TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN PHÒNG TRỊ VĂN
Họ tên sinh viên
Lê Thị Hồng Thuyết
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC (2012-2016)
Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn
Địa chỉ : Khối 3 – Thị trấn Phố Châu – Hương Sơn – Hà Tĩnh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan : Trần Thị Ngọc Hà
Giảng viên hướng dẫn : Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI - 2015
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
HƯƠNG SƠN......................................................................................................3
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN....................................................3
1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan
và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn:..................................................................3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện
Hương Sơn.................................................................................................................... 19
3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn.....20
3.3.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 4). 21
3.3.3.2. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.....................................22
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn.
....................................................................................................................................... 23
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến;.................................23
3.4.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (sơ đồ phụ lục 5);.............................23
3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(sơ đồ phụ lục 6);..........................23
3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến;...............................23
3.4.2.1.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi;......................................23
3.4.2.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến;..................................25
3.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn.........................25
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn.....................................26
3.5.1. Ưu điểm ............................................................................................................. 29
3.5.2 Nhược điểm.......................................................................................................... 30
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện
Hương Sơn.................................................................................................................... 31
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
UBND huyện Hương Sơn..............................................................................................31
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của UBND huyện
Hương Sơn (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.............................................32
4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc
của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại)(phụ lục 13 ).....................................................32
4.2.2. Sơ đồ bố trí hợp lí hơn. (phụ lục 14)....................................................................32
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Danh mục chữ viết tắt
UBND
Ủy ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
BNV
Bộ Nội vụ
VTLTNN
Văn thư lưu trữ nhà nước
NĐ/CP
Nghị định/ Chính phủ
VPCP
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu ,… đã tạo ra kết cấu hạ
tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời
theo kịp với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay cần phải có văn
phòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác và hiệu quả.
Nhận thầy tầm quan trọng của ngành Quản trị văn phòng và xuất phát
từthực tiễn nhu cầu của xã hội, được sự đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02
năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội) đã ban hành quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập Khoa
Thư kí và Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội.
Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động của bộ máy nhà nước và
thể chế hành chính nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu
tổ chức của cơ quan, cán bộ,công chức trong cơ quan .Đồng thời giúp sinh viên
vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản
lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình
học tập, đã gắn liền giữa lý thuyết và thực hành như phương châm của Bộ Giáo
dục và Đào tạo “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, giữa lý
luận và thực tiễn phải cụ thể”. Chính theo phương châm đó mỗi khoá học, Đại
học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
để vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc và nâng cao hơn nữa trình độ
cho các sinh viên sau khi ra trường không chỉ giỏi về lý thuyết mà còn giỏi về
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
HƯƠNG SƠN.
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN.
1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ
chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn:
1.1.1. Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn:
Hương Sơn là một huyện nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Hà Tĩnh.
Phía Bắc giáp huyện Thanh Chương và Nam Đàn, tỉnh Nghệ An.
Phía Tây giáp huyện Khăm Cớt - tỉnh Bô-li-khăm-xây- Nước cộng hoà
dân chủ nhân dân Lào qua cửa khẩu quốc tế Cầu Treo.
Phía Đông giáp huyện Đức Thọ và phía Nam giáp huyện Vũ Quang.
Trung tâm huyện cách trung tâm thành phố Hà Tĩnh 70 km. Là một huyện
miền núi có 56 km đường biên, với tổng diện tích là 110.432 ha chủ yếu là đồi
núi và rừng tự nhiên, đất canh tác chiếm tỉ lệ thấp, dân số toàn huyện là 117.295
nguời (theo số liệu điều tra năm 2010), chủ yếu là dân tộc Kinh và một số it dân
tộc khác như Lào, Thái, Dao....
Địa hình từ Tây sang Đông của huyện Hương Sơn có quốc lộ 8A và sông
Ngàn Phố chảy dọc qua huyện, có đường Hồ Chí Minh cắt ngang quốc lộ 8A tại
thị trấn Phố Châu. Với những tiềm năng sẵn có, huyện Hương Sơn đang dần trở
thành nơi giao lưu kinh tế và văn hoá với nước bạn Lào, thuận lợi cho phát triển
kinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đô thị hoá, phát triển giao
thương dịch vụ mở rộng thị trường, xây dựng nền kinh tế hàng hoá đa dạng, hội
nhập với thị trường trong vùng với cả nước.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, thông qua
các chương trình khuyến khích phát triển Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư
nghiệp ở địa phương chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, phát triển nghề
nuôi, trồng và đánh bắt thuỷ sản; thực hiện việc cho thuê, thu hồi đất với cá nhân
và tập thể, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật; xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ, điều tra đê điều, quản lý
mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực
hiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thực
hiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, tổ chức thực hiện xây
dựng và phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở công nghiệp khác theo chỉ đạo của UBND
tỉnh.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: tổ chức lập trình, duyệt
hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông
thôn trên địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và
kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; quản lý việc khai thác sản xuất, kinh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp
dân giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân; chỉ đạo công
tác hoà giải ở xã, thị trấn.
- Trong việc xây dựng chính quyền quản lý địa giới hành chính: Tổ chức
thực hiện Bầu cử Đại biểu Quốc hội, bầu cử HĐND các cấp; quản lý tổ chức
công tác biên chế lao động, bản đồ địa giới hành chính huyện; xây dựng đề án
thành lập mới chưa điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương.
1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 1).
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,
HĐND-UBND huyện Hương sơn có cơ cấu tổ chức như sau:
Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân huyện gồm các đồng chí.
+ 1 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện lãnh đạo, điều hành công việc của
Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình; cùng tập thể các thành viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về
hoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhà
nước cấp trên; đồng thời phụ trách công tác nội chính, tổ chức cán bộ, quy
hoạch, đầu tư, ngân sách. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có thẩm quyền ký
các văn bản quyết định, chỉ thị, văn bản của Uỷ ban nhân dân trên các lĩnh vực
theo quy định của pháp luật.
Phó Chủ tịch gồm 3 đồng chí, được phân công như sau:
+
Phó chủ tịch phụ trách kinh tế, doanh nghiệp, thương mại - dịch vụ - du
+
Phó Chủ tịch phụ trách công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi,
10. Phòng Công thương;
11. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
12. Phòng Tài nguyên Môi trường;
13. Chi cục Thống kê;
14. Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng;
15. Trung tâm Chuyển giao Khoa học và Công nghệ;
16. Trung tâm Văn hoá Thông tin và Du lịch;
17. Hội đồng Bồi thường Giải phóng Mặt bằng.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN
2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng
HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, trực tiếp tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND - UBND huyện,
Lãnh đạo UBND huyện; chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Văn phòng UBND huyện Hương Sơn là cơ quan chuyên môn của
UBND huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động
+ 01 Phó văn phòng
+ 01 nhân viên văn thư
+ 02 nhân viên phòng tổng hợp
+ 01 nhân viên phòng máy
+ 02 chuyên viên công nghệ thông tin
+ 01 nhân viên kế toán
+ 01 nhân viên thủ quỹ
+ 01 nhân viên tạp vụ
+ 03 lái xe và 02 bảo vệ
2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND,
Văn phòng là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện gồm hai chức năng chính là chức
năng tham mưu, tổng hợp hậu cầm. Với chức năng cụ thể sau:
Tham mưu, tổng hợp, giúp HĐND và UBND các lĩnh vực sau:
+ Văn phòng HĐND-UBND huyện Hương Sơn có tư cách pháp nhân và
có con dấu.
+ Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND và Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND, các Đại biểu HĐND và một công việc do Chủ tịch HĐND
giao;
+ Tổ chức phục vụ hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Chủ
tịch UBND huyện tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên
môn cùng cấp để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, đảm bảo
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND, tham mưu
giúp UBND về công tác ngoại vụ, thi đua khen thưởng.
- Tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
- Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và văn bản
của cơ quan cấp trên kịp thời, chính xác;
- Tổ chức tiếp khách tiếp dân đến liên hệ công tác;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan về cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc, Đề xuất với thủ trưởng mua sắm trang thiết bị phục vụ
cho hội nghị và hoạt động của cơ quan theo yêu cầu chỉ đạo;
- Tổ chức quản lý và bảo vệ an toàn cơ quan;
- Đảm bảo thông tin thông suốt, xử lý công văn đi - đến kịp thời;
- Quản lý tài sản, xử lý thu - chi tài chính đúng nguyên tắc, chế độ nhà
nước quy định;
- Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện.
2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng UBND huyện Hương Sơn
Chức trách của các cá nhân trong Văn phòng
• Chánh Văn Phòng:
+ Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của
văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng pháp luật
của nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND huyện về toàn bộ
công tác của Văn phòng.
+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng, giúp thường trực
+ Là người giúp chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu
trách nhiệm trước chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi chánh
văn phòng vắng mặt, phó văn phòng được chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành
các hoạt động của văn phòng UBND huyện .
+ Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của tổ
chức, cá nhân theo cơ chế một cửa trên địa bàn huyện.
+ Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về các điều
kiện vật chất phục vụ ho hoạt động của cơ quan như văn phòng phẩm : giấy mực
in, đánh máy, xăng dầu…, quản lý phòng khách ,nhà ăn, hội trường, phòng họp,
điện nước, mua sắm phườn tiện,thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm.
+ Giúp chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở,
nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo
chất lượng, thẩm mỹ và hiệu quả.
+ Được chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết,
ký thay chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban,
ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho HĐND- UBND
huyện.
• Tổ Tiếp công dân, tiếp nhận và trả kết quả
+ Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tiếp công dân và xếp lịch
tiếp công dân cho Thường trực Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi tình hình giải
quyết các tranh chấp khiếu nại, tố cáo của công dân.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản con dấu theo quy định.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Bộ phận Tin học:
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, thực hiện công tác tin học hóa Văn
phòng. Thống nhất quản lý và sử dụng mạng thông tin của Ủy ban nhân dân
huyện. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và Ủy ban nhân dân các xã,
thị trấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và thông tin. Giải
quyết các sự cố kỹ thuật về mạng.
• Bộ phận phục vụ:
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND- UBND huyện, phục
vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị
cho ủy ban.
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng, đảm bảo an toàn
vè người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo đi
công tác.
chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại
cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm
được quan tâm.
Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ(21/02/2012)
Thông báo kết quả Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia đối với các cơ quan, tổ chức trung ương(07/12/2011)
Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và
Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy(11/11/2011
Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.(04/08/2010)
Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa
cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.(23/03/2010)
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
(10/03/2010)
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy"
theo TCVN ISO 9001: 2000 (01/06/2009)
Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.(25/05/2009)
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
tổ chức triển khai tập huấn công tác Văn thư khi có Pháp lệnh, Nghị định hướng
dẫn các xã, thị trấn.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Hương Sơn
3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của UBND Huyện Hương Sơn
* Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn.
+ Căn cứ vào Điều 7, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, thị xã thuộc tỉnh, thì Phòng Nội vụ quản lý chung công tác Văn
thư - Lưu trữ.
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan.
Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dưới
luật để quản lý mọi mặt đời sống xã hội theo một nguyên tắc chuẩn mực nhất
định trên cơ sở cho việc quản lý được đồng bộ thống nhất, đảm bảo cho các hoạt
động đó được thực hiện liên tục, thống nhất, nhằm duy trì trật tự, an ninh, xã
hội.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện Hương
Sơn được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng,
Nhà nước về công tác Văn thư. Từ đó, ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn. Việc ban hành
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND.
Nhằm hoàn thiện công tác Văn thư thì UBND huyện Hương Sơn dựa vào
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước để phục vụ cho việc quản lý và
giải quyết công việc của huyện và các phòng, ban chuyên môn.
Theo các văn bản hướng dẫn, quy dịnh của Nhà nước, thì UBND huyện
Hương Sơn thực hiện công tác Văn thư gồm những nội dung chính sau:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo;
- Đánh máy, sao in văn bản;
- Ký và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản tài liệu hình thành trong hoạt đông của UBND;
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý và sử dụng con dấu;
- Các loại dấu;
- Quản lý bảo quản con dấu;
- Sử dụng con dấu;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
vẫn còn nhiều bất cập cơ quan vẫn chưa làm được.
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nhược điểm:
- Hiện nay, nhiều văn bản của cơ quan ban hành ra vẫn chưa áp dụng mới
các văn bản hiện hành như Thông tư 01/2011/TTLT-BNV-VPCP
- Kỹ thuật trình bày về thể thức nhiều văn bản còn sai nhiều làm mất tính
thẩm mỹ của văn bản.
- Nhiều văn bản kỹ thuật dùng từ chưa chuẩn xác, đặc biệt là công văn và
tờ trình.
- Kỹ thuật trình bày về thể thức nhiều văn bản còn sai nhiều làm mất tính
mỹ phẩm của văn bản .
+ Phần cỡ chữ văn bản theo quy định tại Thông số 01/2011/TTLT-BNVVPCP ngày 05/3/2011 hướng dẫn quy định về thể thưc kỹ thuật trình bày văn
bản trình bày cỡ chữ 13-14, nhưng nhiều văn bản còn sử dung cỡ chữ 12 .
+ Thể thức đề ký: UBND huyện Hương Sơn là cơ quan hoạt động theo tập
thể, với chế độ thủ trưởng nên trước chức vụ người ký phải thay mặt (MT):
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
TM. UỶ BANNHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
P.CHỦ TỊCH
Nguyễn Duy Trinh
Phạm Xuân Cảnh
Copyright: Tài liệu đại học ©