Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................4
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
-TECHCOMBANK.............................................................................................4
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương
Việt Nam-Techcombank.....................................................................................................4
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng.........................4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng.............................5
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng....................................................5
1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng.................................................................................6
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng..................................7
1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.........................................................................7
1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn.................................................................................................7
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức..........................................................................................................7

CHƯƠNG II.........................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......9
2.1. Hoạt động quản lý........................................................................................................9
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................13
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ......................................................................13
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu............................................................................................14
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................15
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................................17
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................18
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................19

CHƯƠNG III.....................................................................................................21

Thương Việt Nam- Techcombanh, em biết được vai trò quan trọng của Công tác
Văn thư- lưu trữ, cũng như công tác Lưu trữ trong các cơ quan tổ chức phục vụ
đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức. Hiệu
quả hoạt động quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức phần lớn
là phụ thuộc chính vào công tác tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bản
quan trọng hơn là việc lưu trữ tài liệu trong quá khứ để phục vụ cho hoạt động
khai thác sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau này.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, cũng như công tác Lưu
trữ và thực hiện mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức về
Văn thư- Lưư trữ, Trường đại học Nội vụ Hà Nội luôn quan tâm chú trọng đào
tạo nguồn nhân lực, với các chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Thư ký Văn phòng,
Quản trị Văn phòng, Quản lý nhân lực, quản lý văn hoá. ….thành những cán bộ
làm Văn thư- Lưư trữ, cán bộ Văn phòng có năng lực trong công tác Văn phòng
nói chung và công tác Văn thư- Lưu trữ nói riêng, phát huy được vai trò và năng
lực của mình trong công việc.
Hiểu được vị trí tầm quan trọng của người làm cán bộ Văn thư- Lưu trữ
trong thời đại mới tôi đã chọn ngành Văn thư- Lưu trữ để học tập và định hướng
Nguyễn Thị Thảo

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nghề nghiệp cho tương lai của mình.
Để thực hiện phương châm: Lý luận phải gắn với thực tiễn, nhà trường sẽ
tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Đây là học phần không thể
thiếu và thời gian khép kín trong chương trình đào tạo làm cán bộ Văn thư- Lưu
trữ của trường. Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên củng cố kiến thức lý luận,

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bài báo cáo thực tập có 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức .
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
kiến nghị.
Sau thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình hoạt động của Bộ phận Lưu trữ
nằm trong khối Trung Tâm Hành chính- Văn phòng dưới sự hướng dẫn chung
của Trưởng phòng Lưu trữ bà Trịnh Thị Ân và cán bộ hướng dẫn trực tiếp là bà
Nguyễn Thị Loan chuyên viên của Trung tâm Hành chính- Văn phòng . Bài báo
cáo còn nhiều sai sót, kính mong thầy cô cùng các bạn xem xét và đóng góp ý
kiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn./.
Xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thảo

Nguyễn Thị Thảo

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
với 315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công
nghệ ngân hàng tiên tiến bậc nhất.
Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài
năng có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lực
lượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng
hiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt nhất và Doanh
nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính Cá nhân,
Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn và Ngân
hàng giao dịch, ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đáp
ứng các nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Đó có lẽ
cũng chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng các nhân và 45,368 khách hàng
doanh nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính.
Bên cạnh hoạt động tài chính ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vì
cồng đồng và sự phát triển bền vững. Năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồng
cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏ mắc
bệnh ung thư nhân dịp trung thư, Techcombank cùng báo Nhân dân đồng sáng
lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ.
Ngân hàng là thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội
ngân hàng châu Á, tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa,tổ
chức thẻ quốc tế Master Card. Những thành tựu nêu trên của ngân hàng đã góp
phần không nhỏ vào sự phát triển nền kinh tế đất nước.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số

tra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng.
1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt
Nam- Techcombanh( kèm theo phục lục).
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp là
công ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc điểm
riêng của nó.
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,
và Tổng giám đốc, giám đốc. Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1
Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên. Ban giám đốc gồm
10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc. Ban kiểm soát có 4
thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng. Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phó
các phòng ban. Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảng
Nguyễn Thị Thảo

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
gần 8.000 nhân viên.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có
quy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên do quy
mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc Khối
Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm
là:

TRUNG TÂM MUA
SẮM TẬP TRUNG

TRUNG TÂM HÀNH
CHÍNH

TRUNG TÂM QUẢN LÝ
TÀI SẢN

…………

BỘ PHẬN
CUNG CẤP
DẤU PHÁP
NHÂN CỦA
NGÂN HÀNG

………..

BỘ PHẬN
CUNG CẤP
SỐ (CÔNG
VĂN RA
NGOÀI, ỦY
QUYỀN, NỘI
BỘ)

Nguyễn Thị Thảo

BỘ PHẬN

liệu lưu trữ của ngân hàng đều là những tài liệu mang tính bảo mật chỉ lưu thông
trong nội bộ, những tài liệu này được quản lý trên một phần mền quản lý riêng
do ngân hàng quy định.
• Hoạt động quản lý về việc ban hành văn bản về công tác lưu trữ:
Việc ban hành văn bản quy định chung về công tác lưu trữ của ngân hàng
Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh căn cứ Quyết định
số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12 năm 2013 quy định cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ của Ngân hàng, thông qua quyết định để làm căn cứ tổ chức bộ
phận làm công tác lưu trữ trong ngân hàng được hoàn thiện một cách tốt nhất.
Để ban hành quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan được đầy đủ, hoàn
chỉnh xác căn cứ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức.
Căn cứ theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Và hướng dẫn số 0174/2013/HD ngày 17/12/2013 mã HD-DVNB/09
Hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ quản lý sử dụng con dấu.
Căn cứ vào sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn lưu trữ đơn vị biên soạn do
bộ phận Văn thư lưu trữ - HCVP- khối dịch vụ nội bộ.
Nguyễn Thị Thảo

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6



Nguyễn Thị Thảo

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phông lưu trữ của Hội Đồng Quản Trị.
Ngoài phông lưu trữ của Tổng Giám Đốc, Hội Đồng Quản Trị còn có các
Công văn đi Công văn đến các loại sổ sách và các loại tài liệu khác được sản
sinh ra trong quá trình làm việc của cơ quan, tài liệu lưu trữ của ngân hàng
thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh được lưu giữ bảo
quản chặt chẽ đây là những tài liệu mang tính chất công việc, kinh doanh có tính
bí mật vì thế khi muốn tra cứu tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ phải được sự
đồng ý của cơ quan, phải có quyết định của Tổng Giám Đốc mới được tiếp cận
với tài liệu của cơ quan nếu không có sự đồng ý của người có thẩm quyền phê
duyệt mà tự ý sao chép, photocoppy tài liệu sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định
của ngân hàng.
• Hoạt động quản lý về việc Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng các
thành tựu khoa học kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ của cơ quan tổ chức.
Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác
lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh, việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ của
cơ quan. Với một môi trường làm việc khoa học hiện đại trang bị các máy móc
kỹ thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.
Cơ quan đã ứng dụng rất nhiều nghiên cứu khoa học trong công tác lưu
trữ để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh đã ứng dụng phần mền quản lý ứng dụng và
chứng thực chữ ký điện tử dùng cho kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ ngân hàng , và
quy ứng dụng phần mềm lưu trữ các cơ sở dữ liệu, ứng dụng phần mền giải

để nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc hằng ngày.
Ngoài ra còn mở các lớp hội thảo về đào tạo.
Bên cạnh việc cử cho cán bộ, nhân viên đi học tập hằng tháng thì ngân
hàng cũng rất chú trọng trong việc tổ chức quản lý thi đua khen thưởng trong
hoạt động lưu trữ của cơ quan. Việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong cơ
quan thuộc trách nhiệm của Giám đốc Hành chính văn phòng- Khối dịch vụ nội
bộ theo hướng dẫn 0174/2013/HD của ngân hàng techcombanh quy định:
Việc kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ do Giám đốc trung tâm hành
chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ chỉ đạo Tổ văn thư lưu trữ hướng dẫn,
kiểm tra kiểm soát công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu tại các
CN/PGD/QTK trên toàn quốc.
Giám đốc các CN/PGDQTK/VPDĐ/CCA chỉ đạo công tác văn thư lưu
trữ, quản lý sử dụng con dấu tại đơn vị và hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về
Tổ Văn thư lưu trữ, qua email. Trung tâm hành chính văn phòng đi hướng dẫn
kiểm tra tại các đơn vị, trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ
Nguyễn Thị Thảo

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu tại các
CN/PGD/QTK/VPDĐ/CCA theo quý.
Ngoài việc kiểm tra hằng quý về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,
khen thưởng kỷ luật những cán bộ, nhân viên trong cơ quan được cơ quan rất
quan tâm. Những cán bộ không thực hiện đúng những quy định trong công tác
văn thư lưu trữ của cơ quan thì sẽ bị đình chỉ công tác, ghi biên bản vi phạm
trong công việc cuối tháng trừ vào lương ngoài ra còn bị thôi việc nếu như mức

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ hướng dẫn các
Phòng, đơn vị, cá nhân thuộc sự quản lý của ngân hàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
giao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Chuẩn bị kho và
các phương tiện để tiếp nhận tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
do các đơn vị nộp vào kho theo quy định
- Tổ chức tiếp nhận và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu” vào kho lưu trữ
khi lập biên bản bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan thì cán bộ làm lưu
trữ hoặc cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của Ngân hàng phải kiểm tra đầy đủ tài liệu
trước khi giao nhận nếu thấy tài liệu của các đơn vị phòng, khối không đúng với
những tài liệu phải nộp thì thông báo cho người có thẩm quyền giải quyết để giải
quyết.
Hằng năm ngân hàng điều tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ của
cơ quan, việc thu thập bổ sung tài liệu được giao cho trung tâm hàn chính văn
phòng- khối dịch vụ nội bộ phối hợp với Tổ văn thư lưu trữ lên kế hoạch để thu
thập tài liệu tổ văn thư lưu trữ phải có trách nhiệm tổng hợp các tài liệu có trong
kho, những tài liệu nào còn đang thiếu để thông báo cho các đơn vị biết kịp thời
nộp tài liệu vào kho.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh đã
vận dụng thời hạn bảo quản của theo thông tư số 42/2011/TT-NHNN ngày 20
tháng 12 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành ngân
hàng áp dụng cho các:
- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp được bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ tài liệu, về quản lý rủi ro từ 5 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối từ 5 năm đến 20 năm các báo cáo về tình
hình quản lý và sử dụng quỹ dự trữ ngoại hối bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế 10 năm đến bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín 21 dụng
5 năm đến 20 năm;

văn thư kiêm lưu trữ của cơ quan, quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu của ngân
hàng được lựa chọn theo phương án phân loại là Thời gian- Mặt hoạt động. Tài
liệu để thực hiện chỉnh lý gồm tài liệu của:
- Văn bản của tổng giám đốc từ năm 2001- 2007
- Văn bản của hội đồng quản trị từ năm 1993-2013
- Công văn đi từ năm 1993-2001
- Công văn đến tư năm 1993-2001
- Các loại sổ sách từ 1993-2013
- Các tài liệu khác.
Nguyễn Thị Thảo

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội dung chỉnh lý tài liệu gồm các bước:
- Phân loại tài liệu
- Đóng file và biên mục bên ngoài(đánh gáy file)
- Nhập file xcel theo các nhóm tài liệu đã phân loại
- Scan các văn bản đã chỉnh lý
Nội dung phân loại tài liệu lưu trữ đã được thực hiện trong quá trình thực
tâp tại cơ quan. Phân loại tài liệu theo phương án phân loại . Đối với văn bản
của tổng giám đốc từ năm 2001-2007 được phân chia theo các bước;
- Bước 1. phân loại tài liệu theo từng năm.
- Bước 2. phân loại tài liệu trong từng năm thành các nhóm:
Nhóm 1. Văn bản liên quan đến lãi suất
Nhóm 2. Văn bản liên quan đến biểu phí
Nhóm 3. Văn bản liên quan đến ủy quyển

Đối với công văn đi từ 1993-2001 được phân chia theo phương án phân
loại mà ngân hàng đã thực hiện khi chỉnh lý tài liệu;
- Bước 1. Phân loại tài liệu theo từng năm
- Bước 2. Phân loại tài liệu mỗi năm thành các nhóm….
Đối với công căn đến từ 1993-2001 cũng phân chia thành các bước như
tài liệu công văn đi và cũng thực hiện các bước như trên đối với các loại sổ sách
của ngân hàng từ năm 1993-2013. Sau khi chỉnh lý tài liệu xong công việc tiếp
theo là scan văn bản đặt tên file scan theo cấu trúc số văn bản tên loại văn bản.
File scan của mỗi nhóm tài liệu được lưu trong mỗi file riêng, tên các file là tên
nhóm tài liệu đã được chỉnh lý trong thời gian thực tập tại ngân hàng thương mại
cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh. Sau khi công việc scan văn bản
và nhập file đầy đủ hoàn chỉnh, tiến hành đóng văn bản vào các file cứng để bảo
quản: văn bản của mỗi nhóm được đóng trong một file theo thứ tự đã được chỉnh
lý, trường hợp văn bản của các năm có nhiều file thì chia tài liệu thành nhiều file
và đóng file theo thứ tự đã sắp xếp để đảm bảo văn bản được liền mạch tiện cho
công tác tra tìm tài liệu một cách khoa học.
Trong thời gian hai tháng thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh chúng em đã được thực hành chỉnh lý tài liệu
của ngân hàng đối với tài liệu của Tổng giám đốc, tài liệu của hội đồng quản trị,
công văn đi, công văn đến các loại sổ sách và đã chỉnh lý được khoảng 40m giá
tài liệu và sắp chúng theo thứ tự nhất định lập công cụ tra tìm tài liệu, có bản
mền và bản mền, bản cứng được lưu trữ trong kho còn bản mền được lưu trữ tại
phần mền quản lý tài liệu của ngân hàng.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Hằng năm, cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ phải phối hợp với trung tâm
Nguyễn Thị Thảo

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

động quản lý cũng như nghiệp vụ trong công việc.
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Kho lưu trữ của ngân hàng Techcombanh là kho lưu trữ chuyên dụng
Nguyễn Thị Thảo

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
được bố trí trên tầng 18 của dãy nhà vicom centrer bà triệu diện tích của kho lưu
trữ 25m2 với diện tích của kho lưu trữ chứa được sáu giá compac đựng tài liệu.
Giá đựng tài liệu trong kho lưu trữ được trang bị bằng giá compac theo
tiêu chuẩn VN 9253:2012 về giá bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo quyết
định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của bộ khoa học công nghệ về việc
công bố tiêu chuẩn quốc gia về giá đựng tài liệu, trong giá đựng tài liệu thì ngân
hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh trang bị những
file cứng đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của nhà nước quy định file đựng tài liệu
có ghim kẹp đục lỗ để để tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị rơi bung ra khỏi file
gây ảnh hưởng đến công tác tra tìm tài liệu khi cần.
Trong kho lưu trữ của ngân hàng techcombanh được trang bị những thiết
bị hiện đại để đảm bảo an toàn cho tài liệu như trang bị hệ thống báo đột nhập,
hệ thống báo cháy tự động, có trang bị quạt thông gió trong kho. Nhìn chung
kho lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt namtechcombanh được trang bị các giá đựng tài liệu hiện đại theo tiêu chuẩn của
nhà nước quy định, và trang bị các hệ thống để bảo quản tài liệu được một cách
an toàn nhất nhằm phục vụ cho hoạt động tra tìm nghiên cứu khoa học sau này.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ văn thư kiêm lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu, mở sổ theo
dõi và phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng bản lưu tài liệu theo quy định của



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG III.
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong quá trình thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương
Việt Nam- Techcombanh thời gian trong hai tháng em đã được tiếp xúc với môi
trường làm việc hiện đại và được giao rất nhiều công việc trong quá trình thực
tập như:
Những công việc được thực hiện trong quá trình thực tập tại ngân hàng
em đã được tiếp xúc với rất nhiều công việc cụ thể như:
Chúng em đã chỉnh lý được tài liệu của chủ tịch Hội đồng quản trị từ
1993 đến 2013 với số lượng là 11 file
Chỉnh lý tài liệu của tổng giám đốc từ năm 2000-2007 là file.
Chỉnh lý các loại sổ sách từ năm 1993- 2013
Nhập mục lục hồ sơ của khối công văn nội bộ năm 2007,2008, 2009 và
2010 với số lượng là 116 file tài liệu.
Nhập mục lục hồ sơ chất lượng năm 2008 và 2009 là 6 file.
Đã Scan được công văn khối nội bộ năm 2007 là 25 file.
Đã Scan được công văn khối nội bộ năm năm 2008 là 30 file.
Nhập chứng từ hằng ngày của khách hàng mang đến và lưu tài liệu tại file
trung tâm mua sắm với số lượng khá nhiều.
Tại trung tâm quản lý tài sản các bạn đã sắp xếp khoa học các tài liệu của
ngành ngân hàng bao gồm phiếu đề nghị, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao tài
liệu những công việc thực hiện được trong hai tháng thực tập tại ngân hàng.
Nhật ký thực tập Từ ngày 3/3/2015 đến ngày 24/4/2015.
- Ngày 3/3/2015 Tiếp xúc với tài liệu chỉnh lý, sắp xếp văn bản trong hồ

- Ngày 24/3/2015. Sắp xếp văn bản.
- Ngày 25/3/2015. Đánh số cho các file.
- Ngày 27/3/2015. Scan văn bản biên bản đối chiếu của Techcombanh.
- Ngày 30/3/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 31/3/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 1/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 2/4/2015. Đánh số cho văn bản nhập văn bản.
- Ngày 2/4/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 3/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 6/4/2015.Nhập văn bản vào xcell, đánh số.
- Ngày 7/4/2015. Đánh số cho văn bản, nhập văn bản.
Nguyễn Thị Thảo

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Ngày 8/4/2015. Nhập văn bản, Scan văn bản năm 1991.
- Ngày 9/4/2015. Đánh số và nhập văn bản.
- Ngày 10/4/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 13/4/2015. Scan văn bản và đánh số.
- Ngày 14/4/2015. Sắp xếp văn bản ủy quyền năm 2008.
- Ngày 15/4/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 16/4/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 17/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 20/4/2015. Sắp xếp tài liệu trong kho theo thứ tự các File.
- Ngày 21/4/2015. Đánh gáy file của tài liệu.
- Ngày 22/4/2015. Nhập văn bản vào Xcel.

* Đối vơi cơ quan.
Những tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan hầu hết điều là tài
liệu mang tính chất nội bộ vì thế việc khai thác sử dụng tài liệu của ngân hàng là
rất ít khi được tiếp xúc và khai thác vì thế những tài liệu nào không có tính chất
nội bộ thì cơ quan có thể công bố cho độc giả biết để họ đến khai thác khi cần
thiết phục vụ cho nghiên cứu lịch sử.
Cơ quan phải quy định cụ thể về thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ, vì
cơ quan chưa có bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của cơ quan mà chỉ áp dụng
bảng thời hạn bảo quản của Ngân hàng nhà nước.
Cơ quan chưa quy định cụ thể về việc khen thưởng kỷ luật xử lý vi phạm
về công tác lưu trữ vì thế cần có quy định cụ thể để thực hiện theo đúng quy
định.
* Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Giữa lý thuyết và thực tiễn có mối quan hệ khăng khiết với nhau, tuy
nhiên nhiều lý thuyết đã được học vẫn chưa thực sự phụ vụ cho quá trình quản
lý công tác lưu trữ cần phải thường xuyên cho sinh viên tiếp xúc, tham gia các
buổi học thực hành liên quan đến chuyên ngành để sinh viên tiếp cận một cách
sâu sát nhất nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về
chuyên ngành của mình.
Tổ chức các buổi giao lưu giữa các trường Đại học, Cao đẳng với nhau về
kiến thức văn hóa để nâng cao sự hiểu biết cho sinh viên. Do yêu cầu công việc
đòi hỏi sâu sắc vì vậy nâng cao trình dộ cho sinh viên là điều cần thiết. Tôi
mong nhà trường quan tâm và xây dựng đề cương học phần chi tiết cho các môn
học chuyên ngành học lý thuyết đi đôi với thực hành và khảo sát thực tế. Vì kiến
thức trong nhà trường và môi trường làm việc thực tế có sự khác biệt, tôi mong
nhà trường tổ chức nhiều hơn nữa các buổi đi thực tế ở các cơ quan khác nhau
để nâng cao tầm hiểu biết cho sinh viên tạo điều kiện để sinh viên được học hỏi
Nguyễn Thị Thảo

24