BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-----------------

PHẠM THỊ HỒNG HÀ

NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN

Hà Nội – Năm 2012


Luận văn thạc sỹ khoa học

i

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bản luận văn tốt nghiệp “Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ
thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam”

doanh nghiệp lựa chọn và ứng dụng hiệu quả hệ thống ERP để doanh nghiệp tối ưu
hóa được các nguồn lực của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực hiện luận văn, do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế,
việc nghiên cứu và các giải pháp được đưa ra không tránh khỏi thiếu sót. Em rất
mong nhận được ý kiến quý báu của các thầy cô giáo để bản luận văn của em có
tính khả thi và hiệu quả cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn.
Học viên

Phạm Thị Hồng Hà

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

iii

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................ ii
MỤC LỤC................................................................................................................. iii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT ........................................................ v
DANH SÁCH CÁC BẢNG ...................................................................................... vi
DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA ......................................... vi
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC
DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM ........................ 5
1.1. Lịch sử hình thành các hệ thống ERP .............................................................. 5

vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.............................................................. 48
2.2.1. Các xu hướng triển khai ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngoài........................................................................................... 49
2.2.2. Đánh giá những khó khăn và thuận lợi trong quá trình triển khai và ứng
dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài......... 51
2.3. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp
Việt Nam...................................................................................................... 53
2.3.1. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng giải pháp ERP
tại các doanh nghiệp tại Việt Nam........................................................ 54
2.3.2. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại công ty cổ phần Giấy
Sài Gòn ................................................................................................ 58
2.3.3. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Thép Việt... 62
2.4. Giới thiệu về các đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh
nghiệp tại thị trường Việt Nam...................................................................... 67
2.4.1. Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT ........................................................ 68
2.4.2. Công ty cổ phần công nghệ mới Kim Tự Tháp Việt Nam...................... 70
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP TẠI VIỆT NAM.............................................................................. 71
3.1. Định hướng lựa chọn và ứng dụng các hệ thống ERP cho các doanh nghiệp
theo nhóm các ngành nghề đặc thù ................................................................ 71
3.2. Phát triển các giải pháp ERP Việt Nam cho doanh nghiệp Việt Nam............. 73
3.3. Đề xuất quy trình lựa chọn giải pháp và triển khai hiệu quả hệ thống ERP tại
các doanh nghiệp tại Việt Nam...................................................................... 74
3.3.1. Lựa chọn đúng giải pháp và đơn vị triển khai........................................ 75
3.3.2. Lựa chọn đúng đơn vị tư vấn triển khai giải pháp đã được chọn............ 79
3.3.3. Lập kế hoạch triển khai dự án, xác định phạm vi dự án rõ ràng ............. 79
3.3.4. Xây dựng và duy trì đội dự án trong doanh nghiệp................................ 81
3.3.5. Nâng cao hiệu quả chuyển giao hệ thống và đào tạo sử dụng hệ thống.. 82
KẾT LUẬN.............................................................................................................. 84


Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Requirement Planning)

SCM

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

SMEs

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Small and Medium Enterprises)

SRM

Hệ thống quản lý quan hệ đối tác (Supplier Relationship Management)

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

vi

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH SÁCH CÁC BẢNG
Bảng 1.1: Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP ...... 10
Bảng 1.2: Bảng so sánh chi phí triển khai các hệ thống ERP nước ngoài ............... 27

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA
Hình 1.1: Mô hình hoạt động của hệ thống ERP ...................................................... 9

kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Các giải pháp ERP được ứng
dụng rộng rãi trên thế giới trong rất nhiều lĩnh vực từ ngành công nghiệp ô tô đến
ngành công nghiệp thực phẩm, phân phối cho đến giáo dục đào tạo. Tại Việt Nam,
cùng với sự phát triển của nền kinh tế và ngành công nghệ thông tin, các giải pháp
ERP cũng bắt đầu được triển khai và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp, góp phần
thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh của các doanh
nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công bước đầu, việc
ứng dụng các giải pháp ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam còn gặp nhiều khó
khăn do khách quan và chủ quan. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã nghiên cứu và
tìm hiểu về thực trạng việc ứng dụng các giải pháp ERP tại Việt Nam và lựa chọn
đề tài:” Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam”.
Thông qua việc nghiên cứu lý thuyết mô hình hoạt động của hệ thống ERP
và khảo sát về việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam,
cùng với việc nghiên cứu hai dự án triển khai ERP tại doanh nghiệp tại Việt Nam,
tác giả đã phân tích và nêu bật được các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu quả của việc
ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ đó, tác giả đề xuất
và xây dựng các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP tại
các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Trong khuôn khổ đề tài, đối tượng nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp
tại Việt Nam đã và đang triển khai, ứng dụng hệ thống ERP tại doanh nghiệp, bao
Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

2

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội



Luận văn thạc sỹ khoa học

3

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

triển khai ứng dụng ERP, đồng thời dựa trên kết quả của các cuộc khảo sát khác để
đánh giá về những khó khăn và thách thức cũng như hiệu quả của việc ứng dụng hệ
thống ERP tại doanh nghiệp để các doanh nghiệp có cơ sở tham khảo khi quyết định
triển khai dự án ERP. Bên cạnh đó, tác giả cũng nghiên cứu làm rõ xu hướng triển
khai hệ thống ERP tại hai nhóm doanh nghiệp, các doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngoài và các doanh nghiệp Việt Nam cũng như thuận lợi và khó khăn khi ứng
dụng ERP tại hai nhóm doanh nghiệp này.
Phần tiếp theo của chương 2, tác giả đi sâu nghiên cứu hai doanh nghiệp đã
triển khai ERP thành công, đồng thời nêu lên yếu tố quan trọng nhất quyết định
thành bại của dự án ERP tại doanh nghiệp đó. Đó là dự án triển khai ERP tại Giấy
Sài Gòn và dự án triển khai ERP tại Tổng công ty Thép Việt. Đây là hai dự án cỡ
lớn, kéo dài và tác động đến mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Dự án triển khai
ERP tại Công ty giấy Sài Gòn là dự án ERP đầu tiên trong ngành giấy. Nghiên cứu
về quá trình triển khai hệ thống ERP tại Giấy Sài Gòn cho thấy yếu tố mấu chốt để
đem lại hiệu quả của hệ thống ERP là sự quyết tâm của ban lãnh đạo, sự đồng lòng
của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy
trình quản lý hiện đại. Dự án triển khai ERP tại Tổng công ty Thép Việt là dự án
ERP có quy mô và tổng mức đầu tư lớn nhất cho một dự án ERP tại doanh nghiệp
tư nhân tính đến thời điểm hiện nay. Thép Việt đã triển khai hệ thống SAP ERP,
giải pháp chuyên cho các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn với các phân hệ đặc thù cho
ngành thép như quản lý nguyên vật liệu, kênh phân phối. Dự án triển khai ERP tại
Thép Việt là một dự án thành công tiêu biểu tuân thủ theo bộ nguyên tắc triển
AcceleratedSAP (ASAP) của hãng SAP. Từ bài học thành công của Thép Việt cho

trình triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam từ khâu xây dựng
quy trình lựa chọn giải pháp, lựa chọn đơn vị tư vấn cho đến việc xây dựng đội dự án,
thực hiện dự án và chuyển giao đào tạo dự án ERP tại doanh nghiệp.
Sau đây là phần trình bày nội dung của luận văn tốt nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

5

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC
DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành các hệ thống ERP
Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm hoạch
định tài nguyên doanh nghiệp - ERP (viết tắt từ Enterprise Resource Planning) là
một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin, dùng cho mục đích hoạch
định tài nguyên (bao gồm nguồn nguyên liệu, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực)
trong một tổ chức, một doanh nghiệp cụ thể, nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý
các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác,
kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Hệ thống ERP điển hình là một
hệ thống đa phân hệ (Multi Module Software Application) từ phân hệ quản lý tài
chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến phân hệ quản lý
sản xuất, kinh doanh và bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các
phân hệ của hệ thống ERP được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu thống nhất trong
toàn bộ hệ thống, từ đó nhà quản trị có được những báo cáo quản trị đầy đủ chi tiết

hưởng không tốt đến chi phí hay tài chính của cả công ty. Liên quan đến kế hoạch
sản xuất, ngay cả khi nguồn nguyên liệu đã sẵn sàng nhưng khi lệnh sản xuất được
ban hành không đúng thời điểm cũng dẫn đến việc chậm sản xuất và dẫn đến sản
xuất không theo kịp tiến độ giao hàng. Hệ thống MRP chính là công cụ để giải
quyết các vấn đề mà các công ty sản xuất thường xuyên phải đối mặt như đã nêu
trên đây. Hệ thống MRP cho phép giải quyết ba câu hỏi cơ bản trong hoạt động sản
xuất của bất kỳ công ty sản xuất nào, đó là cần những thành phần nguyên vật liệu
nào, cần bao nhiêu và khi nào cần (What, When, and How Many). Các hệ thống
MRP không những xử lý và đưa ra được kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu đầu vào
và thành phẩm đầu ra mà còn lập kế hoạch sản xuất cho các bán thành phẩm, là
thành phần trung gian trong quá trình sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm
trong các công ty sản xuất các sản phẩm có cấu tạo phức tạp.
Cũng giống như bất kỳ hệ thống máy tính nào, hệ thống MRP cần có các
thông tin đầu vào cụ thể như: định mức nguyên vật liệu (hay BOM) từ nguyên vật
liệu, bán thành phẩm đến thành phẩm, số lượng thành phẩm cần giao và tiến độ giao
hàng, các số liệu ban đầu tại kho và sẽ về kho, bên cạnh đó là các thông số về sản
xuất như tiêu chuẩn máy móc, năng lực sản xuất dựa trên năng lực của máy móc và
nguồn nhân lực, số lượng sản xuất theo lô, ước tính tỷ lệ lỗi hỏng và các thông số
khác. Sau quá trình xử lý các thông tin đầu vào, hệ thống MRP sẽ tự động cho ra hai
gợi ý chính, đó là bảng kế hoạch sản xuất và bảng kế hoạch đặt hàng. Trong bảng kế
Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

7

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hoạch sản xuất sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về lịch trình sản xuất cụ thể cho


Luận văn thạc sỹ khoa học

8

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

ngày càng cao hơn của nhà quản lý xuất phát từ nhu cầu quản lý đồng nhất trong
toàn bộ doanh nghiệp, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning) đã ra đời để giải quyết những vấn đề mà hệ thống MRP cổ điển
chưa làm được.
Đầu những năm 1990, công ty Gartner là một trong những công ty đầu tiên
triển khai hệ thống ERP, được coi như là hệ thống mở rộng dựa trên cơ sở của
MRP. Hệ thống ERP giới thiệu những chức năng rộng hơn, bao trùm hầu hết các
hoạt động của một doanh nghiệp với nhiều nhà máy. Một hệ thống ERP điển hình là
hệ thống tích hợp dữ liệu hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp ví dụ như dữ liệu kế
toán, dữ liệu sản xuất, bán hàng, dịch vụ…Những dữ liệu này không đứng độc lập
và xử lý riêng lẻ tại từng phân hệ chức năng độc lập mà xử lý tích hợp như một
luồng thông tin thông suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các phân hệ
chức năng như phân hệ kế toán, phân hệ bán hàng, phân hệ dịch vụ, phân hệ đặt
hàng liên kết và ảnh hưởng đến hoạt động của nhau trên cơ sở một cơ sở dữ liệu
đồng nhất của toàn bộ công ty. Khi hệ thống đã có sự thông suốt về thông tin và liên
kết về mặt hoạt động, hệ thống cho phép chiết xuất các báo cáo tổng hợp liên quan
đến nhiều bộ phận, nhiều hoạt động chung trong toàn công ty, từ đó giúp nhà quản
lý xây dựng các báo cáo chi tiết để phục vụ mục đích quản lý điều hành công ty.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống ERP đã được xây
dựng và phát triển trên nền web, nhờ đó hoạt động của hệ thống ERP đã vượt ra
khỏi sự giới hạn trong nội bộ một doanh nghiệp mà cho phép tương tác với các đối
tác, bạn hàng, khách hàng thông qua các phân hệ như phân hệ quan hệ khách hàng
CRM (Customer Relationship Management), phân hệquan hệ với nhà cung cấp



10

Luận văn thạc sỹ khoa học

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp khi triển khai ERP là phải chấp nhận thay đổi theo những quy trình, hệ thống
mới ưu việt hơn. Ngay kể cả các thao tác bình thường như việc định khoản, với hệ
thống ERP, công việc định khoản được thực hiện tự động và số liệu cũng được
chuyển từ các phân hệ chức năng khác sang phân hệ kế toán khi phát sinh các
nghiệp vụ trong doanh nghiệp chứ không phải nhập bằng tay vào hệ thống kế toán
như thông thường, như vậy công việc của nhân viên kế toán đã chuyển từ thao tác
nhập dữ liệu sang việc kiểm soát đối chiếu số liệu. Bảng dữ liệu dưới đây cho thấy
một số vấn đề chính của nghiệp vụ tài chính kế toán được phân hệ tài chính kế toán
trong hệ thống ERP xử lý.
STT

Một số vấn đề chính

Hệ thống ERP

1

Hình thức kế toán

Phù hợp nhiều hơn với hình thức Nhật Ký Chung
và Chứng từ Ghi sổ



Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của
Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, các báo cáo, biểu
mẫu nên được xây dựng lại theo hình thức quản lý
mới, không nhất thiết phải theo các biểu mẫu của
hình thức hạch toán thủ công trước kia.

Bảng 1.1: Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

11

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Phân hệ Quản lí đặt hàng – Procurement hay Purchasing gồm các chức năng
được ứng dụng nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và
phức tạp. Phân hệ quản lí mua hàng cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mua
hàng của toàn doanh nghiệp, công tác mua hàng (bao gồm mua nguyên vật liệu,
mua tài sản cố định, mua máy móc thiết bị…), quản lí và lựa chọn nhà cung cấp,
quản lý công nợ, và các quy trình xác nhận đặt hàng …nghiệp vụ của bộ phận đặt
hàng không quá phức tạp tuy nhiên thực tế tại doanh nghiệp phát sinh rất nhiều
trường hợp đòi hỏi hệ thống phải được thiết kế để về cơ bản xử lý được tất cả các
giao dịch mua hàng của doanh nghiệp.
Cụ thể trong hệ thống ERP, khái niệm đặt hàng hay mua hàng bao hàm tất
cả các hạng mục phải mua, phải thuê của doanh nghiệp từ mua nguyên vật liệu đầu
vào, mua tài sản công, công cụ lao động, dụng cụ lao động, cũng như việc

mua. Đúng thời gian là tiêu chí thứ tư trong việc đặt hang nhằm phục vụ sản xuất
và giao hang đúng hạn, việc nhập hàng hóa nguyên vật liệu đúng thời gian sẽ giảm
được lượng hàng tồn kho nhưng vẫn đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng. Khi
ứng dụng phân hệ mua hàng của ERP, việc quản lý thông tin về đặt hàng, nhận
hàng, thanh toán… được quản lý tự động, tránh sự trùng lặp thông tin. Trong đó,
tiêu chí về quản lý giá mua phải hết sức chặt chẽ.
Ngoài bốn tiêu chí vừa nêu trên được đặt ra cho bộ phận mua hàng nói riêng
thì nói chung quá trình mua hàng của một doanh nghiệp phải là quá trình xuyên
suốt từ khi lập yêu cầu đặt hàng cho đến lúc hàng về và thanh toán cho đơn đặt hàng
đó, liên quan đến rất nhiều bộ phận.
Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm, có thể từ
bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay có khi
từ yêu cầu nâng mức dự trữ của kho hàng, những yêu cầu này được nhập vào hệ
thống dưới dạng đề xuất mua hang, sau khi được phê duyệt trong nội bộ bộ phận sẽ
chuyển trạng thái thành đề xuất mua hàng đã được duyệt, lúc này dữ liệu mới được
bộ phận mua hàng xử lý. Trước hết bộ phận mua hàng căn cứ vào nội dung đề xuất
mua hàng để lập các bảng hỏi báo giá, khâu lập các bảng hỏi giá được tạo ra tự
động từ hệ thống và chuyển đến các nhà cung cấp thuộc nhóm ngành hàng cần mua.
Sau khi nhà cung cấp phản hồi về giá cả và các điều khoản khác, thông tin về giá sẽ
được bộ phận mua hàng cập nhật vào bảng giá trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý
được bảng giá của các nhà cung cấp cộng thêm sự phân tích về thời gian giao hàng,
điều khoản thanh toán, bộ phận mua hàng có thể lựa chọn được nhà cung cấp có
điều kiện tốt nhất. Hệ thống linh động cho phép bộ phận mua hàng thiết lập các bộ
thứ tự ưu tiên các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp ví dụ như nhà cung cấp có giá
tốt nhất, nhà cung cấp có điều khoản thanh toán tốt nhất…Do giá cả của tất cả các
Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học


cũng như mục đích sử dụng. Hệ thống cho phép thiết lập ngân sách cho từng bộ
phận, từng dự án theo từng tháng từng quý và từng năm hoặc linh động theo yêu
cầu, khi các khoản mục đặt hàng vượt quá ngân sách đã được ấn định thì hệ thống
Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

14

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

sẽ đưa ra các thông báo hoặc từ chối cập nhật các giao dịch này cho đến khi các hạn
mức chi ngân sách được điều chỉnh. Về việc thanh toán, tuy không nằm trong chức
năng của phòng mua hàng nhưng ngay khi việc mua hàng được tiến hành trên hệ
thống, phân hệ kế toán tài chính sẽ tạo ra các bút toán dự chi tự động để dự báo các
khoản phải chi trong tương lai để doanh nghiệp chủ động về luồng tiền, khi hàng đã
nhập kho, hệ thống cũng tạo ra các bút toán tự động để ghi có tài sản và ghi nợ
nguồn vốn.
Với các tập đoàn lớn có nhiều chi nhánh, hệ thống ERP hỗ trợ nhiều loại
hình giao dịch như hợp đồng khung, hợp đồng ký kết nhiều lần, hỗ trợ quản lý
nhiều nhà cung cấp và đa tiền tệ trong giao dịch.

Hình 1. 2: Ví dụ về quy trình mua hàng của một doanh nghiệp
Phân hệ Cung ứng hay kho vận - Logistic sẽ hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình
cung ứng từ quản lí kho (bao gồm các tác nghiệp nhập kho, xuất kho, chuyển kho,
quản lý các loại hình kho) đến quản lý các công đoạn trong đóng gói, vận chuyển
đến nơi nhận và trả lại hàng về nơi gửi, đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu,
bộ phận kho vận cũng sẽ chịu trách nhiệm về các thủ tục xuất nhập khẩu.


Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

16

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

cao được uy tín với khách hàng khi luôn cập nhật được giá bán tốt nhất và thời gian
giao hàng nhanh nhất. Điểm khác biệt của phân hệ bán hàng so với các phần mềm
quản lý bán hàng đơn lẻ khác là khi ứng dụng chương trình bán hàng đơn lẻ, doanh
nghiệp thường bắt đầu nhập liệu khi đã nhận được đơn hàng của khách hàng chứ
không quản lý được giai đoạn tiếp cận khách hàng khi chào giá và thương thảo…
Cụ thể, hệ thống cho phép tạo ra các báo giá theo yêu cầu của khách hàng,
đồng thời hệ thống cho phép ghi nhận được diễn biến của giai đoạn đàm phán về giá
cả với khách hàng. Về phía nội bộ doanh nghiệp, do phân hệ bán hàng kết nối dữ
liệu đến các bộ phận khác nên lãnh đạo doanh nghiệp có thể tính toán được lãi lỗ
cho đơn hàng này để đưa ra quyết định cuối cùng đồng thời đánh giá được nguyên
nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Về thời gian giao hàng, bộ
phận bán hàng có thể nắm được số lượng hàng tồn kho và tiến độ sản xuất để đưa ra
dự kiến lịch giao hàng cho từng mặt hàng.
Trong các trường hợp đặc biệt có tính chiến lược, bộ phận bán hàng cũng có
thể đưa ra các thứ tự ưu tiên sản xuất và xuất kho cho các đơn hàng để tính được
ngày giao hàng dự kiến cho từng báo giá. Khi số lượng, giá, ngày giao hàng và các
điều kiện khác được phía khách hàng chấp nhận, hệ thống sẽ ghi nhận báo giá thành
hợp đồng bán hàng chính thức. Trong phân hệ quản lý bán hàng, việc quản lý giá
bán được doanh nghiệp đặc biệt chú ý và được giữ bí mật cũng như quyết định bởi
lãnh đạo doanh nghiệp, khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bán phải được định
nghĩa trước thành các bảng giá dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng,

cho phép theo dõi tiến độ sản xuất và bàn giao hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào
một cách dễ dàng. Việc theo dõi được tình trạng của các đơn hàng giúp lãnh đạo
doanh nghiệp chủ động được việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác
nhất về tiến độ với khách hàng. Bên cạnh đó, trong thực tế một doanh nghiệp có rất
nhiều hình thức bán hàng khác nhau, biến đổi và phát sinh liên tục như bán hàng
giao thẳng từ nhà cung cấp đến khách hàng không qua nhập kho, bán hàng nội bộ
giữa các chi nhánh của doanh nghiệp, bán hàng dịch vụ không có thông tin xuất
kho..., do đó hệ thống ERP cần quản lý linh hoạt để đáp ứng được đầy đủ toàn bộ
các hình thức bán hàng có thể phát sinh của doanh nghiệp.
Tiêu chí quan trọng nhất khi triển khai phân hệ bán hàng của hệ thống ERP là
khâu kiểm tra đối chiếu số liệu. Bộ phận bán hàng cần kiểm tra đối chiếu số liệu
thường xuyên với bộ phận kế toán, bộ phận kho...nhằm đảm bảo tính chính xác của
dữ liệu trong các báo cáo nội bộ và báo cáo khác. Bộ phận bán hàng cũng là bộ
phận làm việc trực tiếp với khách hàng, liên quan đến sự sống còn của doanh
nghiệp, do đó việc báo cáo và đối chiếu các số liệu phải chính xác và liên tục nhằm
đạt đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng. Hiện nay, do yêu cầu của rất nhiều doanh
Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009


Luận văn thạc sỹ khoa học

18

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hay doanh nghiệp thương
mại, việc sử dụng phân hệ bán hàng là thường xuyên và không cố định tại một nơi,
do đó hệ thống ERP đã được thiết kế trên nền web nhằm hỗ trợ các nhân viên kinh
doanh có khả năng tiếp cận hệ thống mọi nơi mọi lúc để phục vụ khách hàng trong
thời gian nhanh chóng và thuận tiện nhất.