Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên:

Bùi Thị Hậu

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7B HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC (2012 – 2015)

Tên cơ quan: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN
Địa chỉ: Khu1 – Vĩnh chân – Hạ hoà – Phú thọ
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Bùi Thị Thu Nga
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 2015

Bùi Thị Hậu

Lớp: Quản trị văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

2. Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................21
Bùi Thị Hậu

Lớp: Quản trị văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược
điểm)................................................................................................................21
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan..........................................................21
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................22
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................23
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..............................................24
2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:....................................................25
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................26
Phần II....................................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
UBND XÃ VĨNH CHÂN.......................................................................................28
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của
UBND xã Vĩnh Chân.......................................................................................28
2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ................................................36
3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở............................................................55
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị...........................................................61
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình Văn phòng này........................................................63
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng của UBND xã Vĩnh Chân.

quan đến hoạt động của cơ quan tổ chức. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi người
cán bộ văn phòng phải có kiến thức chuyên môn cũng như có lòng yêu nghề,
trách nhiệm và nhiệt huyết với nghề. Muốn vậy, người cán bộ văn phòng phải
không ngừng học hỏi trong lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế, có như vậy
mới làm tốt được công việc của người cán bộ văn phòng. Xã hội muốn phát triển
thì cần có những con người tiến bộ, luôn mang trong mình những nhiết huyết
muốn cống hiến cho đất nước. Bên cạnh đó còn cần có những kiên thức chuyên
ngành vững vàng. Đối với bất cứ ngành nghề nào cũng cần có những con người
say mê yêu ngành, yêu công việc mình đang làm.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác
đào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên khoa
Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng
cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, và
nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện kĩ năng cho
sinh viên ra trường.
Trong quá trình đi thực tập, sinh viên sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn
một cách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp , và đó cũng là
một trong những điều kiện cần thiết đối với chuyên ngành quản trị văn
Bùi Thị Hậu

1

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp



B. VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN
Giới thiệu chung:
Xã Vĩnh Chân là một xã miền núi nằm ở cuối huyện Hạ Hoà có vị
trí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu mỡ, môi
trường của xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồng cách trung
tâm huyện lỵ 14 km về hướng Đông nam. Xã do hai làng hợp , môi thành
là Làng Vĩnh và Chân Lao. Làng Vĩnh có 5 thôn (xóm) gồm: Minh Lăng,
Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến và Trường Thiện. Làng Chân Lao nằm độc
lập như 1 hòn đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân là địa điểm
thứ hai của Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộc sau thị xã
Phú Thọ.
Vị trí địa lý:
Phía đông giáp xã Yển khê – huyện Thanh Ba, phía tây bắc giáp xã
Mai Tùng, phía đông bắc giáp xã Yên luật – xã Chính Công, phía đông
nam giáp xã Vụ Cầu, phía tây nam giáp sông Hồng có ranh giới chung xã
Minh Côi và xã Tuy Lộc – Huyện Cẩm Khê.
Khí hậu thời tiết:
Chia thành 2 mùa rõ rệt, lượng mưa trung bình 105,8mm/ tháng,
nhiệt độ trung bình hàng năm 24-27 độ, độ ẩm trung bình 75% - 80%.
Địa hình:
Chủ yếu là đồi núi cao dần từ tây sang đông, có độ cao trung bình từ
30-70m, địa hình được chia làm 2 loại. Địa hình đồi núi là nơi tập trung
khu dân cư, địa hình bằng phẳng là nơi tập trung sản xuất phát triển nông
nghiệp
Kinh tế :
Tổng giá trị sản xuất đạt 78,4 tỷ đồng, tăng 5,6% so cùng kỳ, tốc độ
tăng trưởng: 11,6%, trong đó:
Giá trị sản xuất nông, lâm nghiệp đạt 41,3 tỷ đồng, tăng 94,8% kế

lệ học sinh đỗ vào các trường đại học, cao đẳng bình quân là 50 em.
Y tế thực hiện tốt nhiệm vụ khám chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ
cho nhân dân, đội ngũ cán bộ y tế được đào tạo chính quy, đáp ứng nhu cầu
khám chữ bệnh thông thường cho người dân.
Chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xoá
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được UBND xã chú trọng và tổ chức
nghiêm túc.

Bùi Thị Hậu

4

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan thực tập.
1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:
Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo
cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân
cùng cấp.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân

báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất nước để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xaay dựng và quản lý các công trình
công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện,
nước theo quy định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc tự nguyện, dân chủ. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
đảm báo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;
b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ
ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phát
triển sẩn xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả củ
thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
c. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
Bùi Thị Hậu


dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia
đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của
pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp
Bùi Thị Hậu

7

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không
nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng
chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa
địa ở địa phương.
e.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;


việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết
định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
g.Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức
HĐND&UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và
quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ
nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,
trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật;
Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo
phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng
kỹ thuật theo quy định của pháp luật;
Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải
tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan
nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định
3. Cơ cấu tổ chức:
3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:
Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân có chủ tịch và phó chủ tịch
Chủ tịch là người đứng đầu của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ
quản lý và lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch xã.
3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:
3.2.1 Văn phòng UBND xã.
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã lập kế hoạch, công
tác của UBND xã, đề xuất và có phương án để triển khai công việc mà

nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn
thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh.
3.2.5 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiền
lương; tiền công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động;
người có công; bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ
nạn xã hội; bình đẳng giới.
3.2.6 Phòng tài chính – kế toán
Chức năng, nhiệm vụ: trực tiếp quản lý ngân sách xã tham mưu với
chủ tịch UBND xã về kế hoạch lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm,
quý, tháng, lập dự án thu, chi ngân sách xã, dự toán điều chỉnh bổ sung
Bùi Thị Hậu

10

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

ngân sách xã trong trường hợp cần thiết, thực hiện báo cáo công tác tài
chính trước UBND xã. Tham mưu với UBND xã việc thực hiện casc biện
pháp thu, chi ngân sách theo đúng dự toán đã định, thực hiện chế độ báo
cáo, quyết toàn ngân sách theo quy định của pháp luật, mở hệ thống sổ
sách theo dõi thu, chi, quản lý ngân sách, quản lý tài sản cố định. Hướng
dẫn các ban ngành, đơn vị, thực hiện chế độ ngân sách theo đúng pháp luật.
3.2.7 Phòng địa chính – xây dựng

Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG.
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân là cơ quan tham mưu giúp việc cho
UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp xã và
theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động ,biên tập và quản lí hồ sơ, biên
bản các kì họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,
UBND và Lãnh đạo UBND xã, tổng hợp và thông báo kết quả các kì họp,
phiên họp của HĐND&UBND xã; phục vụ và chuẩn bị điều kiện cho các kì
họp cả HĐND xã.
Xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý,
nămtriển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện
Chương trình, kế hoạch đã xây dựng. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí
hoạt động, cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động của UBND xã, phục
vụ các hội nghị, kì họp, phiên họp .
Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng
kết… của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề
liên quan khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
Tổ chức công tác lưu hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm
nhanh chóng và thuận tiện.
Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ
theo quy định của pháp luật; Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản gửi đến

UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản. Ngoài ra còn thực hiện các công
việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hội nghị của UBND.
Đ/c Hồ Thu Hương – Văn phòng thống kê
Tham mưu và giúp UBND xã về kinh tế xã hội ở địa phương và
thống kê về tình hình KT- XH của địa phương với cơ quan cấp trên, chịu
trách nhiệm về số liệu báo cáo hàng tháng với UBND xã.
Đ/c Lê Thị Thuỷ - Văn thư lưu trữ
Tiếp nhận, đăng kí, chuyển công văn đi, đến theo quy định của Nghị
định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
Quản lí chặt chẽ, bí mật tài liệu, trực điện thoại theo quy định.
Lập hồ sơ đầy đủ theo quy định để phục vụ kịp thời các yêu cầu
của HĐND&UBND và các phòng, ban ngành khai thác tài liệu và lưu trữ
đúng thời hạn quy định; xây dựng danh mục hồ sơ, cập nhật lưu trữ vào
máy tính.
Quản lý và sử dụng con dấu Văn phòng và các loại dấu đúng theo
Bùi Thị Hậu

13

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội dung, vào số,
ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy trình ban
hành bản, vàthực hiện một số nhiệm vụ khác được Lãnh đạo Văn phòng
phân công.


Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc cho UBND xã, có chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là bộ máy tham
mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều
hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan. Là nơi
cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan.
*Chức năng tham mưu tổng hợp.
Đây là chức năng quan trọng của văn phòng UBND xã, là nơi thu thập và
xử lý thông tin để trình lãnh đạo, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh
đạo UBND xã. Trong quá trình hoạt động, Văn phòng UBND xã là cầu nối giữa
nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan. Văn phòng
UBND xã có trách nhiệm trình những văn bản có liên quan đến quyền lợi của
nhân dân lên lãnh đạo cơ quan, đồng thời cũng đưa ra những đề xuất, kiến nghị,
hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan. Văn phòng cũng là nơi lưu giữ toàn
bộ văn bản quan trọng của cơ quan, đó là cơ sở để cũng cấp những thông tin
quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải
dựa vào những văn bản quan trọng này nên công tác lưu trữ được Văn phòng
thực hiện rất cẩn thận, khoa học. Không những vậy, Văn phòng còn tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan,
giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp
thông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính,
thể thức cuả văn bản của cơ quan. Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng
trong việc tham mưu đối với cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu

tổ chức.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công
tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân.
Chương trình công tác thường kì được hiểu là lịch trình làm việc được thể
hiện nội dung công việc đặt ra trong một khoảng thời gian nhất định và dựa vào
chương trình công tác đó để chúng ta có những kế hoạch cụ thể. Xây dựng chương
trình công tác thường kỳ của cơ quan nhằm mục đích quy định thời gian, nội
dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện chương
trình công tác của Văn phòng UBND xã nhằm đảm bảo phục vụ công tác chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng, công tác triển khai thực hiện theo
chương trình, kế hoạch đúng tiến độ và kịp thời.
Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần, Văn phòng tổng hợp xin
lịch công tác của thường trực HĐND – UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch, lãnh đạo
Văn phòng trong tuần sau đó tổng hợp và gửi lại cho lãnh đạo.
Kế hoạch công tác tháng, quý: Được thực hiện trong tháng, quý và việc
cần bổ sung, điều chỉnh giải quyết trong tháng chậm nhất là vào ngày 25 hàng
tháng, Văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 20 hàng tháng và
Bùi Thị Hậu

16

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

có trách nhiệm trình Chủ tịch và thông báo cho các ban, ngành, đoàn thể thực
hiện.


Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

ràng công việc cho từng người phụ trách, chuẩn bị các tài liệu cần thiết có liên
quan đến hội nghị.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian địa điểm để hội nghị diễn ra thành
công.
Trước khi hội nghị bắt đầu, thì cán bộ Văn phòng cần thực hiện một số
công việc: đón đại biểu, phát tài liệu, điểm danh, ghi biên bản.
Trong thời gian thực tập ở UBND xã em đã được tham gia phục vụ công
tác hậu cần cho khai mạc huấn luyện dân quân của UBND xã Vĩnh Chân ngày
17 tháng 4 năm 2015. Trong cả quá trình từ công tác chuẩn bị cho đến quá trình
diễn ra hội nghị đều do Văn phòng chịu trách nhiệm và thực hiện.
Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị của UBND xã Vĩnh Chân (Phụ lục 04).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
cơ quan UBND xã Vĩnh Chân.
Trong cơ quan, việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là rất
quan trọng vì nếu không làm tốt công tác này, hiểu quả công việc của lãnh đạo cơ
quan sẽ ảnh hưởng rất nghiêm trọng và sẽ đánh giá công tác Văn phòng chuẩn bị
không tốt nên mới dẫn đến những hậu quả như vậy. Vì vậy mỗi chuyến đi công tác
của lãnh đạo cơ quan, Văn phòng bao giờ cũng thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và
hiểu rõ vai trò trong chuyến đi công tác cho lãnh đạo, do đó xác định được chính
xác mục đích, gíup cho thư ký chuẩn bị tốt các điều kiện cần thiết cũng như
phương án hỗ trợ bảo đảm thành công cho chuyến đi.Văn phòng đã lập kế hoạch
theo các bước sau:

tác
+ Thu thập văn bản, giấy tờ sau chuyến đi để lập hồ sơ lưu trữ
+ Soạn thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND
xã Vĩnh Chân (Phụ lục 05).
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa
công sở của UBND xã Vĩnh Chân.
Triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
UBND xã Vĩnh Chân khá nghiêm túc và tuân theo quy định của pháp luật.
UBND xã Vĩnh Chân đã xây dựng nội quy cơ quan và quy chế làm việc dựa
theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước.
Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, UBND xã Vĩnh Chân đã có
kế hoạch tổ chức phổ biến, tuyên truyền tầm quan trọng của việc xây dựng quy
Bùi Thị Hậu

19

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

chế văn hóa công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong
cơ quan, lãnh đạo UBND xã yêu cầu các bộ công chức, viên chức, nhân viên
trong UBND xã nghiêm túc chấp hành. Điều đó tạo cho những cán bộ công
chức, viên chức làm việc UBND xã có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc,

Lớp Quản trị Văn phòng K7b


Khoa Quản trị Văn phòng

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Tuy nhiên, tại một số bộ phận trong cơ quan vẫn còn tình trạng thực hiện
quy chế công sở qua loa, mang tính hình thức, cùng với đó việc thực hiện quy
định trong văn hóa công sở trên địa bàn xã có mặt còn hạn chế và chưa có sự
đồng nhất giữ các Ban, ngành, đoàn thể, vẫn còn một số cán bộ chưa thực sự
chấp hành nội quy của cơ quan, vẫn luôn tồn tại tình trạng đi sớm về muộn của
một số cán bộ tại các phòng, đơn vị, trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ ra
ngoài làm việc riêng, nhiều cán bộ nam rất hay hút thuốc trong giờ làm việc, cán
bộ nữ vẫn còn thường xuyên tụ tập để nói chuyện phiếm.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân được bố trí theo kiểu truyền thống. Mỗi
tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng. Các phòng làm
việc nằm kế sát nhau và trong mỗi phòng làm việc chỉ có 1 đến 2 cán bộ. Bộ
phận Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà 2 tầng, phía bên trái từ cổng đi vào,
trong phòng làm việc của cán bộ Văn thư thì có các trang thiết bị như : máy tính,
máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu và con dấu...
Ưu điểm : của mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã là tính bảo mật
thông tin cao. Phòng Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà nên dễ dàng cho
việc di chuyển và chuyển giao tài liệu, số lượng công việc lớn nên vẫn còn tồn
tại một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản vẫn coppy mẫu, sắp xếp tài liệu
không đúng trình tự vẫn còn tồn đọng một số tài liệu.
Nhược điểm : của mô hình tổ chức Văn thư vẫn chưa được hợp lý, vẫn

đủ theo các bước, có sự thống nhất trong từng quy trình soạn thảo.
Bên cạnh đó thì văn bản của UBND xã soạn thảo không hoàn toàn hoàn
chỉnh, vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng. Một
phần do cán bộ văn thư chưa kịp làm, một phần do Chủ tịch UBND xã đi công
tác và chưa kịp ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký ban hành. Đôi khi là do lỗi kỹ
thuật về trang thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian,
kéo dài thời gian ban hành văn bản.
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
UBND xã thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông
tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Các cán bộ văn thư đã soạn thảo
văn bản theo quy định nên việc sọan thảo các văn bản được rễ dàng hơn
c. Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND xã Vĩnh Chân ban hành văn bản đúng thẩm quyền. Chủ tịch
UBND xã là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
Bùi Thị Hậu

22

Lớp Quản trị Văn phòng K7b