Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................2
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ........................................................................3
DANH MỤC BẢNG BIỂU.................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................5
PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG...............................................................6
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan...................................6
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan.................9
1.Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận...........................................................................9
1.1: Hội đồng quản trị.........................................................................................................9
1.2: Giám đốc......................................................................................................................9
1.3: Phó giám đốc................................................................................................................9
1.4: Phòng Tổ chức - Hành chính.....................................................................................10
1.5: Phòng Kinh Doanh.....................................................................................................11
1.6: Phòng Kế Toán..........................................................................................................11
1.7: Bộ phận lái xe............................................................................................................12
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng..............................................12
2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính...................................................12
2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc.........................................................13
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ
Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa........................................14
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng..............................14
1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách...............................................14
1.2: Tổ chức hội nghị........................................................................................................16
1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh

6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng của công ty..............42

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA......................................47
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của
người thư ký trong công ty CPSXTMVVTTN.................................................................47
1. Những ưu điểm, nhược điểm........................................................................................47
II.Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm................................48
1.Phương hướng, nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.............................................48
1.1Phương hướng..............................................................................................................48
1.2. Nhiệm vụ....................................................................................................................49
2. Giải pháp nâng cao hiệu hiệu quả của công tác thư ký trong văn phòng......................49
2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ..................................................49
2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn
phòng đặc biệt là nhân viên thư ký...................................................................................50
2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ
CBCNV.............................................................................................................................51
2.4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban.................52
3. Đề xuất và kiến nghị....................................................................................................52

KẾT LUẬN........................................................................................................54
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................55

Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CP:

Cổ phần

CPSXTMVTVXDTN:

Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại
Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa

KCN: Khu Công Nghiệp
TC – HC:

Tổ chức – Hành chính

CBCNV:

Cán bộ công nhân viên

TC – KT:

Tổ chức – Kế toán

BGĐ: Ban Giám Đốc

Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

Bảng 2.5: Thống kê các cuộc họp trong năm

Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

4

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng… Không ngoại trừ một doanh nghiệp
hay một tổ chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu
quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Sản xuất
Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa hoạt động có vai trò đặc biệt quan
trọng góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã
hội nói chung cũng như công ty nói riêng. Công tác văn phòng của công ty đó là
thu thập và xử lý thông tin, lưu trữ tài liệu để phát triển công ty. Qua đó chúng ta
thấy được tầm quan trọng của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên
có các văn bản đến, văn bản đi. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn
thư là nơi tiếp nhận, xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của
công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng.
Sau quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải
Và Xây Dựng Tín Nghĩa em nhận thấy công tác văn phòng ở đây thực sự là một

hàng của đối tác.
» Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải và
Xây Dựng Tín Nghĩa.
» Ngày thành lập: 25/02/2010
» Giám đốc: Cấn Kim Cửu
» Trụ sở: Thôn 10 – Thạch Hòa – Thạch Thất – Hà Nội
» Số fax: 0439,820,990
» Địa chỉ e-mail: [email protected]
» Mã số thuế: 0104502886
» Số điện thoại: 0986336307
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Mặc dù mới gia nhập vào thị trường nhưng Công ty CP Sản Xuất Thương
Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa cũng là một trong những công ty hàng đầu
về dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ trên địa bàn huyện Thạch Thất nói
riêng và trên toàn thành phố Hà Nội nói chung.
Ngay từ khi thành lập, công ty đã và đang phát triển theo định hướng kinh
doanh vận tải hàng hóa bằng đượng bộ, kết hợp với việc bán nguyên vật liệu xây
dựng, vận dụng các phương tiện vốn có của công ty để vận cuyển hàng hóa từ
nơi này đến nơi khác theo yêu cầu và thu lợi nhuận thông qua phí vận chuyển.
Luôn luôn tìm hiểu, học hỏi, rút kinh nghiệm từ các công ty lớn, từ các thất bại
của nhiều công ty trong ngành, Giám đốc công ty đã nhận định được rằng việc
đầu tư vào các trang thiết bị, các cơ sở vật chất kĩ thuật, kho bãi, phương tiện
vận chuyển… cũng như “chìa khóa” của công ty chính là bộ phận văn phòng là
việc chủ chốt và phải thường xuyên chú trọng.
Trong những năm qua, công ty đã không ngừng đầu tư và phát triển từ các
cơ sở vật chất ký thuật như kho bãi, nhà xưởng,… cho đến các phương tiện vẫn
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

6


BAN KIỂM
SOÁT

GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
TỔ
CHỨC –
HÀNH
CHÍNH

PHÒNG
KẾ
TOÁN –
TÀI
CHÍNH

PHÒNG
KINH
DOANH

PHÒN
G KỸ
THUẬ
T

BỘ

thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị của Công ty đồng thời là ban giám đốc, chủ tịch quản
trị kiêm giám đốc Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty.
1.2: Giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất
của công ty, chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về việc thự hiện các
quyền và ngĩa vụ của mình cũng như của công ty.
- Thực hiện các Nghị quyết của hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ
đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Hội đồng quản trị và đại hội
đồng cổ đông đã được thông qua.
- Quyết định tất cả những vấn đề không phải có Nghị quyết của hội đồng
quản trị bao gồm thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại,
tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh thường lệ của công ty theo những
thông lệ quản lý tốt nhất.
- Thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm dược Đại Hội cổ đông và Hội
đồng quản trị thông qua.
- Đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của
công ty.
1.3: Phó giám đốc
Giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công
ty theo sự phân công của giám đốc.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

9

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


hư hỏng các tài sản của công ty ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ lễ

Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

10

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5: Phòng Kinh Doanh
Có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất, nhập.
- Kinh doanh các mặt hàng của công ty
- Nhập hàng và bán các mặt hàng của công ty.
1.6: Phòng Kế Toán
Phòng TC – KT là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về
mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời
nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng
là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc
thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của
công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận kế toán - tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí
hàng tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các
hợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê

2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp
*Trách nhiệm

Phòng Hành chính
Trưởng phòng hành chính
HR – HRM
Giám đốc công ty

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
hành chính.
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
* Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng hành chính
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên văn phòng,
đánh giá việc thực hiện của nhân viên trực thuộc…
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển…đối với nhân viên trong

giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.
2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc
Vị trí: Thư ký Ban Giám Đốc
Bộ phận: Hành chính quản trị
* Nhiệm vụ
- Sắp sếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi
chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám Đốc để phục vụ việc
quản lý điều hành
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

13

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng ban và tổng hợp gửi lên tổng giám đốc
- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu
- Thực hiện các công việc của Giám đốc
* Báo cáo công việc
- Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho lãnh đạo văn
phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Việc tiếp khách của Giám đốc và các phó giám đốc
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty
- Trường hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty
- Nhiệm vụ của thư ký trog việc tiếp khách
b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách
Vai trò của người thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách, ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo… thư ký không chỉ làm những
nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là người trực tiếp giải quyết những
yêu cầu của một số lượng khách quá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết.
- Trong những trường hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách, vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.
c. Tổ chức các buổi hẹn
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn: Thư ký nên thường xuyên rà soát lại
thời gian của giám đốc để thu xếp những giờ tiếp khách cho các vị khách có lý
do chính đáng, còn các trường hợp khác thi mời đến phòng chức năng để giải
quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn: khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để
xin hẹn như điện thoại, công văn…Thư ký ghi chép đầy đủ thông tin địa chỉ, số
điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần

cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi
hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng xử cũng như những
vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng
thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
1.2: Tổ chức hội nghị
a. Lập kế hoạch hội nghị
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị. Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích dõ dàng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau:
- Tên hội nghị
- Thời gian hội nghị
- Thành phần hội nghị
- Nội dung hội nghị
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo cáo với giám đốc
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

16

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
b. Chuẩn bị hội nghị
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong
hội nghị.

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoặc các giấy tờ cần thiết khác.
- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị.
Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế
mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lưoựng hội nghị là một yêu cầu của
nghệ tuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp giám đốc hoàn thành một
cách xuất sắc công việc này..
1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch
công tác cho lãnh đạo.
a. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin
cho lãnh đạo.
- Người thư ký cần phải hiểu dõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn
của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động
- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của giám đốc.
- Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý,
phục vụ tin với những người dùng tin.
- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập
những thông tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác
khoa học, hợp lý, đúng lúc..
- Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đôỉ
thông tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng.
b. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại
Trong một văn phòng hiện đại điện thoại với máy tính như một trợ thủ

a. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc
Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty
sẽ quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi
công tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những
vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch đã xác định. Điều này thư ký cần
quan tâm đó là:
- Chức năng, nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc
- Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác
- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối quan hệ với
các công ty khác.
b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác
Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải
phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các
chuyến đi công tác kể cả các chuyến đi đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi
hỏi người thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu
trong việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Nội dung của chuyến đi
- Mục tiêu của chuyến đi
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

19

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thời gian công tác


20

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trước khi giám đốc đi công tác vắng: Thư ký dự buổi họp bàn giao của
giám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những công
việc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng.
- Trong khi giám đốc đi công tác: Thư ký giúp các cấp phó thực hiện
nhiệm vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, theo dõi tiến độ giải
quyết công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan
trọng…Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến công việc của công ty để báo
cáo với giám đốc khi giám đốc đi công tác về.
- Sau khi giám đốc đi công tác về: Cần báo cáo tóm tắt diễn biến công
việc trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác…Nhận các tài liệu về
chuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí
công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ.Thư ký cần phải có sự chuẩn bị chu
đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc có kết quả tốt đẹp.
Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh
đạo với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được
lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ
trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò
chức năng, nhiệm vụ của người thư ký.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều

yêu cầu sau:
Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản,
không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói.
Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý.
Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn bản được soạn thảo của Công ty từ năm
2012 – 2014
Năm
2012
2013
2014

Số lượng văn bản
155
211
316

(Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)

Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thương Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa được tiến hành tương đối chặt
chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Tuy nhiên
theo quy trình soạn thảo văn bản của Công ty như hiện nay thì cũng còn có
nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban
hành văn bản còn kém, năng lực soạn thảo của cán bộ soạn thảo không đồng đều
do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó dẫn đến
nhiều văn bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn
bản còn thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao
như các quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ ràng
nên gây khó khăn cho việc thực hiện.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh

(Nguồn phòng Tổ Chức Hành Chính)

Năm 2013
55
30
46
50
30

Năm 2014
80
32
53
75
76

2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến
a. Tổ chức và giải quyết văn bản đến
Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ
trương chính sách của Công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong
cũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản. Vì vậy nếu văn bản không
được giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng
tay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước. Do
đó khi thực hiện công tác này công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc:
- Nguyên tắc hệ thống.
- Nguyên tắc thời điểm hình thành.
- Nguyên tắc tính giá trị văn bản.
Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CP Sản Xuất Thương
Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn