ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------

TRƢƠNG THỊ MAI ANH

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành : Lƣu trữ học
Mã số
: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng

Hà Nội, 2015


LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện được đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các công
ty TNHH không có vốn sở hữu của nhà nước” tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ
nhiều phía:
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS
Nguyễn Minh Phương, người đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý kiến cho
tôi rất nhiều trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn những người đã luôn giúp đỡ và chia sẻ rất nhiều thông tin quý báu giúp tôi
hoàn hành đề tài nghiên cứu của mình.
Ngoài ra, chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các nhân
sự chuyên môn, nhân sự trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tại các công ty

hữu của nhà nước ................................ Error! Bookmark not defined.
1.1.2. Vai trò của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở
hữu nhà nước trong nền kinh tế quốc dân.Error!

Bookmark

not

defined.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và một số đặc điểm khác của các Công ty trách
nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước.Error! Bookmark not
defined.
1.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở
hữu nhà nước. ............................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt
động của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu
nhà nước. ............................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các
Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước. ... Error!
Bookmark not defined.
Tiểu kết Chương 1..................................... Error! Bookmark not defined.


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ
Ở CÁC CÔNG TY TNHH KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƢỚC
......................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.1. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các Công ty trách nhiệm hữu hạn
không có vốn sở hữu nhà nước. ................ Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Các văn bản quy định về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. . Error!

not

Bookmark

not

defined.
2.2.4. Công cụ thống kê, tra tìm tài liệu.Error!
defined.
2.2.5. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữError!
defined.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Error!
not defined.

Bookmark


2.3. Nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các ở Công ty
trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước.Error!

Bookmark

not defined.
2.3.1. Ưu điểm..................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Hạn chế ..................................... Error! Bookmark not defined.
2.4. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
ở Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước. ...... Error!
Bookmark not defined.
2.4.1. Nguyên nhân từ phía các công ty trách nhiệm hữu hạn. ... Error!
Bookmark not defined.

3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ trong các
doanh nghiệp. ...................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệpError!

Bookmark

not defined.
3.2.3. Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp làm dịch vụ lưu trữ tài liệu
được thành lập. .................................... Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết Chương 3..................................... Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN .................................................... Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................... 10


DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

Viết tắt

Viết đầy đủ

TLLT

Tài liệu lưu trữ

Công ty TNHH

Công ty trách nhiệm hữu hạn

XHCN


vững nhịp độ tăng trưởng kinh tế ổn định ở mức cao và tác động tích cực vào
chuyển dịch cơ cấu kinh tế cũng như biến đổi các vấn đề đời sống xã hội. Theo số
liệu công bố mới nhất tại niêm giám thống kê 2014 của Tổng cục thống kê: Hiện
nay, cả nước ta có 373.213 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó có 230.640
doanh nghiệp đăng ký theo loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), chiếm
61,80% tổng số doanh nghiệp trong cả nước [23,tr.11-20][Phụ lục số 2]. Đây là
loại công ty kết hợp được những ưu điểm về chế độ TNHH của công ty cổ phần và
ưu điểm các thành viên quen biết nhau của công ty đối nhân. Nó khắc phục được
nhược điểm về sự phức tạp khi thành lập và quản lý của công ty cổ phần, nhược
điểm không phân chia được rủi ro của công ty đối nhân. Chính vì vậy mà hiện nay
công ty TNHH trở nên quan trọng và đã được phần lớn các nhà kinh doanh trong
nước lưu tâm tới. Hệ thống các công ty TNHH này đã có đóng góp không nhỏ cho
các vấn đề an sinh xã hội, giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo, chuyển dịch cơ
cấu nền kinh tế, tạo ra GDP … đồng thời là một trong những nhân tố thúc đẩy sự
phát triển quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta.
Trong quá trình hoạt động, các các công ty TNHH đã sản sinh ra một khối
lượng tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung. Khối tài liệu này
có ý nghĩa gián tiếp trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, kinh tế, chính trị và có
ý nghĩa trực tiếp đối với các Công ty TNHH, cụ thể:


Đối với các Công ty TNHH, tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hình thành và
phát triển; tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty. Tài liệu lưu trữ chứa đựng
nhiều thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý; giúp các nhà quản lý
tiết kiệm được thời gian, công sức; tiết kiệm được tài chính và ban hành được
những quyết định quản lý chính xác … Trong công tác thanh tra, kiểm tra, TLLT
là công cụ giúp người lãnh đạo ở các Công ty TNHH kiểm soát việc thực thi quyền
lực và góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của công ty, phục
vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý. Trong công tác tuyển dụng, sử dụng
nhân sự, tài liệu lưu trữ giúp các Công ty TNHH định hướng tuyển dụng, lập kế

nhà nước: Khái niệm, phân loại, cơ cấu tổ chức, vai trò ...
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm
hữu hạn thông qua các mô hình (Hệ thống văn bản quy định; tổ chức nhân sự;
trang thiết bị, cơ sở vật chất, nguồn kinh phí...) và các nghiệp vụ cụ thể (Tổ chức
thu thập, bổ sung tài liệu, công tác chỉnh lý, điều kiện bảo quản, tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu ...). Qua đó, đánh giá được những ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu tại các công ty TNHH không có vốn
sở hữu nhà nước.
- Trên cơ sở lý luận chung, cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn về tổ chức quản
lý tài liệu lưu trữ ở các Công ty TNHH không có vốn sở hữu nhà nước, tôi mạnh
dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu lưu
trữ cũng như sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ tại các Công ty TNHH hiện nay. Tôi
hi vọng đó sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu trữ ở các Công ty TNHH nói riêng và các
doanh nghiệp nói chung phục vụ trực tiếp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh,
hoạt động quản lý của các Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công
cuộc phát triển nền kinh tế nước nhà.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. SÁCH, GIÁO TRÌNH, TẠP CHÍ, CÁC ĐỀ TÀI LIÊN QUAN
1.

Nguyễn Trọng Biên (2000), "Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp
trong thời kỳ đổi mới", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3/2000) tr.911.

2.

Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2005), Luận văn thạc sỹ: Tổ chức quản lý
công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội

cấu trúc”

II. VĂN BẢN QUY ĐỊNH CHUNG


1.

Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013), Hướng dẫn
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức,(Website />
2.

Bộ Xây dựng, (Thông tư số: 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006), Hướng dẫn
lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, (Website
/>
3.

Chính Phủ, (Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010), Sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ ban hành về công tác văn thư, ( Tư liệu Trung tâm nghiên cứu
khoa học lưu trữ- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).

4.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số: 321/QĐ-VTLTNN ngày
22/8/2005), Về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu, (Website
/>
5.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày

Website: http//www.dncustoms.gov.vn


3.

Website: http//www.dpihanoi.gov.vn

4.

Website: http//www.hotrodoanhnghiep.vn

5.

/>