọc trên năm là:
Giai đoạn
2005 – 2008
2008 – 2010
2010 – 2012

viên cao học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
-Cán bộ công nhân viên chức có nhu cầu đọc sách báo để giải trí và nắm bắt tình
hình thời sự, kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa…của đất nước.
Trước đây, số độc giả đến với thư viện để đọc báo và giải trí khá nhiều
(chiếm hơn 50% lượt độc giả đến thư viện). Song gần đây, do các phương tiện
thông tin truyền thông đa dạng, phong phú hơn, do mạng internet được sử dụng
rộng rãi nên việc đọc tin tức qua báo chí đã giảm. Nhóm độc giả đến thư viện để
khai thác thông tin phục vụ Quản lý và nghiên cứu chiếm ưu thế (khoảng 70%
lượt độc giả).
Như vậy, tại thư viện thường có hai nhóm bạn đọc chính là: cán bộ lãnh đạo,
công chức - viên chức các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ thuộc Cục và đội
ngũ những người làm công tác nghiên cứu khoa học.
Nhóm 1: Các cán bộ lao động các chuyên viên sử dụng các sản phẩm thông
tin tư liệu để phục vụ công tác quản lý. Đây là những người điều hành công việc
và bộ máy hành chính, thực hiện chức năng Quản lý nhà nước về công tác văn
thư lưu trữ, nhiệm vụ của học gồm:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
về lưu trữ.
- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia.
- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Đối tượng này cần cung cấp thông tin về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế,
pháp luật, thống kê, hạch toán, phân tích kinh tế… Cụ thể, khi đến thư viện
nhóm người dùng tin này thường cần đọc và tra tìm những khối tư liệu như:
Công báo, Hiến pháp và các bộ luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

+ Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu khoa học và tiến bộ kỹ
thuật trong và ngoài ngành kể cả quốc tế vào các mặt hoạt động của ngành trong
phạm vi cả nước.
Thực tế, trong những năm qua thư viện đã phục vụ đông đảo bạn đọc là
những người làm công tác trong các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, các cán bộ làm công tác văn thư trong các bộ ngành, các giảng viên,
sinh viên các trường đại học cao đẳng… trực tiếp làm công tác nghiên cứu khoa
học.
2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện
Dịch vụ thông tin của thư viện chủ yếu là các dịch vụ mang tính truyền
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

11 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thống, thư viện có một số dịch vụ như:
+ Tổ chức kho mở: đây là phương thức phục vụ thuận tiện nhanh chóng tuy
nhiên do diện tích có hạn nên thư viện tổ chức xếp kho mở đối với sách ngoại
văn.
+ Dịch vụ “hỏi đáp” thông tin: việc hỏi đáp trao đổi thông tin được diễn ra
thường xuyên trong thư viện, bạn đọc đến với thư viện thường hỏi về những tên
tài liệu xung quanh đề tài mà họ quan tâm.
+ Dịch vụ photo tài liệu.
+ Dịch vụ mượn tài liệu về nhà.
+ Giới thiệu sách: Mỗi khi có tài liệu mới nhập về hoặc nhân dịp kỷ niệm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Điều 3. Để mượn tài liệu, độc giả cần làm thủ tục
mượn. Mỗi người không quá 3 cuốn tài liệu; thời
gian không quá 10 ngày. Hết, nếu muốn mượn tiếp,
độc giả phải mang tài liệu đến xin gia hạn và chỉ
được mượn tài liệu mới khi đã trả tài liệu cũ.
Điều 4. Độc giả có trách nhiệm giữ gìn trật tự vệ
sinh chung và không hút thuốc trong thư viện;
không mang tài liệu ra khỏi phòng đọc khi chưa
được sự cho phép của cán bộ thư viện; không trao
đổi, cắt xén, đánh dấu làm rách nát, hư hỏng tài
liệu. Không viết nháp và ghi chép vào các trang
sách, báo, tạp chí, các tài liệu khác.
Điều 5. Khi sử dụng công cụ tra cứu, độc giả phải
thao tác theo sự hướng dẫn của cán bộ thư viện.
Điều 6. Độc giả phải nghiêm chỉnh chấp hành
những quy định trên đây. Mọi vi phạm tùy theo
mức độ sẽ chịu xử lý theo các hình thức kỷ luật:
nhắc nhở, cảnh cáo, đình chỉ quyền sử dụng thư
viện, bồi thường thiệt hại, …
Điều 7. Hoan nghênh bạn đọc thực hiện tốt nội quy
của thư viện. Các ý kiến đóng góp xin gửi về: “hòm
thư góp ý” tại khu vực phục vụ.
Điều 8. Lịch làm việc của thư viện: tất cả các ngày
trong tuần, trừ ngày nghỉ trong tuần
Sáng: từ 8h - 11h30
Chiều: từ 13h30 - 16h

2.7 Đội ngũ cán bộ

Vũ Thị Thu Hiền

[email protected]

Biên dịch viên tiếng Trung
Kiều Thị Ngọc
Biên dịch viên tiếng Anh

[email protected]

PHẦN 2
NỘI DUNG THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1. Các công việc cụ thể
Trong tám tuần thực tập, em đã được thực hiện những công việc sau:
- Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, tình hình bổ sung và sắp xếp vốn tư liệu,
công tác xử lý nghiệp vụ, phục vụ độc giả và các loại hình sản phẩm, dịch vụ
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

14 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin tại Thư viện thực tập.

- Tìm hiểu về các bảng/khung phân loại hiện được sử dụng tại Thư viện .

15 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Đăng ký tài liệu
Tại thư viện em được cô Hà hướng dẫn rất tỉ mỉ về việc xử lý nghiệp vụ đối
với tàTại thư viện em được cô dạy cho cách đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký cá
biệt: sổ này đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện, mỗi quyển
sách đều được tính là một đơn vị tài liệu độc lập việc đăng ký vào sổ đăng ký cá
biệt phải được tiến hành thường xuyên và liên tục nhằm giúp cho cán bộ thư
viện có thể quản lý được vốn tài liệu có trong kho, thống kê được số lượng sách
để kiểm kê vào dịp cuối năm và lên được danh mục sách thiếu để từ đó kế hoạch
bổ sung cho phù hợp và đầy đủ hơn. Sổ đăng ký cá biệt được ghi vào số thứ tư
bắt đầu từ số 01, sổ này được ghi liên tục từ năm này qua năm khác, từ cuốn này
đến cuốn tiếp theo. Đồng thời, đăng ký cá biệt mỗi tài liệu được ghi trên một
dòng và được ghi bằng những ngôn ngữ xuất bản của nước đó.
Bởi đây là thư viện của ngành Văn thư Lưu trữ nên các tài liệu có trong kho
thư viện hầu hết là các tài liệu liên quan đến ngành Lưu trữ học phục vụ đắc lực
cho việc nghiên cứu. Do đặc điểm của các loại tài liệu khác nhau nên trong thư
viện cứ mỗi loại hình đó là một quyển sổ đăng kí riêng và có kí hiệu kho riêng.
Ví dụ như: từ điển, sách, sách ngoại văn, các luận văn, luận án, tài liệu tham
khảo, tài liệu về kỷ yếu hội thảo…
b. Đóng dấu Thư viện.
Đóng dấu Thư viện là công đoạn quan trọng trong thư viện, vì nó chứng
minh tài liệu là tài sản của thư viện. Việc thực hiện đóng dấu thư viện phải được
thực hiện cẩn thận, đóng dấu phải ngay ngắn và vuông góc với tài liệu. Con dấu

nhiên, Nghệ thuật, Văn học, Lịch sử.
+ Tư liệu nghiệp vụ: Lưu trữ học, Hướng dẫn nghiệp vụ Microfirml số hóa,
Hợp tác quốc tế, Thuật ngữ thông tin phục vụ lịch sử ngành, Tổ chức - cán bộ,
Thu thập bổ sung phân loại, Xác định giá trị, Thống kê tài liệu, Chỉnh lý tài liệu,
Công cụ tra cứu, Bảo quản tài liệu, Công bố sử dụng tài liệu thanh tra kiểm tra,
Công tác Văn thư, Hành chính - thư ký văn phòng.
-Ngoài ra, thư viện còn sử dụng phiếu mô tả sắp xếp theo vần chữ cái bằng tất
các chủ đề gộp lại, tên tài liệu từ năm 1994 đến nay, và các sách thuộc tiếng
nước ngoài như: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc… đảm
bảo cho bạn đọc tra tìm tài liệu dễ dàng và thuận tiện hơn.
d. Phân loại tài liệu
Trong bất kỳ một thư viện nào thì khâu phân loại tài liệu luôn luôn được coi
trọng, bởi lẽ phân loại tài liệu giúp cho bạn đọc xác định nội dung của tài liệu.
Phân loại là phân chia sắp xếp tài liệu theo môn ngành mà tài liệu đó đề cập đến,
ở thư viện sử dụng hai bảng phân loại chính là: bảng phân loại 19 lớp và khung
đề mục Thông tin Lưu trữ học và các khoa học kế cận (bảng phân loại này được
sử dụng nhiều trong thư viện), bởi đây là thư viện mang đặc thù của ngành Lưu
trữ học và một số ngành khoa học liên quan.
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

17 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

e. Tổ chức kho
Ở thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ việc tổ chức

18 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt, dễ sửa chữa thay thế biểu ghi, và rất dễ sử dụng để tra tìm.

Biểu ghi khi nhập tài liệu của thư viện

2. Nhật ký công việc trong tám tuần thực tập
Trong tuần thứ nhất (02/3 - 06/3): Tìm hiểu về Cục Văn thư và Lưu trữ,
trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ, tìm hiểu về Thư viện và dọn
dẹp kho sách.
Trong tuần thứ hai (09/03 - 13/3): Nhập lại các phiếu mô tả trên word, in
phiếu mô tả.
Trong tuần thứ ba (16/3 - 20/3): Cắt phiếu mô tả, xử lý báo và tạp chí.
Trong tuần thứ tư (23/3 - 27/3): Tìm hiểu về hai khung phân loại của thư
viện, và tiến hành phân loại tài liệu.
Trong tuần thứ năm (30/3 - 03/4): Nhập tài liệu và sổ đăng ký cá biệt,
đóng dấu thư viện, viết phiếu mô tả tài liệu.
Trong tuần thứ sáu (06/4 - 10/4): Phân loại tài liệu và nhập tin vào cơ sở
dữ liệu của thư viện.
Trong tuần thứ bảy (13/4 - 17/4): Thực hiện củng cố kho sách (dán nhãn)
do những tác hại của thời tiết, làm thư mục thông báo sách mới.
Trong tuần thứ tám (20/4 - 24/4): Trong tuần cuối cùng em viết báo cáo
thực tập, và trưng bày sách nhân ngày kỷ niệm 30/4/1975, ngày giải phóng miền
Nam thống nhất đất nước.

nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng,
đoàn kết trong công việc.

Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

20 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 3

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
1. Đánh giá chung
Nhìn chung, thư viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và Công nghệ Văn
thư Lưu trữ có nhiều nỗ lực trong quá trình xây dựng và phát triển nguồn lực
thông tin từ khi thành lập cho đến ngày hôm nay.
Thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối phong phú với
kho tài liệu hạt nhân là những tài liệu về ngành Văn thư Lưu trữ.
Tích cực triển khai các dịch vụ thông tin truyền thống và bước đầu tổ chức
các dịch vụ thông tin hiện đại, khai thác tối đa nguồn lực thông tin hiện có, đáp
ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin.
Cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn cao, năng động, nhiệt tình, tâm
huyết với nghề.
Vốn tài liệu của thư viện không nhiều, kinh phí bổ sung thì còn hạn hẹp.
2. Nhận xét
a.Ưu điểm
Thư viện được hình thành trong bối cảnh khó khăn của cả đất nước nói

được đáng kể những tư liệu xuất bản từ những ngày đầu thành lập Cục, những
tài liệu mang dấu ấn cá nhân của Thư viện, của Trung tâm hay của các thế hệ
cán bộ nghiệp vụ trước đây.
Công tác thu thập tài liệu được tiến hành nghiêm túc, tập hợp thường xuyên
các tài liệu về lãnh vực văn thư - lưu trữ. Tài liệu được bổ sung về thư viện được
xử lí nhanh, kịp thời đưa ra phục vụ bạn đọc.
Thư viện đã thực hiện nghiêm ngặt các quy định về chế độ bảo quản. Trang
thiết bị của thư viện bước đầu đáp ứng được những yêu cầu về điều kiện bảo
quản tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm, chất lượng không khí, …)
b. Hạn chế
Thư viện còn tồn tại một số vấn đề hạn chế như sau:
- Lực lượng cán bộ thực hiện nghiệp vụ thư viện mỏng (có một cán bộ), ít
được giao lưu, bổ túc kiến thức với các hội thư viện trong và ngoài nước
- Diện tích kho tàng hiện không còn đủ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu
ngày một gia tăng của Thư viện.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa vào công tác thư viện
chưa sâu rộng. Thư viện không có OPAC trực tuyến và chưa có hệ thống máy
cho độc giả tra cứu.
- Loại hình tài liệu chưa phong phú, hầu hết là tài liệu truyền thống, không
có tài liệu nghe nhìn, ... Cơ sở dữ liệu của Thư viện không được cập nhật tới bạn
đọc trong Cục và Trung tâm mà chủ yếu được quản lý tách biệt bởi Thư viện.
- Thư viện chưa có sự kết nối, liên kết với các thư viện trực thuộc Bộ Nội vụ
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

22 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN VIỆN NGHIÊN CỨU
ĐÔNG NAM Á
Sinh viên: Hoàng Thị Thỏa

23 CĐ Khoa học Thư viện 12A
Lớp: