Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................5
PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CTCP LK VN.................................5
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT
NAM. ................................................................................................................5
1.1. Tên gọi và trụ sở:........................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty ..............8
II. PHÒNG TỔ CHỨC – CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH ........................13
1. Các vị trí......................................................................................................13
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN LK VIỆT NAM. .....................................................24
1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư kí văn phòng trong công ty ............24
1.2. Khảo sát về công tác văn thư của cơ quan...............................................26
1. Tìm hiểu quy trình tiếp, đãi khách trong hoạt động văn phòng của Công ty
34
1.1. Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.......................36
1.2. Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị của cơ quan......................................38
1.3. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan.....................................................................................................50
1.4. Nhận xét mô hình tổ chức phòng làm việc cơ quan.................................53
1.5. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn
phòng...............................................................................................................55
1.6. Thu hoạch bản thân..................................................................................59
1. Nhận xét....................................................................................................61
1.1. Một số đề xuất kiến nghị..........................................................................63
KẾT LUẬN...........................................................................................................65

cố gắng giữ uy tín, chiếm giữu thương hiệu trên thị trường. Đặc biệt, để có thể tồn
tại lâu dài thì trước tiên doanh nghiệp phải kinh doanh có lãi. Do đó, các doanh
nghiệp phải thực hiện các phương châm tăng doanh thu lên mức cao nhất và giảm
thiểu chi phí đến mức thấp nhất mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần quan tâm và coi trọng công tác kế toán tập hợp
doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất hiện
vị trí của người Thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu không thể thiếu
được. Ngày nay với vai trò ngày càng quan trọng Thư ký văn phòng đã dần vươn
lên chiếm lấy vị trí chủ thể của mình trước hết là trong xã hội sau đó là củng cố lại
vị trí của mình trong cơ quan, doanh nghiệp. Khẳng định vai trò ấy, ngày nay ngoài
các công việc thông dụng thuộc nghiệp vụ chuyên môn. Thư ký còn đảm nhận các
công việc khác như: kế toán, nhân sự, tổng hợp… thể hiện các công việc của thư
ký là đa chức năng. Trở lại với vấn đề về sự phát triển của nó nghề thư ký có cách
đây hàng trăm năm. Sự ra đời của nó gắn liền với Chủ nghĩa Tư bản. Nhưng ở Việt
Nam nó thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986 khi Đại hội lần thứ 6 của Đảng
diễn ra thay đổi nền kinh tế của ta từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền
kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa – cùng với nó là sự thay đổi
nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người cong
nhân nhân viên và làm công tác trợ giúp lãnh đạo ngày càng mọc nhiều và đó là
bộ phận không thể thiếu trong bộ phận cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước hiện
Vũ Thị Linh

1

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


năm được ngồi trên nghế nhà trường chúng em được trang bị cho mình rất nhiều
kiến thức cũng như kinh nghiệm dể sau này bước chân ra ngoài xã hội chúng em
Vũ Thị Linh

2

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có thể vận dụng bài giảng của thầy cô ở trên lớp để vận dụng một cách khéo léo
vào trong công việc mà mình lựa chọn về ngành Thư ký văn phòng dưới hình thức
lý thuyết nhằm đào tạo cho sinh viên những kinh nghiệm cơ bản về nghành. Để
khỏi bỡ ngỡ khi đi làm việc Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được tiếp
cận với thực tế, thực tập chính là cơ hội cho chúng em được học hỏi, tìm tòi nhưng
Cái mới lạ áp dụng cũng như phát huy những lý thuyết bấy lâu nay mình được học
tại trường. Qua đợt thực tập này em được làm việc dưới môi trường thực tế của cơ
quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường thực tế
của cơ quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường
làm việc, kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở, điều này rất quan trọng với
em và các bạn những sinh viên sắp ra trường hứa hẹn đầy tương lai trước mắt.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng cùng với sự nhiệt tình
của các cán bộ, công nhân viên làm việc trong Công ty cổ phần LK Việt Nam, đặc
biệt sự quan tâm, chỉ bảo của chị Nguyễn Thị Hiền Trưởng phòng Hành chính –
Tổng hợp , cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của anh chị trong phòng Hành chính –
Tổng hợp đã tạo điều kiện nhận em vào thực tập tại cơ quan và giúp đỡ chỉ bảo em
trong suốt thời gian qua. Thời gian bắt đầu từ ngày 16 tháng 3 năm 2015 đến ngày

rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công việc trong công việc
vẫn còn rụt rè và thiếu năng động. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em
rất mong Ban Giám hiệu, khoa Quản trị văn phòng, cùng các thầy cô giáo bộ môn
góp ý, sửa chữa và giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ
của mình, để em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự
của một người Thư ký văn phòng trong tương lai, để trở thành một người thư ký có
đầy đủ kinh nghiệm, hành trang để bước vào một môi trường mới gặp gỡ nhưng
người mới những đàn anh đàn chị đã làm việc lâu dài trong công ty và đã chỉ bảo
cho em trong thời gian qua.
Và em xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần LK Việt Nam đã tạo mọi
điều kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế
công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này trong thời gian em được thực
tập ở công ty mình em đã học hỏi được ở các anh chi rất nhiều kiến thức bổ ích và
có nhiều trang bị cho mình khi mình bước vào một bước ngoặt mới cho tương lai
sau này em rất mong thời gian ở công ty mình là thời gian không quá dài và cũng
không quá ngắn ngủ để mình chau dồi kiến thức học hỏi được kinh nghiệm . Đồng
thời, em cũng xin chân thành cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Kim Chi, cô Nguyễn Thu
Hường và các thầy cô giáo bộ môn khoa Quản trị văn phòng cùng thầy cô giáo
trong trường Đại học Nội vụ Hà nội đã hết lòng giúp đỡ và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập và được ngòi trên ghế nhà trường
em đã được học rất nhiều kiến thức bổ ích thời gian đó là thời gian em chau dồi
được nhều kinh nghiệm để mình vận dụng vào công việc mình đang phải chuẩn bị
cho việc làm cho mình sau này để mình có thêm hành trang kiến thức cho mình để
moi trường hợp mọi tình uống mình có thể ứng sử một cách nhanh chóng, mỗi kiến
thức được học trên nghế nhà trường được thầy cô chỉ bảo em đã học hỏi được
nhiều kinh nghiệm và .
Hà Nội, ngày04 tháng 5 năm 2015.
Sinh viên

Vũ Thị Linh

Tên ngành
Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều 2710

02
03

khiển điện
Sản xuất đồ điện dân dụng
2750
Sản xuất thiết bị điện khác: Sản xuất các thiết bị điện hỗn hợp 2790
không phải là máy phát, mô tơ hay máy truyền tải điện năng, pin,
ắc quy, dây dẫn, thiết bị có dây dẫn, thiết bị chiếu sáng và thiết bị

04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18

điện gia dụng.

4931

19

tải bằng xe buýt);
Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

4933

Vũ Thị Linh

5

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
20
21

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bốc xếp hàng hóa
5224
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải: Gửi hàng; 5229
Giao nhận hàng hóa; Thu, phát các chứng từ vận tải và vận đơn;
Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng
không; Môi giới thuê tàu biển và máy bay; Hoạt động liên quan
khác như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên


Sửa chữa thiết bị, đồ dùng gia đình.
9522
Giám sát thi công xây dựng: Loại công trình: Đường dây, TBA đến
110KV & Nhà máy thủy điện đến 30MW; Lĩnh vực chuyên môn

30

2.2

giám sát: Lắp đặt thiết bị, công nghệ điện.
Hoạt động xấy dựng: Thiết kế công trình đường dây và trạm biến
áp đến 110KV, nhà máy thủy điện công suất đến 30MW
Công ty được phép hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và Điều lệ này

nhằm đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất cho các cổ đông.
Điều 3: Vốn điều lệ:
Vốn điều lệ của công ty: 18.000.000.000VNĐ (Mười tám tỷ đồng chẵn)
Trong đó: Vốn bằng tiền là: 18.000.000.000 VNĐ
Vốn bằng tài sản là: Không
Số cổ phần: 180.000
- Loại cổ phần: Phổ thông
+ Cổ phần phổ thông: 180.000
+ Cæ phÇn u ®·i : Không
- Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/ 01 cổ phần
6
Vũ Thị Linh
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Điều 6: Cổ đông sáng lập Công ty
6.1 Ông

Nguyễn Đức Minh

Sinh ngày: 20/09/1979

Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh

Quốc tịch: Việt Nam

CMND số: 012363703 do Công an TP Hà Nội cấp ngày: 31/05/2008;
HKTT: Số 15 ngõ 8, phường Trung Phụng, quận Đống Đa, TP. Hà Nội;
Chỗ ở hiện tại: Số 2c ngách 162/1 ngõ 162 đường Khương Đình, phường Hạ Đình,
quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
6.2 ¤ng

Nguyễn Văn Nguyện

Sinh ngày: 05/08/1986
Vũ Thị Linh

Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh
7

Quốc tịch: Việt

Lớp: Thư ký Văn phòng K7

trong lĩnh vực Thiết kế - Kiến trúc – Xây dựng - Sản xuất,lắp đặt và thi công thực
hiện các công trình.
1.2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập,tự chủ về tài chính, bảo
toàn và phát triển vốn, tự bù đắp chi phí và tự chịu rủi ro.Công ty có tài khoản
riêng, có con dấu riêng được sở Thương mại cấp giấy phép hoạt động và được
đăng ký kinh doanh theo luật định.
Công ty được phép tham ra các dự án đầu tư và phát triển ở trong nước và
nước ngoài trên các nguồn vốn của công ty và của nhà nước tham gia đầu tư trong
các hạng mục nhà nước cho phép
1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần LK Việt Nam
i. Ban lãnh đạo
- Hội đồng quản trị: Chủ tịch HĐQT
- Ban Tổng giám đốc: Tổng Giám đốc
Vũ Thị Linh

8

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ii. Kiểm soát viên: 01đ/c
iii. Cơ quan quản lý nghiệp vụ:

- Phòng Kế hoạch.
- Phòng kỹ thuật.
- Phòng Tài chính – kế toán.



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên, công nhân trong Công ty (trừ hồ sơ lý lịch của Giám đốc do Hội đồng quản
trị quản lý);
g) Nghiên cứu quy định về hình thức trả lương, xây dựng thang lương, bảng
lương, các chế độ phụ cấp; định mức lao động để áp dụng tại Công ty trong từng
thời kỳ;
h) Lập hồ sơ và giải quyết các thủ tục nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế
cho cán bộ và các loại Bảo hiểm khác (nếu có) cho cán bộ, nhân viên trong Công
ty;
i) Thực hiện các công việc quản lý và quản trị dịch vụ sinh hoạt đời sống
cho CBCNV trong Công ty như: vệ sinh nơi làm việc, vệ sinh môi trường…
j) Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ Y tế chăm sóc sức khỏe cho người lao
động trong Công ty;
- Liên hệ với cơ quan Y tế địa phương để tổ chức khám định kỳ và phòng
bệnh nghề nghiệp cho người lao động;
- Lập tủ thuốc Y tế Công ty luôn sẵn sàng để cấp phát chữa và ứng cứu kịp
thời những tai nạn và bệnh thông thường;
- Kiểm tra hướng dẫn công tác vệ sinh phòng bệnh chung trong Công ty.
* Chức năng quản trị hành chính văn phòng:
a) Nghiên cứu, lập đề án trình Giám đốc về việc thành lập giải thể, chia,
tách, sáp nhập các bộ phận trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Công ty
trong từng thời kỳ;
b) Hoàn tất các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo
của Giám đốc Công ty để thành lập, giải thể, chia, tách, sáp nhập các bộ phận trực
thuộc, Văn phòng đại diện của Xí nghiệp;

nước, điện thoại, tổng đài, fax, telex, ô tô, xe máy, và các phương tiện khác do
Công ty đầu tư mua sắm hoặc đi thuê;
n) Lập kế hoạch sửa chữa các tài sản cố định như: nhà, cửa, bàn ghế, các
máy móc, thiết bị, phương tiện… của Công ty;
o) Mua, quản lý, cấp phát văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của Công ty;
p) Tổ chức công tác bảo vệ và vệ sinh trong Công ty;
q) Tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy về phòng
cháy, chữa cháy trong toàn Công ty, bao gồm cả các cơ sở kinh doanh trực thuộc
theo quy định của pháp luật;
r) Là đầu mối giải quyết các quan hệ với cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác của phòng và trình
Giám đốc phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng bao gồm: xây dựng kế hoạch
tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển;
- Chịu trách nhiệm về hoạt động công tác đảng, công tác chính trị..
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và đề
nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ hưu trí, nghỉ
Vũ Thị Linh

11

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực;

- Trung cấp cơ khí: 7
- Nhân viên hành chính: 3
II. PHÒNG TỔ CHỨC – CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
Ban Chính trị - Hành chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp
việc Giám đốc Công ty về các công tác tổ chức, lao động tiền lương và công tác
Hành chính quản trị.
1. Các vị trí
1.1.1.1.1. Trưởng phòng
a. Chức trách
Là người phụ trách, quản lý Phòng Tổ chức - Chính trị - Hành chính của
Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật của Nhà nước về
công tác sắp xếp tổ chức, quản lý nhân sự, tài liệu, tài sản và các hoạt động khác
của Công ty.
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác cụ thể cho từng vị
trí của phòng trình Giám đốc phê duyệt.
- Sắp xếp lịch trình làm việc cho Giám đốc.
- Theo dõi và đôn đốc các công việc do Giám đốc phân công.
- Thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Phòng và các nhiệm vụ
khác khi được Giám đốc phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và phân công công tác của phòng trình
Giám đốc phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng bao gồm: xây dựng kế hoạch
tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển.
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và đề
nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ hưu trí, nghỉ
mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
Vũ Thị Linh

13

thực hiện nhiệm vụ.
- Biết tổ chức, tổng hợp, thu thập và phân tích số liệu cần thiết cho việc tham
mưu về tổ chức, quản trị công ty.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và nắm chắc các nội dung của Bộ luật Dân sự, Luật Tố tụng hình sự,
Luật Doanh nghiệp, Pháp lệnh Thanh tra, Luật Khiếu nại tố cáo, Luật phòng chống
tham nhũng và một số văn bản pháp quy khác về thi hành Pháp luật của Nhà nước.
Vũ Thị Linh

14

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Thông thạo về trình tự việc giải quyết các vụ việc thanh tra khiếu nại, tố
cáo theo thẩm quyền và Pháp luật của Nhà nước hiện hành. Có phương pháp điều
tra, phân tích đánh giá các vụ việc cán bộ công nhân viên tố cáo, khiếu nại các việc
làm vi phạm nội quy, pháp luật của một tổ chức, cá nhân.
- Biết làm công tác dân vận, vận động quần chúng phát hiện và tố cáo các
hành vi sai trái, làm sai pháp luật của từng cá nhân.
- Hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng ứng xử và quan hệ xã hội tốt.
iv. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học.
- Các chứng chỉ về quản lý hành chính, nhân sự, quản trị doanh nghiệp.

mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ luật lao động.
- Chịu trách nhiệm về quản trị nguồn nhân lực.
- Chịu trách nhiệm về hoạt động công tác đảng, công tác chính trị..
- Phối kết hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng và khả năng để xây
dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên để nâng
cao chuyên môn nghiệp vụ, tiếp cận, bổ sung kiến thức mới về chế độ, chính sách
của nhà nước mới.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ công ty, theo
dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo, thường trực trong công tác tiếp dân, thực
hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Tổ chức tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra của
các cơ quan nhà nước đến thanh tra, kiểm tra Công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
- Sắp xếp lịch trình làm việc của Giám đốc.
- Soạn thảo các văn bản cho Giám đốc.
- Ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến các cuộc họp của Công ty.
- Đôn đốc các Phòng, Công ty thực hiện các công việc của Giám đốc phân
công.
- Thực hiện các công việc khác được Giám đốc phân công.
iii. Điều kiện cần
- Tốt nghiệp Đại học.
- Các chứng chỉ về quản lý hành chính, nhân sự, quản trị doanh nghiệp.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh từ B trở lên.
- Kinh nghiệm: >2 năm.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Nắm vững và thông thạo quy trình, thủ tục hành chính, luân chuyển và các
Luật, Nghị định, thông tư hướng dẫn của Nhà nước trong công tác tổ chức, lao

* Công tác Tuyên huấn:
- Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng và Giám đốc Công ty xây dựng
kế hoạch giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ, công nhân viên, người lao động
trong toàn Công ty.
- Xây dựng kế hoạch thi đua, khen thưởng và theo dõi thi đua, khen thưởng.
* Công tác Tổ chức, Cán bộ:
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc tuyển dụng,
sắp xếp nhân sự; điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ.
- Rà soát cán bộ đến niên hạn đề nghị xét đề bạt thăng quân hàm, nâng
lương, nâng nghạch bậc.
* Công tác Dân vận, Bảo vệ:
Vũ Thị Linh

17

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc giữ vững mối
quan hệ, tiếp xúc với chính quyền, nhân dân địa phương, đơn vị bạn.
- Kết hợp giải quyết đơn, thư khiếu lại, tố cáo (nếu có).
- Làm tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
* Công tác Chính sách:
- Tham mưu, giúp Trưởng phòng và Ban Giám đốc trong việc xây dựng kế
hoạch tham gia các phong trào, cuộc vận động do cấp trên, Công ty tổ chức.
- Đề nghị chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên, người lao động


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng.
- Đã qua lớp đào tạo chuyển loại về Chính trị.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh B trở lên.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Nắm vững nguyên tắc, chế độ công tác đảng, công tác cính trị, sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Bí thư Đảng ủy, cơ quan chính trị cấp trên, chỉ thị, nghị quyết của
Đảng, hướng dẫn của thủ trưởng cơ quan và tình hình nhiệm vụ của đơn vị để đề
xuất kế hoạch công tác đảng, công tác chính trị
- Sử dụng máy tính thành thạo, sử dụng tốt các thiết bị điện tử như máy Fax,
điện thoại, máy photo.
- Có kinh nghiệm về công tác Đảng, công tác Chính trị.
- Kinh nghiệm công tác: > 3 năm, trong đó có 1 năm làm công tác Đảng,
Công tác Chính trị.
1.1.1.1.4. Trợ lý nhân sự
a. Chức trách
- Tham mưu giúp việc Trưởng, phó phòng và Ban Giám đốc trong công tác
sắp xếp tổ chức, quản lý nhân sự, tài liệu, tiền lương, bảo hiểm, tài sản… và các
hoạt động khác của Cơ quan, Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc
chuyên môn. Cùng Trưởng phòng quản lý, xây dựng phòng đoàn kết, vững mạnh
và hoàn thành các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo công ty phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Trưởng, phó phòng về công tác tuyển dụng bao gồm: xây
dựng kế hoạch tuyển dụng, nhu cầu vị trí cần tuyển dụng, tổ chức thi tuyển.
- Chịu trách nhiệm về công tác chế độ, chính sách bao gồm: Theo dõi và
tham mưu đề nghị xét lương, thưởng, hệ số, bậc, ngạch, BHYT, BHXH, các chế độ
hưu trí, nghỉ mát, ốm đau, thai sản phù hợp với từng đối tượng và phù hợp với bộ

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh từ B trở lên.
- Kinh nghiệm: >3 năm.
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp xem xét
khách quan, khoa học, sâu sát với công việc và được mọi người tín nhiệm.
- Hiểu và vận dụng thành thạo các kỹ năng xây dựng, tổ chức và quản lý.
- Nắm vững và thông thạo quy trình, thủ tục điều động, bổ nhiệm, luân
chuyển cán bộ và các Luật, Nghị định, thông tư hướng dẫn của Nhà nước trong
công tác tổ chức, lao động và quản lý Doanh nghiệp.
- Gia đình và Bản thân có lý lịch rõ ràng, ứng xử và quan hệ xã hội tốt, chịu
trách nhiệm trước phòng về chức trách nhiệm vụ của mình.
1.1.1.1.5. Nhân viên Hành Chính – Hậu cần
a. Chức trách
Giúp việc cho Trưởng phòng trong việc Phối hợp cùng các đồng chí trong
phòng chuẩn bị phục vụ hội nghị, cùng tổ Hậu cần trong công tác chế biến món ăn,
Vũ Thị Linh

20

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bảo đảm đủ tiêu chuẩn, định lượng theo qui định. Duy trì, đôn đốc nhắc nhở nhân
viên, người lao động trong Xí nghiệp dọn dẹp vệ sinh, duy trì nền nếp chế độ làm
việc hàng ngày. Theo dõi kiểm tra quân số vào mỗi buổi sáng qua máy chấm công
thường xuyên, tổng hợp số liệu để báo cáo Trưởng phòng hoặc Giám đốc. Nhận
nhiệm vụ và giải quyết công việc đột xuất khi được Trưởng phòng phân công.



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kinh nghiệm công tác: > 3 năm, trong đó có 2 năm làm công tác Hành
chính-Hậu cần.
1.1.1.1.6. Văn thư tổng hợp
a. Chức trách
Giúp việc cho Trưởng phòng công việc đánh máy, phát hành, luân chuyển,
lưu trữ công văn, tài liệu sổ sách, báo chí đi, đến trong và ngoài công ty, quản lý
con dấu theo quy định của Pháp luật, lưu trữ các hiện vật, tranh ảnh của Công ty.
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ, chuyên môn và hoàn thành
nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng phân công.
ii. Nhiệm vụ
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
- Giúp Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo công ty xem xét, duyệt, ký
Công ty ban hành.
- Khi tiếp nhận công văn, tài liệu phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật bảo đảm đúng
quy định.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên.
- Bảo quản sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

23

Lớp: Thư ký Văn phòng K7