Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................1
Phần I.........................................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN AN NINH ĐIỀU TRA – BỘ
CÔNG AN..................................................................................................................................4
I. Giới thiệu lực lượng An ninh nhân dân và Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an......4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ quan An ninh điều tra –
Bộ Công an..........................................................................................................................6
1. Vị trí và chức năng..........................................................................................................6
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..................................................................................................6
2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an trong hoạt động
điều tra hình sự....................................................................................................................8
2.2. Cục trưởng, Phó Cục trưởng Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an..........................9
2.3. Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của Thủ trưởng Cơ quan An ninh điều tra Bộ
Công an...............................................................................................................................9
3. Nguyên tắc trong hoạt động điều tra của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an......10
4. Cơ cấu tổ chức của Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an. ........................................10
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan An ninh
điều tra Bộ Công an..........................................................................................................11
1. Vị trí và chức năng........................................................................................................11
2. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................12
3. Tổ chức của Văn phòng cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an ..................................15
4. Định hướng phát triển công tác của Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an
...........................................................................................................................................16
IV. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra Bộ
Công an.............................................................................................................................16

I. Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của Văn phòng. .................34
1. Tiếp khách.....................................................................................................................34
2. Đãi khách......................................................................................................................36
3. Nhiệm vụ của thư ký với tổ chức các buổi hẹn.............................................................38
II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. ....................................................................................38
1. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan..............................38
2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế............................................................................................43
III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp, hội nghị của cơ quan. Đánh giá ưu đểm, hạn chế.
...........................................................................................................................................44
1. Quy trình tổ chức hội họp của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an......................44
1.1. Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp...........................................................................44
1.2. Chuẩn bị Hội họp.......................................................................................................45
1.3. Tiến hành hội họp......................................................................................................45
1.4. Công việc sau khi hội họp..........................................................................................45
2. Công tác tổ chức hội nghị.............................................................................................46
3. Chế độ tổ chức Hội họp của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an.........................48
4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế............................................................................................48
IV. Tìm hiểu vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan.......................................................................................................................48
1. Nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.....................................................48
1.1. Thư ký đi cùng lãnh đạo.............................................................................................50
1.2. Thư ký không đi cùng lãnh đạo..................................................................................51
2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác..................................................................................52
3. Thu thập và cung cấp thông tin tổ chức liên lạc cho lãnh đạo......................................52
4. Thư ký với hoạt động thu thập thông tin cho lãnh đạo.................................................52
5. Nhiệm vụ tổ chức liên lạc cho lãnh đạo........................................................................53
V. Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo, văn phòng làm
việc....................................................................................................................................53
1. Ưu điểm của việc tổ chức phòng làm việc của lãnh đạo trong Cơ quan An ninh điều tra


: An ninh nhân dân

CQANĐT : Cơ quan An ninh điều tra
VP

Lê Thị Hồng Nhung

: Văn Phòng

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo
công tác hậu cần. Hiện nay, văn phòng có tầm quan trọng trong xu thế phát triển
và hội nhập của đất nước trong tương lai.
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất hiện
vị trí của người Thư kí trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu và không thể
thiếu được. Thư ký là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên
môn nhất định thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Với vai trò
quan trọng đó ngành Thư ký đang là tiêu điểm của mọi sự lựa chọn ngành nghề
hiện nay. Nó chiếm được vị trí khá quan trọng trong xã hội đồng thời gánh trên
mình vai trò trọng trách lớn về sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Thư ký được xem như cánh tay phải của các vị lãnh đạo. Chính vì vậy mà
Thư ký cũng phải chịu nhiều áp lực bởi công việc của họ luôn phải có những

phòng.
Mục tiêu quá trình thực tập đang hướng đến đó là:
- Giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức để
kiểm nghiệm kiến thức đã được học, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức.
- Trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ của ngành thư ký văn
phòng như: văn bản, văn thư, giao tiếp, tiếp khách, hoạt động nghiệp vụ.
- Rèn luyện được các kĩ năng: quan sát, phân tích, đánh giá, kỹ năng giao
tiếp tại cơ quan, kỹ năng đánh máy, viết báo cáo tổng hợp.
Nhận thức đúng đắn về nghề Thư ký văn phòng, có thái độ tích cực trong
việc rèn luyện và học tập, có ý thức chấp hành tốt nội quy, quy chế làm việc, có
tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao trong quá trình thực tập.
Ngày 16 tháng 03 năm 2015, em đã chính thức được Cơ quan An ninh
điều tra – Bộ Công an tiếp nhận thực tập và được phân công công việc tại Văn
phòng Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an. Trong thời gian thực tập, cơ quan
đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em học hỏi làm quen với những công việc văn
phòng, các anh chị làm việc tại Văn phòng cơ quan an ninh điều tra là những
người trực tiếp hướng dẫn chỉ dạy cho em, củng cố được phần nào kiến thức đã
học trên ghế nhà trường, áp dụng một cách tích cực nhất những kinh nghiệm quý
báu trong ứng xử và giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc của nhân viên
Văn phòng.
Tuy thời gian thực tập không lâu nhưng đây là kết quả của em sau 3 năm
học và rèn luyện tại trường. Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng trong
công tác nghiệp vụ của mình và nỗ lực hết sức với khả năng vốn có là kiến thức
về nghiệp vụ thư ký văn phòng, văn thư, lưu trữ và thực tập tại Cơ quan An ninh
điều tra - Bộ Công an nhưng em không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế
trong công việc cũng như trong quá trình hoàn thành bài báo cáo. Vì vậy em
Lê Thị Hồng Nhung

2

ĐIỀU TRA – BỘ CÔNG AN
I. Giới thiệu lực lượng An ninh nhân dân và Cơ quan An ninh điều
tra – Bộ Công an.
Lực lượng An ninh nhân dân là một trong những lực lượng lòng cốt của
Công an nhân dân, được Đảng, Nhà nước và nhân dân tin cậy giao trọng trách
đấu tranh phòng chống phản cách mạng để bảo vệ Đảng, bảo vệ cách mạng, bảo
vệ nhân dân. Ra đời từ trong bão táp của cao trào tổng khởi nghĩa giành chính
quyền, tháng 8 năm 1945; thế hệ an ninh đầu tiên đã lập được biết bao chiến
công hiển hách mà đỉnh cao là đập tan cuộc đảo chính phản cách mạng do Quốc
dân Đảng cấu kết với Quân đội viễn chinh Pháp tiến hành trong điều kiện chính
quyền cách mạng non trẻ đang vào tình thế “ngàn cân treo sợi tóc”. Để lập
được kỳ tích đó, thế hệ an ninh đầu tiên đã chiến đấu với tinh thần “chỉ biết còn
Đảng thì còn mình”; biết dựa hẳn vào dân, biết phối hợp với các lực lượng vũ
trang, là thế và lực của ta thêm mạnh. Kế thừa tinh hoa của các thế hệ đi trước,
lớp lớp thế hệ cán bộ, chiến sỹ an ninh đã và đang tiếp tục vượt qua chính mình,
chiến đấu và chiến thắng mọi kẻ thù, góp phần quan trọng vào thắng lợi vĩ đại
trên con đường cách mạng của dân tộc dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt
Nam quang vinh.
Hơn nửa thế kỉ vừa chiến đấu vừa trưởng thành, lực lượng An ninh nhân
dân luôn được Đảng, Nhà nước chăm lo, giáo dục, rèn rũa; được nhân dân hết
lòng đùm bọc, giúp đỡ; được các cơ quan đơn vị, nhất là Quân đội nhân dân
phối hợp, hợp tác. Các thế hệ lãnh đạo An ninh từ trung ương đến địa phương
đều đã nêu tấm gương sáng về lòng tận trung với Đảng; sự nhạy bén về chính
trị; trong tư duy và hành động luôn đặt quyền lợi của quốc gia, dân tộc lên trên
hết, trước hết. Đó là gốc, là căn cơ để các thế hệ lãnh đạo bộc lộ năng lực quyết
đoán, mưu trí, sáng tạo và giành thắng lợi trên mặt trận đấu mưu, đấu trí, đấu
pháp, đấu lực với những đối phương có tiềm lực mạnh, liên kết với nhau, âm
mưu thâm độc, hoạt động tinh vi. Các thể hệ cán bộ, chiến sỹ an ninh trên mọi
Lê Thị Hồng Nhung


thêm.
Ngày nay, non sông gấm góc Việt Nam đang phát triển trên con đường hội
nhập quốc tế sâu rộng. Những cơ hội và những thách thức đang ở phía trước.
Đảm bảo an ninh chính trị ổn định và bền vững là điều kiện tối quan trọng giúp
Đảng và Nhà nước triển khai thắng lợi chủ trương, đường lối, chính sách đối
nội, đối ngoại để đưa đất nước phát triển đạt mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã
hội công bằng, dân chủ, văn minh. Nhớ về thủa bình minh của lịch sử, trân trọng
học hỏi từ các thế hệ cha anh, không ngừng phấn đấu vươn lên để tự hoàn thiện
Lê Thị Hồng Nhung

5

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mình chính là hành động thực tiễn đòi hỏi ở mỗi cán bộ, chiến sỹ an ninh để giữ
gìn, kế thừa, và phát triển.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ quan
An ninh điều tra – Bộ Công an.
1. Vị trí và chức năng.
Cục A2.11 (Cục An ninh điều tra) là Cơ quan An ninh điều tra - Bộ Công
an, thuộc Tổng cục An ninh II, có trách nhiệm tham mưu giúp Tổng cục trưởng
và Thủ trưởng Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an thống nhất chỉ đạo, kiểm
tra và hướng dẫn lực lượng An ninh điều tra trong cả nước về công tác điều tra,
xử lý các tội xâm phạm an ninh quốc gia và tội phạm khác thuộc thẩm quyền
điều tra; trực tiếp tổ chức điều tra những vụ án xâm phạm an ninh Quốc gia và

2. Hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ điều tra đối với Cơ quan An ninh điều
tra Công an cấp tỉnh, các đơn vị trinh sát thuộc Tổng cục An ninh I, Tổng cục
An ninh II và các cơ quan khác của lực lượng An ninh được giao nhiệm vụ tiến
hành một số hoạt động điều tra. Kiểm tra việc chấp hành chính sách, pháp luật,
chế độ công tác có liên quan đến công tác an ninh điều tra.
3. Trực tiếp tiến hành điều tra các vụ án hình sự về những tội đặc biệt
nghiêm trọng, phức tạp; hoặc các vụ án có liên quan đến nhiều địa phương và
người nước ngoài thuộc thẩm quyền điều tra của Cơ quan An ninh điều tra cấp
tỉnh được quy định tại Điều 12 Pháp lệnh Tổ chức điều tra hình sự khi xét thấy
cần trực tiếp điều tra; hoặc các chuyên án trinh sát, các sự việc có dấu hiệu phạm
tội xâm phạm an ninh quốc gia do các đơn vị trinh sát thuộc Tổng cục An ninh I,
Tổng cục An ninh II chuyển giao.
4. Tổ chức công tác trực ban hình sự của Cơ quan An ninh điều tra ở Bộ
Công an để tiếp nhận và giải quyết tin báo, tố giác về tội phạm, người phạm tội
tự thú hoặc người phạm tội quả tang thuộc thẩm quyền điều tra của Cơ quan An
ninh điều tra. Tiếp nhận, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo việc chấp hành
pháp luật trong hoạt động tố tụng của Cơ quan An ninh điều tra.
5. Chủ trì tổ chức điều tra tại hiện trường. Ra quyết định truy nã người
phạm tội thuộc thẩm quyền điều tra đã bỏ trốn; yêu cầu các đơn vị, địa phương
có trách nhiệm truy tìm, truy bắt kẻ phạm tội và theo dõi kết quả thực hiện công
tác truy nã theo quy định.
6. Hướng dẫn Công an cấp tỉnh lập hồ sơ đối tượng bị xử lý vi phạm hành
chính đưa vào cơ sở giáo dục và tham gia xét duyệt giảm án, xét tha đối tượng
xâm phạm an ninh quốc gia theo quy định.
7. Trực tiếp tổ chức thực hiện công tác tạm giam, tạm giữ và quản lý các
Trại tạm giam thuộc Cục; quản lý, giáo dục cải tạo phạm nhân thi hành án tại
Phân trại quản lý, cải tạo phạm nhân trong Trại tạm giam thuộc Cục theo quy
định.
8. Tổ chức nghiên cứu các chuyên đề nghiệp vụ, pháp luật; sơ kết, tổng
kết, rút kinh nghiệm công tác, ứng dụng khoa học công nghệ để nâng cao chất

quyền để giải quyết, trực tiếp giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị
khởi tố thuộc thẩm quyền giải quyết của Coq quan An ninh điều tra Bộ Công an;
b) Tiến hành điều tra vụ án về các tội phạm đặc biệt nghiêm trọng, phức
tạp, liên quan đến nhiều địa phương hoặc có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm
quyền điều tra của Cơ quan An ninh điều tra Bộ công an cấp tình nhưng xét thấy
cần trực tiếp điều tra;
c) Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ điều tra và kiểm tra việc chấp
hành pháp luật trong hoạt động điều tra, sử lý tội phạm của Cơ quan An ninh
điều tra Công an cấp tỉnh; hướng dẫn các cơ quan khác của lực lượng An ninh
trong Công an nhân dân được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra
phục vụ công tác điều tra;
Lê Thị Hồng Nhung

8

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

d) Kiến nghị với các ngành chủ quản, cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội áp
dụng các biện pháp khắc phục nguyên nhân, điều kiện làm nảy sinh tội phạm;
đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác tiếp nhận, giải quyết tố giác, tin báo
về tội phạm, kiến nghị khởi tố và công tác điều tra, xử lý tội phạm trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan An ninh điều tra trong Công an
nhân dân;
e) Giải quyết khiếu nại về quyết định, hành vi tố tụng hoặc kết luận nội
dung tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật của Điều tra viên, Phó thủ trưởng Cơ


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a) Quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, quyết định không khởi tố vụ
án, quyết định nhập hoặc tách vụ án;
b) Quyết định áp dụng, thay đổi hoặc hủy bỏ các biện pháp ngăn chặn;
c) Quyết định truy nã bị can, khám xét, thu giữ, tạm giữ, kê khai tài sản,
xử lý vật chứng;
d) Quyết định trưng cầu giám định, quyết định khai quật tử thi;
đ) Kết luận điều tra vụ án;
e) Quyết định tạm đình chỉ điều tra, quyết định đình chỉ điều tra, quyết
định phục hồi điều tra.
f) Trực tiếp tiến hành các biện pháp điều tra; cấp, thu hồi giấy chứng nhận
người bào chữa; ra các quyết định thuộc quyền hạn của Cơ quan An ninh điều
tra.
3. Nguyên tắc trong hoạt động điều tra của Cơ quan An ninh điều tra
– Bộ Công an.
- Chỉ cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an và các cơ quan an ninh được
giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra quy định trong Pháp lệnh này
mới được tiến hành điều tra các vụ án hình sự. Mọi hoạt động điều tra phải tuân
theo quy định.
- Hoạt động điều tra phải tôn trọng sự thật, tiến hành một cách minh bạch,
khách quan, toàn diện và đầy đủ; phát hiện chính xác, nhanh chóng mọi hành vi
phạm tội và xử lý theo đúng qui định của pháp luật.
4. Cơ cấu tổ chức của Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an.
Lực lượng An ninh nhân dân ra đời trong cao trào Cách mạng tháng Tám
năm 1945, được Đảng giao trọng trách đấu tranh chống phản cách mạng, bảo vệ
Đảng, bảo vệ cách mạng, bảo vệ nhân dân. Ngày 15/9/2009, Thủ tướng Chính
phủ ban hành nghị định số 77/2009/NĐ-CP quy định chức năng nhiệm vụ quyền
hạn và cơ cấu tổ chức Bộ Công an. Theo đó, Bộ Công an kiện toàn lại tổ chức

Xây dựng lực lượng Công an nhân dân.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an
( Cục An ninh điều tra A92.(xem mục lục số 1)
III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an.
1. Vị trí và chức năng.
Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra thuộc Cơ quan An ninh điều tra có
chức năng tham mưu, hướng dẫn, giúp Thủ trưởng Cơ quan An ninh điều tra Bộ
Công an và Cục trưởng Cục An ninh điều tra chỉ đạo về hoạt động điều tra hình
sự đối với Cơ quan An ninh điều tra toàn quốc và các cơ quan khác của lực
lượng An ninh được giao tiến hành một số hoạt động điều tra.

Lê Thị Hồng Nhung

11

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức năng:
- Văn phòng Cơ quan là một phòng chức năng của Cơ quan An ninh điều
tra - Bộ Công an. Văn phòng cơ quan an ninh là đơn vị có chức năng tham mưu
Thủ trưởng chỉ đạo, điều hành công việc và duy trì chế độ làm việc tại cơ quan,
nắm tình hình hoạt động của Cơ quan, cải cách hành chính; tổ chức, đào tạo và
quy hoạch cán bộ; tài chính – kế toán, quản trị hành chính; thi đua khen thưởng;
văn thư – lưu trữ; phòng cháy chữa cháy; an ninh trật tự nội bộ; ứng dụng công


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Hướng dẫn Cơ quan An ninh điều tra Công an cấp tỉnh sơ kết, rút kinh
nghiệm về công tác đầu tranh phòng, chống các loại tội phạm được phân công
điều tra.
6. Tổ chức công tác trực ban hình sự để tiếp nhận tin báo, tố giác về tội
phạm, người phạm tội tự thú hoặc phạm tội quả tàng thuộc thẩm quyền điều tra
của Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an.
7. Theo dõi, quản lý chung và tham mưu, hướng dẫn về công tác truy nã
trong lực lượng An ninh. Quản lý đối tượng cấm xuất, cấm nhập, chú ý xuất, chú
ý nhập cảu Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an theo quy định.
8. Tổ chức tiếp nhận, phân công, đề xuất giải quyết các đơn thư khiếu nại,
tố cáo trong hoạt động tố tụng của Cơ quan An ninh điều tra. Tham gia xét giảm
thời gian chấp hành hình phạt tù, xét đặc xá đối tượng thuộc hệ quản lý của lực
lượng An ninh.
9. Trực tiếp và tham gia nghiên cứu, xây dựng các đề án, dự án, nghiên
cứu các chuyên đề nghiệp vụ, pháp luật theo sự phân công.
10. Phối hợp với các đơn vị chức năng đề xuất xét bổ nhiệm, miễn nhiệm
Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng và Điều tra viên thuộc Cơ quan An ninh điều tra
theo quy định.
11. Thực hiện công tác xây dựng lực lượng và hậu cần của đơn vị.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng do Cục trưởng giao.
 Thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự quản lý cán bộ:
- Nghiên cứu, đề xuất về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế
của cơ quan và các đơn vị thuộc Cơ quan.
- Tham mưu giúp đỡ Thủ trưởng xây dựng quy định cụ thể điều kiện, tiêu
chuẩn, chức danh, hàm bậc đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc cơ quan.
- Tham mưu trong công tác quy hoạch cán bộ, tuyển dụng, bố trí sắp xếp
cán bộ, kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.

- Quản lý hệ thống văn bản đến – đi và các trương trình, đề án ứng dụng
khoa học công nghê và công tác văn thư lưu trữ bảo vệ hồ sơ lý lịch vụ án tại cơ
quan.
- Thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Lập
kế hoạch bảo quản tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định. Xác định giá trị tài liệu
lưu trữ; định kì nộp tài liệu lưu trữ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; tiêu hủy tài
liệu hết giá trị theo đúng quy định của Nhà nước.
- Phục vụ việc khai thác dữ liệu, hồ sơ vụ án phục vụ qua trình điều tra.
- Thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ về công tác văn thư – lưu trữ
theo quy định.
- Xây dựng Quy chế Văn thư – Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn tổ chức
thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan.

Lê Thị Hồng Nhung

14

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Công tác thi đua – khen thưởng vượt hàm và kỷ luật hạ hàm trong
cơ quan.
- Thực hiện chính sách khen thưởng cho chiến sỹ, cán bộ, công nhân viên
phục vụ trong cơ quan an ninh theo quy định của Nhà nước và Bộ Công an : tùy
theo công trạng được xét tặng huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự của
Nhà nước, Chính phủ, Bộ Công an theo quy định của pháp luật.


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đội Hướng dẫn điều tra án (Đội 2)
- Đội Trực ban Hình sự(Đội 3)
- Đội Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra tại cụm III(Đội 4)
Mỗi đội do Đội trưởng phụ trách, có 01 Phó Đội trưởng. Nhiệm vụ quyền
hạn và tổ chức của các Đội do Cục trưởng Cục An ninh điều tra quyết định sau
khi thông nhất với Cục trưởng Cục Chính trị An ninh II.
4. Định hướng phát triển công tác của Văn phòng Cơ quan An ninh
điều tra Bộ Công an
Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra - Bộ Công an là phòng chức năng
giúp Ban điều hành quản lý và điều hành hoạt động chung của cơ quan. Tham
mưu, tư vấn giúp việc cho Thủ trưởng theo chức năng đảm nhận như: Tổ chức
công tác hành chính, văn thư, tổ chức công tác quản trị và tham gia công tác xã
hội, tổ chức hội thảo, hội nghị, quản lý văn thư đi - đến, quản lý con dấu, quản
lý nghiệp vụ điều tra xét hỏi, xử lý tội phạm theo quy định.
Với các chức năng trên Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra - Bộ Công
an trợ giúp cho ban lãnh đạo điều hành nắm được các biến động về hành chính,
tình hình thực hiện các quy định chung của cơ quan từ đó sẽ có những chính
sách phù hợp để cán bộ, chiến sỹ, công nhân viên trong cơ quan làm việc có
hiệu quả cao.
IV. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng Cơ quan
An ninh điều tra Bộ Công an.
1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng Cơ quan An ninh điều
tra Bộ Công an:
Chức vụ: Chánh Văn phòng Cơ quan An ninh điều tra
Vị trí chức trách: Là lãnh đạo văn phòng, Thủ trưởng trực tiếp của văn

- Quyết định thay đổi hoặc hủy bỏ các quyết định không có căn cứ và trái
pháp luật của các cơ quan và hữu quan cung cấp;
- Quyết định thay đổi điều tra viên;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Cơ quan An ninh điều
tra.
Quyền hạn:
Xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với các
công việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định, duyệt chi tạm
ứng, duyệt cấp phát kinh phí hoạt động, cho Văn phòng cơ quan an ninh điều tra
và các phòng nghiệp vụ chuyên môn.
Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng
một buổi làm việc cho cán bộ chiến sỹ trong phòng.
Trực tiếp ra quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ chiến sỹ thuộc
quản lý trực tiếp của Văn phòng cơ quan An ninh điều tra.
Lê Thị Hồng Nhung

17

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho Thủ trưởng, phó Thủ trưởng Cơ quan an ninh điều
tra – Bộ Công an
- Chịu sự giám sát trực tiếp của Cơ quan An ninh điều tra – Bộ Công an.

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

V. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn
phòng tại Cơ quan An ninh điều tra– Bộ Công An.
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.
“Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của văn phòng’’. Tiếp
khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đáp ứng nhu
cầu giao tiếp thông tin của khách. Bản chất của hoạt động tiếp khách là việc thư
ký thiết lập một giao tiếp có tính mục đích với khách, hiệu quả của quá trình này
phụ thuộc vào khả năng trình độ của người thư ký tham gia giao tiếp. Các quy
trình trong hoạt động tiếp khách cụ thể sẽ thay đổi tuỳ theo hình thức giao tiếp,
vị trí của đối tượng giao tiếp tính chất của mối quan hệ và vùng văn hoá giao
tiếp…
Đón khách là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã có khả năng
giúp thư ký bày tỏ tình cảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát được giao tiếp.
Khi đón khách dù ngôn ngữ được diễn đạt thông qua lời nói hay các thao tác
hành vi, người thư ký phải có khả năng cung cấp cho đối tượng giao tiếp những
thông tin được giải mã. Sự chào đón khách, thực hiện các nghi thức giao tiếp
đơn giản, thể hiện sự chú ý và quan tâm đến khách mời khách cốc nước hay dư
khách quyển tạp chí…Nếu khách ở xa thì mời khách nghỉ lại tại nhà khách của
cơ quan. Trong phòng cần treo nội dung tiếp khách ngắn gọn dễ hiểu và phải
thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và yêu cầu của khách đặc biệt là những
vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp thời chu đáo trong việc tiếp khách
cũng như trong công việc có liên quan. Thư ký cần nắm rõ những vấn đề cụ thể

+ Đảm bảo cho lãnh đạo tránh khỏi những công việc mang tính sự vụ,
không quan trọng (không cần thiết lãnh đạo phải giải quyết), những công việc có
tính quấy rầy thường xuyên diễn ra như: tiếp khách, điện thoại, nhận các văn
bản, tài liệu, chuyển giao, theo dõi giải quyết hồ sơ công việc.
+ Hoàn thành một số công việc ở mức độ thấp do lãnh đạo giao như:
Thảo một số công văn, thông báo thư từ giao dịch, các bài diễn văn.
Thăm viếng, làm công tác từ thiện
Tham dự một số hội họp, hội thảo để nắm những thông tin và báo cáo lại
cho lãnh đạo, trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt, do bận công việc hoặc đi
công tác.
Ví dụ: Ngày 29/3/2015, Chánh Văn phòng Văn phòng cơ quan An ninh
điều tra Bộ Công an quyết định tổ chức cuộc họp vào sáng ngày 6/4/2015 về
việc đánh giá hiệu quả công việc trong tháng 3/2015, người thư ký thông báo
đến các cá nhân trong phòng chuẩn bị cuộc họp và tổ chức phòng họp cho
phòng.
- Nhiệm vụ chung: Để thực hiện chức năng của mình, người thư ký
thường phải thực hiện những nhiệm vụ chung sau đây:
1. Xử lý văn bản đến, văn bản đi
Lê Thị Hồng Nhung

20

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Nhận và trả lời điện thoại

Lê Thị Hồng Nhung

21

Lớp Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

điều tra Bộ Công an. Nhà nước đã ban hành nhiều Thông tư, Chỉ thị, Pháp lệnh.
Vì vậy công tác Văn thư – lưu trữ trong cơ quan đã đi vào nề nếp, các tư liệu lưu
trữ, lý lịch, hồ sơ vụ án đều được bảo quản và khai thác có hệ thống, đáp ứng
yêu cầu trong quản lý và công tác điều tra tội phạm.
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố
sau: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số
lượng văn bản tài liệu cơ quan. Trong đó, bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ.
Trong các công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ câu tổ chức hợp lý,
việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất
lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố
trí những công việc khó, phức tạp có tính chuyên môn như: Dự thảo văn bản,
đọc soát văn bản, lập hồ sơ…Các cán bộ, nhân viên có trình độ thấp hơn thì đảm
nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì, nhận văn
bản…
a) Công tác tổ chức cán bộ: Cơ quan An ninh điều tra - Bộ Công an bổ
sung sắp xếp biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thực hiện việc
tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan theo
đúng biên chế, đúng ngạch bậc, chuyên ngành đào tạo; thực hiện chế độ tiền