Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1.Khái quát mục địch, ý nghĩa của đợt kiến tập..................................................................2
2.Khó khăn trong quá trình kiến tập...................................................................................2
3. Thuận lợi trong quá trình kiến tập...................................................................................2

LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC ..............5
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ
chức.....................................................................................................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.....................................................................................................................11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
CƠ QUAN, TỔ CHỨC|....................................................................................12
2.1 Hoạt động quản lý.......................................................................................................12
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................12
2.2.1 Đối với công tác văn thư .........................................................................................12
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................13
2.2.1.2: Quản lý văn bản đi ..............................................................................................15
2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến........................................................................18
2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................22
2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu .................................................................................24
2.2.2 Đối với công tác lưu trữ...........................................................................................25

công tác văn thư – lưu trữ có những bước phát triển đa dạng và chuyên sâu đáp
ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính
Như chúng ta đã biết, ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng cần thực hiện
hoạt động văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính vì nó có ý nghĩa
hết sức quan trọng .Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn
được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông
qua các văn bản - tài liệu. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung
cấp thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật
cho mỗi cơ quan. Lưu trữ là công tác quan trọng trong việc giữ gìn, bảo quản
thông tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và các cơ quan tổ
chức trên nhiều lĩnh vực khác nhau.
Bởi vậy mà công tác văn thư - lưu trữ không chỉ có những đóng góp lớn
cho cơ quan tổ chức mà nó còn góp phần vào sự thúc đẩy phát triển trong công
cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư - lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư - lưu trữ .
Nhằm thực hiện đúng với phương châm của trường Đại học Nội Vụ Hà
Nộiđã đề ra: “ Học thật đi đôi với làm thật”. Với sự quan tâm giới thiệu của nhà
trường đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên từ 01/06/2016 đến ngày 19/06/2016
tại cơ quan tổ chứcvà vớisự giúp đỡ của lãnh đạo công ty cổ phần Rubee, tôi đã
có cơ hội tiếp xúc với những công việc thực tế, được tự mình bươn trải và áp
dụng những kiến thức , kỹ năng ngành nghề mà tôi đã được học ở trường. Từ đó
Sinh viên: Cát Ngọc Lân


- Thiếu kinh nghiệm và kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề vàkiến thức
còn hạn chế do đócòn thiếu tự tin, bỡ ngỡ
- Thời gian kiến tập ngắn nên khó có thể làm quen với công việc và hiểu
sâu hết các khâu nghiệp vụ
- Giữa lý thuyết và thực tế có nhiều điểm không giống nhau
3. Thuận lợi trong quá trình kiến tập
- Về phía nhà trường
Trường đại học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Văn thư lưu trữ đã trang bị cho
tôi những kiến thức tổng quan cũng như kiến thức nghiệp vụ về công tác văn thư
lưu trữ. Các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư lưu trữ đã chỉ bảo, hướng dẫn tận
tình cách ứng xử, thái độ, tác phòng và các thông tin chưa được rõ trong đề
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cương khảo sát để tôi có thể kiến tập một cách thuận lợi nhất khi đến cơ quan
kiến tập
- Về phía cơ quan:
Giám đôc công ty cổ phần Rubee Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi để
cho tôi có thể đến kiến tập tại đây. Cùng với đố là thân thiện của các cán bộ
nhân viên trong công ty đã giúp tôi cảm thấy thoải mái. Đặc biệt là sự giúp đỡ
tận tình, chỉ bảo của chị Nguyễn Thị Bích Ngọc đã giúp tôi có thêm kiến thức
chuyên môn mà còn có thêm kiến thức đời sống , cách xử lý công việc nhanh

báo cáo của tôi được đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên: Cát Ngọc Lân

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
- Lịch sử hình thành:
Công ty cổ phần Rubee Việt Nam trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ
Tên

Tiếng

Việt:

CÔNG

TY


Năm 2007: Khánh thành văn phòng trụ sở tại: toà nhà B10C Nguyễn
Chánh ,Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Tập trung triển khai tư vấn về công nghệ thông tin
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho thị trường Australia
Năm 2008: Mở rộng lĩnh vực thiết kế nội thất
Thiết kế poster, bao bì cho doanh nghiệp Viêt In
Thiết kế quảng cáo cho công ty Asian APP
Thực hiện hợp đồng với Amdocs
Tổng số nhân viên đạt 50 người
Năm 2009 Rubeechính thức công bố giải pháp RPro, đây là mô hình thực
hành, thực tập của ngành kế toán.
Trở thành đối tác của tập đoàn AED idel changing lives, Hanoi Catering
Phần mềm Microbank được hoàn thiện với nhiều tính năng nghiệp vụ, kỹ thuật
mới, trong đó đặc biệt nhất là ứng dụngxác thực vân tay và hệ thống phun tiền tự
động (TCD).Kết nối thành công với hệ thống thẻ CTL, một trong những nhà
cung cấp phần mềm thẻ hàng đầu trên thế giới, qua đó bước đầu tiếp cận với kỹ
thuật và tiêu chuẩn trong kỹ thuật thẻ và thanh toán.
Năm 2010: Mở văn phòng đại diện tại Đà Nẵng ( số 90 Quang Trung, Đà
Nẵng, Việt Nam)

Năm 2014 Cung cấp phần mềm quản lý cho EXIMBANK
Ký hợp đồng với VIAN STONE, MAXCARE
Hoàn tất nâng cấp hệ thống Microbank.
Năm 2015: Ký hợp đồng cung cấp phần mềm cho Techcombank. VP
Bank
Ký hợp đồng thiết kế nội thất cho công ty bất động sản CENCO group và
LANDMARKtại thành phố Hồ Chí Minh , Công ty đã được cấp giấy chứng nhận
hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho lĩnh vực: Tư vấn,
kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm, Vật tư khoa học kỹ thuật, Mô hình
thiết bị giảng dạy, Trang, Thiết bị Điện - Điện tử
* Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty :
Chức năng:
Công ty cổ phần Rubee là công ty thuộc hình thức cổ phần, hoạt động
theo Luật doanh nghiệp và các quy định khác của nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là:
- In ấn
- Dịch vụ liên quan đến in( trừ dập khuôn rèm)
- Bán lẻ đồ gia dụng, giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và
đồ đèn điện
- Bán lẻ hàng hoá khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: Bán lẻ hoa, cây cảnh trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ hàng lưu niệm, hàng đan nát, hàng thủ công mĩ nghệ
Bán lẻ tranh ảnh và các tác phẩm nghệ thuật khác
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính
- Sửa chữa máy móc thiết bị
- Sản xuất đồ điện dân dụng
- Lắp đặt hệ thống điên
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

- Hoàn thiện công trình xây dựng
- Bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp ( bán lẻ nhiều loại
hàng hoá trong các siêu thị, mỹ phẩm…)
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
Công tycổ phần Rubee là công ty thuộc hình thức cổ phần do ba cá nhân
góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân
viên và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm và kết quả
phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn, giải quyết hài hoà lợi ích
của Nhà nước,công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo
khuôn khổ của luật pháp nhà nước quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung
dân chủ , chế độ trong mọi mặthoạt đông quản lý của công tyđều phải được
thông qua. Công tytạo điều kiện cho để các đoàn thểquần chúng hoạt động nhằm
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện tốt quy chế dân chủ cho người lao động trong điều lệ của công ty. Việc
sản xuất kinh doanh do công ty tự tính toán và đảm bảo kinh phí để thực hiện
đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
* Cơ cấu tổ chức của công ty:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng
theo mô hình sau
- Đại hội cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyển biểu quyết, là cơ quan có



Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Phòng kinh doanh:Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc
cho giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay,
bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường , dịch vụ
tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh
liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân
hàng); công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công
tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước giám
đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Phòng vật tư thiết bị: Tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:Công
tác quản lý Vật tư, thiết bị; Tổng hợp, đề xuất mua vật tư; Thực hiện các nhiệm
vụ khác do giám đốc giao.
Phòng kỹ thuật: là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, tham mưu
cho HĐQT và giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất
lượng sản phẩm.
Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch
toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật
tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc
xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Đại hội cổ đông

Hội đồng quản trị



Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ như sau:
- Quản lý các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của công
ty và giao nộp vào lưu trữ của công ty
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin tài liệu
- Phục vụ hoạt động tra tìm tài liệu
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định
- Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc của công ty; chuyển
các văn bản đến cho cho các phòng ban, cá nhân theo yêu cầu Giám đôc công ty
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng ban đến hạn nộp lưu trữ
- Sắp xếp hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
* Cơ cấu tổ chức bộ phần văn thư luu trữ
Hình thức tổ chức công tác văn thư tại công ty là hình thức tập trung.
Tại công ty thì bộ phận văn thư không có văn phòng riêng mà thuộc phòng tổ
chức hành chính.
Hiện nay bộ phận văn thư công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn
kiêm nhiệm ( cán bộ văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn
phòng phẩm)
Số lượng và trình độ của bộ phận văn thư trong công ty cổ phần Rubee
Việt Nam cụ thể làchỉ có 01 cán bộ văn thư và 01 cán bộ lưu trữ đều có trình độ
Cao Đẳng

quan, tổ chức
- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN
về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
Cùng với công tác chỉ đạo, hướng dẫn là công tác kiểm tra đánh giá công
tác văn thư lưu trữ của các phòng ban trong công ty. Việc đánh giá dựa trên các
tiêu chí như việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu…
Mô hình/cách thức tổ chức công tác lưu trữ của công ty
Do biên chế ít nên công ty cổ phần Rubee Việt Nam chỉ có 01 cán bộ làm
công tác lưu trữ có trìnhđộ Cao đẳng.
Do vậy màcán bộ văn thư rất ý thức về công việc của mình , thực hiện
đúng của công tác văn thư mà Nhà nước đã quy định.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư có chức năng quan trong việc bảo đảm thông tin cho
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

hoạt động cơ quan tổ chức. Không những vậy nếu thực hiện tốt công tác này thì
không chỉ giữ được bí mật thông tin mà nó còn góp phần nâng cao được năng
suất làm việc cho cán bộ nhân viên trong công ty. Vì vậy mà công tác này đang
được công ty trú trọng hơn trong những năm vừa qua với sự chỉ đạo, quản lý và
kiểm tra đánh giá không chỉ với bộ phận văn thư và còn bộ phận lưu trữ để từng


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công
ty, nhìn chung văn bản được ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ chính
xác, thông tin xác thực tuy nhiên thì vẫn có một số văn bản bị sai thể thức ví dụ :
Hợp đồng về việc thiết kế phần mềm , thiết kế websitecho VP Bank , công ty
HAVIS thì việc định lề trang văn bản không đúng so với quy định đối với khổ
giấy A4, thiếu số của hợp đồng.
- Quy trình soan thảo và ban hành văn bản của cơ quan:
Công ty cổ phần Rubee Việt Nam là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên
việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các
phòng ban và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật của công ty.Văn bản thuộc lĩnh
vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đơn vị đó soạn thảo.
Qua khảo sát thực tế quy trình soạn thảo văn bản của công ty được thực
hiện như sau:
- Bước 1: Đầu tiên khi cán bộ chuyên viên của các phòng ban được phân
công giải quyết một văn bản đến , căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản
cần soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi
- Bước 2: Căn cứ vào tính chất văn bản mà cán bộ chuyên môn chọn tên
loại văn bản phù hợp
- Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiến hành sưu tầm văn bản, tài liệu liên
quan đến văn bản đang soạn thảo. Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệu
lực, thực tế kết hợp lựa chọn thông tin căn bản, thông tin chủ yếu loại bỏ thông
tin không cần thiết

Ở công ty thì tất cả các văn bản đi đều được đăng ký thống nhất tại bộ
phận văn thư thuộc phòng tổ chức hành chính của công ty.
Khối lượng văn bản đi của công ty trong 1 năm khoảng 1500 văn bản
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn
bản
Tại công ty việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là trách
nhiệm của cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, tiếp đến
là trách nhiệm kiểm tra cán bộ văn thư và lãnh đạo công ty.
Cán bộ văn thư tại công ty có trách nhiệm ghi số, ngày tháng lên văn bản.
Số văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do công ty ban hành trong
một năm. Ngày tháng của văn bản hành chính của công ty chính là ngày tháng,
năm văn bản được đăng ký ban hành và vào sổ đăng ký
b) Đăng ký văn bản
. Tất cả các văn bản đi phải có chữ ký và dấu của công ty. Văn bản trước
khi gửi đi sẽ được đăng ký vào “ Số đăng ký văn bản đi “ theo đúng quy trình
nghiệp vụ. Điều này nhằm đảm bảo văn bản được gửi đi đúng địa chỉ, số lượng.
Đối với văn bản mật và khẩn thì cán bộ văn thư sẽ đóng dấu mật và khẩn sau đó
chuyển phát ngay trong ngày. Đối với văn bản có đóng dấu “ Khẩn”, “ Thượng
Khẩn”,” Hoả tốc’ phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời
hạn đến người nhận, nơi nhận trên phong bì. .Tuy nhiên văn bản mật và khẩn
chiếm số lượng rất ít nên cán bộ văn thư không lập sổ riêng như ở các cơ quan
khác.
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì
+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì
Khi làm thủ tục gửi văn bản cán bộ văn thư ghi đẩy đủ các thông tin vào 2 phần
trên một cách rõ ràng. Phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân
nhận văn bản theo ý kiến được phân phối
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khi được vào bì thì thì cán bộ văn thư thường thườnggập lại 10mmtrở lên
để đưa văn bản vào bì một cách dễ dàng. Tuy nhiên tuỳ vào số lượng, độ dày
của văn bản mà gấp văn bản sao cho phù hợp để dễ dàng vào bìvà khi gấp văn
bản thì không để mặt giấy có chữ ở bên ngoài. Ở công ty thì việc chuyển giao
được tiến hành bằng hình thức trực tiếp và qua đường bưu điện. Đối với những
văn bản ban hành mà đối tượng là các cá nhân, phòng của công ty thì việc
chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi văn bản
được được được kiểm tra đầy đủ thủ tục, chữ ký và con dấu. Đối với những văn
bản ban hành mà đối tượng là cơ quan, tổ chức ngoài công ty sẽ được chuyển
phát qua đường bưu điện. Qua thời gian làm việc với cán bộ văn thư tại công ty
tôi thấy việc chuyển giao văn bản đi của cơ quan tổ chức có ưu điểm và hận chế
sau:
* Ưu điểm:
- Cán bộ văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ đúng quy định Nhà

đích lâu dài , các văn bản đi của công ty đều được lưu lại 2 bản: Một bàn được
lưu tại Văn thư, bản được lưu tại văn thư là bản gốc , một bản giao lại cho đơn
vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên soạn thảo.
Vì công ty có những đối tác nước ngoài nên có những văn bản bằng tiếng
Anh do vậy dính kèm với bản lưu có thêm bản dịch
Việc lưu giữ, bảo quản bản lưu là trách nhiệm của cán bộ văn thư công ty
Qua quá trình quan sát tôi nhận thấy rằng việc sắp xếp bản lưu tại công ty do cán
bộ văn thư thực hiện như sau: Văn bản nào được hình thành trước sẽ được sắp
xếp xuống dưới, Văn bản nào hình thành sau sẽ được sắp xếp lên trên. Việc này
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng được nhanh chóng, thuận
tiện.
2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Vì là công ty tư nhân đã có nhiều năm hoạt động cùng với đó công ty
cũng có nhiều đối tác do vậy văn bản đến công ty khá phong phú về cả số lượng
lẫn nội dung.
Để giải quyết công việc tốt và mang lại lợi ịch cho công ty qua các bản
hợp đồng có giá trị , tại công ty thì các văn bản đến đã được tổ chức chặt chẽ,
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt
động hàng ngày của công ty.
Do đặc thù của công ty, trong 1 năm công ty tiếp nhận khoảng 500 văn
bản đến qua nhiều đường khác nhau
+ Văn bản đến bằng Bưu điện ( Đây là đường chủ yếu)
+ Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp
+ Đến bằng máy fax, qua mạng
- Qua quá trình quan sát tôi thấy rằng việc tiếp nhận văn bản đến được cán
bộ thực hiện có trình tự như sau:
+ Cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu
niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến,kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.bì văn bản đến. Việc này nhằm bảo đảm bì còn nguyên

đến được chuyển phát qua mạng cán bộ văn thư có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
- Việc phân loại bị của công ty như sau:
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật)
- Đối với loại bì gửi chung cho công tythì cán bộ bộ văn thư được bóc là vì
nhằm mục đích năm được thông tin ban đầu của văn bản từ đó giải quyết văn bản
Sinh viên: Cát Ngọc Lân

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

đến hoặc phối hợp với các phòng ban trong công ty để cùng thực hiện giải quyết
văn bản nếu liên quan đến nhiều các phòng ban trong công ty.
Đối với loại bì văn bản mật, bì gửi đích danh và bì văn bản gửi cho tổ chức
Đảng, các đoàn thể thì cán bộ văn thư không được bóc nhằm đảm bảo nguyên tắc

Ngày

Tên

Nơi

Ký

Ghi

đến

đến

gửi

hiệu

tháng

loại và

nhận

nhận

chú

(7)



c) Trình và chuyển giao văn bản đến
Ở công ty thì cán bộ văn thư thực hiên quy trình chuyển và chuyển giao
văn bản đến như sau:
- Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký thì cán bộ văn thư trình cho
Giám đốc công ty xem
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc thì cán bộ văn thư chuyển văn
bản đến đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết
- Người nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản đến( Vì tại
công ty cán bộ văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử dụng sổ đăng
ký làm sổ chuyển giao )
Sao văn bản đến : Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty để
lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì cán bộ văn thư căn cứ vào ý kiến đó để tiến
hành sao gửi chocác phòng, cá nhân có liên quan để thực hiện.
d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Quy trình giải quyết văn bản đến của công ty như sau:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của công ty ; đối với những văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay
Khi trình Giám đốc công ty cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, phòng ban, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của phòng ban,
cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòngvà cá nhân khác, phòng ban
kháchoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban , cá nhân. Khi trình Giám đốc xem xét,
quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các phòng, cá nhân có liên quan.
- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là một
quy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là trách

Thời hạn

Tiến độ

Số, ký

số và ký

hoặc

giải

giải

hiệu văn

hiệu, ngày

người

quyết

quyết

bản trả

tháng và

nhận


Sinh viên: Cát Ngọc Lân

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của công ty đã hình thành nhiều văn bản giấy tờ phục
vụ cho hoạt động công việc. Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài
liệu hình thành ra văn bản đi , văn bản đến những giấy tờ được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc cần được lưu giữ lại sau đó tiến hành phân loại,
sắp xếp để lập thành hồ sơ để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu sau này và
tránh mât mát thất lạc.
- Hiện nay tại công ty có các loại hồ sơ sau: Hồ sơ công việc; hồ sơ
nguyên tắc và hồ sơ nhân sự
Trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ, nhân viên trong công ty:
+ Giám đốc công ty: Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn việc lập hồ
sơ
+ Trưởng phòng đơn vị: Tổ chức việc lập hồ sơ, phân công trách nhiệm
với cấ nhân trong phòng ban lập hồ sơ
+ Cán bộ chuyên môn: Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc mà cá
nhân đó có trách nhiệm giải quyết
Bên cạnh hồ sơ công việc thì nhân viêncũng lập hồ sơ nguyên tắc để làm
căn cứ giải quyết công việc hàng ngày
+ Văn thư cơ quan: Giúp Giám đốc công ty ban hành kế hoạch lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Về thời hạn nộp hồ sơ, thủ tục nộp hồ sơ của lưu trữ công ty chưa đạt
yêu cầu.
+Theo quy định: Thời hạn nộp hồ vào lưu trữ công ty được quy định :
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc và trong thời hạn 03
tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người Giám đốc công tyđồng ý và
phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
+ Trên thực tếcó nhữnghồ sơ phải giữ lại do quá trình giải quyết kéo dài
và thời hạn nộp lưu hồ sơvượt quá 2 năm hoặc lâu hơn.
+ Thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: cán bộ trong phòng ban sắp
xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ
Cán bộ lưu trữ công ty căn cứ mục lục hồ sơ để kiểm tra
Khi giao nộp hồ sơ thì cán bộ nhân viên nộp hồ sơ và cán bộ lưu trữ ký
nhận vào biên bản giao nhận tài liệu.
2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu
a) Các loại dấu
Ở công ty cổ phần Rubee Việt Nam hiện nay có các loại con dấu sau:
+ Dấu cơ quan
+ Dấu chức danh
+ Dấu đến
+ Dấu chỉ mức độ
b) Việc sử dụng con dấu của công ty:
- Giám đốc công ty là người quản lý con dấu của công ty
Cán bộ văn thư công ty là người có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con
Sinh viên: Cát Ngọc Lân