Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC...................4
1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.......4
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ ..................................................................................................................4
1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm..................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ
quan tổ chức........................................................................................................................................8
1.2.1 Tình hình tổ chức........................................................................................................................8
1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn............................................................................................................8
1.2.3. Về cơ cấu tổ chức......................................................................................................................8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, .....10
TỔ CHỨC..............................................................................................................10
2.1. Hoạt động quản lý.......................................................................................................................10
2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ..................................................................10
2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.............................................................................10
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt
động lưu trữ của cơ quan, tổ chức....................................................................................................11
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong
hoạt động lưu trữ..............................................................................................................................11
2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.......................................................................................................12
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ..............................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................................12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc
cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước
đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều
người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các
hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra
các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao,
lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin,
con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn
bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay
từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động
quản lý Nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng,
truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội.
Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và
văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử
dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa,nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với
vai trò quan trọng của công tác Lưu trữ ,trong lĩnh vực quản lý hành chính,Đảng và
Nhà nước ta luôn quan tâm,đã và đang có những chủ trương chính sách ngày càng
hiện đại công tác này,nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong

tập , em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Lưu trữ.Một công việc
đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo ,tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải
quyết các công việc hàng ngày
Là một cán bộ Lưu trữ trong tương lai ,đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản.Trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng
như nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của
Đất nước.
Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn,sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác,nghiệp vụ lưu trữ,từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến
thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt thực đã giúp cho em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức
của mình trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Qua bài báo cáo của mình cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả
mọi người đã giúp đỡ em thành tốt đợt thực tập của mình,qua quá trình học tập
cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp những ví
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dụ sát thực tế để chúng em tích lũy được kiến thức làm hành trang khi bước vào


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý( dưới đây gọi
tắt là Trung tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp các hội
khoa học và kỹ thuật Việt Nam(dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt
động theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng
10 năm 2002 và Quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại ngân
hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Trung
tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Giấy chứng
nhận đăng kí hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp,
đúng với các quy định của pháp luật.
Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở các chi nhánh, văn phòng
đại dện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của Trung tâm trên cơ sở
được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước và Liên hiệp hội Việt Nam cho
phép.
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ
Trung tâm có chức năng: Huy động các nhà khoa học , các nhà tổ chức,các
nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý
và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng,
nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
1. Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết
quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.

-Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử dụng
lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của Điều lệ Trung tâm.
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, kí kết các hợp đồng, các thỏa
thuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các quy
định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1. Hội đồng Trung tâm.
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung
tâm , có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định bổ
nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử hoặc miễn
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm .
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động trung
hạn và hằng năm của Trung tâm.
- Phê chuẩn báo cáo hằng năm của Trung tâm.
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn của
Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngoại.Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch công
tác của Trung tâm , quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và hoạt động
của Trung tâm.
Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc
do Giám đốc Trung tâm phân công.Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày Giám
đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm. Phó
giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam và
trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
4. Các phòng chuyên môn gồm:
+ Phòng nghiên cứu.
+ Phòng đào tạo.
+ Phòng dịch vụ.
5. Văn phòng.
Trung tâm tổ chức theo sơ đồ sau:
HỘI ĐỒNG
TRUNG TÂM

BAN GIÁM ĐỐC

Hội đồng Khoa học

Phòng
nghiên cứu

Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân


và lý chịu sự quản lý của Trưởng phòng. Số lượng cán bộ làm việc tại Văn phòng
của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có một cán bộ phụ trách công tác văn thư
lưu trữ kiêm nhiệm.
1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn.
Văn phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm. Trong đó bộ phận văn
thư lưu trữ có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau
-Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư – lưu trữ
của Nhà nước nói chung và của Trung tâm nói riêng;
-Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm;
-Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ;
-Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ
cho các bộ, nhân viên của Trung tâm;
-Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ;
-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.3. Về cơ cấu tổ chức.
Theo sơ đồ và cơ cấu tổ chức thì Trung tâm không chuyên viên lưu trữ
chuyên trách, mà cán bộ văn thư là người kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ của
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

8

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trung tâm. Tuy không có cán bộ lưu trữ chuyên trách nhưng Trung tâm lại có một
đội ngũ nhân viên chỉnh lý tài liệu khá đông đảo, những nhân viên chỉnh lý đều

định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 29/5/2004 của Cục Văn thư lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính;
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và
lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
9001:2000
….
Thực tế trên cho thấy tuy vẫn chưa ban hành được quy chế về công tác văn
thư lưu trữ, công tác lưu trữ của Trung tâm đã phần nào đi vào nề nếp. Tuy vậy,
cũng không thể phủ nhận rằng việc chưa ban hành được quy chế cũng đã khiến cho
công tác văn thư lưu trữ gặp không ít khó khăn.
2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.
Kho lưu trữ của Trung tâm được bố trí với diện tích khoảng 25m2, đặt tại
tầng 5 của toà nhà làm việc. Và hiện tại trong kho có một phông ,tuy nhiên trên
thực tế tài liệu của phông này vẫn chưa được thu thập hoàn chỉnh. Bởi vậy trong
kho vẫn còn một số tài liệu bó gói chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý khoa học.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

10

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập


nước.
Ngoài ra Trung tâm luôn có các chế độ đãi ngộ hợp lý trong công tác thi đua
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

11

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khen thưởng về hoạt động lưu trữ. Điều này đã phần nào thúc đẩy trong làm việc
của các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm.
2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Là một Trung tâm thực hiện các dịch vụ chỉnh lý tài liệu vì vậy Trung tâm
luôn chú trọng, tham gia các buổi hội thảo nghiên cứu khoa học của Liên hiệp hội
Việt Nam tổ chức có sự tham gia nước ngoài hàng đầu về công tác lưu trữ.Ngoài ra
thì Trung tâm cũng tham gia các hội thảo có liên quan đến lưu trữ…
2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ.
Song song với việc quản lý công tác thi đua khen thưởng, lãnh đạo Trung
tâm luôn coi trọng việc thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ, để từ đó có cơ
sở,căn cứ trong việc xử lý các vi phạm về quy chế trong hoạt động nghiệp vụ.
Hằng năm Trung tâm luôn có các đợt thanh tra,kiểm tra thường kì và bất
kì ,Tuy theo tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra các biện pháp và hình thức xử
lý, công tác thanh tra, kiểm tra luôn được Trung tâm áp dụng dựa trên cơ sở các
quy định của pháp luật. chính vì vậy đã giúp cho hoạt động của Trung tâm luôn
phát triển và đi vào đúng nguyên tắc, nề nếp.

Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);
+ Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trung tâm.
- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
• Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng
Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm;
Do Trung tâm là một đơn vị nhỏ tài liệu sản sinh ít chủ yếu là tài liệu hành
chính.Việc thu thập tài liệu chủ yếu là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của trung tâm.
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu
Tài liệu là các loại công văn ,giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan ,tổ chức .Nhưng trên thực tế không phải tài liệu nào cũng có giá
trị,có những tài liệu sản sinh ra nhằm giải quyết công việc trước mắt,nhưng cũng
có những tài liệu có nội dung phục vụ cho việc xác minh ,tra cứu ,tổng kết các vấn
đề thì cần giữ lại.Chính vì vậy phải quan tâm đến công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc,tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trữ học quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

13

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


của một cơ quan nhà nước, nắm được khối tài liệu mà cơ quan thường ban hành.
Và trên hết là em được trực tiếp chỉnh lý tài liệu, những khâu nghiệp vụ học trên
vở tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự nhiệt cần thẩn, tỉ mỉ, trách nhiệm
công việc, và quan trọng là kiến thực cơ bản được trang bị trên ghế nhà trường.
Qua đợt thực tế là thời gian em nhận ra những kĩ năng mình còn thiếu khi
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

14

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

làm việc, giúp em tạo cho mình thói quen làm việc có trách nhiệm, linh động trong
công việc và hơn hết đó là thời gian em được tham gia chỉnh lý tài liệu
Sau hợp đồng kí kết giữa Trung tâm và Bộ Tài Chính xong cán bộ của
Trung tâm tiến hành thực hiện các bước chỉnh lý như:
Tài liệu chúng em tham gia chỉnh lý là 200m giá tài liệu, bao gồm tài liệu
của các Vụ: Vụ tài vụ - quản trị, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ tài chính hành chính
sự nghiệp( tài liệu từ năm 1997 đến năm 2001).
+ Chuẩn bị chỉnh lý:
*Giao nhận tài liệu.
* Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.
*Khảo sát tài liệu.
*Bổ sung tài liệu.
*Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
+Thực hiện chỉnh lý:

15

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.52001
2. Vụ tài chính hành chính sự nghiệp
2.1.

1997

2.2.

1998

2.3.

1999

2.4.

2000

2.5.

2001

2.1.1. Tài liệu về quản lý ngân sách nhà nước
2.1.2 Tài liệu về sự nghiệp y tế- xã hội
2.1.3. Tài liệu về hành chính đoàn thể
3. Vụ Kế hoạch Tài chính
3.1. Năm 1997
3.1.1 Tài liệu về công tác quản lý tài chính.
3.1.2. Tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng.
3.1.3. Tài liệu về công tác quản lý tài sản.
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại phân chia theo cấp độ
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

16

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
1. Vụ Tài Vụ - Quản Trị
1.1. Năm 1997
1.1.1. Tài liệu về kiểm toán tài chính
1.1.1.1. Tài liệu về chương trình, kế hoạch , đề án thực hiện công tác quản
lý tài chính, tài sản, kiểm tra kiểm toán nội bộ của Bộ Tài Chính và các đơn vị
thuộc Bộ.
1.1.1.2. Tài liệu hướng dẫn thu, chi,lập dự toán, quyết toán hằng năm
1.1.1.3.


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.2. Tài liệu kiểm tra đánh giá viêc thực hiện dự toán thu, chi thường
xuyên ngân sách nhà nước hằng năm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ…
2.1.1.3. Tài liệu trình Bộ trưởng Bộ Tài Chính bổ sung , điều chỉnh, chuyên
rsoos dư kinh doanh hằng năm, ứng trước dự toán chi hành chính, sự nghiệp hằng
năm của Bộ, cơ quan ngang Bộ…
2.1.2.

Tài liệu về quản lý ngân sách hành chính sự nghiệp

2.1.2.1. Tài liệu về cơ chế chính sách, chế độ chi ngân sách nhà nước đối
với các cơ quan hành chính đơn vị sự nghiệp.
2.1.2.2. Tài liệu về tài chính đối với hoạt động của Qũy bảo hiểm xã hội,
Qũy bảo hiểm y tế thuộc lĩnh vực hành chính sự nghệp.
2.1.2.3.

Tài liệu đánh giá tình hình quản lý, sử dụng kinh phí chi hành

chính sự nghiệp.
2.1.3. Tài liệu hợp tác tài chính hành chính sự nghiệp
2.1.3.1. Tài liệu tham gia với các cơ quan liên quan về chính sách tiền
lương, các chính sách chế đội khác đối với các cán bộ công chức viên chức thuộc
đơn vị hành chính sự nghiệp.
2.1.3.2. Tài liệu phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện
nhiệm vụ hợp tác quốc tế.
2.1.3.3. Tài liệu hợp tác nghiên cứu khoa học đối với các đơn vị trong và
ngoài nước.

3.1.2.2.

Tài liệu kểm tra đánh giá tình hình quản lý , sử dụng vốn đầu tư

xây dựng của các chủ dự án
3.1.2.3.

Tài liệu tổng hợp báo cáo quyết toán vốn đầu tư hằng năm của của

Bộ Tài Chính
3.1.3. Tài liệu về cộng tác quản lý tài sản
3.1.3.1. Tài liệu thẩm định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn về trang
bị, mua sắm và sửa chữa lớn tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của các đơn
vị thuộc Bộ
3.1.3.2

Tài liệu thẩm định phê duyệt phương án sắp xếp , xử lý tài sản Nhà

nước giao tại các đơn vị thuộc Bộ
3.1.3.3. Tài liệu kiểm tra, thống kê, tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý, sử
dụng tài sản của các đơn vị thuộc Bộ
Năm 1998, 1999, 2000,2001 phân chia tài liệu như năm 1997
Trong phạm vi các nhóm nhỏ thì chúng em tiến hành:
*Lập hồ sơ
Trong qua trình sắp xếp văn bản, tài liệu loại ra những tài liệu hết giá trị, tài
liệu trùng thừa và để ở cuối hồ sơ.Mỗi hồ sơ được lập được để trong một sơ mi
riêng và được đánh số kí hiệu tạm thời, đồng thời ghi số đó và những thông tin ban
đầu của một hồ sơ như tiêu đề hồ sơ lên một tấm thẻ tạm(phiếu tin)
*Biên mục phiếu tin
Phiếu tin sẽ được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra

(xem phụ lục 08)
*Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp;làm phẳng tài liệu
*Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
-Tài liệu hết giá trị loại ra trog qúa trình chỉnh lý được tập hợp thành các
nhóm và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
• Các bó, gói loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01
đến hết trong phạm vi toàn phông.
• Trong mỗi bó, gói các tập tài liệu được đánh số riên từ 01 đến hết.
-Kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy
Tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý được hội đồng thẩm định của cơ
quan kiểm tra, nếu tài liệu hết giá trị về mọi phương diện thì lập hồ sơ tiến hành
tiêu hủy tài liệu theo quy định của Nhà nước Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày
19/12/2006 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tổ chức tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
*Đánh số hồ sơ chính thức, vào bìa, cặp (hộp), viết và dán nhãn hộp (cặp)
*Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ , tài liệu
Lập Mục lục hồ sơ theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngầy 2 tháng 8 năm
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành tiêu chuẩn ngành về “Mục lục hồ
sơ”.

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mức như đã trang bị được kho lưu trữ, trong kho cũng có các thiết bị cần thiết cơ
bản như tủ(xem phụ lục 02), giá, hòm, đèn,bàn ,ghế, bình chữa cháy… do hạn chế
về diện tích cũng như kinh phí không cho phép nên Trung tâm chưa trang bị được
các thiết bị hỗ trợ như điều hòa không khí, máy hút bụi, bình chữa cháy tự động, xe
vận chuyển tài liệu… cũng phần nào gây khó khăn trong công tác bảo quản tài liệu.
2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu hiện hành
của cơ quan tổ chức và cá nhân.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong
việc tiết kiệm thời gian,công sức,tiền của cho Nhà nước và nhân dân .Nói cách
khác tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ biến giá trị tiềm năng của tài
liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội nâng cao mức sống văn hóa và tinh
thần cho nhân dân.
Trên thực tế có rất nhiều các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu (tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc,cấp bản sao chứng thực tài liệu lưu trữ,cho
mượn,triển lãm…)
Là một đơn vị nhỏ số lượng tài liệu sản sinh trong hoạt động của Trung tâm
ít nên công tác khai thác sử dụng còn hạn chế chủ yếu phục vụ cho các cán bộ
trong Trung tâm.Hình thức khai thác chủ yếu của trung tâm đọc tại chỗ và cho
mượn để photo.

ngoài( viết bìa hồ sơ)sau khi biên mục hồ sơ song chúng em tiến hành vệ sinh tài
liệu (lấy chổi lông mềm quét để làm sạch tài liệu) ; tháo bỏ ghim, kẹp ghim, đánh
số tạm thời và làm phẳng tài liệu ở các tài liệu trong hồ sơ để không làm hỏng tài
liệu;Thống kê tài liệu hết giá trị ;Đánh số chính thức,vào bìa, hộp , cặp; viết và dán
nhãn hộp . Cuối cùng là bàn giao và sắp xếp tài liệu lên giá sắp xếp theo thứ tự từ
trái sang phải, từ trên xuống dưới).(phụ lục 05)
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng
3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan tổ chức.
Để công tác lưu trữ đi vào nề nếp và khắc phục được những tồn tại,hạn chế
thì Giám đốc Trung tâm cần quan tâm ,chú trọng vào một số các nhiệm vụ chính
như sau:
-Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước ,các văn bản hướng dẫn
Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A