Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài.....................................................................................3
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................4
4.Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................4
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu............................................................................5
7.Bố cục của đề tài.........................................................................................6
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.......................................................................................7
1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....7
1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................7
1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.........................................................................................8
1.1.2.1 Vị trí và chức năng............................................................................8
1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............8
1.1.2.3Cơ cấu tổ chức..................................................................................10
1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
phòng Hành chính-Tổng hợp Trường ĐHNVHN.......................................11
1.2.2. Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính-Tổng hợp...........................................................................................12
1.2.2.1.Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................12
1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp (vẽ sơ đồ)................14
1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ của Trường
ĐHNVHN....................................................................................................14

2.3.2.4.1 Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ....42
2.3.2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.........................................................................................................42
2.3.2.4.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ..........................................................................................................43
2.3.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....44
2.3.2.5.1 Quản lý con dấu............................................................................44
2.3.2.5.2 Sử dụng con dấu...........................................................................45
2.4Nhận xét, đánh giá chung.......................................................................45
2.4.1Ưu điểm...............................................................................................45
2.4.2Nhược điểm.........................................................................................46
Phần III..............................................................................................................47
ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN...............................................................................47
ĐỀ XUẤT....................................................................................................47
3.1 Về nhận thức..........................................................................................47
3.2 Cơ chế quản lí công tác văn thư............................................................48
3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư............................48
KẾT LUẬN........................................................................................................50

Triệu Văn Thuật

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Qua quá trình hình thành phát triển và trưởng thành Trường Đại học Nội

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho sinh viên đi thực tập tốt ngiệp tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong nhà nước
và ngoài doanh nghiệp. Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc
tại cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc ở cơ quan.
Đây cũng là dịp giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức là cơ hội cho sinh viên
có được kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Thực hiện kế hoạch của Trường ĐHNVHN- Khoa quản trị văn phòng
đã triển khai lên kế hoạch cho sinh viên đi thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày
11/3/2016 thời gian thực tập tuy ngắn nhưng qua quá trình thực tập hiểu biết và
nắm vững hơn kiến thức đã học cũng như học hỏi thêm được những kiến thức
bổ ích về văn hóa công sở, tác phong làm việc và quan trọng bản thân tự tin
trong giao tiếp cũng như thực hiện nhiệm vụ mà nơi cơ quan thực tập giao.
Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ, hưỡng dẫn nhiệt tình của các
thầy cô trong Trường quá trình khảo sát nghiên cứu thuận lợi, tiếp cận được thực
tế hiểu sâu hơn về công tác văn thư, chuyên ngành quant trị văn phòng.
Tuy nhiên do thời gian ngắn khả năng nghiên cứu và vốn kiến thức còn
hạn chế bản thân đã có sự cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song khuôn khổ bài
báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Em viết bài báo cáo
gửi tới khoa kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong bài báo cáo
giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ và kỹ năng của mình để em có cơ sở, nền
tảng thực hiện bài khóa luận sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng

điều kiện cho sinh viên được kiến tập, thực tập để trang bị cho sinh viên cân
bằng giữa lí luận và thực hành từ đó có thêm kinh nghiệm trong công tác sau
này khi ra Trường. Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan mà em lựa chọn làm
điểm đến kiến tập. Là một cơ quan hành chính nhà nước hoạt động trong lĩnh
vực khoa học công nghệ quản lí chung về KH&CN của nước ta và thực hiện
theo chức năng, nhiệm vụ về quản lí nhà nước. Với môi trường làm việc nghiêm
túc, đội ngũ cán bộ năng động có chuyên môn cũng như kinh nghiệm là nơi cá
nhân em có thể quan sát, học hỏi và thực hành một số nghiệp vụ hành chính cơ
bản. Từ những trải nghiệm từ đợt kiến tập tại Bộ KH&CN đợt thực tập tại
Trường ĐHNVHN em đi sâu vào nghiên cứu hoạt động “Công tác văn thư” ngôi
Trường đào tạo ra các chuyên ngành trong đó có công tác văn thư-lưu trữ từ đó
đưa ra nhận xét.
2. Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất: Khảo sát thực tiễn công tác chung và hoạt động văn phòng nói
riêng của Trường ĐHNVHN.
Thứ hai: Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Thứ ba: Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn phòng lựa chọn
chuyên đề tổ chức công tác văn thư của phòng Hành chính-Tổng hợp tại Trường
Triệu Văn Thuật

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ĐHNVHN từ đó tìm hiểu sâu hơn về nội dung, đối tượng, phương pháp thực


4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ như:
- Tạp chí văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiên
cứu viết về tình công tác văn thư-lưu trữ cập nhật những văn bản thông tin mới
nhất về công tác văn thư ở trong nước và ngoài nước.
- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh, NXB
Văn hóa thông tin, cuốn giá trình này đề cập đến lí luận chung về những vấn đề
cơ bản trong công tác văn thư và nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, giáo
trình này thể hiện một cách khái quát nhất về công tác văn thư.
- Cuốn sách soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của tác giả
Đồng Thị Thanh Phương , Nguyễn Thị Ngọc An, xuất bản tháng 9/2011, NXB
Tổng hợp tp Hồ Chí Minh Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ là
công việc quan trọng, thường xuyên ở các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ
chức kinh tế, xã hội và doanh nghiệp . Giáo trình soạn thảo văn bản và công tàc
văn thư, lưu trữ nhằm cung cấp cho học sinh, sinh viên và những người làm
công tác văn phòng những kiến thức cơ bản, cơ sở pháp lý và kỹ năng cần thiết
của việc xây dựng, tổ chức, sử dụng và quản lý văn bản trong cơ quan, doanh
nghiệp.
- Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức Chính trị-Xã hội TS.Nguyễn Lệ Nhung biên soạn,
www.vanthuluutru.com, bàn về những vấn đề chung tác dụng của công tác văn

- So sánh, đối chiếu nhằm đưa ra cái nhìn cụ thể của công tác văn thư tại
Trường Đại học Nội Hà Nội với các cơ quan khác từ đó có cách nhìn nhận về
công tác này.
7. Bố cục của đề tài
Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì gồm 3 phần :
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
Phần II. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại phòng Hành chính
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Triệu Văn Thuật

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.1 Vị trí và chức năng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
Triệu Văn Thuật

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
• Khoa Nhà nước và pháp luật
• Khoa Khoa học Chính trị
• Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
• Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Trung tâm Tin học
• Trung tâm Ngoại ngữ
• Trung tâm Thông tin Thư viện
• Tạp chí Đại học Nội vụ
• Ban Quản lý ký túc xá
Cơ sở đào tạo trực thuộc:
• Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
• Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
• Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 1)
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính phòng Hành chính-Tổng hợp Trường ĐHNVHN
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính-Tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà

của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn
bản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh
viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
Triệu Văn Thuật

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.
Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
quản lý của Hiệu trưởng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp (vẽ sơ đồ)
Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp
Hoàng Văn Thanh

Phó phòng Hành chính-Tổng hợp

Nhân viên

Phó phòng Hành chính-Tổng hợp

Nhân viên

Nhân viên

1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ của
Trường ĐHNVHN.
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn
nhằm thực hiện các công tác đã đề ra. Trường ĐHNVHN ban hành chương trình
công tác chỉ đạo điều hành của Trường giúp cho công việc được chủ động, từ đó
thấy được tiến độ của công việc và đưa ra những điều chỉnh phù hợp với mục

- Giai đoạn chuẩn bị: Xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian
và tâm quan trọng của hội nghị. Chuẩn bị các điều kiện liên quan để tiến hành
như kịch bản chương trình, tài liệu, giấy mời, sự phân công của các đơn vị do
lãnh đạo giao.
- Giai đoạn tiến hành: Bố trí người đón tiếp đại biểu, phân phát tài liệu và
tiến hành theo kịch bản đề ra như chuẩn bị, ghi biên bản họi nghị, tổng hợp các
ý kiến trong hội nghị
- Giai đoạn sau hội nghị: Thu thập tài liệu và hồ sơ vào hội nghị, quyết
toán kinh phí hội nghị.
1.2.5 Xây dựng tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trường
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo hay cán bộ trong Trường là hoạt
động diễn ra thường xuyên trong kế hoạch, chương trình mà nhà Trường đã đề
ra để tổ chức chuyến đi thành công thì văn phòng phải nắm rõ được tình hình
chuyến đi phục vụ cho hoạt động chỉ đạo Lãnh đạo.
Công việc xây dựng tổ chức chuyến đi công tác là rất cần thiết nó góp
phần không nhỏ tới kết quả của chuyến công tác vì vậy cần phải chuẩn bị các
công việc cho chuyến công tác như sau:
- Chuẩn bị cho chuyến đi công tác: Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi xác
định rõ mục đích của chuyến đi, nội dung chuyến công tác, địa điểm, chuẩn bị
thủ tục tài liệu cho công tác, lịch làm việc, nơi ăn, nghỉ và liên hệ trước cho cơ
Triệu Văn Thuật

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
Triệu Văn Thuật

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tham dự của Phòng;
-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng;
-Phụ trách công tác y tế,cây xanh,vệ sinh môi trường;Quản lý phòng
thờ,phòng truyền thống;Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;Nhà
khách;điện thoại,truyền hình cáp;
-Giarng dạy theo quy định;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám hiệu giao.
* Ông Hoàng Văn Thanh – Phó Trưởng phòng
-Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thư ký,thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng
và các Phó Hiệu trưởng;tiếp nhận,kiểm tra thể thức,kỹ thuật trình bày, ký phát
hành các văn bản của Trường;
+ Phụ trách công tác thi đua - khen thưởng;
+Phụ trách và điều hành công tác văn thư,lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính.Xây dựng các văn bản hướng
dẫn quy trình,thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban giám hiệu;Chuẩn bị nội

động sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm
tra,theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của
CBVC Nhà trường;
+ Thực hiện kiểm tra,theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh;
phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ,lễ tân,khánh tiết,tổ chức các ngày lẽ,tết trong
năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ
và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường,trình Ban Giasm hiệu
và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa - Chuyên viên
- Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực
hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành
liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban hàng tuần,
tháng, quý, 6 tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết
Triệu Văn Thuật

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A



tổng hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
Triệu Văn Thuật

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê
duyệt của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban,
Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu
trữ theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ
tục hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám
hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
và ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
toàn trường;
+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập
lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm
diệt trừ côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Triệu Văn Thuật

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC,
học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A