Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHẦN PHỤ LỤC............................................................................................2
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC...............4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.. .4
1.1.1.Lịch sử hình thành.................................................................................................................4
1.1.2.Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................4
1.1.3. Về cơ cấu tổ chức..................................................................................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư - lưu
trữ của cơ quan..............................................................................................................................7
1.2.1. Về tình hình tổ chức..............................................................................................................7
1.2.2.Về nhiệm vụ quyền hạn..........................................................................................................7
1.2.3.cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ................................................................................8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ..................................9
TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP..............................................................................9
2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ.........................................................................................9
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ.............................................................................9
2.1.2. Bố trí cán bộ công tác lưu trữ...............................................................................................9
2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ.............................................................10
2.1.4. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.........................................................................10
2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt
động lưu trữ của cơ quan, tổ chức...............................................................................................10


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

A. LỜI MỞ ĐẦU
Công tác lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng trong toàn bộ
hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, đảm bảo cung cấp mọi thông tin
bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải
cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý giảm thiểu
bệnh quan liêu giấy tờ. Do vậy trong bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, công tác
Lưu trữ là một hoạt động vô cùng quan trọng không thể thiếu của một cơ quan
dù lớn hay nhỏ.
Ra đời như một quy luật tất yếu của xã hội, công tác lưu trữ là hoạt động
không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức. Bởi nó góp phần quan trọng vào
công cuộc xậy dựng và bảo vệ tổ quốc, gữi gìn và bảo quản thông tin lâu dài
nhằm phục vụ cho sự nghiệp lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh
vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…
Nhận thức được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đào
tạo có chất lượng về công tác văn thư – lưu trữ của cả nước, với phương châm “
Học thật, Thi thật, Ra đời làm việc thật”. Trường Đại học Nội vụ đã tổ chức cho
sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Nhằm mục đích giúp sinh viên
củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước gắn học tập với thực
hành, lý luận gắn liền với thực tiễn. Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ
năng ngành, nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo. Giúp sinh viên hệ
thống hoá và củng cố những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành. Giúp sinh
viên làm quen với môi trường làm việc thực tế tại cơ quan. Từ đó sinh viên có
thể tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một lưu

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả đạt thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề
xuất, khuyến nghị.
Trong khoảng thời gian thực tậpvà làm việc thực tế bản thân em đã cố
gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện
kỹ năng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Tuy nhiên vì còn chưa được tiếp xúc nhiều
với môi trường làm việc thực tế nên em không thể tránh khỏi những khó khăn
như: chưa nắm bắt hết được các quy trình làm việc của phòng trên thực tế ; vẫn
còn bỡ ngỡ với công việc mới đầu được giao; một số nghiệp vụ vẫn chưa thành
thục vì thời gian thực tập không cho phép.
Mặc dù vậy được sự quan tâm giám sát của nhà trường và sự giúp đỡ chỉ
bảo tận tình của các cô, chú cán bộ nhân viên tại cơ quan thực tập, với môi
trường làm việc cởi mở thân thiện đã phần nào giúp em thấy thoải mái trong
việc khảo sát, học tập, đúc rút kinh nghiệm cho công việc về sau.
Sau hơn hai tháng thực tập và làm việc tại Trung tâm cũng như đi thực tế
tại Bộ tài chính. Với sự hướng dẫn tận tình của ban lãnh đạo, các cô, chú, anh
2


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

chị trong cơ quan đã giúp em học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức
mới, những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập và làm việc sau này
của mình một cách dễ dàng hơn.
Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo nhà trường,
khoa văn thư – lưu trữ đã sắp xếp tạo điều kiện để em thực hiện tốt đợt thực tập

Trung tâm Đào Tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý( dưới
đây gọi tắt là Trung Tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên
hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam( dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội
Việt Nam), hoạt động theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định
81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002 và quy chế của Liên hiệp hội Việt
Nam.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại
ngân hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về
mọi hoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của
Trung tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và giấy
chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, Công
nghệ cấp, đúng với quy định của pháp luật.
1.1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

• Về chức năng.:
Trung tâm có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ
chức, các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu
khoa học tổ chức, quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến
pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý
nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ quan, tổ chức
và doanh nghiệp.
• Về nhiệm vụ.:
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:Nghiên cứu và ứng
dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản lý hiện
đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát
4


Báo cáo thực tập


phụ trách những nhiệm vụ riêng biệt, quản lý các mặt hoạt động của
5


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

Trung tâm. Hoạt động theo cơ chế báo cáo thường xuyên, các hoạt
động trao đổi giữa cấp trên và cấp dưới, cấp dưới và cấp trên, ngang
cấp với nhau diễn ra thường xuyên, nhằm đảm bảo sự cung cấp thông
tin kịp thời giữa các bộ phận, phòng, ban. Kịp thời xử lý các tình
huống phức tạp trong thực tế, nâng cao hiệu quả công việc.
Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ 1.1.: sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm.
HỘI ĐỒNG
TRUNG TÂM

BAN GIÁM
ĐỐC

VĂN
PHÒNG

HỘI ĐỒNG
KHOA HỌC

P.

phận văn thư lưu trữ có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn
thư – lưu trữ của Nhà nước nói chung và của Trung tâm nói riêng;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác
văn thư lưu trữ;
- Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ
văn thư lưu trữ cho các bộ, nhân viên của Trung tâm;
- Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu
trữ;
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư,
lưu trữ.

7


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

1.2.3. cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ.

sơ đồ 1.2.:cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ của Trung
tâm:
Trưởng phòng

Phó. Trưởng
phòng

hiện theo quyết định của Ban Giám đốc dựa trên quy định của pháp luật. Tuy
nhiên theo như tìm hiểu em thấy rằng vẫn còn một số những chỉ đạo, quản lý
thực hiện chưa thực sự tốt. Vẫn tồn tại trong công tác tuyên truyền, hướng dẫn
và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ chưa triển khai. Mặc
dù Trung tâm là một tổ chức trong dịch vụ chỉnh lý tài liệu, tuy nhiên công tác
lập và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, thu thập, phân loại tài
liệu, bảo quản tài liệu lại chưa được cơ quan chú trọng nhiều.
Những tồn tại trên đã phần nào gây nên khó khăn cho hoạt động của
Trung tâm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cán bộ, nhân viên muốn
khai thác thông tin. Bởi vậy điều cấp thiết bây giờ là cần phải có những biện
pháp khắc phục những tồn tại trên để công tác lưu trữ của Trung tâm được thực
hiện tốt nhất,chất lượng nhất.
2.1.2. Bố trí cán bộ công tác lưu trữ
Hiện tại Trung tâm bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ kiêm
nhiệm, chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách. Tuy không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách nhưng Trung tâm lại có một đội ngũ nhân viên chỉnh lý tài liệu khá
đông đảo, trong đó:
- Có 20 cán bộ chuyên môn, tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư –
lưu trữ.
- Có 70 nhân viên chỉnh lý, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, chuyên ngành
văn thư – lưu trữ.
Có thể nói rằng việc quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm tuy vẫn còn
những tồn tại, tuy nhiên về mặt cán bộ làm công tác lưu trữ, đặc biệt là nghiệp
9


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang


Hằng năm, lãnh đạo Trung tâm luôn tổ chức các hoạt động nghiên cứu
khoa học cho cán bộ nhân viên. Mở lớp tập huấn về việc sử dụng các thiết bị
10


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

công nghệ cho nhân viên trong Trung tâm, điều này đã phần nào giúp cho cán
bộ,nhân viên trong Trung tâm được tiếp cận gần hơn với công nghệ thông tin,
giải quyết nhanh chóng công việc đáp ứng được yêu cầu lãnh đạo đặt ra đồng
thời bắt kịp với xã hội.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Trung tâm
mới chỉ là bước đầu dùng máy tính đơn lẻ để quản lý các mục lục hồ sơ trong tài
liệu có trong lưu trữ, thay thế quyển sổ tra tìm truyền thống. Độc giả đến khai
thác tài liệu có thể tra trên máy vi tính vị trí giá, cặp, hộp, tài liệu cần tìm sau đó
đến khai thác sử dụng trực tiếp tài liệu.
Hiện tại Trung tâm đang sử dụng phần mền Microsoft Word và Microsoft
Excel để nhập các mục lục hồ sơ tài liệu mà chưa đưa được nội dung tài liệu vào
dữ liệu điện tử để quản lý. Việc tra tìm tài liệu trên thiết bị máy tính sẽ giúp cho
công tác khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, dễ tra tìm và giải quyết
công việc được nhanh chóng, giảm thiểu công sức cũng như thời gian tra tìm mà
vẫn đáp ứng nguyên tắc “ tìm nhanh, tìm đúng và tìm đủ”.
2.1.6. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Với phương châm luôn được chất lượng làm việc lên hàng đầu. Bởi vậy
Trung tâm luôn coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ

diễn ra một lần trong thời điểm cuối năm, việc kiểm tra thực sự chưa được triệt
để và còn mang nhiều tính “ báo cáo”.
Như vậy có thể thấy rằng, bên cạnh những cố gắng hoạt động quản lý
công tác lưu trữ vẫn còn một số những tồn tại. Và tất nhiên đây cũng là một số
nguyên nhân chính tác động đến hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ. Bởi vậy
nếu như muốn đưa công tác lưu trữ phát triển, hoạt động tốt, điều quan trọng
hằng đầu là phải có biện pháp khắc phục các tồn tại trong hoạt động quản lý.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thu thập và bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho
lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Tại Trung tâm công tác thu thập, bổ sung tài liệu hằng năm được ban lãnh
đạo thường xuyên đôn đốc các đơn vị,phòng,ban thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ
cơ quan.
Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu
thập bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
12


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm : Chủ tịch Hội đồng và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);

13


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

tâm ở hai mức là “ bảo quản có thời hạn” và “ bảo quản vĩnh viễn” theo đúng
tinh thần của Nghị định số 01/2013/NĐ –CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu Trữ. Điều này đã giúp
cho cơ quan bảo quản tốt tài liệu ở cơ quan mà không tốn diện tích lưu,bảo quản
những tài liệu hết giá trị. Các loại tài liệu được xác định giá trị đã vận dụng
nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xác định cho từng loại tài liệu
Tuy nhiên Trung tâm lại chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng
loại tài liệu cụ thể. Do vậy việc xác định giá trị tài liệu còn nặng kinh nghiệm, có
phần theo cảm tính và bộc lộ thiếu thống nhất tron g quản lý. Song trên thực tế
cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu tại Trung tâm cũng đã vận dụng đến
bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu ( bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu do
Cục Văn thư và Nhà nước thành lập và ban hành bằng văn bản số 25 – NV ngày
10/9/1975), và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hổ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan tổ chức để làm chỉ dẫn, cho nên đã phần nào khắc phục
được những hạn chế trên.
2.2.3. Công tác tổ chức khoa học phông lưu trữ cơ quan.
* Về điều kiện và phương án phân loại lưu trữ cơ quan
Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cơ quan là căn cứ vào những đặc
trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các
đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu

- Phân loại tài liệu theo cơ cấu tổ chức: Hội đồng Trung tâm và Ban giám
đốc.
- Phân chia tài liệu thành nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản.
+ Lập hồ sơ:
Là công việc quan trọng nhất của chỉnh lý tài liệu. Kết thúc công việc lập
hồ sơ thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo
thứ tự ngày tháng văn bản từ nhỏ đến lớn. Trường hợp một hồ sơ mà có quá
nhiều văn bản, quá dày thì phải phân chia thành các tập cho phù hợp.
+ Biên mục hồ sơ:
- Đánh số tờ
- Viết mục lục văn bản
- Viết chứng từ kết thúc
- Viết bìa hồ sơ
+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp
+ Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

15


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

*Về Dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu.
Do thời gian tham thực tập tại Trung tâm không đúng thời điểm, cho nên
em chưa được tiếp xúc trực tiếp với công tác chỉnh lý tài liệu của Trung tâm.
Tuy nhiên theo như tìm hiểu em nhận thấy rằng Trung tâm là một cơ quan rất
phát triển trong dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu, cho nên để đáp ứng tốt mục

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

Bước 1. Phân chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức thành các nhóm lớn.
1. Vụ Tài vụ - Quản trị;
2. Vụ Kế Hoạch - Tài Chính;
3. Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp;
Bước 2. Phân chia tài liệu trong từng nhóm lớn thành các nhóm vừa
1. Vụ Tài vụ - quản trị
1.1. Tài liệu của Phòng kế toán – Tài chính;
1.2. Tài liệu của Phòng quản lý xây dựng cơ bản;
1.3. Tài liệu của Phòng quản lý tài sản;
2. Vụ Kế hoạch Tài Chính
2.1. Tài liệu của Phòng tổng hợp
2.2. Tài liệu của Phòng chế độ kế toán nhà nước
2.3. Tài liệu của Phòng chế độ kế toán doanh nghiệp
2.4. Tài liệu của Phòng chế độ kế toán Ngân hàng và Tổ chức tài chính
3. Vụ tài chính hành chính sự nghiệp
3.1. Tài liệu của Phòng hành chính, đoàn thể
3.2. Tài liệu của Phòng sự nghiệp y tế - xã hội
3.3. Tài liệu của Phòng sự nghiệp văn hoá – khoa học – giáo dục
3.4. Tài liệu của Phòng sự nghiệp kinh tế.
Bước 3. Phân chia tài liệu trong từng nhóm theo thời gian thành
nhóm nhỏ
1. Vụ Tài vụ Quản trị
1.1. Tài liệu của phòng kế toán tài chính (năm 1997,1998,
1999,2000,2001)
1.2. Tài liệu của phòng quản lý xây dựng cơ bản (năm 1997, 1998,
2000, 2001)

Bước 4. Trong từng năm, tài liệu được phân chia tiếp theo nhiệm vụ
của từng đơn vị thành nhóm nhỏ. ví dụ một vụ cụ thể như sau:
1. Vụ Tài Vụ - Quản Trị
1.1.Phòng kế toán tài chính
Năm 1997
- Các văn bản chỉ đạo về quy chế quản lý, kiểm tra, kiểm toán tài chính;
- Chương trình, kế hoạch, đề án thực hiện công tác quản lý tài chính, tài
sản,kiểm tra kiểm toán nội bộ của Bộ tài chính và các đơn vị thuộc Bộ;
- chiến lược quản lý tài chính, tài sản của Bộ và các đơn vị thuộc bộ;
- Kế hoạch đầu tư xây dựng, ứng dụng, công nghệ, mua sắm tài sản, trang
thiết bị hàng năm của các đơn vị thuộc Bộ;
- Kế hoạch sử dụng các nguồn tài chính tập trung hằng năm của Bộ;
- Hướng dẫn cơ chế, chính sách của Nhà nước về công tác quản lý tài
chính;
- Hướng dẫn thu chi, lập dự toán, quyết toán hằng năm.
Năm 1998,1999,2000,2001 phân chia tài liệu tương tự năm 1997
1.2. Phòng quản lý xây dựng cơ bản.
Năm 1997
- Văn bản chỉ đạo về công tác quản lý đầu tư xây dựng;
- Hướng dẫn thẩm định các nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản;
- Kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý, sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ
bản;
- Tổng hợp, báo cáo quyết toán vốn đầu tư hằng năm.
Năm 1998,1999,2000,2001 phân chia tài liệu tương tư như năm 1997
1.3. Phòng quản lý tài sản.
Năm 1997
- Văn bản chỉ đạo về công tác quản lý tài sản;
- Hướng dẫn, thẩm định kế hoạch ngắn hạn,trung hạn, dài hạn về trang
thiết bị mua các thiết bị phục vụ hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ;
- Phê duyệt phương án sắp xếp, xử lý tài sản Nhà nước giao cho các đơn

phục lục số 04)
c. Viết tiêu đề hồ sơ.
Đối với hồ sơ hành chính thực hiện theo các tiêu đề mẫu dưới đây:
- Tên loại văn bản – nội dụng – thời gian – tác giả: áp dụng đối với các
hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kì của cơ quan, tổ
chức.
ví dụ: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2001 của Vụ tài
chính hành chính sự nghiệp.
- Tên loại văn bản – tác giả - nội dung – thời gian: áp dụng đối với các hồ
sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
ví dụ: Chương trình kế hoạch báo cáo của Vụ tài chính hành chính sự
nghiệp về thực hiện cải cách hành chính công năm 2001.
- Tập lưu ( quyết định, chỉ thị, công văn…) – thời gian – tác giả: áp dụng
đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
ví dụ: Tập lưu công văn năm 2001 của Bộ Tài Chính.
19


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

- Hồ sơ hội nghị (hội thảo) – nội dung – tác giả ( cơ quan tổ chức hoặc cơ
quan chủ trì) – địa điểm – thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2001 của Bộ Tài Chính
- Hồ sơ – vấn đề - thời gian – tác giả: áp dụng đối với các loại hồ sơ việc.
ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2001 của Bộ Tài Chính.
Đối với một số hồ sơ nghiệp vụ thực hiện thống nhất theo mẫu dưới


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng
với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
( từ 20 năm trở đi).

• Viết bìa hồ sơ:
Căn cứ vào thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức( nếu
có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục
lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in theo Tiêu chuẩn ngành
TCN 01: 2002 “ Bìa Hồ sơ” được ban hành kèm theo quyết định số 62/QĐLTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.( xem hình ảnh phụ lục số
10)
Qua đợt thực tế và làm việc trong đợt chỉnh lý tài liệu của Bộ Tài Chính
lần này. Tuy rằng chưa có cơ hội được tìm hiểu sâu các bước chỉnh lý còn
lại(như vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu; thống kê, kiểm tra
và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số chính thức vào bìa, viết và
dán nhãn hộp; xây dựng công cụ tra cứu và tra tìm hồ sơ), do thời gian thực tập
không cho phép. Nhưng em nhận thấy rằng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu là
một khâu nghiệp vụ vô cùng khó khăn và phức tạp, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ
phải hết sức chú trọng, tỉ mỉ và linh hoạt trong quá trình thực hiện, đồng thời
phải có trách nhiệm cao trong công việc. Bởi chỉ cần lơ là một chút rất có thể sẽ
phá vỡ mối liên hệ vốn có của hồ sơ, tài liệu, thậm chí làm hỏng hay mất mát hồ
sơ tài liệu lưu trữ. Vì vậy nghiệp vụ đòi hỏi phải là người yêu nghề, có lòng
hăng say cũng như trách nhiệm cao mới có thể làm tốt công việc này.
Trên đây là kết quả của đợt đi thực tế làm việc tại Bộ Tài Chính, do Trung

• Với những yêu cầu của thực tiễn đặt ra, Trung tâm đào tạo nghiên cứu
khoa học và tổ chức quản lý đã quan tâm chú trọng tới dịch vụ chỉnh lý khoa học
tài liệu. Dịch vụ này luôn được lãnh đạo Trung tâm đầu tư phát triển cả về số
lượng cán bộ và chất lượng chuyên môn nghiệp vụ. Với những ưu điểm trên
hằng năm Trung tâm có các bản hợp đồng chỉnh lý khoa học tài liệu với các cơ
quan, tổ chức trong cả nước. Như vậy dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu không
những giúp cho Trung tâm pháttriển bền vững mà góp còn phần thúc đẩy công
tác lưu trữ ( bảo quản gữi gìn hồ sơ tài liệu phục vụ cho các hoạt động kinh tế,
văn hoá, xã hội) của nước ta đáp ứng kịp thời với thời kỳ hội nhập hiện nay.
2.2.4. Công tác thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
* Về công tác thống kê trong lưu trữ:
Thống kê tài liệu Lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi
vào phương tiện thống kê.
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng Mục lục hồ sơ để làm phương tiện
thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
22


Báo cáo thực tập

- Sinh viên: Đỗ Thị Trang

- Lớp:ĐHLTK1A

Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin
khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liêu nhất định. Đồng thời
cũng là công cụ để cố định trật tự sắp xếp của các hồ sơ.
Chế độ kiểm kê định kỳ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm kê tài liệu theo

2924

năm
2007 đến 2014

Có thời hạn

198

1596

2008 đến 2014

Ngoài ra còn có toàn bộ sổ đăng ký văn bản đi, đến; sổ tay ghi chép các
cuộc họp thường trực được lưu trữ trong kho.
Trang thiết bị trong kho hiện có: 08giá sắt, 01điều hoà, 02 đèn chiếu và 03
23