Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................3
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC.......................3
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.........................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông......3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công nghệ
thông tin.........................................................................................................3
Chức năng......................................................................................................3
Nhiệm vụ.......................................................................................................4
Quyền hạn......................................................................................................5
Cơ cấu tổ chức...............................................................................................6
1.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG..............................................................7
CHUƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG....................................................11
2.1.Hoạt động quản lý.................................................................................11
2.2.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư..................................................12
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ..............................................................................22
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả
đạt được...............................................................................................................22
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Viện Công nghệ
thông tin và truyền thông CDIT..........................................................................25
C. PHẦN KẾT LUẬN.........................................................................................27


Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư- Lưu
trữ, qua quá trình học tập và dạy bảo tận tình của các thầy cô giáo, em đã phần
nào hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, đó là bộ phận gắn liền với
hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, các tổ chức. Hay nói một
cách khác, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
nhà nước. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là những năm Khoa học và Công
nghệ thì nhiệm vụ của Công tác văn thư ngày càng phải được quan tâm hơn nữa.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

1

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Được sự giới thiệu, quan tâm của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa
Văn thư – Lưu trữ, được sự tiếp nhận của Viện công nghệ thông tin và truyền
thông CDIT em đã được đến thực tập tạiViện công nghệ thông tin và truyền
thông CDIT và được phân công thực tập tại phòng Hành chính Tổng hợp từ
ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015, ở đây em đã có cơ hội vận dụng những
kiến thức tiếp thu được từ sự truyền đạt kiến thức của các thầy cô giáo trong
trường vào thực tế công việc tại cơ quan, gắn kết giữa lý thuyết và thực hành,
rèn luyện ý thức đạo đức và tác phong nghề nghiệp của người công chức, viên
chức sau khi tốt nghiệp.Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin và
truyền thông CDIT em đã học được rất nhiều kinh nghiệm quý báu và bổ ích
trong công tác văn thư - lưu trữ cũng như trong lối sống và tác phong nghề
nghiệp đề giúp ích rất nhiều cho việc tạo dựng nghề nghiệp sau này của em. Đạt

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1.1. Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông
Trung tâm Công nghệ Thông tin CDIT được Tổng giám đốc Tổng Công ty
Bưu chính Viễn thông Việt Nam ký quyết định thành lập số 636/QĐ.TCCB-LĐ
ngày 22 tháng 3 năm 1999.
Cùng với sự phát triển của ngành Công nghệ thông tin trong xu hướng hội
nhập với Truyền thông, theo định hướng phát triển của Học viện trong giai đoạn
mới, ngày 07 tháng 12 năm 2011 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã
có quyết định số 1973/QĐ-VNPT-TCCB, đổi tên Trung tâm Công nghệ thông
tin thành Viện công nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT từ 01/01/2012. Viện
công nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT là tổ chức đào tạo, nghiên cứu trực
thuộc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, có nhiệm vụ: đào tạo, nghiên
cứu khoa học và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và
Truyền thông.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công
nghệ thông tin.
- Chức năng
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT là đơn vị sự nghiệp có
thu, trực thuộc Học viên công nghệ Bưu chính Viễn thông; có chức năng đào
tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ thuộc
lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, cụ thể như sau:
- Quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhân lực thuộc các lĩnh vực khoa
học kỹ thuật về công nghệ thông tin và truyền thông;
- Đào tạo đại học, sau đại học ( thạc sỹ, tiến sỹ), đào tạo chuyên gia công
nghệ thông tin và truyền thông theo tất cả các hình thức đào tạo;
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân


- Tham gia xây dựng mới hoặc bổ sung, cải tiến, hoàn thiện mục tiêu,
chương trình, nội dung, giáo trình, bài giảng, tài liệu giảng dạy, phương pháp
giảng dạy các môn học ở các bậc học và các loại hình đào tạo bồi dưỡng được
Học viện giao;
- Quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo được giao theo đúng thời
gian, mục tiêu, chương trình, nội dung, phương pháp đã được Giám đốc Học
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

4

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viện phê duyệt;
- Thực hiện việc quản lý sinh viên theo phân công và quy định của Học viện.
1.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan hoặc khi được Giám đốc
Học viện giao.
- Quyền hạn
Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT có các quyền hạn sau đây:
- Quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn, đất đai và các nguồn lực khác
được Học viện giao theo quy định của pháp luật để thực hiện các nhiệm vụ của
Viện được quy định tại điều 4 của Quy chế này;
- Tổ chức việc huy động, thu hút lực lượng cán bộ nghiên cứu, cán bộ
giảng dạy, chuyên gia giỏi, có kinh nghiệm trong và ngoài ngành tham gia
nghiên cứu khoa học, giảng dạy tại Viện;
- Trong khuôn khổ quy hoạch, kế hoạch nguồn nhân lực đã được Giám
đốc Học viện phê duyệt, được tuyển chọn, bố trí sử dụng, cho thôi việc theo quy
định của Nhà nước, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ( sau đây gọi tắt

viên;
- Được phân cấp và thu thập các số liệu, tài liệu liên quan ở các đơn vị
thuộc Tập đoàn sau khi đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền để phục vụ
cho các nhiệm vụ được giao;
- Viện có quyền từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được
pháp luật quy định cho bất kỳ cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào trừ các khoản tự
nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích.
- Cơ cấu tổ chức
Ô HÌNH TỔ CHỨC

- Ban Lãnh đạo Viện và Khoa Đa phương tiện
- Phòng Tổng hợp
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

6

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo Ứng dụng Đa phương tiện
Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo An toàn thông tin
Phòng Nghiên cứu phát triển Ứng dụng ICT (Phòng Viễn thông)
Phòng Nghiên cứu phát triển Hạ tầng ICT (Phòng Mạng & Hệ thống)
Phòng Dịch vụ & Chuyển giao công nghệ

1.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp và tài chính,
kế toán.
3. Phòng tổng hợp có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
3.1. Công tác hành chính, tổng hợp:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần của Lãnh
đạo Viện. Tổ chức và đảm bảo điều kiện cho các buổi làm việc của Lãnh đạo,
Viện với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện. Tham dự, ghi chép biên bản,
ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện;
- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác, các quyêt định của Lãnh đạo viện. Soạn thảo các báo cáo
công tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện. Tổ chức các hội
nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của Viện;
- Tổ chức thực hiện các thủ tục thanh toán tiền lương cho cán bộ, công
nhân viên trong toàn Viện;
- Tiếp nhận và trình Viện trưởng xử lý, phân hướng văn bản đến. Rà soát
phát hiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trước
khi trình ký và gửi đi theo quy định. Tư vấn pháp lý cho Lãnh đạo Viện trong
công tác ban hành văn bản. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Viện;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính theo quy định
của Nhà nước, Học viện và của Viện;
- Đề xuất, tổ chức thực hiện các dự án, hệ thống ứng dụng công nghệ
thông tin trong Viện. Trực tiếp quản lý trang Web của Viện;
- Đầu mối quản lý tài sản, đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho
toàn bộ các hoạt động của Viện;
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng, thi đua khen
thưởng, công tác thông tin và tuyên truyền và quan hệ công chúng, công tác lịch

cho các đơn vị;
- Quản lý chi phí, theo dõi sử dụng vốn, kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch thu chi tài chính trong toàn Viện. Thanh quyết toán kịp thời, theo đúng
chế độ quy định đối với các loại kinh phí được cấp và các nguồn kinh phí khác
của Viện;
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí
định kỳ và đột xuất;
- Lập báo cáo tài chính quý, sáu tháng và báo cáo quyết toán năm. Cung
cấp các số liệu, tài liệu kế toán tài chính cho các đơn vị có liên quan theo quy
định của Nhà nước;
- Tham gia đàm phán các Hợp đồng kinh tế và các văn bản thỏa thuận có
liên quan đến công tác tài chính trong Viện; Thẩm định các hợp đồng kinh tế và
các văn bản thỏa thuận có liên quan đến tài chính với các đối tác của Viện trình
Viện trưởng trước khi ký kết theo phân cấp của Giám đốc Học viện và theo quy
định, quy chế hiện hành;
3.3. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức, quản lý các đề tài,..chương
trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ của Viện;
3.4. Tổ chức tìm kiếm, thực hiện các hợp dồng dịch vụ, các dự án,.. theo
phân cấp của Học viện và quy định hiện hành;
3.5. Nghiên cứu xây dựng các cơ chế liên quan và xây dựng nội quy, quy
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

9

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện, giám sát,

công nghệ thông tin và truyền thông CDIT được tổ chức theo mô hình tập trung.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi (văn bản đi) cũng như
các văn bản mà các cơ quan khác gửi đến (văn bản gửi đến) để chỉ đạo cũng như
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư
cơ quan để làm thủ tục đăng ký, đóng dấu rồi mới gửi đi theo thành phần nhận
văn bản, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễ
tra cứu khi cần thiết. Với tính chất quan trọng trong công việc, văn thư của Viện
luôn được Học viện, Ban lãnh đạo Viện quan tâm hàng đầu, được trang bị đầy
đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm
vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứng
được nhu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
Cán bộ văn thư luôn thực hiện đúng theo các văn bản của Nhà nuớc quy định về
công tác văn thư như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004
của Chính Phủ về công tác văn thư.
Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như được trang bị tương đối
đầy đủ các thiết bị cơ bản phục vụ cho công việc như: bàn ghế làm việc, tủ đựng
tài liệu,máy điện thoại,máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; kho
tàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác văn thư là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý
và phát hành văn bản. Viện công nghệ thông tin và truyền thông bố trí 01 cán bộ
làm công tác văn thư đã tốt nghiệp Cao đẳng văn thư – lưu trữ.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

11

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


12

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Trình duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1- Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Tờ trình xử lý
công việc kèm theo hồ sơ các văn bản, tài liệu liên quan. Hồ sơ trình duyệt gồm
có:
- Tờ trình xử lý công việc do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình đích
danh Giám đốc Học viện hoặc Người có thẩm quyền cao nhất giải quyết công
việc.
Tờ trình có các nội dung: căn cứ để trình và tóm tắt nội dung trình, ý kiến
của các đơn vị liên quan nếu có (gồm cả ý kiến khác nhau về vấn đề trình), ý
kiến đề xuất của đơn vị chủ trì soạn thảo kèm theo Dự thảo văn bản trình duyệt
(nếu có).
- Văn bản hành chính hoặc quy phạm pháp luật được sử dụng làm căn cứ
trình.
- Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có).
- Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có).
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
2- Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Phòng Tổng hợp Học viện để kiểm
tra về thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và ký
nháy ở cuối dòng “Nơi nhận” trước khi trình Người có thẩm quyền ký duyệt,
ban hành văn bản. Khi giao nhận phải vào sổ để theo dõi.
Trường hợp cần thiết, Giám đốc Học viện yêu cầu Trưởng đơn vị chủ trì

Việc nhân bản văn bản mật do Lãnh đạo Phòng Tổng hợp hoặc Trưởng
đơn vị quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà
nước.
3- Thời gian phát hành không quá 02 giờ làm việc nếu văn bản đủ điều
kiện phát hành. Trường hợp văn bản có độ khẩn hoặc có ý kiến chỉ đạo phát
hành gấp của Lãnh đạo Học viện, Lãnh đạo Phòng Tổng hợp thì Văn thư phải
phát hành ngay.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật,
đối tượng nhận văn bản và ký nháy trước khi trình Người có thẩm quyền ký
duyệt, ban hành.
2- Phòng Tổng hợp Học viện có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định
tại Điểm 2 Điều 9 của Quy chế.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

14

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với văn bản trình trực tiếp, đã được Người có thẩm quyền ký ban
hành, Văn thư kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, thủ tục ban hành trước khi phát
hành.
3- Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị chủ
trì soạn thảo phải trình lại Người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định
và tuân thủ theo quy trình tại Điều 8 Quy chế này.
Thẩm quyền ký văn bản

b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày
Tết, Bộ phận thường trực cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và
bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với
văn bản khẩn hoặc phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay
Trưởng phòng Tổng hợp để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản đến bằng đường fax hoặc mạng tin học, Văn thư kiểm
tra về số lượng văn bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận; trường hợp phát hiện có sai
sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản hoặc bộ phận có liên quan. Các
văn bản này được xử lý theo quy trình như đối với văn bản chính. Đơn vị chủ trì
soạn thảo văn bản có trách nhiệm bổ sung các văn bản chính (nếu có) vào hồ sơ
lưu theo quy định.
2- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Loại bì văn thư không được bóc là các bì văn bản đến có đóng dấu chữ
ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” hoặc ghi đích danh đơn vị, cá nhân nhận;
b) Loại bì văn thư được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi
bóc bì cần chú ý:
- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn
bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản
gửi đến không đúng địa chỉ phải báo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo Trưởng
phòng Tổng hợp xử lý.
- Đối với văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với
Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi.
- Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn
bản cần được kiểm tra, xác minh, văn bản và thư từ nước ngoài gửi đến, văn bản
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

Trình, chuyển giao văn bản đến
1- Trình văn bản đến:
a) Sau khi kiểm tra, đăng ký vào phần mềm quản lý hoặc sổ tại Văn thư,
văn bản đến được kịp thời trình Giám đốc Học viện theo quy trình sau:
- Văn thư chuyển văn bản đến cho Trưởng phòng Tổng hợp hoặc Phó
Trưởng phòng Tổng hợp phụ trách lĩnh vực theo phân công nhiệm vụ của
Trưởng phòng Tổng hợp để trình Giám đốc Học viện.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

17

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn thư nhập văn bản đã có ý kiến chỉ đạo này vào phần mềm quản lý
văn bản hoặc sổ theo dõi; gửi văn bản đến Đơn vị được giao xử lý.
- Bộ phận Thư ký tổng hợp nhập nội dung văn bản và ý kiến chỉ đạo này
vào phần mềm quản lý công việc.
- Các văn bản gấp phải được chuyển ngay đến Giám đốc Học viện xử lý,
đảm bảo thời hạn ghi trong văn bản.
b) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo nặc danh, Văn thư phải giữ nguyên bì
đính kèm đơn, thư và chuyển đến Bộ phận Thư ký tổng hợp để trình Giám đốc
Học viện.
c) Đối với các văn bản mật, Văn thư đăng ký vào sổ những thông tin ghi
trên bì vào sổ đăng ký văn bản mật và chuyển đến Bộ phận Thư ký tổng hợp để
trình Giám đốc Học viện. Trường hợp Giám đốc Học viện đồng ý cho bóc bì thì
Văn thư bóc bì và mở sổ đăng ký văn bản mật.
2- Chuyển giao văn bản đến sau khi đã có ý kiến của Giám đốc Học viện

nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4- Trưởng phòng Tổng hợp Học viện chịu trách nhiệm đôn đốc, quản lý
tình hình giải quyết các văn bản đến. Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi, hàng
tuần có báo cáo tổng hợp về tình hình xử lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi do Học viện hoặc đơn vị trực thuộc Học viện phát hành
phải được quản lý theo trình tự sau:
1- Trước khi thực hiện thủ tục phát hành, Văn thư phải kiểm tra thể thức
văn bản, thẩm quyền ký; ghi số, ngày, tháng năm ban hành và đăng ký vào phần
mềm quản lý hoặc sổ; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn (nếu có)
theo quy định tại Điều 23 của Quy chế; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo
Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kịp thời xử lý.
2- Văn bản đi của Học viện hoặc của các đơn vị trực thuộc được đánh số
liên tục theo hệ thống số chung (trừ Quyết định được đánh số riêng) của riêng
đơn vị do Văn thư cơ quan thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng
chữ số, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm. Việc đánh số Quyết định thực hiện như đánh số văn bản đi khác. Cụ
thể:
- Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban
hành và được viết bằng chữ số Ả Rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về
phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ 02 phụ lục trở lên thì
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

19

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6



Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đó.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

20

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b) Bản gốc lưu tại văn thư phải đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định pháp luật và quy định của Quy chế này.
d) Bản lưu văn bản mật được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên 1 hình
cố định trên văn bản.
Đối với Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT về việc quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của
pháp luật: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Các loại dấu của Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT gồm:
- Dấu Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT
- Dấu chức danh Viện trưởng, Phó Viện trưởng
- Các loại dấu khác như: dấu đến, mật, tuyệt mật, khẩn…

Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

21


22

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư.
Không làm hư hỏng, mất mát tài sản của cơ quan làm lộ những thông tin
khi cơ quan có yêu cầu giữ bí mật.
2. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi
Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, thực hiện sự chỉ đạo của
cán bộ phòng và nhiệm vụ được giao trực tiếp, em đã thực hiện một số công việc
sau:
- Đánh máy văn bản: Khối lượng văn bản mà cơ quan ban hành rất lớn
trong khi đó nhu cầu đáp ứng thời gian là rất quan trọng.,do đó nhiều khi khó
khăn về mặt đảm bảo thời gian phát hành, em được giao đánh một số văn bản
của co quan.
Trong quá trình thực tập, với kiến thức đã học, kèm theo sự hướng dẫn,
sửa chữa, bổ sung của các cán bộ trong phòng, em đã thực hiện tốt nhiệm vụ
được giao, văn bản soạn thảo trình bày đúng theo quy định, đầy đủ các yếu tố về
thể thức văn bản và đảm bảo tính kỹ thuật, mỹ thuật khi khi ban hành văn bản.
Ví dụ: Công văn số: 18/CDIT về việc đăng kí thi đua năm 2015 ngày
3/3/2015
Tờ trình số: 03/TTr – CDIT ngày 29/01/2015 về việc tham gia đào tạo an
toàn thông tin tại học viên.
Ngoài ra em còn được lãnh đạo phòng giao cho soạn thảo các tờ trình và
công văn.
- Trình ký văn bản: Sau khi văn bản được đánh máy và chỉnh sửa, in bản

vào sổ để giảm bớt gánh nặng công việc.
Trong việc đăng ký văn bản đi, đăng ký đầy đủ các yếu tố thông tin cần
thiết theo quy định, không sai sót ảnh hưởng đến công việc chung của cơ quan.
- Chuyển giao văn bản:
Văn bản gửi đi của Viện luôn đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời,
chính xác và đúng đối tượng.
Khối lượng văn bản đi củaViện là rất lớn, văn bản được gửi tới nhiều cơ
quan, đơn vị khác nhau cùng một lúc, em được giao giúp đỡ Viện một số công
việc cụ thể như:
+) Viết bì: Chính xác tên đối tượng nhận văn bản, địa chỉ, số ký hiệu văn
bản; có gửi nhiều văn bản cùng một lúc được ghi đầy đủ số và ký hiệu cho tất cả
các văn bản, dễ dàng cho người nhận văn bản khi có thiếu sót.
+) Gấp văn bản vào bì:
Áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc thực tập văn bản
khi cho vào bì được gấp làm 4 phần, phần có chữ được gấp vào trong để đảm
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

24

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6