Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA...............................................4
1. Sự hình thành và phát triển của Công ty.....................................................................................4
1.1 Giớ thiệu sơ lược......................................................................................................................4
1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty........................................................................4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập...............6
1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng:..............................................................7
1.1 Chức năng.................................................................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ..................................................................................................................................7
1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng.................................................................................................8
2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng....8
2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng...............................................................................8
2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng.............................................9
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập........9
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng............................................10
2. Khảo sát về công tác văn Thư....................................................................................................11
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng...............................................................12
2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm..............................................................................12
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến.....................................................................................13
2.3.1. Tổ chức và quản lý văn bản đi:............................................................................................13
2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến................................................................................................14

3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian và ghi biên bản Hội nghị.........................................................26
3.1.4 Tiến hành Hội nghị...............................................................................................................27
3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị............................................................................29
3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm..........................................................................................................29
4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.........................29
5. Những ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn
phòng) nơi em thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho hợp lý.........................................................35
6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký văn phòng trong hoạt động văn phòng. Đánh giá những ưu
điểm, hạn chế...............................................................................................................................40

PHẦN III............................................................................................................44
Sinh viên: Lê Thị Din

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...............................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người
Thư ký trong cơ quan....................................................................................................................44
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm..................................45

KÊT LUẬN........................................................................................................46
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................47

Sinh viên: Lê Thị Din


Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tại
trường em đã được nhà trường tổ chức kì thực tập để chúng em có thể nâng cao
kiến thức và trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ thư ký văn phòng và
đã được tiếp nhận, tạo điều kiện thực tế và giúp đỡ trong quá trình thực tập tại
“Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa”.
Quá trình thực tập không chỉ là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã
Sinh viên: Lê Thị Din

1

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

học trong nhà trường vào thực tiễn, mà còn cho em thêm hiểu biết về tác phong
làm việc trong cơ quan, tổ chức văn hóa công sở, và giúp em có định hướng
nghề nghiệp tốt hơn sau khi ra Trường.
Ngành Thư ký văn phòng là một ngành mà em được đào tạo, hơn nữa là
đang thực tập thực hiện vào ngành nghề những gì mình đang học. Nó cũng là
một ngành đang rất cần của xu thế hiện đại ngày nay. Trên tình hình đó cũng
như nhiều cơ quan nhà nước, các công ty doanh nghiệp đang quan tâm và hướng
tới mục tiêu đẩy mạnh nền quảng cáo để con người chúng ta có thể biết thêm
thông tin và mở mang tầm hiểu biết và đầu tư nhiều hơn cho việc đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao chất lượng nhân sự. Trong bài báo cáo này em sẽ giới thiệu
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và người thư ký văn phòng .
Nhờ có kì thực tập của nhà trường và các thầy cô cùng sự tiếp nhận và
hướng dẫn của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín

trang bị cho em những kiến thức và sự dạy bảo tận tình trong quá trình học tập
cũng như đã tạo điều kiện cho em đi thực tập tại cơ quan .
Với thời gian thực tế là 07 tuần (Bắt đầu từ ngày 16/3/2015 đến
5/5/2015). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên
hướng dẫn,và trưởng phòng hành chính trong Công ty, đã tạo cơ hội cho em áp
dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn. Trong suốt thời gian thực
tập tôi đã có cơ hội thực hành các công tác văn phòng như một nhân viên văn
phòng thực thụ. Qua đó em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao
hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghề nghiệp, từ đó nhận thức rõ hơn về
tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Em viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị
Văn phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, cô giáo phụ trách bộ
môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình, để em có cơ
sở, nền tảng kiến thức bước ra ngoài xã hội.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn
khổ của bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế sai sót.
Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của nhà trường
cô Nguyễn Thị Kim Chi và cô Nguyễn Thị Thu Hường, trưởng phòng hành
chính của Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín
Nghĩa. Đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn tốt bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015
Sinh viên

Lê Thị Din
Sinh viên: Lê Thị Din

3

Lớp: Thư ký Văn phòng K7

phần tô đẹp thêm không gian đường phố, thúc đẩy sự phát triển của nước nhà.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập
1. Chức năng:
Tham mưu cho UBND, Đảng bộ thành phố Hà Nội để thực hiện các dự án
đầu tư, các công trình thủy lợi, cầu đường thúc đẩy sự phát triển đi lên của thành
Sinh viên: Lê Thị Din

4

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phố nói riêng và cả nước nói chung
2. Nhiệm vụ:
Đảm bảo công tác xây dựng các công trình cầu, đường hợp lý đúng kỹ
thuật tiến độ thi công
Đảm bảo công tác lưu thông trong quá trình thi công
3. Quyền hạn:
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của Công ty theo
luật định
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu nhiệm vụ của Công ty
- Đổi mới công nghệ, trang bị phù hợp với yêu cầu phát triển và hiệu quả
kinh doanh của Công ty
- Đặt chi nhánh văn phòng đại diện của Công ty trong nước và ngoài nước
- Kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước

xã hội của huyện, thành phố;
- Đảm bảo việc làm đời sống và thu nhập cho người lao động; hoạt động
có hiệu quả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
5. Bộ máy tổ chức của cơ quan:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM
SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng
tổ chức
hành
chính

Phòng
tài
chính
kế
toán

Phòng
kỹ
thuật
chất
lượng

Phòng
phát
triển
kinh



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan thực tập.
1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng:
1.1 Chức năng
Tham mưu giúp Lãnh đạo tổng hợp thông tin, quản lý chỉ đạo, điều hành
điều phối quá trình làm việc của các đơn vị phòng ban trong Công ty
Tổ chức các chương trình kế hoạch, công tác hành chính, thi đua khen
thưởng và cải cách hành chính, quản lý công tác tài chính kế toán
1.2 Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm quy chế làm việc,
nội quy của công ty và tổ chức đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi được
ban hành
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị văn thư, lưu trữ, thông
tin, bảo mật của công ty
Trình bày Lãnh đạo kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, quản lý kế hoạch
luân chuyển cán bộ, quy định về quản lý đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm đối
với nhân viên
Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho công ty vào hành năm và kề hoạch
bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, nhân viên
Thực hiện việc lập hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và phói hợp
giải quyết các chế độ thai sản, thôi việc đối với nhân viên Công ty
Thực hiện cải cách hành chính đổi mới về phương thức làm việc, hiện đại
hóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý của
Lãnh đạo, tổ chức quản lý mạng và thông tin điện tử của Công ty
Hướng dẫn thực hiện công tác thi đua khen thưởng

tham
mưu
tổng hợp

Bộ phận
kế toán
tài vụ

Bộ phận tiếp
khách và tiếp
nhận hồ sơ hành
chính

2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ
máy của văn phòng.
2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng
Là người lãnh đạo của một văn phòng đòi hỏi phải có nhiếu kỹ năng, kiến
thức về các lĩnh vực tổ chức, sau đây em sẻ mô tả những công việc cụ thể của
một Chánh văn phòng trong Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và
Xây dựng Tín Nghĩa
Công việc của Chánh văn phòng là chỉ đạo, điều hành và giám sát mọi
hoạt động của văn phòng Công ty

Sinh viên: Lê Thị Din

8

Lớp: Thư ký Văn phòng K7



của khách, những yêu cầu về công việc, nhận hồ sơ tuyển dụng nhân sự cũng và
một số hồ sơ khác
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại
Sinh viên: Lê Thị Din

9

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ quan thực tập.
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.
Người thư ký văn phòng thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnh
đạo công tác tổ chức hành chính, người thư ký văn phòng có 2 nhóm chức năng
cơ bản sau:
Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao
gồm : Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,
kiểm tra và thực hiện các Quyết định và chỉ thị của Thủ trưởng…
Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về tổ chức công tác hành chính bao gồm:
Tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ
chức nhân sự… Sau đây là một số nhiệm vụ thuộc về tổ chức công tác hành
chính mà người Thư ký phải thực hiện
Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
Tiếp khách, đãi khách. Đây là một khâu vô cùng quan trọng bởi nó sẽ thể
hiện bộ mặt của công ty, người Thư ký sẽ phải cung đầy đủ thông tin về khác
cho lãnh đạo từ đó lên kế hoạch tiếp đãi khách. Đối với khách xả giao thì cần

trưởng ký
- Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
+ Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng… của lãnh đạo
+ Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng
- Những nhiệm vụ khác:
+ Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc
+ Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơ
quan, đơn vị
+ Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo việc chuyển
tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng
+ Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên
quan đến thủ trưởng như phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng
+ Thực hiện các công việc khác khi được thủ trưởng phân công
Nhìn chung người Thư ký đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong
việc thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, giúp việc cho lãnh
đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ
của Văn phòng.
Ví dụ: Ngày 22/03/2015 Lãnh đạo Công ty thông báo sẻ có một chuyến
đi công tác 3 ngày trong thành phố Hồ Chí Minh để ký kết hợp đồng từ ngày
12/04 – 15/04/2015, Thư ký sẽ bắt đầu lập kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh
đạo và chuẩn bị nội dung cũng như tất cả tài liệu có liên quan trong chuyến đi.
2. Khảo sát về công tác văn Thư
Sinh viên: Lê Thị Din

11

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tên văn bản
Sinh viên: Lê Thị Din

Số lượng
12

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nghị quyết
Quyết định
Chỉ thị
Báo cáo
Công văn
Thông báo
Kế hoạch

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đi
71
95
65
90
91
100
100

Văn bản đến


Sinh viên: Lê Thị Din

13

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm sử lý văn bản sẻ đến ký nhận văn bản trước khi lấy văn bản về làm việc,
đây cũng là một phần hạn chế trong việc chuyển giao văn bản.
Văn bản sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc qua fax.
2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến
Mỗi loại văn bản gửi tới Công ty cán bộ văn thư phải vào sổ và lưu giữ
trên hệ thồng phần mềm quản lý văn bản đến trừ sách báo và thư riêng thì sẽ
không nhập vào hệ thống máy tính, việc tổ chức giải quyết văn bản đến của
Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa được cán
bộ văn thư giải quyết theo thứ tự các bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc
bì, đóng dấu đến, trình văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến:
Cũng như các loại văn bản của các cơ quan, công ty khác những văn bản
gửi về Công ty rất phong phú và đa dạng được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đã
được cán bộ văn thư sử lý rất nhanh đảm bảo nhu cầu chỉ đạo, điều hành của
công ty. Tất cả các văn bản theo đường bưu điện, fax đều tập chung vào văn
phòng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bí và đóng dấu
Việc kiểm tra văn bản đến của công ty được cán bộ văn phòng kiểm tra kỹ

hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo
văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt
yêu cầu.
Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành
khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ
sơ. Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn
xộn.
Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện
hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội
dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với
giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa,
hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ.
Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó
khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ…
Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất
lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được
dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí.
PHẦN II
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng
Sinh viên: Lê Thị Din

15

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Lê Thị Din

16

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt từ
những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách tới điều đầu tiên người Thư ký phải chào hỏi khách một cách
niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tỉnh, không được hoảng sợ. Sau đó đưa
khách vào phòng tiếp khách, pha trà mời khách uống nước, rồi hỏi khách đến
gặp ai ? nếu khách trả lời: Tôi gặp anh Tuấn – Giám đốc lúc này Thư ký sẽ tra
lại lịch các cuộc hẹn trong ngày của Giám đốc. Sau đó Thư ký sẽ trả lời lại với
khách là: Có phải anh là anh Quang đến từ công ty TNHH Hà Anh và Thư ký sẽ
hỏi khách đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách
mua hàng, khách chào hàng, hay khách mua hàng tương lai…Khi khách đã trình
bày rỏ ràng thì tuy theo mức độ quan trọng của công việc người Thư ký cần liên
hệ với Thủ trưởng, nếu trong trường hợp đặc biệt Thủ trưởng đang có cuộc họp
quan trọng không tiếp được thì lúc này Thư ký phải đưa ra phương án giải quyết.
Đối với khách không có hẹn trước:
Sau khi khách được hướng dẫn tơi gặp Thư ký, Thư ký sẽ mời khách ngồi,
pha trà mời khách và hỏi khách đến gặp ai, địa chỉ và đến liên hệ công tác về
việc gì. Khi khách trả lời người Thư ký có trách nhiệm liên hệ với người mà
khách muốn gặp, trong trường hợp liên hệ không được hoặc họ từ chối không
gặp thì Thư ký phải nói lại với khách là không liên hệ được và sẽ liên hệ lại với

gia công tác đối ngoại trong hoạt động công sở. Thực tế cho thấy hiệu quả công
việc đạt được rất cao sau những bữa tiệc, vì trong ăn uống con người ta sẽ dể
dàng nói chuyện, trao đổi với nhau một cách thân thiện cởi mở hơn.
Có nhiều hình thức đãi khách tuy nhiên trong công sở hiện nay thường sử
dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc và chiêu đãi.
Mỗi hình thức lựa chọn đều có ưu điểm, nhược điểm, khó khăn và thuận
lợi trong kỹ thuật tổ chức . Trên cơ sở các thông tin tổng hợp và trợ giúp, người
Thư ký phải lựa chọn hình thức chiêu đãi phù hợp với việc giải quyết mối quan
hệ hai chiều giữa cơ quan và khách.
Khi chuẩn bị đãi khách người Thư ký phải lập danh sách khách mời.Thư
ký có thể gặp khó khăn từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quên
một số khách mời quan trọng. Quyết định sẽ thuộc về Thủ trưởng cơ quan song
Thư ký là người chịu trách nhiệm lập danh sách. Trong một số tiệc chiêu đãi,
việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi, tính cân đối về thứ bậc, vị trí của từng khách, vai trò
của người chủ tiệc và khả năng thiết lập mối quan hệ… Do yêu cầu đặt ra khi lập
danh sách khách mời người Thư ký phải xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và
các căn cứ cho phép lựa chọn. Khi xây dựng danh sách phải đảm bảo một số tiêu
chuẩn sau:
Tính khách quan: Khi lên danh sách đại biểu Thư ký cần phải xác định
tổng số khách và lập danh sách khách mời. Tính khách quan sẽ buộc người Thư
Sinh viên: Lê Thị Din

18

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây
dựng chương trình công tác
- Tuân thủ các quy định về xây dựng
- Thống nhất về ngôn ngữ về mục tiêu
- Nội dung phải bán sát và thực hiện đúng định hướng của Công ty trong
thời điểm xây dựng chương trình công tác
- Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp
logic và khao học tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn
cho Thủ trưởng và cơ quan. Đói với nhiệm vụ công việc lớn Thư ký phải xác
định quy mô và tính chất của công việc
- Lập lịch công tác cho Thủ trưởng, cơ quan phù hợp với khả năng, thời
gian, tính khả thi chứ không phải đề ra nhiệm vụ mà không thực hiện được
- Đối với chương trình công tác năm Thư ký phải xây dựng công phu, kỹ
lưỡng để tránh tình trạng sai sót, cần phải chia thành những phần nhỏ như: xác
định nhiệm vụ, mục tiêu, vạch ra kế hoạch chiến lược trong năm
- Khi đưa ra bản kế hoạch, chiến lược kinh doanh, Thư ký sẽ giúp Lãnh
đạo chuyển bản kế hoạch tới các phòng ban để họ nhận được thông tin công
việc. Vì làm việc trong môi trường kinh doanh nên việc xảy ra những biến cố và
có những công việc dề ra sẽ không thực hiện được, vì thế Thư ký phải bổ xung,
chuyển hướng chiến lược để đảm bảo an toàn cho Công ty
- Đối với chwong trình công tác tháng, tuần Thư ký triển khai công việc
trực tiếp và thường xuyên cho Lãnh đạo và toàn bộ các bộ phận trong Công ty
2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan

công việc thực tế được giao, Lãnh đạo, trưởng phòng các bộ phận công ty tiến
hành đăng ký lịch công tác tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại phòng
hành chính tổ chức. Việc dăng ký lịch tuần của Lãnh đạo Văn phòng được thực
hiện thường xuyên hằng ngày và chậm nhất là 16 giờ 30 phút ngày thứ 6

Sinh viên: Lê Thị Din

21

Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO
Từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 04 năm 2015
Thứ/ngày Sáng

Chiều

Ghi
chú

Hai/6

Thời gian
8h - 8.30h


thành lập Công ty

Có buổi ký kết

Long An
Làm việc tại

14h – 17h

hợp đồng với

Công ty

Công ty cổ
phần MTĐT
9h – 11h

Làm việc tại
Công ty

Năm/9
Sáu/10

8h – 11h

Làm việc tại

8h – 11h

Công ty


22

Lớp: Thư ký Văn phòng K7