Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............3
I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY......................................................3
1.Lịch sử hình thành và phát triển.....................................................................................3
2.Một số nét khái quát về công ty......................................................................................4
3.Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành................................................................................4
II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty.......................................................................4
1)Chức năng.......................................................................................................................4
2)Nhiệm vụ........................................................................................................................5
III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty..............................................................5
IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.............................................................................7
1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng........................................................................................7
2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.............................................................................7
2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty.....................................................7
2.2) Quản lý trang thiết bị công ty.....................................................................................7
2.3) Thực hiện chính sách nhân sự....................................................................................8
3)Phát triển công tác của Văn phòng.................................................................................8
VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng..........................................13
1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký.....................................................13
2.Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................15
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng..................................................15
2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.................................................................15
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến........................................................................16
2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành.....................................................................................20


Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khi đất nước đang trong thời kì phát triển, thời kì công nghiệp
hóa – hiện đại hóa để tiến tới hội nhập với kinh tế thế giới, thì sự cạnh tranh,
phấn đấu của các lĩnh vực,các ngành nghề để có được một chỗ đứng vững chắc
trong xã hội sẽ là những vấn đề rất nóng hổi và gay gắt hơn bao giờ hết. Vậy
trong nền kinh tế tri thức ấy, trong công cuộc hội nhập ấy, ‘’ Thư ký’’ một trong
những ngành nghề được coi là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị,
tổ chức sẽ có được một vị trị vững chắc không và có được ưa chuộng không..?.
Thực tế mà nói thì ngành ‘’Thư ký’’ là một ngành đang rất ‘’hót’’ là
người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc
phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Ngành thư ký văn phòng luôn
chiếm một vị trí khá quan trọng trọng xã hội từ trước đến nay, là một ngành
nghề giúp lãnh đạo các cơ quan trong các công việc sự vụ, như vậy Thư ký văn
phòng có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu, đặc biệt là trong thời kỳ phát
triển kinh tế như hiện nay.
Nhận thấy tầm quan trọng của ngành thư ký trong công tác văn phòng,
trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ
và phương pháp đào tao cho sinh viên của trường, góp phần đáp ứng nhu cầu
cần thiết cho xã hội với các ngành nghề như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân
lực, Văn thư –lưu trữ,và đặc biệt la ngành Thư ký văn phòng…
Để làm tốt vai trò là một người ‘’Thư ký’’ giúp lãnh đạo trong các công
việc sự vụ trong cơ quan, thì đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn vững vàng và

- Phần IV: Phụ lục
Bài báo cáo còn nhiều sơ suất, kính mong được sự góp ý của thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Đỗ Thị Lợi

Đỗ Thị Lợi

2

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec là một trong những nhà thầu cơ điện
(M&E), được thành lập từ năm 2012, là nơi hội tụ kinh nghiệm và uy tín. Mặc
dù mới được thành lập và đi vào hoạt động, nhưng trong những năm qua công ty
hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực Cung cấp và lắp đặt hệ thống cơ điện. Với
sự phấn đấu, cải tiến, nỗ lực không ngừng nghỉ đã đưa Công ty cổ phần cơ điên
Daitec trở thành nhà thầu cơ điện đáng tin cậy. Bên cạnh đó, là sự gắn bó của
các thành viên dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực thiết kế, tổ chức thi công,
giám sát thi công,…đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo và có
chuyên môn cao, luôn đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu. Công ty đã và đang
trở thành đối tác của các nhà đầu tư lớn của Nhật Bản trong nước như: INAX

Định hướng phát triển công ty
Với phương châm “ luôn cải tiến – đổi mới” , đó là động lực, là cơ sở để
công ty đặt ra mục tiêu phát triển trong tương lai đó là: nâng tầm cơ sở vật chất
và mở rộng các chi nhánh trong nước, thiết lập hệ thống quản lý và đội ngũ cán
bộ, công nhân viên nhiệt tình năng động, có chuyên môn và phong cách llafm
việc chuyên nghiệp, đưa công ty ngày một phát triển, tạo dựng uy tín, thương
hiệu đối với khách hàng, các đối tác trong nước và nước ngoài.
2. Một số nét khái quát về công ty
+) Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec
+) Tên giao dịch: DAITEC M&E, JSC
+) Trụ sở chính: số 52 Phố Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống
Đa, Hà Nội.
+) Website:
3. Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành
- Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec được tổ chức hoạt động và điều hành
theo mô hình công ty Cổ phần tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện
hành. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty như sau:
* Sơ đồ tổ chức bộ máy (Xem phụ lục I)
II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty
1) Chức năng
Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec (M&E) đã và đang hoạt động trên nhiều
lĩnh vực, mỗi lĩnh vực có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng cùng hướng tới
một mục tiêu chung là xây dựng công ty để trở thành công ty có thương hiệu
mạnh trong nước và phát triển ra nước ngoài, với đa dạng lĩnh vưc xây dựng,
thiết kế, thi công,…. Tạo dựng sự khác biệt và phát triển vững mạnh.
Công ty có lực lượng chuyên gia, cán bộ kỹ thuật có trình độ cao, có năng
lực và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Đội ngũ
Đỗ Thị Lợi


và Giám đốc điều hành Nguyễn Quyết Thắng. Ban lãnh đạo công ty là người
trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của công ty. Các phòng ban chức năng chịu sự
quản lý của ban lãnh đạo gồm:
- Văn phòng Hội đồng Quản trị: là bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo
thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, tổ chức phối hợp giữa các phòng
trong công ty trong việc thực hiên các quyết định của ban lãnh đạo công ty.
Tham mưu cho ban lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương,
thực hiện các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công
văn, giấy tờ đi, đến, các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
Đỗ Thị Lợi

5

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Hành chính: đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về việc
xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc
của công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, . Giúp ban lãnh đạo trong
công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty.Theo dõi, giám sát việc chấp
hành nội quy lao động, nội quy quy chế của công ty và thực hiện công tác kỷ
luật. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch công tác và báo cáo thống
kê theo quy định và yêu cầu quản trị của công ty.
- Phòng Kinh tế - kế hoạch: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo về
công tác kế hoạch, giúp công ty ký kết,giải quyết và quản lý các hợp đồng của
công ty.

IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( xem phụ lục II)
2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty
- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với
công ty.
- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển giao các cuộc điện thoại đúng
bộ phận được gọi.
- Tiếp nhận các loại văn bản, tài liệu từ bên ngoài gửi cho công ty, xử lý
văn bản và chuyển giao văn bản đến đúng bộ phận cần nhận văn bản.
- Lập hệ thống quản lý công văn, tài liệu nội bộ công ty.
- Tổ chức việc chuyển giao công văn giấy tờ đảm bảo đúng thời gian yêu
cầu.
- Quản lý dấu công ty,thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về
quản lý dấu
- Tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ở các phòng ban,
trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty
- Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Ban điều hành, và lãnh đạo
công ty
2.2) Quản lý trang thiết bị công ty
- Quản lý kho hàng, vật tư công ty
- Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản của toàn bộ công ty, định kỳ
cùng các phòng ban kiểm kê tài sản
- Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản, trang thiết bị
- Bảo vệ an toàn trang thiết bị của công ty và nhân viên công ty, xử lý kịp
thời các hiện tượng tiêu cực xảy ra
- Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, phản ứng kịp thời khi
có sự cố xảy ra


- Quản lý hoạt động hành chính của văn phòng công ty.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng của công ty, điều phối xe theo
sự yêu cầu của Ban lãnh đạo và từng phòng ban.
- Phân tích hiệu quả lao động của nhân viên trong công ty để sắp xếp nhân
sự cho hợp lý
- Ban hành và theo dõi các chế độ cho người lao động.
- Đảm bảo sự an toàn trong công ty.
Với các chức năng như vậy, Văn phòng trợ giúp cho ban điều hành nắm
được tình hình về nhân sự, tình hình thực hiện các quy định chung của công ty,
để từ đó có những chính sách phù hợp để quản lý tốt người lao động và phát huy
Đỗ Thị Lợi

8

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiềm năng của công ty.
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
I.Thông tin chung
Chức vụ: Trưởng phòng
Bộ phận: Hành chính
Báo cáo: Ban lãnh đạo
II.Mục đích công việc:
Quản lý toàn bộ hoạt động và nhân sự của công ty


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám sát việc
chấp hành các nội quy đó.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ
chức hoạt động của công ty.
- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo để xử lý các vân đề thuộc lĩnh vực
Tổ chức – Hành chính – Nhân sự.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo về xây dựng các phương án lương bổng,
khen thưởng các chế đọ phúc lợi cho người lao động.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa
ban lãnh đạo và người lao động trong công ty.Hỗ trợ các bộ phận liên quan về
công tác hành chính.
IV.Quyền hạn
1. Phạm vi bộ phận:
- Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng Hành chính.
- Sắp xếp kế hoạch làm việc và phân công công việc cho nhân viên trong
phòng
- Được quyền quyết định tuyển dụng nhân viên cho phòng Hành chính khi
yêu cầu tuyển dụng được duyệt.
- Được quyền ký hợp đồng lao động hay không ký hợp đồng lao động đối
với nhân viên trong Văn phòng trong thời gian thử việc.
- Duyệt ngày phép của nhân viên tử 3 ngày trở xuống và làm them dưới
24 giờ.
2. Phạm vi công ty:
- Được quyền duyệt những đề xuất, đề nghị của các bộ phận phù hợp với
quy định, và chính sách của công ty.
- Được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến công việc được
giao.

- Thùa ủy nhiệm của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng truyền
đạt những chủ trương, chỉ thị của ban Lãnh đạo, nhà nước để csn bộ, nhân viên
am hiểu và thực hiện.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của công ty
hoặc của người lao động.
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH
I. Thông tin chung
Vị trí:
Bộ phận: Hành chính
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính

Đỗ Thị Lợi

11

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Mục đích công việc
- Thực hiện hoạt động hành chính của công ty.
III.

Nhiệm vụ cụ thể

- Thực hiện các công việc hành chính do Trưởng phòng hoặc phó phòng

12

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel.
- Chữ viết đẹp, rõ ràng.
3. Phẩm chất cá nhân
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn
- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng
1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký
- Thư ký là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên
môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Có vai trò
quan trọng trong việc giải phóng Lãnh đạo cơ quan khỏi những công việc sự vụ,
là mắt xích nối liền mối quan hệ giữa người lãnh đạo với cán bộ, nhân viên
trong cơ quan và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnh
đạo.Trên cơ sở chức năng của văn phòng người Thư ký văn phòng có 2 nhóm
chức năng cơ bản sau:
+) Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra
việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của thủ trưởng…
+) Nhóm chức năng thuộc về công tác hành chính bao gồm: Tổ chức
tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị những chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ

thời gian nên Giám đốc của chúng tôi vừa đi công tác sáng nay khoảng 14 giờ
chiều mai ông ấy sẽ trở về, xin ông (bà) quay lại lúc 15 giờ chiều mai hay ông (
bà) có điều gì muốn nhắn tới Giám đốc tôi sẽ thua lại ngay khi ông ấy trở về
công ty”.
Khi tiếp khách thì không thể thiếu hoạt động đãi khách, hoạt động đãi
khách là thể hiện sự ân cần, chu đáo đến đối tác được thể hiện qua một số hình
thức như:
+) Giải khát: đây sẽ là hình thức chiêu đãi ngay trong cuộc tiếp khách
bằng trà, coffee, hay là nước ngọt tùy vào sở thích và mong muốn của đối tác.
+) Tiệc thường được chiêu đãi theo mô hình tiệc đứng hoặc tiệc ngồi
Đãi khách góp phần tạo thêm những ấn tượng tốt với đối tác, tạo được
những mối quan hệ cho cơ quan.
- Công tác tổ chức phòng làm việc khoa học
Nhìn chung, công tác tổ chức phòng làm việc tại cơ quan đã được thực
hiện theo nguyên tắc tổ chức phòng làm việc khoa học mà em đã được học tại
trường, đó là nguyên tắc: thuận tiện – kinh tế - thẩm mỹ - độ chiếu sáng và tiền
đề tiếp khách.
Mọi phương tiện, công cụ phục vụ cho hoạt động văn phòng được sắp
xếp gọn gang, dễ thấy, dễ tìm và dễ sử dụng.
Đỗ Thị Lợi

14

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Đỗ Thị Lợi

15

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tướng Chính Phủ,Quyết định của Cục Điều tiết Điện lực….và các loại văn bản
thông thường khác đến tư các đơn vị, các ngành, các cấp, các cơ sở
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến
a) Văn bản đi
Là những văn bản do Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec ban hành nhăm
phục vụ và quản lý mọi hoạt động của công ty, bao gồm: các văn bản áp dụng
quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường. Được thực hiên theo
đúng chuyên môn, thẩm quyền mà nhà nước quy định.
- Kiểm tra thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành một văn bản do các
chuyên viên hoặc các đơn vị soạn thảo thì bộ phận văn thư kiểm tra lại về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót sẽ kip thời báo cáo
người có trach nhiệm xem xét và giải quyết.
- Ghi số văn bản và ngày tháng văn bản
Sau khi đã đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày và có chữ ký chính
thức của lãnh đạo sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan.
Đối với văn bản “ mật” được đánh số và đăng ký riêng.
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật(nếu có)
Bộ phận văn thư có nhiệm vụ giữ con dấu và đóng dấu lên các văn bản


hiệu

tháng

văn

văn

bản
(1)

bản
(2)

Nơi

Đơn

Số

Ghi

trích yếu nội ký

nhận

vị,người

lượn

Tùy vào kích thước và số lượng văn bản để lựa chọn phong bì.
Gấp và cho văn bản vào bì, ghi tên và địa chỉ cơ quan, tên cá nhân,đơn
vị và địa chỉ nơi nhận văn bản. Đóng dấu khẩn, mật và các dấu khác lên bì ( nếu
có).
Chuyển phát văn bản đi: văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành sau đó được chuyển cho giao liên chuyển trục tiếp cho các đơn vị nhận văn
bản. tất cả các văn bản chuyển giao đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao
văn đi, khi văn bản được chuyển tới người nhận văn bản phải ký vào sổ.
Trong trường hợp nơi nhận ỏ xa cơ quan, việc chuyển phát văn bản đi
được thực hiện bằng đường Bưu điện, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân
viên Bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ( nếu có).
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax sau đó gửi bản chính.
- Lưu và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Mỗi văn bản đi đều được lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp
xếp thứ tự đăng ký.
Cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp
Đỗ Thị Lợi

17

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét và giải
quyết.

18

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tượng có liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ sẽ mang
lại hiệu quả thực sự trong công tác quản lý của mỗi coq quan.
Trong Công ty có một số mẫu sổ quản lý các văn bản đến:
- Sổ đăng ký văn bản đến
- Sổ chuyển giao văn bản đến
- Sổ đăng ký giấy mời
Được thực hiện và quản lý theo đúng mẫu mà em đã dược học tai trường
và nó đáp ứng nhu cầu thực tế
Mẫu sổ dăng ký văn bản đến trong công ty.
Ngày/thán

Số

Nơi

Số/kí

Ngày/

Nơi



(4)

Tên loại và

Ký

trích yếu nội nhận

(8)

Mẫu dấu đến tại cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến mà e được
biết khi học tại trường về nội dung:
Dấu được học tại trường:
Tên cơ quan
Số:………..
ĐẾN

Ngày:…/…/….
Chuyển: ……

Dấu thực tế tại Công ty:
Công văn đến

Đỗ Thị Lợi

19

Lớp Thư ký văn phòng k7


*Mở hồ sơ.
Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ
như: ký hiệu hồ sơ,tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ…
a, Người mở: Chị Đỗ Thị Chung cán bộ phụ trách văn thư.
b, Cách mở:
- Lấy một tờ bìa do văn thư cơ quan phát
Căn cứ Danh mụ hồ sơ, điền các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ:
Đỗ Thị Lợi

20

Lớp Thư ký văn phòng k7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+) Tên cơ quan, đơn vị;
+) Số, ký hiệu hồ sơ;
+) Tiêu đề hồ sơ
+) Thời hạn bảo quản;
Đối vớ những công việc mới chưa có danh mục hồ sơ thì ghi tên gọi của
công việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ.
* Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ.
Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quuyeets
công việc để đua vào hồ sơ.
Tài liệu đưa vào hồ sơ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp có giá
trị như bản chính.
Tài liệu về việc nào phải đư vào đúng hồ sơ của việc đó, không đua nhầm

nhỏ. Áp dụng đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: nếu mỗi loại văn bản có số
lượng ít thì phải ghép nhiều loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một
hồ sơ. Trong hồ sơ các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng
thể loại văn bản, trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp xếp theo thứ tự ngày tháng
ban hành chúng.
Sắp xếp theo quá trình giải quyết cong việc: đi tư phát sinh, phát triển
đến kết thúc giải quyết vấn đề. Những văn bản đề xuất, đạt vấn đề xếp trước,
đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản tài liệu kết
thúc vấn đề. Áp dụng với đa số hồ sơ công việc như hồ sơ thah tra, hồ sơ hội
nghị, hội thảo.
- Viết mục lục văn bản
Là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ “ mục
lục văn bản” nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được
sắp xếp, đánh số.
Mẫu mục lục văn bản:
ST

Số, kí hiệu

Ngày,

Tác giả

Trích yếu nội dung

Tờ

Gh



Thương

Quốc gia về an toàn
đường ống dẫn hơi và
nước nóng nhà máy

02

572014/TTBCT

19/12/2014

Bộ Công

điện
Thông tư quy định

Thương

phương pháp trình tự
xây dựng và ban hành
khung giá điện

Đỗ Thị Lợi

22

Lớp Thư ký văn phòng k7