Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.......................................4
NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG....................................................................4
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......4
1. Giới thiệu Công ty.......................................................................................................................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty...............................................5
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp.........................11
3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH:..............................................................................11
3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác
của phòng Hành chính Tổng hợp..................................................................................................16
3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ: ...............................................................................................16
4. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập......27
4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng............................................................27
4.2. Khảo sát về công tác văn thư.................................................................................................28

PHẦN II..............................................................................................................35
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.............35
1.Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng..............................................35
1.1. Trình tự tiếp khách bình thường: ..........................................................................................35
1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: ............................................................................................36
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan...........................38
2.1. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc.......................................38
2.2. Phân loại quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan........................40
2.3. Quy trình xây dựng chương trình..........................................................................................43
2.4. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác................................................................................44
2.5. Bố cục lịch công tác hàng tuần...............................................................................................45

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao, có kỹ năng sử dụng các công nghệ hiện
đại để làm việc có hiệu quả cao. Để thu thập, xử lý và sử dụng có hiệu quả về
thông tin trong điều kiện hiện đại.
Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và
điều hành công việc, đồng thời là trung tâm phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh
đạo, nói cách khác là tổ chức sự làm việc của lãnh đạo.
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận trực tiếp các hoạt động hàng ngày
như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị các chuyến đi công
tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiện
phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Hiệu quả quản lý của cơ quan cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp
phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chế độ…Nắm được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều
năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác
văn phòng được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Ngày nay công tác văn phòng nói chung và thư ký văn phòng nói riêng có
vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể
cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được
vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân
phải tự biết vươn lên, nỗ lực, phấn đấu hết mình, đem năng lực mình đã trau dồi
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức còn hạn chế, bản thân em cũng cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song trong
khuôn khổ bản báo cáo này không thể không tránh khỏi những hạn chế, sai xót
nhất định. Em làm bản Báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng
và kính mong nhận được sự góp ý kiến của các thầy cô giáo giúp em hoàn thiện
hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng bước vào kì thi tốt nghiệp
sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp
phần nhỏ trong công cuộc mới, xây dựng quê hương đất nước
Em xin cám ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy
cô trong khoa Quản trị văn phòng và Công ty cổ phần Tư vấn công nghệ và
Thiết bị kỹ thuật TECOTEC đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo
cáo tốt nghiệp này./.

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG

4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Phòng Hợp đồng

Phòng chức năng:
1. Phòng Đo và Hiệu chuẩn điện
2. Phòng Cơ điện tử và Điều khiển
3. Phòng Phân tích và Môi trường
4. Phòng Vô tuyến và Tích hợp hệ thống
5. Phòng Tự động hóa – Cơ khí – Hàn
6. Phòng Thiết bị và Giải pháp ngân hàng
-Văn phòng đại diện:
1. Văn phòng đại diện tại Thành phố HCM
2. Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty CP Tư vấn công nghệ và Thiết bị kỹ thuật là một doanh nghiệp tư
nhân có chức năng và nhiệm vụ kinh doanh các thiết bị thuộc lĩnh vực kỹ thuật,
phù hợp với năng lực của Công ty và đảm bảo hoạt động theo quy định của Pháp
luật.
Kinh doanh các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật công nghệ cao, thiết bị
kiểm tra, đo lường, thí nghiệm, trang thiết bị y tế. Cung cấp dịch vụ hiệu chuẩn
thiết bị kiểm tra và đo lường. Tư vấn các giải pháp, ứng dụng kỹ thuật công
nghệ. Đào tạo về chuyển giao và ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật trong
các lĩnh vực điện, điện tử, cơ khí, tự động hóa, công nghiệp, nông nghiệp, y tế
và đo lường.
Kinh doanh Giáo dục mầm non, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Trung học

-2008 Thành lập văn phòng Đại diện tại Thành phố Đà Nẵng
- 2009 Thành lập Phòng Vô Tuyến và Tích hợp Hệ thống
- 2014 Thành lập Phòng tự động hóa - Cơ khí – Hàn và phòng thiết bị và
Giải pháp Ngân hàng
* Chức năng:
- Là Công ty thương mại chuyên kinh doanh các thiết bị kỹ thuật.
- Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấy
thu bù chi, khai thác các nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động nhằm tăng doanh thu
…
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp
với quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ:
- Thực hiện hoạt động kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ nghiêm
chỉnh các quy định của luật pháp.
- Nghiên cứu giải pháp và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thị
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

6
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường trong các hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tuân thủ luật pháp Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý nhập khẩu và
giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng buôn bán
ngoại thương và các hợp đồng liên quan đến sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, đầu tư mở rộng
đổi mói trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối xuất nhập khẩu, đảm bảo
thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

11.

Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tố

tụng theo quy định của pháp luật.
12.

Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Nghĩa vụ của doanh nghiệp
1. Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp
luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
2. Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực,
chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
3. Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ
tài chính khác theo quy định của pháp luật.
4. Bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật
về lao động; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác
cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.
5. Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo tiêu
chuẩn đã đăng ký hoặc công bố.
6. Thực hiện chế độ thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê;
định kỳ báo cáo đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tình hình tài chính của
doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; khi phát
hiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải

HỢP HỆ THỐNG)

PHÒNG HỢP ĐỒNG

PHÒNG EMC
(CƠ ĐIỆN TỬ VÀ ĐIỀU
KHIỂN)

PHÒNG TMC
VPĐD ĐÀ
NẴNG

(ĐO VÀ HIỆU CHỈNH
ĐIỆN)

TÂY THIÊN

TT VHTT TỨ
LIÊN

DỰ ÁN NHÀ TRẺ
SAO HÀ NỘI

VPĐD TP.HCM
PHÒNG ETA
(PHÂN TÍCH VÀ MÔI
TRƯỜNG)

PHÒNG HCTH


- Thực hiện công tác Quản trị nhân

Tổng Giám đốc về các chính sách sự;
- Thực hiện công tác Quản trị Hành

đối nội đối ngoại của Công ty.
- Tham

mưu

cho

Ban

Tổng Giám đốc và chịu trách

chính;
- Tổ chức áp dụng Hệ thống quản lý
chất

lượng

theo

Tiêu

chuẩn

ISO



chức triển khai, phối hợp, giám

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV

sát, kiểm tra việc thực hiện cùng toàn Công ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất
với các Phòng ban trong Công ty,
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lượng, số lượng đội ngũ CBNV và lập báo

…

- Lên lịch làm việc, lịch cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể
họp giao ban và nội dung làm của Ban Lãnh đạo.
- Tổ chức việc thực hiện đào tạo
việc của Công ty để phổ biến đến
trong Công ty theo chương trình, kế hoạch
các Phòng ban trong Công ty.
đào tạo định kỳ của Phòng KHTH.
- Theo dõi, tổng hợp, lập
- Trực tiếp tổ chức, hướng dẫn việc
kế hoạch, báo cáo đánh giá và

việc đối nội, đối ngoại và các
phận xử lý theo Phiếu xử lý văn bản; Phân
công việc đột xuất, phát sinh.
phối, chuyển giao công văn, tài liệu, báo
- Tổng hợp báo cáo theo
cáo đến các Phòng ban liên quan.
định kỳ (hàng tuần, tháng, quý,
- Đánh máy, phô tô văn bản thuộc
năm) của các Phòng ban, chuẩn
phần việc được giao.
bị tài liệu các cuộc họp, đôn đốc
- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp,
thực hiện công việc, đề nghị các lưu trữ hồ sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu
Phòng ban thực thi công việc.
- Lập

quyết

định:

Bổ

hồ sơ (có danh mục tra cứu).
- Quản lý tổng đài, máy fax theo
quy định.

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7

- Chủ trì, phối hợp tổ
động thông suốt.
chức, hướng dẫn và đào tạo các
3. Tổ chức áp dụng Hệ thống quản
công việc cho các Phòng ban.
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO
- Hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ
9001:2008.
pháp lý của Công ty và các đối
- Triển khai, cập nhật, áp dụng
tác để phục vụ làm HSDT.
nghiêm túc các Quy trình, Mẫu biểu đã ban
- Liên hệ khách hàng, đối
hành.
tác các công việc trong giới hạn
- Thực hiện các công việc: Kiểm tra,
khả năng của Phòng.
đánh giá, giám sát các công việc theo
- Công tác đấu thầu: Theo
HTQLCL của Công ty.
dõi, giám sát quá trình thực hiện;
- Cập nhật và duy trì Hệ thống quản
Đánh giá các công việc và việc
lý chất lượng ISO 9001:2008.
kiểm tra nội bộ tại các Phòng
4. Quản lý tài sản.
ban; Kiểm tra hoàn thiện hồ sơ dự
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của
thầu.
- Hướng dẫn thực hiện các

Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực tổ chức HCNS.
- Tham mưu, đề xuất về việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công
ty.
- Tham mưu, đề xuất công tác đào
tạo CBNV trong Công ty.
- Tham mưu, đề xuất về phương án
lương thưởng, chế độ phúc lợi của Công ty.
- Xây dựng chương trình công tác
thanh tra, kiểm tra nội bộ việc thực hiện
của toàn thể CBNV đối với các vấn đề đã
được Công ty quy định.
- Tham mưu, đề xuất tham gia các
chương trình Triển lãm, Hội chợ, …
6. Hỗ trợ các Phòng ban về công
việc HCNS.
- Hỗ trợ về cách thức tuyển dụng
nhân sự, công tác đào tạo nhân viên.
- Làm các thủ tục: In màu, công
chứng tài liệu, hồ sơ pháp lý liên quan đến

Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


QUẢN
LÝ
TRANG

LÁI

TẠP

XE

VỤ

THIẾT
BỊ

LỄ
TÂN
VTLT

3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo
văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp
3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ:
Cơ cấu nhân sự:
TT
Họ và tên
1.
Phạm Thị Hòa
2.
Đào Đức Phong

Nhân viên Lái xe
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Lái xe
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Tạp vụ
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Tạp vụ
HĐLĐ chính thức
Nhân viên Bảo vệ
HĐLĐ chính thức
16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phân công và Mô tả công việc:
TT
1

Họ và

Nhiệm vụ

Phối hợp

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận công việc của

Các CBNV


các Giấy phép hoạt động khác cho Công ty và
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

các đơn vị trực thuộc.
- Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổ
chức triển khai, đôn đốc, giám sát, kiểm tra
việc thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi
được phê duyệt.
- Công tác đấu thầu: Theo dõi, giám sát quá
trình thực hiện; Đánh giá các công việc và việc
kiểm tra nội bộ tại các Phòng ban; Kiểm tra
hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
* Công việc Hành chính Nhân sự:
- Tham mưu việc xây dựng, cải tiến và tổ chức


tên

Phối hợp

+ Kiểm duyệt trước khi trình ký, giám sát thực
hiện quy định sử dụng con dấu.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát
việc thực hiện lưu trữ CSDL file cứng, file
mềm theo quy định.
+ Chỉ đạo, giám sát việc tiếp nhận, xử lý các
thông tin đi – đến (điện thoại, fax, thư tín,
email, ...).
- Công tác nhân sự:
+ Tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng đã
được TGĐ phê duyệt của các Phòng ban/
VPĐD.
+ Tổ chức việc đăng tải thông tin, phân loại hồ
sơ và sơ tuyển ứng viên, trình Ban TGĐ phỏng
vấn lựa chọn cuối cùng.
+ Đáp ứng nhu cầu nguồn lực yêu cầu và
nguồn nhân sự dự phòng.
- Công tác quản trị trang thiết bị, phương tiện
và cơ sở hạ tầng của Công ty:
+ Cập nhật thông tin, đề xuất và trình Tổng GĐ
xét duyệt công tác thay sửa, mua mới trang
thiết bị của Công ty.
+ Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và
giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc,
trng thiết bị văn phòng.

bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh
môi trường các khu vực của Công ty.
+ Giám sát chặt chẽ việc thực hiện công tác vệ
sinh đã quy định.
+ Xử lý nghiêm khắc các vụ việc vi phạm theo
quy định và theo chỉ đạo của Ban TGĐ.
+ Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty
cung cấp dịch vụ thực hiện việc dọn dẹp, vệ
sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang,
khuôn viên của Công ty.
- Thiết lập, tạo dựng và phát triển uy tín,
thương hiệu của Công ty:
+ Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách
đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty.
+ Tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng và
chuyển đến Ban TGĐ hoặc các Phòng ban liên
quan giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết
công việc theo yêu cầu của Ban TGĐ.
+ Tham mưu và hỗ trợ việc xây dựng các văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

+ Tổ chức đón tiếp khách đến giao dịch; Tổ
chức các Hội thảo, ...
+ Tham gia tổ chức các hoạt động cho người
lao động: Phong trào đoàn thể, thăm hỏi, ...
- Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT

Họ và

Nhiệm vụ

tên

Phối hợp

yêu cầu:
+ Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ Công ty theo
chuyên đề công việc.
+ Tham gia họp, thảo luận của Công ty.
+ Tham gia thực hiện các công việc, dự án theo
2


cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, trang thiết bị
của Công ty.
- Giám sát việc thực hiện bảo hành, bảo trì
trang thiết bị theo đúng Quy định.
* Hỗ trợ công tác giấy tờ, hồ sơ:
- Chuẩn bị HS pháp lý, HS năng lực.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT
3

Họ và

Nhiệm vụ

tên
Nguyễn
Tô
Hoàng

Phối hợp

- Kiểm tra HSDT, hỗ trợ hoàn thiện HSDT.
* Công việc IT:

A.Lâm,
A.Hoàng,

- Lễ tân, trực tổng đài.

Hồng,

- Tiếp nhận văn bản; Phân loại; Chuyển giao

A.Phong

văn bản tài liệu đến các Phòng ban.
- Thực hiện các công việc: Soạn thảo Công
văn, Thông báo, Quyết định.
- Lưu trữ hồ sơ công việc: Sắp xếp, lưu trữ hồ
sơ, tài liệu; Bảo quản và tra cứu hồ sơ (có danh
mục tra cứu).
- Công chứng giấy tờ cho công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm

23
Lớp: Thư ký Văn phòng K7