Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I............................................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA..........................................................................................3
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH............................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO
CÔNG NGHỆ HẢI MINH...................................................................................................................3
1.Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh......................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh................................................................................................................................4
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................4
2.2. Mục tiêu, phương châm hoạt động.........................................................................................4
2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh...................................5
2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm:...............................................................................5
2.5. Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.......................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH
CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH.............................6
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động
Hành chính văn phòng....................................................................................................................6
1.1.Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng.. 6
1.2.Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ
Hải Minh.........................................................................................................................................7
1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công
nghệ Hải Minh................................................................................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp........................................................................9
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ” CỦA CÔNG TY...........................................47
CHỦ ĐỀ 4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ
HẢI MINH......................................................................................................................................53
CHỦ ĐỀ 5. XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO CÔNG TY........................................55
CHỦ ĐỀ 6. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG
TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM...................................................................................................57
PHẦN III........................................................................................................................................57
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................................................................................................58
I.Đánh giá chung về công tác Hành chính Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh.............................................................................................................................................58

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II.Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng...................................................59
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................................62
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................................................1

PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội



1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện theo Quyết định số: /QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng 3 năm 2015 của Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc Quyết định cử sinh viên đi thực
tập tốtnghiệp. Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc cơ quan thực tập,
em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh.Trong quá trình thực tập em đã được học hỏi và đúc rút được rất nhiều
kinh nghiệm làm việc, tạo cho em có được những kiến thức, hành trang cần thiết
cho quá trình làm việc sau này. Căn cứ Quyết định và sự đồng ý của Giám đốc
cơ quan thực tập, em đã đến thực tập tại Công ty từ ngày 09 tháng 3 năm 2015
đến ngày 29 tháng 4 năm 2015; trên cơ sở làm việc thực tế được sự hướng dẫn
tận tình của chị Trần Thị Loan – Cán bộ phòng Hành chính Tổng hợp giúp em
hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian thực tập tại Công ty.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong nội
dung báo cáo em xin đề cập đến công việc trong phạm vi hoạt động cụ thể của
từng bộ phận trong phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty, đặc biệt là công
tác Quản trị văn phòng, nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ. Đây bcungx là nơi em
được tiếp xúc với công việc thực tế nhiều nhằm đưa lại một cái nhìn tổng thể ,
khái quát về chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của hoạt động Văn phòng đối với các
cơ quan nói chung và đối với Công ty nói riêng.
Em xin trân thành cảm ơn các thầy(cô) trong Trường Đại học Nội vụ, các
thầy(cô) trong Khoa Quản trị Văn phòng; các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ
phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập
tại công ty và nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập;
đã cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo

- Mã số doanh nghiệp: 0106540083;
- Số điện thoại cơ quan:
- Fax: 0437858973;
- Website: http://dienmayhaiminh.vn
- Email: [email protected]
- Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh được thành lập và
bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 14 tháng 5 năm 2014. Là một trong những
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm về sản xuất công nghiệp, nông nghiệp,
điện máy trong văn phòng; với đội ngũ kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, được cấp
chứng chỉ đào tạo chuyên ngành cùng sự trang bị về phương tiện, vật chất kỹ
thuật hiện đại đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của thị trường và người tiêu dùng;
- Các ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty:
+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
+ Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến
máy vi tính;
+ Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong các cửa hàng chuyên doanh;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp;
+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông;
+ Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự,
đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh;

- Tăng quyền lựa chọn mua bán cho khách hàng;
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc công nghiệp, thiết bị điện
tử, phần mềm ổn định, tin cậy và chất lượng;
- Phát triển bền vững, phát triển qua từng cấp độ tăng dần tính cạnh
tranh.
2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải
Minh
- Hoạt động đoàn thể: Toàn thể công nhân viên trong công ty phải thực
hiện có hiệu quả các phong trào thi đua nhằm khơi gợi ý thức trách nhiệm lao
động sáng tạo của từng cá nhân, phát huy tính sáng tạo và sức mạnh tập thể góp
phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao và nhiệm vụ đơn vị của Công ty.
Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, chống tham nhũng và các tệ nạn xã hội.
- Các hoạt động chung: Song song với các phong trào thi đua trong lao
động sản xuất công ty còn tổ chức các hoạt động tham quan dã ngoại, thể dục
thể thao nhằm nâng cao sức khỏe; đồng thời tạo cơ hội giao lưu, học hỏi tăng
tính đoàn kết giữa các công nhân viên chức trong công ty.
- Hoạt động giao lưu hợp tác Quốc tế: Công ty đã cử các đoàn cán bộ
quản lý, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đi làm việc, tham quan khảo sát, đào tạo
và chuyển giao công nghệ, trao đổi kinh nghiệm về mô hình tổ chức, mô hình thị
trường trong nước và nước ngoài.
2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm:
+

TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành
chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng.
1.1. Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt
động Hành chính văn phòng.
Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) là bộ máy không thể thiếu
được trong một cơ quan, tổ chức; ở đó nhân viên Văn phòng có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là
bộ máy giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn thể cơ quan, tổ chức.
Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan, tổ chức:
+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt và
tổ chức thực hiện kế hoạch;
+ Tham mưu trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác Văn thư –
Lưu trữ;
+ Tham mưu trong việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại,
giao tiếp với khách hàng….
+ Tham mưu trong việc tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các
đơn vị đoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến….
+ Tham mưu trong việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan duyệt
ban hành;
+ Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần,
tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch. Điều phối các
hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Tổ
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


đảm bảo hậu cần cho toàn thể công ty:
- Trình ban Giám đốc Công ty chương trình làm việc, kế hoạch công tác
tuần, tháng, quý, năm của Công ty. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Công ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối
hợp giữa các Phòng, Ban theo đúng quy chế làm việc của Công ty và quy định
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành của công ty theo quy định của pháp luật. Thực hiện công
tác thong tin, báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của Công ty;
- Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo gửi tới công
ty. Thực hiện rà soát, ghi số và phát hành tài liệu, công văn, quyết định (do các
Phòng soạn thảo) từ công ty đến các cơ quan, đơn vị khác; đảm bảo theo đúng
thủ tục Hành chính theo quy định của Nhà nước, Công ty và Pháp luật;
- Xây dựng và duyệt các Quy định thể thức trình văn bản; Quy định quản
lý và xử lý văn bản; Quy định quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi – đến
của Công ty theo quy định hiện hành;
- Theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban trong Công ty về việc soạn thảo,
chuẩn bị các đề án được phân công, phụ trách;
- Bố trí chỗ làm việc, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ
mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách đến làm
việc với Công ty, đại biểu về dự hội nghị, hội thảo và các lớp đào tạo do Công ty
tổ chức;

- Thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì;
- Theo dõi, đôn đốc các phòng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo Công
ty giao phó;
- Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp.
(Phụ lục 2 kèm theo)
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ
Hải Minh bao gồm:
• Trưởng phòng;
• Phó phòng;
• Chuyên viên Văn phòng.
- Chức trách của từng cá nhân trong Văn phòng:
+ Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp: là người lãnh đạo mọi hoạt
động của phòng, thực hiện các nhiệm vụ của Phòng theo đúng pháp luật của nhà
nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:
• Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;
• Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các
Phòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp;
• Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một số
công việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giáy đi
đường, giấy mời dự họp…. Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giám
đốc ký ban hành;
• Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác
Văn thư – Lưu trữ;
• Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn
phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công
chức, viên chức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng


thực hiện nghiêm tuc quy chế bảo mật. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm
bảo thể thức văn bản của Công ty khi phát hành và văn bản của các Công ty
khác khi gửi đến Công ty;
• Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản
lý sử dụng con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;
• Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công
ty;

• Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế

làm việc của công ty.
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP
Chức danh
Bộ phận
Cán bộ quản lý trực tiếp
Thời gian làm việc
Ngày nghỉ

Trưởng phòng
Phòng Hành chính
Giám đốc


11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
12. Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên
trong phòng.
13. Giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận khác dựa trên
nội quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành.
14. Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ
thị của Ban Giám đốc, nhà nước để nhân viên trong công ty thực hiện.
15. Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
16. Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng
Hành chính.
17. Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến
các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiên theo đúng nội
dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
1. Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ công ty được
quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định.
2. Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát.
3. Công tác y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnh
được đầy đủ.
4. Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn định,
phát hiện và sửa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định.
5. Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, chế độ báo cáo của phòng.


kỳ, phòng Hành chính Tổng hợp sẽ có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo lấy
đề xuất của bộ phận phụ trách về nhân sự và lập danh sách 03 nhân viên xuất sắc
nhất để khen thưởng.
1.1.2. Vai trò trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
- Giúp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác Lễ tân phục vụ trong hội
nghị, hội họp;
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tu sửa cơ sở
vật chất kỹ thuật, phương tiện đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế bảo vệ sức khỏe cho cán bộ, công
nhân viên; đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty.
- Tổ chức các cuộc hội họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cho
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo. Giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trình công tác để
tiến hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc chồng chéo, theo dõi
các đơn vị thực hiện kế hoạch.
Ví dụ:
Khi công ty có cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợp phải
chuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinh phí, tài
liệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ,… cho cuộc họp.
1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ
quan
(Phụ lục 04 kèm theo)
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ

+ Trình Giám đốc Công ty ký, ban hành.
=>Đánh giá:
• Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh nhìn chung là tương đối phù
hợp với quá trình hoạt động của Công ty và tình hình phát triển chung của xã
hội, việc xây dựng chương trình công tác đã tạo tiền đề thúc đẩy cho sự phát
triển của công ty. Chương trình công tác thường kỳ giúp công ty xác định được
mục tiêu phương hướng, mục đích để triển khai công việc cụ thể, giúp công ty
tăng tính chủ động giảm bị động trong công việc. Phối hợp cho việc hoạt động
giữa các phòng , ban chức năng trong công ty và sự quản lý chỉ đạo của giám
đốc.

• Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cơ bản như

các công việc được đưa vào chương trình công tác thường kỳ vẫn còn đôi chút
chồng chéo, các thông tin thu nhập để xây dưng báo cáo thường kỳ vẫn chưa
hiệu quả cụ thể và vẫn còn trùng lặp, nhiều công việc vẫn còn tồn đọng chưa
giải quyết xong.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công
ty
(Phụ lục 03 kèm theo)
1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao
Công nghệ Hải Minh.
Công tác tổ chức Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà
nước, là một khâu quan trọng của nghiệp vụ Hành chính. Đó là một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp thực hiện
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền
theo quy định của pháp luật.
Công tác tổ chức cuộc họp được phòng Hành chính Tổng hợp chuẩn bị
chu đáo, lập Kế hoạch trình Giám đốc phê duyệt.

(đối với văn bản đến), xin chữ ký, đóng dấu…(đối với văn bản đi).
Trong quá trình hoạt động Công ty đã ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo, hướng dẫn công tác Văn thư, đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ
đạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này. Thực hiện
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính.
2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty.
Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý của phòng Hành
chính Tổng hợp và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc.
Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan
trọng để thiết lập thể chế nền hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý,
chỉ đạo điều hành công việc của công ty. Những văn bản quy định về những vấn
đề lớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do Giám đốc
công ty ký văn bản hoặc Phó Giám đốc ký thay khi được Giám đốc công ty ủy
quyền.
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉ
đạo nhân viên trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dung
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

công tác Văn thư trong cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,
đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn nữa.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng
Hành chính Tổng hợp.
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được Giám đốc và
lãnh đạo văn phòng rất quan tâm. Để bảo quản tài liệu được tốt và thuận tiện cho
việc tra tìm tài liệu, lãnh đạo cơ quan có quy định trong bản Nội quy, quy chế
chức năng nhiệm vụ phân cấp quản lý và chế độ làm việc của Công ty yêu cầu
tại các phòng ban lưu trữ văn bản, tài liệu của đơn vị mình một cách cẩn thận.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ:
Công tác Lưu trữ của Công ty cổ phần chuyển giao Công nghệ Hải Minh
được tổ chức dự theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của
Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp. Tài liệu trong Công ty chủ yếu là tài liệu
sản sinh trong quá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ;
tài liệu chủ yếu là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ của
Công ty.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo một
phương án phân loại. Công ty lựa chọn phương án chỉnh lý: “thời gian – mặt
hoạt động”.
Các bước chỉnh lý tài liệu được Công ty tiến hành như sau:
- Phân chia tài liệu chỉnh lý;
- Lập hồ sơ;
Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gài
gắn vào hồ sơ. Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thức
vào bìa hồ sơ; nội dung trên bìa hồ sơ phải được ghi rõ: Tên phông lưu trữ, tên
đơn vị tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì, thời
hạn bảo quản, số lưu trữ, sắ xế tài liệu trên giá tủ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ:
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

Công ty:
Trong quá trình được thực tậ tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưu
trữ của công ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đang
dần đi vào nề nếp.Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị của
cấp trên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trách nhiệm cao
và có trình độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư Lưu
trữ ngày càng đi vào nề nếp ổn định.
Bên cạnh đó em cũng xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý và nhận xét về
Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty như sau:
+ Ưu điểm:
• Nhận thức rõ về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác Văn thư
lưu trữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác Văn thư Lưu trữ một cách
thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp;
• Công ty đã có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ,
đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo
phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong
những năm tiếp theo;
• Đội ngũ cán bộ Văn thư Lưu trữ đã được quan tâm và được bồi dưỡng
nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách nhiệm trong
công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng;
• Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã xây dựng
các quy chế xử lý công tác quản lý Văn thư Lưu trữ theo đúng quy định của nhà

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và năm
của Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ”
3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở”
4. Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan.
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại.
6. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phần
Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.

Sinh viên: Hoàng Thị Phượng

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C