Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM..............................................................................3
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ
NAM...................................................................................................................................3
1.Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam...3
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty....................................5
2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay..................................................................5
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.....................................................................................................6
II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP.......................6
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp.......................6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................................6
1.2 Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................7
2.Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp........................................8
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM...................................................................14
1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.................................14
1.1 Đối với công việc Tiếp khách.....................................................................................14
1.2 Đối với hoạt động đãi khách.......................................................................................15
1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học..............................................................................15
1.4 Tổ chức hội họp..........................................................................................................15
1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...................................................................16
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................16
PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
2.Chuẩn bị hội nghị...........................................................................................................26
3.Chuẩn bị địa điểm của hội nghị.....................................................................................28
4.Chuẩn bị thời gian hội nghị............................................................................................28
5.Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị......................................................................................28
II. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ.............................................................................................29
1.Đón đại biểu...................................................................................................................29
2.Điểm danh đại biểu........................................................................................................29
3.Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận.......................................29
4. Ghi biên bản hội nghị....................................................................................................29
III. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ...............................29
1.Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc..........................................................29
2.Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị...................................................................30
CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ
CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN..............32
I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA.................................................................................................32
II. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH
ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI)..........................................................................................32
CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ
KÝ VĂN PHÒNG..............................................................................................36
I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA.................................................................................................36
II. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC............................37
CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN
PHÒNG CƠ QUAN...........................................................................................39
I. KỸ NĂNG LẮNG NGHE............................................................................................39
1. Đối với cấp trên............................................................................................................39
2. Đối với công việc.........................................................................................................40
3. Đối với khách đến công ty...........................................................................................40
Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ
đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế
tri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành
nghề ra đời. Để thực tế hóa điều này, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộng
đào tạo một số nghề có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, trong đó có nghề
Thư ký văn phòng.
Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi
mới và nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc
cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều nay thì việc hoàn thiện các kỹ
năng cho người Thư ký là hết sức quan trọng. Theo đó người Thư ký càng có cơ
hội khẳng định trong công việc. Thực tế công việc cho thấy trong bất cứ một cơ
quan hay doanh nghiệp Nhà nước nào thì thư ký cũng đóng một vị trí, vai trò
quan trọng trong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo.
Để lý thuyết không xa rời với thực tiễn nhà trường đã tổ chức cho sinh viên
đi thực tập tại các cơ quan hành chính, doanh nghiệp để vận dụng những gì đã
học vào làm việc thực tế. Đây là một giai đoạn quan trọng, là nền tảng cho cán
bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. Sản phầm để đánh giá quá
trình thực tập là báo cáo tốt nghiệp- tổng hợp lại những gì quan sát được và làm
được. Đây là khoảng thời gian sinh viên được cọ sát thực tế trước khi đi làm
việc thực sự. Bản thân em cũng đã học được rất nhiều điều khi được thực tập tại
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam. Qua đợt thực tập này, em đã tích
lũy cho mình được những kiến thức cũng như kinh nghiệm, nó sẽ là hành trang
giúp em trong công việc và cuộc sống sau này.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
1 Thư ký văn phòng k7
PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT
NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU 277 HÀ NAM
1. Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần xuất nhập
khẩu 277 Hà Nam.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam là một công ty thuộc loại hình
doanh nghiệp vừa và nhỏ, thành lập và hoạt động theo hình thức công ty cổ
phần.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam.
Tên giao dịch: HÀ NAM 277 IMPORT_EXPORT jsc.
Trụ sở chính: Khu Công nghiệp Bắc Thanh Châu, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà
Nam.
Văn phòng đại diện: số 104 Cù Chính Lan- Quận Thanh Xuân- Hà Nội.
Mã số thuế: 0603000063 ngày 24/04/2004 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà
Nam cấp.
Telephone: 03513.851.059
Fax: 03513.850.865
Email:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam trưởng thành và phát triển từ
tiền thân là xí nghiệp của thương binh thanh niên - một xí nghiệp thành lập từ
năm 1969 hoạt động trong lĩnh vực may mặc với mục đích giải quyết việc làm
cho con em thương bệnh binh. Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn
về tất cả các mặt như: đội ngũ lao động, trang thiết bị kĩ thuật. Trải qua nhiều
năm tồn tại và phát triển với những đóng góp tích cực cho xã hội, công ty đã đổi
tên nhiều lần cho phù hợp với điều kiện mới, với đặc điểm và quy mô kinh
doanh ngày càng mở rộng.
* Các giai đoạn phát triển:
- Giai đoạn 1969-1994: Từ năm 1969 công nhân và cán bộ lãnh đạo của
- Giai đoạn 2004 đến nay:
Với lý do đó và phương án bán doanh nghiệp của nhà nước năm 2004 Công
ty xuất nhập khẩu 277 Hà Nam đã được phê duyệt cổ phần, công ty quyết định
chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần cho phù hợp với thế vận và chủ
động hơn trong sản xuất kinh doanh trước một nề kinh tế đang dần hoàn thiện ở
Việt Nam cũng như sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế thế giới. Công ty cổ phần
xuất nhập khẩu 277 Hà Nam chính thức được ra đời sau quyết định cổ phần hóa
doanh nghiệp nhà nước. Nhận thấy thời kì này doanh nghiệp nào muốn lớn
mạnh, phát triển thì phải có tầm nhìn xa, ban lãnh đạo của công ty đã quyết định
mở rộng thị trường ra nước ngoài, đặc biệt là qua quá trình tìm hiểu khách hàng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
4 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công ty cũng đã có những mối liên hệ với đối tác nước ngoài. Trong thời gian
này công ty cũng đã có rất nhiều thay đổi cả về quy mô lẫn cách thức quản lí tổ
chức. Số lượng công nhân lúc này đã lên con số vài nghìn người với trình độ kĩ
thuật cũng được cải thiện đáng kể để có thể cạnh tranh. Ban lãnh đạo của công
ty cũng được thay đổi đều là những cán bộ linh hoạt, có tầm nhìn khả năng quản
lý tốt.
Và cho đến nay, công ty đã trở thành một thương hiệu lớn mạnh có chỗ đứng
trên thị trường đặc biệt là khẳng định được vị thế của mình ở các thị trường mà
công ty hướng tới như Mỹ, EU...
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Phòng kế
hoạch tài
chính
Phòng kế
hoạch
sản xuất
Phòng tổ
chức
hành
chính
Phân xưởng 1
Phân xưởng 2
Phòng
thị
trường
XNK
Phòng kĩ
thuật
Phân xưởng 3
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
- Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lo động, phòng
chống cháy nổ tại các đơn vị, công trình và đề nghị xử lí các trường hợp vi
phạm. Thực hiện tốt công tác y tế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch,
theo dõi hồ sơ sức khỏe của từng cán bộ công nhân viên- lao động trong công ty.
- Trực tiếp quản lý các con dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ, tiếp
nhận các loại công văn, giấy tờ gửi đến phòng và chuyển kịp thời đến nơi đảm
bảo bí mật và đúng nguyên tắc.
- Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý các khu dân cư, quản lý nhân khẩu,
quản lý và sử dụng điện năng trong phạm vi công ty.
- Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản của công ty như: ô tô con, đồ dùng,
dụng cụ, thiết bị văn phòng.
- Thực hiện công tác thi đua tuyên truyền, khánh tiết, phục vụ các Hội nghị,
Đại hội của công ty, những ngày nghỉ lễ, kỉ niệm của đất nước.
- Công tác bảo vệ, quân sự, thanh tra pháp chế, phòng chống cháy nổ trong
phạm vi toàn công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao.
1.2 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng: 01 người
- Phó phòng: 02 người
- Chuyên viên, cán sự: 05 người
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
7 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp:
8 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Các trách nhiệm chính
2.1 Tham mưu cho Gíam đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa
các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong công ty.
- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục
vụ quản lý, điều hành nội bộ.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo
hệ thống đã thiết lập.
2.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong
Công ty, thông tin đến và đi
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con
dấu...
- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần
cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về
sử dụng con dấu.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ,
chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện
thoại, fax, thư tín...) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
2.3. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng
- Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiện
việc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên của
Công ty
2.5 Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín,
thương hiệu của Công ty
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc
tại Công ty
- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/ các bộ phận giải quyết.
Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng
các văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sự
kiện quảng bá hình ảnh Công ty.
- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà
nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các
đối tác, khách hàng...
2.6 Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty
- Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sóc
sức khỏe. Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người lao
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
10 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động.
- Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn ca tại Công ty
Lớp:
11 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác ý tế, khám chữa bệnh, phục vụ bữa ăn ca, vệ sinh môi trường
được thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và Công ty.
- Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật, chế độ báo cáo của
phòng. Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá và đề xuất khen
thưởng, xử phạt công bằng, khách quan đúng quy định.
4. Tiêu chuẩn của một Trưởng phòng Hành chính- tổng hợp
Trình
độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, hành chính, luật.
Chứng chỉ: nếu có
Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về tổ chức và quản lý
Kiến thức: Có kiến thức về quản trị hành chính. Hiểu về các quy định pháp
luật có liên quan. Có kiến thức về các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty
Kỹ năng: Giao tiếp tốt, tổ chức tốt
Khả năng: Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan
hệ. Làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc cao. Xử lý các xung đột và
mâu thuẫn trong tổ chức
Đối với các Chuyên viên, cán bộ
Vị trí: chuyên viên, cán bộ văn phòng
- Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ tại Công ty.
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
1.3 Công tác hỗ trợ dự án
- Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên
trong và ngoài công ty tham gia thầu dự án.
- Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các cơ quan (đặt phương tiện
đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết...)
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại cơ quan ( giấy đi đường, các
mẫu chứng từ...)
- Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết.
1.4 Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,
thiết bị tại văn phòng.
- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty.
- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
1.5 Các công việc hành chính khác
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy
bay...)
- Mua sắm các nhu yếu phẩm ( trà, cafe...) cho văn phòng Công ty.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
13 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin cần thiết cho lãnh đạo: Thông tin về vị khách A, thông tin về các thắc
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
14 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mắc, yêu cầu đối với công ty.... Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết thư ký
cần ghi lại biên bản công việc (nếu cần thiết) và xây dựng lịch hẹn cho lãnh đạo.
1.2 Đối với hoạt động đãi khách
- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách.
- Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức.
- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi.
- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành công
đến hoạt động đãi khách.
Ví dụ:
Ngày 26/07, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà Nam có tổ chức tiệc
chiêu đãi toàn thể các lãnh đạo, công viên chức tại công ty nhân dịp chào mừng
ngày 27/07. Người thư ký sẽ phải chuẩn bị các thông tin cho lãnh đạo: thông tin
về mục đích tổ chức sự kiện, thông tin về cách thức tổ chức tiệc, thông tin về
những thành viên tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức...và thông tin vê kế
hoạch tổ chức bữa tiệc.
1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học
- Cung cấp thông tin về các vận dụng, máy móc, đồ dùng, trang thiết bị có
trong phòng.
- Cung cấp thông tin về cách bố trí, tổ chức, sắp xếp các vận dụng, máy móc
1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Cung cấp thông tin về mục đích, nội dung của chuyến đi.
- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác.
- Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia chuyến đi công tác
- Cung cấp thông tin liên quan: thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại, chỗ
ăn ngủ nghỉ, kinh phí và các giấy tờ có liên quan tới chuyến đi.
Ví dụ:
Lãnh đạo công ty đi công tác Thái Bình vào tuần tới, thư ký cần phải chuẩn
bị, thu thập các thông tin đến chuyến đi: xác định mục đích, thời gian, địa điểm,
thành phần đi, phương tiện, kinh phí, giấy tờ liên quan đến chuyến đi để đảm
bảo cho chuyến đi diễn ra thành công và hiệu quả.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
- Có 2 năm kinh nghiệm trở lên
- Trình độ chuyên mon từ hệ cao đẳng trở lên.
2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.
- Số văn bản đến của Công ty khoảng >_600 văn bản/năm.
- Số văn bản đi của Công ty khoảng >_500 văn bản/năm.
2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến
Đối với văn bản đến:
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
16 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM
CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN
Tiếp khách - Đãi khách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt
động của mỗi cơ quan điều đó không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp cho công ty
mà còn hơn thế nữa, đó là những mối quan hệ hợp tác lâu dài đối với các bên, và
một phần thể hiện qua hình ảnh người thư ký- bộ mặt của cơ quan.
I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH
Tiếp khách là một công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày đối với các cơ
quan, tổ chức nói chung và đối với Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu 277 Hà
Nam nói riêng. Thư ký sẽ là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp để
đón khách. Ấn tượng đầu tiên với khách là do người thư ký tạo nên, những ấn
tượng tố luôn tạo ra những đánh giá tốt. Vì vậy yêu cầu đối vứi người thư ký là
phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc với khách.
1. Đón khách
Công tác đón tiếp là một hoạt động phức tạp, tinh tế, vừa đòi hỏi có tính
khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật cao.
Khi có khách đến phòng, sau tiếng gõ của nhân viên trong phòng thường có
những câu mời: Xin mời vào, vào đi ạ....
Trong trường hợp người thư ký đang bận (nói chuyện điện thoại) thì có thể
dùng các cử chỉ phi ngôn ngữ: đứng dậy và chỉ tay mời khách ngồi và đợi trong
giây lát.
Niềm nở tự động chào hỏi, mời khách ngồi sau đó tự giới thiệu về mình, để
cuộc giao tiếp diễn ra được hiệu quả hơn, nhân viên thể hiện sự quan tâm của
mình bằng cách mời khách dùng nước...để họ thấy thoải mái hơn.
theo quy trình để công việc diễn ra một cách trình tự và khoa học.
Trao đổi và luôn luôn kiểm tra lại thông tin với khách để từ đó tìm ra được
khó khăn cũng như thuận lợi khi giải quyết công việc để có thể cùng khách hỗ
trợ tìm ra giải pháp một cách hiệu quả nhất.
Xây dựng lịch hẹn gặp.
3. Kết thúc quá trình giao tiếp.
Phải để cho khách thấy được sự thỏa mãn khi giao tiếp, sự nhiệt tình trong
khi giải quyết công việc cho khách. Vui lòng khách đến vừa lòng khách đi là
phương châm người thư ký cần phải làm được.
Trước khi khách ra về người thư ký cần tiến hành kiểm tra lại các thông tin
thông qua các câu hỏi một cách chuẩn xác nhất và ghi lại biên bản công việc.
Khi khách ra về, thư ký đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ. Nếu công
việc vẫn chưa hoàn tất thì thư ký phải có trách nhiệm hứa, thông báo với khách
về thời hạn giải quyết công việc.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
19 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH
Đãi khách là hình thức ngoại giao phổ biến nhất trong hoạt động của các cơ
quan nói chung và của cơ quan Công ty CPXNK 277 Hà Nam nói riêng, nhằm
thiết lập mối quan hệ, thể hiện tình cảm của cơ quan đối với khách, thỏa mãn
nhu cầu của khách một cách tinh tế và lịch sự. Để hoạt động đãi khách được
Họ và tên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chức vụ
Đặng Công Bình Trưởng
1
Hành
Số điện thoại
Ghi chú
phòng 0982.xxx.xxx
chính-
tổng hợp
2
Nguyễn Thị Lan Phó phòng Hành 0977.xxx.xxx
chính-tổng hợp
3
Đặng
Kiều Chuyên viên
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
21 Thư ký văn phòng k7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN
Khái niệm:
Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, một tháng, một năm...
I. VAI TRÒ
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa
học nói chung, và của công ty nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua
chương trình có thể đạt được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý.
Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp
cho việc triể khai được thuận lợi, là yếu tố quyết định đến hiệu quả công việc
của thủ trưởng nói riêng và của cơ quan nói chung. Chương trình công tác
thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo công ty có thể điều hành hoạt động được thống
nhất. Tránh chồng chéo, giảm bớt những thiếu sót và sơ suất trong hoạt động
quản lý, và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo.
1. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan
1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký
cần tuân thủ một số yêu cầu:
- Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng
đến phải thay đổi và bổ sung chương trình công tác.
1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần
Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn, hoặc trong
trường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng thì có thể bỏ lịch
cũ thay lịch mới.
Thư ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không được thay
thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung.
Thư ký giúp thủ trưởng ghi lại lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và
đôn đốc thực hiện chương trình, đồng thời giúp thủ trưởng phối hợp các phòng
cùng tổ chức thực hiện. Sau khi thực hiện chương trình Thư ký có trách nhiệm
tổng hợp tình hình, viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc
họp và phải nêu lên việc đã làm xong và việc chưa làm xong.
Lịch được kẻ thành nhiều bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
quan ban hành....
II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC
THƯỜNG KỲ
1. Ưu điểm:
- Việc lập công tác thường kỳ cho từng tuần, tháng, quý, năm sẽ giúp cho
các hoạt động văn phòng của công ty, lãnh đạo được diễn ra một cách có hệ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh
Lớp:
23 Thư ký văn phòng k7
Copyright: Tài liệu đại học ©