Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.................................3
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đầu Tư và Phát Triển Công Nghệ Đức Anh.....3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban.....................................................................3
1.3.Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................................3
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập ..............4
II.1.Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng.............................................4
II.1.1.Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp:...............................................................................4
II.1.2.Nhiệm vụ chính:.....................................................................................................................4
II.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:.................................................................................................5
II.2.Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của
văn phòng.......................................................................................................................................7
III.Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập.........7
III.1.Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng..............................................................7
III.1.1.Đối với công việc tiếp khách :...............................................................................................9
III.1.2.Đối với công việc tổ chức hội họp.........................................................................................9
III.1.3.Đối với công việc tổ chức phòng làm việc khoa học...........................................................10
III.1.4.Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác..............................................................................11
III.1.5.Đối với công việc đãi khách.................................................................................................11
III.1.6.Khảo sát về công tác văn thư..............................................................................................11
III.1.7.Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng...........................................................11
III.1.8.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.........................................................................12

III.1.Lập kế hoạch hội nghị............................................................................................................26
III.2.Chuẩn bị hội nghị...................................................................................................................26
III.2.1.Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị.............................................................................26
III.2.2.Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời....................................................................28
III.2.3.Chuẩn bị địa điểm hội nghị.................................................................................................28
III.2.4.Chuẩn bị thời gian hội nghị.................................................................................................28
III.2.5.Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị............................................................................................29
III.3.Tiến hành hội nghị.................................................................................................................29
III.3.1.Đón đại biểu.......................................................................................................................29
III.3.2.Điểm danh đại biểu.............................................................................................................29
III.3.3.Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân..........................................................................29
III.3.4.Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị...........................................................................................30

Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III.4.Những công việc phải làm của Thư ký sau Hội nghị...............................................................30
IV.Vai trò của người Thư Ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..........31
IV.1.Lập kế hoạch chuyến đi công tác...........................................................................................31
IV.2.Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác.....................................................................................32
IV.2.1.Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi ...................................................................................32
IV.2.2.Chuẩn bị nội dung chuyến đi..............................................................................................32
IV.2.3.Chuẩn bị tài liệu, tư liệu......................................................................................................33
IV.2.4.Chuẩn bị về phương tiện giao thông..................................................................................33


KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................47
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký
trong cơ quan thực tập.................................................................................................................47
II.ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM......48

KẾT LUẬN........................................................................................................49
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính văn
phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt
là công tác quản lý. Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các
doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấp
thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp.
Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi mới và
nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cải
thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng
cho người thư ký là hết sức quan trọng. Theo đó, người thư ký càng có cơ hội
khẳng định mình trong công việc.Thực tế công việc cho thấy trong bất cứ một

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐỨC ANH
Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Do thời gian thực tập, kiến thức nghiệp vụ và kinh nghiệm còn hạn chế
nên bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những sai sót. Kính mong các
thầy cô và các anh chị trong Công ty giúp đỡ để bài báo cáo của em có giá trị
hơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN
Phạm Thị Thùy Anh

Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

2

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập
1.1.



Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gồm một Giám đốc,một Phó Giám đốc tài chính - hành chính và một Phó Giám
đốc chuyên về kĩ thuật.Giám đốc là người đứng đầu của công ty và chịu trách
nhiệm trước pháp luật và kiểm soát hoạt động của tất cả công ty. Hai Phó Giám
đốc giúp Giám đốc trong việc điều hành công ty và chịu mọi trách nhiệm trước
Giám đốc về các chức năng bộ phận của họ.Phó giám đốc Tài chính - Hành
chính chịu tất cả các khía cạnh quản lý tài chính và tài chính của các hoạt động
công ty. Nhiệm vụ chính của phó giám đốc tài chính bao gồm quản lý nhân
viên,tiền mặt và kế toán quản lý rủi ro và kiểm soát tài chính, ngân sách.
Chi tiết về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:
 Phòng Kế toán: Theo dõi các tài sản,nợ phải trả,doanh thu và chi phí
của công ty.Không chỉ cung cấp thông tin hiện tại điều hành để quản lý mà còn
theo dõi các giao dịch.
 Phòng thiết kế: Thiết kế logo,tờ rơi
 Phòng khách hàng: Sau khi dịch vụ bán hàng và dịch vụ kỹ thuật trong
lĩnh vực công nghệ thông tin kèm theo
 Phòng hành chính – tổng hợp: Quản lý hồ sơ và số lượng nhân
viên,giao dịch với các công ty cung ứng nguyên vật liệu và cấp phát văn phòng
phẩm
 Phòng sản xuất: Lập kế hoach và tiến hành sản xuất
 Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm,mở
rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.
• Sơ đồ bộ máy: (Phụ lục 01)

tốt người lao động, vừa phát huy sự sáng tạo của họ trong công việc. Đồng thời
phòng Hành chính – Tổng hợp còn cùng phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu quả cao
trong công việc.
II.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Quản lý hành chính hoạt động văn phòng Công ty
- Thực hiện giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với
Công ty
- Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý và
chuyển đến đúng người và bộ phận cần nhận.
- Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng
- Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc quy định của Nhà nước về
quản lý con dấu
- Quản lý điều phối hoạt động và sử dụng xe ô tô
- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộ
phận hoặc người được gọi
- Tổ chức chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu
- Lập hệ thống quản lý công văn lưu tài liệu nội bộ Công ty
- Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết ở
các phòng ban, trình duyệt, mua và chuyển vào kho Công ty
Thực hiện chính sách nhân sự
- Thảo nội quy quy chế và chỉnh sửa bổ sung khi cần thiết cho phù hợp
với tình hình Công ty, thảo các mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý.
- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân sự
- Theo dõi và cập nhật biến động nhân sự của từng bộ phận theo tuần
- Kiểm tra chấp hành nội quy quy chế, vệ sinh Công ty
- Thực hiện chế độ đời sống (hiếu, hỉ, lễ, tết…)
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

5


Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

6

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổng hợp

CHÁNH VĂN PHÒNG

VĂN THƯ

NHÂN VIÊN IT
THƯ KÝ

CHUYÊN VIÊN
NHÂN SỰ

II.2.Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị
trí khác trong bộ máy của văn phòng
(xem phụ lục 02)
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn
phòng tại cơ quan thực tập
III.1. Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng
Người thư ký trong một văn phòng không còn phân ra từng công việc

• Đón tiếp khách
• Tổ chức các buổi hẹn gặp
• Tổ chức cho chuyến đi công tác
• Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
• Sử dụng máy vi tính thành thạo
• Tra tìm tài liệu.
• Mở sổ nhật ký công tác
• Lập lịch công tác cá nhân
• Lập lịch công tác cho người phụ trách
• Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
• Lập bảng công tác
• Tổ chức hội nghị
Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huy
tính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị văn
phòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để
xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục
vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

8

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:


Đối với công việc tổ chức hội họp

Hội họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường không khí trang
trọng, nếu cuộc họp không chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

9

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

gian. Do đó khi tổ chức cuộc họp người thư ký cần:
- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp
- Cung cấp thông tin cuộc họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức,
thành phần của cuộc họp…
- Cung cấp nội dung cuộc họp cho lãnh đạo: các công việc sẽ diễn ra
- Ghi lại biên bản của cuộc họp
Ví dụ:
Để chuẩn bị cho cuộc họp đột xuất thì người thư ký có vai trò cung cấp
thông tin như:
địa điểm
- thành phần
- chuẩn bị phòng họp
-


III.1.4.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với việc tổ chức chuyến đi công tác

Khi tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo thì người thư ký cần:
- Xác định rõ mục đích, nội dung của chuyến đi
- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác
- Cung cấp các thông tin liên quan cho lãnh đạo: Thời gian, địa điểm,
thành phần tham gia chuyến đi, phương tiện đi lại, chỗ ăn nghỉ…
- Chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến đi
Ví dụ:
Ngày 20/5/2015 Công ty đến dự hội thảo về đề tài nâng cao chất lượng
trong thiết kế dịch vụ đồ họa tại Hải Phòng với sự tham gia của thành phần Ban
Giám đốc và các chuyên viên kỹ thuật, phương tiện di chuyển bằng ô tô và đoàn
công tác sẽ nghỉ tại khách sạn ASIAN
III.1.5.

Đối với công việc đãi khách

Người thư ký có nhiệm vụ:
- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách
- Cung cấp thông tin về các hình thức được cho phép lựa chọn khi tổ
chức
- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi
- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành
công đến hoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ.
Ví dụ:
Tại khách sạn 5 sao Á Châu vào ngày 27/4/2015 Công ty có tổ chức tiệc


Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Công nghệ
Đức Anh em đã tìm hiểu và thống kê được một số văn bản đi và đến của Công
ty từ năm 2010 đến năm 2014 như sau:
Tên loại
văn bản
quyết định
thông báo
hợp đồng
biên bản
kế hoạch
công văn
tổng cộng
III.1.9.

năm 2010

năm 2011

năm 2012

năm 2013

4562
5462
3456
4765
234

34
1654
7171

Trong công tác quản lý văn bản đi- đến, phòng văn thư công ty được trang
bị các thiết bị hiện đại như: hệ thống máy vi tính có nối mạng với 01 máy/01
người, 01máy fax, 01 máy scan, máy photocopy, 03 điện thoại và một số văn
phòng phẩm chuyên dùng như bút xóa, tủ đựng hồ sơ, máy hủy tài liệu…
Đặc biệt, tại công ty đã và đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong
công tác văn thư. Phần mềm này có tên là “Emolisa” , phần mềm này do Trung
tâm Tin học của Bộ nghiên cứu và đưa vào sử dụng vào tháng 7 năm 2008. Phần
mềm này là sự nâng cấp, hoàn thiện từ phần mềm quản lý văn bản “Molisa”
trước đây, với việc nghiên cứu và ứng dụng thành công phần mềm này đã tạo ra
bước đột phá trong công tác Văn thư của công ty nói chung và trong công tác
quản lý văn bản nói riêng, tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản.
Đồng thời, với việc sử dụng phần mềm này thì việc theo dõi tình hình

Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

12

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đăng ký văn bản, giải quyết văn bản và tìm kiếm văn bản thuận lợi hơn, tiết
kiệm thời gian khi thông qua mạng nội bộ ( LAN).Văn phòng công ty tổ chức

dung của công tác văn thư, và cũng là móc xích nối liền giữa công tác văn thư
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

13

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với công tác lưu trữ.
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty TNHH
Đầu tư và Phát triển Công nghệ Đức Anh được lập thành các hồ sơ chia theo
nhóm cơ bản như sau:
 Hồ sơ tài liệu thuộc khối Hành chính Văn phòng bao gồm:
- Các văn ban quy phạm pháp luật, các văn bản quy định, nội quy của
ban lãnh đạo Công ty
- Những hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp
- Công văn giấy tờ đi đến hàng năm
- Hồ sơ, tài liệu, chứng từ về mua sắm máy móc, hàng hóa, trang thiết
bị…

-

Các loại báo cáo sơ kết, tổng kết các mặt hoạt động của Công ty
Các loại văn bản, giấy tờ khác
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự:
Hồ sơ thành lập Công ty ( Đơn xin thành lập Công ty, giấy chứng nhận


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quý, năm…
- Sổ sách thu, chi, chứng từ sổ sách kế toán…
Qua thực tế em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành của Công ty đảm bảo
yêu cầu, các văn bản tài liệu trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc.

Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

15

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của
văn phòng
Bất cứ người nào khi đến cơ quan hay văn phòng công ty đều có một công
việc hay nhiệm vụ nhất định. Dù họ muốn gặp ai, trao đổi việc gì, ít nhiều đều
liên quan trực tiếp đến công ty của bạn. Với tư cách là người đón tiếp họ, dù ở
cấp độ nào đi chăng nữa, bạn cần cố gắng làm đẹp lòng họ trong khả năng có
thể. Vậy khách đến công ty của bạn họ cần:


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

doanh nghiệp của bạn những cái lợi không nhỏ.
Phải quan tâm ngay từ khâu đón khách đến. Có nhiều cách tiếp khách
khác nhau, tùy theo loại đơn vị, quy mô to nhỏ vị trí cấp quản lý và thói quen
của đơn vị. ở nhiều cơ quan, đơn vị, vai trò của việc tiếp khách thường là thư ký
giám đốc, có sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân.
Khách đến thường có danh thiếp hoặc giấy giới thiệu. Nhân viên lễ tân
đón lấy, cám ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏi khách muốn gặp ai. Nếu khách
không có danh thiếp, nhân viên lễ tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng các chi tiết
cần thiết và mời khách ngồi chờ. Trên bàn nhỏ có đặt một lọ hoa và mấy tờ báo.
Đương nhiên phải là báo mới và mời khách đọc trong một lúc chờ đợi.Điều
quan trọng là khung cảnh đó phải rất sạch sẽ, thoáng mát, toát lên sự trang trọng
ân cần đối với khách đến.
Thường ngày thì thư ký giám đốc cung cấp một bản sao lịch tiếp khách
cho nhân viên chủ động, nhất là khi có khách quan trọng thì nhân viên lễ tân
cần biết trước để chuẩn bị. Khi có tín hiệu của thư ký giám đốc thì nhân viên lễ
tân hướng dẫn khách vào phòng khách của giám đốc. Hoặc chính thư ký ra tiền
sảnh mời khách vào.Nếu là khách lần đầu đến, thư ký cần trang trọng giới thiệu
chủ với khách, khách với chủ để vào việc được ngay.
1.1.1. Đón khách
Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cho người thư ký bày tỏ tình
cảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát giao tiếp. Sử dụng tín hiệu phi ngôn
ngữ (mỉm cười, chỉ tay mời ngồi…) và ngôn ngữ diễn đạt sẽ giúp người thư ký
thực hiện những công việc đầu tiên của giao tiếp. Khi đón khách dù ngôn ngữ
được diễn đạt thông qua lời nói hay các thao tác hành vi, người thư ký đều phải
có khả năng cung cấp cho đối tượng giao tiếp những thông tin đã được giải mã,
bao gồm:
- Những thông tin ban đầu về thư ký và cơ quan nguyên tắc xưng danh.

đích giúp thư ký kết thúc quá trình giao tiếp. Ở giai đoạn này, thư ký nên sử
dụng hệ thống các câu hỏi với mục đích kiểm tra thông tin và thông báo một
cách lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc.
 CHÚ Ý:
 Nhân viên lễ tân phải chú ý đến trang phục, đi đứng và lời lẽ
Có thể nói rằng: Nhân viên lễ tân là bộ mặt của doanh nghiệp, là người
đem lại cho khách ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp.Nhân viên lễ tân cần trang
phục đơn giản, gọn gàng, thanh lịch, trang nhã, không tựcho phép mặc lòe loẹt,
thay đổi theo mốt. Đi đứng cần nhẹ nhàng, không kéo lê dép, không nện gót
giày, không hấp tấp mà cũng không chậm chạp lề mề.
Khách đến, không chỉ đánh giá bạn qua trang phục, đi đứng mà còn chú ý
đến cả lời nói. Bạn phải có lời chào khi mới gặp, kèm theo nụ cười và thái độ ân
cần. Khi khách bước, vào bạn có thể không cần đứng dậy, bắt tay, cũng khỏi
phải xưng họ tên như nói điện thoại nhưng trên mặt bàn cần có một tấm bản nhỏ
ghi rõ tên mình.
Lời nói giữ âm điệu tự nhiên, phát âm chính xác, rõ ràng, từ ngữ dễ hiểu,
tốc độ vừa phải. Quan trọng là lời nói đầy nhiệt tình. Mắt nhìn vào khách, lắng
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

18

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghe khi khách nói. Không được làm gì khác khi bạn nói với khách. Chớ tìm
cách thu hút sự chú ý của khách vào cách trang điểm của bạn và các nữ trang


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tiếp khách phải nhiệt tình, khéo léo
Việt Nam có truyền thống hiếu khách, rất được khách nước ngoài ca ngợi.
Nhưng xu hướng hiện đại không dừng ở truyền thống, mà bao giờ cũng đòi hỏi
sự am hiểu chiều sâu để làm tốt hơn nữa.
Tuy vậy nếu thiếu nó, thiếu cái nhiệt tình, khéo léo đó thì dự hụt hẫng bộc
lộ ngay ra, làm cho công việc của doanh nghiệp lâm ngay vào tình trạng khó
khăn, bế tắc, không vương lên nổi.
 Sự tôn trọng và đồng cảm trong tiếp khách
Quan hệ giao tiếp nói đến cùng là để mang lại hiệu quả kinh tế. Quan hệ
giao tiếp-ứng xử không chỉ nâng cao chất lượng sống tại văn phòng làm việc,
mà còn tạo ra bầu không khí tôn trọng nhau, tôn trọng khách đến, trọng thị mọi
cống hiến, giúp đỡ, thúc đẩy khách thích thú với công việc, hưởng ứng tích cực
với những đề xướng của đơn vị.
1.2. Đãi khách
Đãi khách không phải là hình thức phổ biến song đây là một công cụ quan
trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở. Hiệu quả của hoạt động
này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quá
trình giải quyết công việc sau này.
Thông qua hoạt động đãi khách, thư ký cần phải thể hiện một số điểm cơ
bản sau:
• Sự tôn trọng của cơ quan với khách
• Bày tỏ mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với
khách.
• Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới trong
giao tiếp.

1.2.2. Chuẩn bị đãi khách
1.2.2.1. Lập danh sách khách mời
Trong một số tiệc chiêu đi, việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi, tính cân đôi về
thứ bậc, vị trí của từng khách, vai trò của người chủ tiệc và khả năng thiết lập
mối quan hệ…sẽ trở nên khó khăn nếu tăng thêm hoặc bớt đimột vài vị khách và
không phải lúc nào lựa chọn hình thức tiệc đứng cũng là giải pháp cho vấn đề
này. Do đó yêu cầu đặt ra khi lập danh sách khách mời là người thư ký phải xây
dựng hệ thống các tiêu chuẩn và các căn cứ cho phép lựa chọn. Khi xây dựng
danh sách phải đảm bảo một số tiêu chuẩn sau:
• Tính khách quan
• Tính thứ bậc
1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời
Đối với tiệc chiêu đãi thư ký nên sử dụng hình thức văn bản khi soạn thảo
giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin.
Trong một số trường hợp khẩn cấp thì cũng có thể sử dụng điện thoại để chuyển
lời mời nhưng rất hạn chế.
Đối với một số giao tiếp cụ thể văn bản là hình thức duy nhất đảm bảo
nghi thức. Việc lựa chọn hình thức này phụ thuộc vào vị trí, chức vụ của đối
Sinh viên: Phạm Thị Thùy Anh

21

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7