1

MỤC LỤC


2

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.1
2.2

Tên bảng
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Số lượng và cơ cấu lao động phân theo giới tính
Cơ cấu lao động phân theo trình độ
Tình hình tài sản cố định của công ty đến ngày 31/12/ 2014
Đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia năm 2014
Kết quả hoạt động SXKD chung của Công ty từ 2012-2014
Sản lượng vận chuyển của đội tàu năm 2012-2014
Tình hình chỉ tiêu sản lượng theo mặt hàng năm 2012-2014

Trang
3
8

Hiện nay vận tải biển đã trở thành ngành then chốt của nền kinh tế toàn cầu.
Nhắc đến vận tải biển chúng ta không thể không nhắc đến vai trò của các nhà tổ chức
quản lý và khai thác tàu biển. Họ là những người đưa ra cách thức tổ chức để vận
chuyển các chuyến hàng bằng đường biển sao cho tiết kiệm chi phí mà hiệu quả đạt
được là tối ưu nhất.
Nhận thức được vai trò vô cùng to lớn của việc quản lý và khai thác tàu biển,
nên em đã lựa chọn đề tài thực tập:” Quản lý khai thác tàu chuyến của Công ty cổ phần
Hàng hải Hoàng Gia”. Qua đó, em đã có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức,
chức năng nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt động cũng như quá trình quản lý và khai thác
đội tàu của công ty.
Báo cáo của em gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia.
Chương 2: Nghiệp vụ tổ chức quản lý và khai thác tàu chuyến của công ty.
Chương 3: Đánh giá và kiến nghị.


4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN
HÀNG HẢI HOÀNG GIA
1.1 Thông tin chung

Theo nguồn thông tin tài liệu từ công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia (2014), ta
có một số thông tin như sau về công ty.
1.1.1 Tên đăng ký
Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI HOÀNG GIA
Tên tiếng anh: ROYAL MARITIME JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: RMC
Địa chỉ: Số 45 Lý Thường Kiệt, Phường Quang Trung. Quận Hồng Bàng, Thành
phố Hải Phòng, Việt Nam.

xuyên chú trọng bổ sung, cải tiến nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của
Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code) và các yêu cầu khác của chính quyền
Hàng hải cũng như của Cục Đăng kiểm Việt Nam.
1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Theo tài liệu tổng hợp từ phòng kế toán năm 2014, ta có thông tin về các lĩnh
vực kinh doanh của Công ty cổ phẩn Hàng hải Hoàng Gia tính đến năm 2014 như sau:
Bảng 1.1: Lĩnh vực kinh doanh của công ty

STT
1
2

Tên ngành
Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương (chính)
Đóng tàu và cấu kiện nổi

Mã ngành
5012
3011

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
3

Chi tiết: Bán buôn máy thủy, bán buôn thiết bị cầu, cổng trục

4659

phục vụ nâng hạ; bán buôn vật tư và trang thiết bị hàng hải
4

10

máy và xe có động cơ khác)

3315

11
12
13
14
15
16

Chi tiết: Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải thủy
Bán buôn kim loại và quặng kim loại
[Type a quote from the document or
4662
the summary of an interesting point.
Chi tiết: Bán buôn sắt, thép, tôn, kim loại
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng You can position the text box anywhere
4663
in the document.
Use the Drawing
Chi tiết: Bán buôn thép lá
Tools tab to change the formatting of
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
4933
the pull quote text
box.]
Vận tải hành khách đường thủy nội địa

môi trường.
Người phụ trách (DPA)
Được sự chỉ định của giám đốc, có quyền hạn và trách nhiệm theo dõi, duy trì và
vận hành một cách trôi chảy hệ thống quản lý.
Phòng nhân sự
Trưởng phòng nhân sự giúp các lãnh đạo công ty cải tiến công tác quản lý và chịu
trách nhiệm kiểm soát các quá trình hoạt động của tàu trong lĩnh vực hàng hải và bảo
vệ môi trường.
Phòng Kỹ thuật-Vật tư
Trưởng phòng kỹ thuật giúp lãnh đạo công ty cải tiến công tác quản lý và chịu
trách nhiệm kiểm soát các hoạt động khai thác kỹ thuật của tàu, bảo dưỡng các thiết bị
trong quá trình khai thác và chịu trách nhiệm quản lý vật tư.
Phòng khai thác
Trưởng phòng khai thác chịu trách nhiệm:
•

Giúp đỡ tàu mọi yêu cầu cần thiết về các hợp đồng mà tàu phải tuân theo.

•

Tổ chức kinh doanh các tàu trực tiếp khai thác.

•

Quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp hàng tại cảng.

•

Trợ giúp tàu trong quá trình hành hải như cung cấp các thông tin về thời tiết, luồng
lạch, bến cảng, đại lý. Cung cấp cho tàu lương thực thực phẩm và thuốc y tế.

Tham mưu công tác đăng kiểm.

•

Bảo đảm các hồ sơ, tài liệu liên quan đến trang thiết bị, sửa chữa, hoán cải của đội
tàu phải sẵn có và được cập nhật kịp thời nhằm phục vụ cho việc quản lý kỹ thuật hiệu
quả cho đội tàu.
Đội ứng phó sự cố
Giám đốc sẽ quyết định thành lập đội ứng cứu sự cố trong trường hợp có bất trắc
xảy ra trên biển.
Thuyền trưởng các tàu.
Quyền và trách nhiệm của thuyền trưởng

•

Hiểu thấu đáo hệ thống quản lý của công ty.

•

Thực hiện và duy trì chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường của công ty.

•

Thúc đẩy thuyền viên tuân thủ chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường.

•

Đưa ra các mệnh lệnh và các chỉ dẫn phù hợp một cách rõ ràng và đơn giản.

•

ĐỘI ỨNG PHÓ
KHẨN CẤP
PHÒNG
NHÂN SỰ-THUYỀN VIÊN
PHÒNG
KỸ THUẬT - VẬT TƯ
PHÒNG
KHAI THÁC, PHÁP CHẾ HÀNG HẢI

CÁC THUYỀN TRƯỞNG

1.4 Nhân lực

Nhân tố lao động có ảnh hưởng không nhỏ đến việc nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của công ty. Năm 2014, số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty là
136 người.
Bảng 1.2 Số lượng và cơ cấu lao động phân theo giới tính
Năm 2013
Năm 2014
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng
Giới tính
(Người)
(%)
(Người)
(%)


10

Giới tính


Trình độ
Sau đại học
Đại học, cao đẳng
Trung cấp, sơ cấp
Tổng

Năm 2013
Số lượng
Tỷ trọng

Năm 2014
Số lượng Tỷ trọng

(Người)
7
78
33
118

(Người)
9
89
38
136

(%)
5,93
66,1
27,97


TSCĐ hữu hình

562.727

1.099

1.628

Máy móc thiết bị

93

75

18

561.916
718
0
562.727

125.374
650
0
126.099

436.542
68
0

Hình thức
đầu tư
Đóng mới
Đóng mới
Đóng mới
Đóng mới
Đóng mới
Đóng mới

1
2
3
4

ROYAL 06
ROYAL 09
ROYAL 16
ROYAL 18

Hàng khô
Hàng khô
Hàng khô
Hàng khô

2012/ Việt Nam
2012/ Việt Nam
2012/ Việt Nam
2010/ Việt Nam

(DWT)

loại hàng thiết bị, hàng bách hóa không chuyên tuyến và khối lượng hàng thường nhỏ.
1.6.2 Thời hạn sửa chữa định kỳ
Thời hạn sửa chữa tàu định kỳ bao gồm 2 lần lên đà:
Lên đà trung gian: trong khoảng từ 2,5 năm – 3 năm từ lần lên đà gần nhất
Lên đà đặc biệt: trong khoảng 5 năm kể từ ngày lên đà gần nhất hoặc trong khoảng
1,5 – 2,5 năm kể từ ngày lên đà trung gian
1.6.3 Các hình thức khai thác tàu của công ty
Hiện nay công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia vẫn áp dụng hình thức khai thác
trực tiếp giúp cho công ty có thể chủ động trong việc tìm kiếm nguồn hàng cũng như


13

điều động tàu và quản lý các chi phí, đảm bảo công tác bảo quản, bảo dưỡng tàu định
kỳ và thuận lợi.
Với đội tàu trọng tải nhỏ và có tính cơ động cao, công ty chú trọng vào hình
thức khai thác tàu chuyến đảm bảo tàu luôn luôn có hàng và đáp ứng được nhu cầu vận
chuyển các lô hàng nhỏ lẻ có xu hướng đi vào sâu trong các cảng nội địa để giảm giá
thành chuyển tải.
1.7 Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Doanh thu.
Trong 3 năm từ 2012 đến 2014, doanh thu của dịch vụ vận tải chiếm chủ yếu
trong doanh thu của toàn công ty do kinh doanh vận tải biển vẫn là lĩnh vực chủ yếu.
Mặc dù trong thời kỳ khó khăn của thị trường vận tải nhưng doanh thu của công
ty đều tăng qua mỗi năm. Mức tăng doanh thu của từng năm có nguyên nhân do đội tàu
tăng về mặt số lượng và phát triển, mở rộng thêm nghành nghề kinh doanh của công ty.
Chi phí.
Nhìn chung, chi phí của công ty tăng theo tỷ lệ của doanh thu. Nguyên nhân của
việc tăng chi phí do việc đưa thêm các tàu mới vào hoạt động làm tăng chi phí của hoạt
động vận tải. Các chi phí cho việc kinh doanh máy móc thiết bị cũng còn cao do công ty

Doanh thu

Đồng

0
54.935.045.40

87.221.988.719

515
133.544.742.

Chi phí
Lợi nhuận (LN)trước

Đồng

0

81.812.125.523

864
4.481.955.65

thuế

Đồng

2.812.374.734



%

4,87

6,20

3,25

phí
Tỷ suất LN theo

%

5,12

6,61

3,36

VCSH

%

93,75

105,88

48,89




16

Người thuê tàu và người cho thuê sẽ liên tục xác nhận và sửa đổi các điều khoản
do người thuê đưa ra cho đến khi hai bên hoàn toàn đi đến thống nhất các điều khoản.
Bước 4: Ký kết hợp đồng thuê tàu (C/P)
- Giai đoạn thứ nhất: Sau khi người thuê tàu đồng ý về nội dung điều khoản
trong thư xác nhận chào tàu cuối cùng của người cho thuê, giai đoạn đàm phán sẽ kết
thúc bằng một thỏa thuận không chính thức. Các bên tổng hợp và xác nhận lại các vấn
đề đã thỏa thuận.
- Giai đoạn thứ hai: Giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng.
Các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển ở dạng sơ bộ hoặc đầy đủ.
Hợp đồng thuê tàu sẽ bao gồm các điều khoản mà hai bên đã điều chỉnh và thống nhất
trong quá trình đàm phán.
Một điều cần lưu ý là những điều khoản còn lại sau khi hai bên đã nhất trí
những điều khoản chính về hàng, cước, cảng xếp dỡ, mức xếp dỡ, mẫu C/P …phải
được hoàn tất trước thời hạn ghi trong đơn chào tàu và trước khi tàu chở hàng được cố
định.
Việc ký kết hợp đồng giữa người thuê tàu và người cho thuê có thể được thực
hiện thông qua người môi giới.
Bước 5: Thực hiện hợp đồng
Để hoàn thành thực hiện hợp đồng vận tải tàu chuyến đã ký, người khai thác tàu
(người cho thuê tàu) phải triển khai các công việc chính sau đây:
Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng;
Lập bảng hướng dẫn chuyến đi;
Thông báo tàu đến (NOA) tại cảng xếp và dỡ;
Trao thông báo sẵn sàng (NOR);
Nhận hàng để chở;
Cấp vận đơn đường biển (Issue B/L) tại cảng xếp cho người vận chuyển;


hợp đồng

Thực hiện hợp đồng

Ký kết hợp đồng

Hình 2.1:
Sơ đồ các
bước
tổ
chức khai


18

2.2 Quy trình tổ chức quản lý và khai thác tàu chuyến của công ty.
Phòng khai thác tàu của công ty gồm 5 người:
- Hai người chuyên làm về nghiệp vụ thuê tàu, tìm hàng hóa cho tàu, đàm phán
và ký kết hợp đồng thuê tàu (Chartering).
- Ba người chuyên theo dõi tình hình tàu (Operation).
Hai bộ phận này thuộc phòng khai thác tàu làm việc độc lập nhưng có sự liên
quan mật thiết với nhau. Sau khi ký xong hợp đồng, bộ phận Chartering sẽ chuyển hồ
sơ cho bộ phận Operation theo dõi và thực hiện các công việc tiếp theo của chuyến
hàng.
2.2.1 Chào tàu và tiếp nhận yêu cầu của người thuê tàu
2.2.1.1 Chào tàu
Trên cơ sở xem xét nhu cầu sử dụng tàu, trưởng phòng phòng khai thác tàu hàng
khô quyết định danh sách tàu dự kiến tự khai thác trình lãnh đạo công ty phê duyệt.
Chuyên viên thuê tàu (Chartering) gửi thông báo chào tàu (offer) cố định trực

xuống)/Dung tích đăng ký tịnh (toàn bộ các không gian dùng để chứa hành

khách, hàng trên tàu).
• Kích thước (LOA/BEAM): Chiều dài/ Chiều rộng của tàu.
Mớn nước (DRAFT): Mớn nước cao nhất của tàu khi đầy hàng.
•

Dung tích chứa hàng trong hầm hàng của tàu (CBM = m3); các thiết bị xếp dỡ

hàng trên tàu.
• Diện tích và số hầm hàng (HOLD) và số miệng hầm hàng (HATCH).
- Các thông số trong bản chào tàu được xác định dựa trên:
• Bản thông số kỹ thuật tàu: được lập riêng cho từng tàu căn cứ trên bản vẽ, hồ sơ
kỹ thuật gốc khi đóng tàu, các điều chỉnh trong quá trình khai thác.
• Báo cáo của Thuyền trưởng/Máy trưởng về tình trạng kỹ thuật của tàu.
• Thời gian, địa điểm kết thúc hợp đồng/kế hoạch đang thực hiện.
2.2.1.2 Tiếp nhận yêu cầu của Người thuê tàu
Chuyên viên thuê tàu (Chartering) có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin hoặc
thông tin phản hồi về các yêu cầu của khách hàng (trực tiếp hoặc qua môi giới).
Các yêu cầu của khách hàng có thể được thông báo qua điện thoại nhưng sau đó
phải xác nhận bằng văn bản (fax; email) và gồm các thông tin sau:
•
•

Tên khách hàng:
Các yêu cầu về tàu: loại tàu; trọng tải; sức chở; cần cẩu; tốc độ; suất tiêu hao

•
•
•

hàng và khối lượng hàng vận chuyển.
• Thông tin về thời gian thực hiện chuyến đi: thời gian xếp/dỡ hàng; mức xếp dỡ;
•
•
•
•

thời gian tàu chạy có/không hàng.
Thông tin khác: Tên đại lý tại cảng xếp/dỡ; tên các nhà cung cấp nhiên liệu.
Tính tổng doanh thu thuần.
Tính tổng giá vốn công ty bỏ ra.
Tính lợi nhuận.

2.2.3 Đàm phán, thương thảo hợp đồng
Được sự chấp thuận của lãnh đạo công ty, chuyên viên thuê tàu tiến hành đàm
phán, thương lượng cụ thể các điều kiện hợp đồng cho đến khi đạt được thỏa thuận
cuối cùng.
Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm báo cáo quá trình đàm phán với lãnh đạo
công ty.
Để giảm bớt khối lượng thông tin cần trao đổi, quá trình đàm phán thường dựa
trên các hợp đồng mẫu. Loại hợp đồng mẫu do hai bên thỏa thuận. Hợp đồng tàu
chuyến mẫu thông dụng nhất hiện nay là hợp đồng Gencon.


21

Không nên đồng thời tiến hành đàm phán với nhiều khách hàng khác nhau cho
cùng một tàu. Trong trường hợp này, chỉ được phép tiến hành một cuộc đàm phán xác
định.
Chủ tàu và người thuê đương nhiên có nghĩa vụ thực hiện các thỏa thuận sau khi

cho họ nhất.
- Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng xếp và dỡ qua email hoặc fax để đàm
phán các chi phí liên quan, ngày giờ tàu ra vào cảng, yêu cầu họ thu xếp cho tàu vào
nhanh chóng khi tàu đến. Nội dung của thư chỉ định gồm: (xem phụ lục 4) các thông tin
liên quan đến đại lý được chỉ định: tên, địa chỉ, số điện thoại, email; phí đại lý tại cảng
xếp/dỡ; thời gian tàu dự kiến tới cảng; thông số của tàu.
- Lập bảng hướng dẫn chuyến đi và gửi cho thuyền trưởng qua mail.
- Liên lạc với đại lý để biết được tình hình của tàu tại cảng hàng ngày: số lượng
hàng hóa xếp dỡ trong ngày là bao nhiêu? Tình hình hàng hóa (trong quá trình xếp/ dỡ
có bị hư hại không?).
- Giữ liên lạc thường xuyên với thuyền trưởng để nắm bắt được tình hình
chuyến đi cũng như các biến cố có thể xảy ra trong chuyến đi như: bão hay những trục
trặc về kỹ thuật của tàu. Để đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng.
- Trường hợp hàng hóa được xếp/dỡ tại cảng Hải Phòng và kể từ năm 2013, tại
các cảng ở thành phố Hồ Chí Minh thì công ty sẽ không phải thuê đại lý và bộ phận
chartering của công ty sẽ tự thực hiện các công việc cơ bản sau:
+ Tại cảng xếp:
Lập thông báo tàu đến (NOA): Khi nhận được tin báo của thuyền trường qua
email hoặc fax là tàu sắp đến cảng. Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm gửi NOA qua
fax cho các bên liên quan: chủ hàng; cảng vụ thành phố (ví dụ: Cảng vụ Hải Phòng) và
phòng điều độ của cảng tàu đến (ví dụ: cảng Nam Ninh). Sau khi gửi xong thì gọi điện
cho các bên để xác nhận xem họ đã nhận được chưa. Gửi NOA cho cảng để họ sẽ tự
điều động các công việc cho tàu vào cảng còn gửi NOA cho người gửi hàng để họ
chuẩn bị phương tiện điều động, thủ tục về hàng hóa và các thủ tục về xếp/dỡ hàng hóa
(nếu hợp đồng quy định). NOA sẽ được gửi theo 5/4/3/2/1 tức là 5 lần, lần 1 là 5 ngày
trước khi tàu đến, lần 2 là 4 ngày trước khi tàu đến, lần 3 là 3 ngày trước khi tàu đến,


23


24

đồng theo điều khoản của hợp đồng Gencon thì nếu trao NOR trước 12 giờ trưa thì thời
gian xếp sẽ được tính từ 13 giờ, nếu NOR trao sau 12 giờ trưa thì thời gian xếp sẽ được
tính từ 8 giờ sáng ngày hôm sau. Đối với các hợp đồng khác thì sẽ theo thỏa thuận của
các bên, thường là khi bắt đầu cảng bắt đầu xếp mới tính thời gian). Và nếu hợp đồng
quy định, chủ hàng phải chịu chi phí xếp thì chủ hàng sẽ phải liên hệ với cảng để cảng
điều động các phương tiện, sắp xếp cầu tàu để xếp hàng.
Khi xếp hàng thì chuyên viên thuê tàu sẽ phải có mặt tại cảng để xem xét theo
dõi quá trình làm hàng và để tính thời gian xếp hàng và lập bảng kê khai về quá trình
xếp hàng thực tế. Khi hàng đã được xếp xong, thuyền phó phụ trách về gửi hàng sẽ lập
biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tầu, đã được xử
lý một cách thích hợp và cẩn thận. Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu
thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó. Dựa
trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ lập vận đơn đường biển (xem phụ lục
5) và ký xác nhận là tàu đã nhận hàng để chở. Nhưng sau đó sẽ tùy vào điều khoản hợp
đồng, nếu hợp đồng yêu cầu chủ hàng phải thanh toán một khoản cước sau khi hàng
xếp xong lên tàu, thì khi hàng xếp xong chuyên viên thuê tàu sẽ gửi bản yêu cầu
chuyển cước (xem phụ lục 6). Đối với hàng nội địa thì yêu cầu chuyển cước thường là
30% đến 50 %; còn đối với hàng nước ngoài thì thường là 100%. Nếu cước yêu cầu
chuyển là 100% thì hãng tàu sẽ gửi cho người thuê tàu hóa đơn thu cước (xem phụ lục
7). Khi nhận được yêu cầu chuyển cước mà chủ hàng vẫn chưa chuyển cước thanh toán
cho chủ tàu thì thuyền trưởng sẽ đưa vận đơn cho chuyên viên thuê tàu của công ty.
Khi nào, hãng tàu nhận được khoản tiền cước do chủ hàng gửi thì chuyên viên thuê tàu
sẽ gửi vận đơn đó cho chủ hàng và chủ hàng sẽ gửi vận đơn qua bưu điện cho người
nhận hàng.
Sau đó thuyền trưởng sẽ lập bản lược khai hàng hóa dựa theo vận đơn, mô tả
hàng hóa có trên tàu và giữ trên tàu để hải quan kiểm tra khi cần thiết.
+ Tại cảng dỡ:


dỡ.