BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND

ỦY BAN NHÂN DÂN

HĐND

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

PCT

PHÓ CHỦ TỊCH


MỞ ĐẦU
Ngày nay trong hoạt động của các cơ quan, văn phòng giữ một vai trò quan
trọng, là bộ máy tổng hợp và trợ giúp công việc điều hành cho lãnh đạo trong
nhiều hoạt động mỗi cơ quan. Quản trị văn phòng là hoạt động với nhiều những
công việc phức tạp và cần thiết. Hiểu được tầm quan trọng của văn phòng và quản
trị văn phòng với những kiến thức tích lũy được qua quá trình học tập trên trường
nhằm tăng thêm kinh nghiệm thực tế về các công việc hoạt động của văn phòng tôi
đã được đi kiến tập ngành nghề thực tế.
Địa điểm trong đợt kiến tập này là Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy
ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc Thời gian kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày
22/6/2016. Đợt kiến tập nhằm trang bị những kiến thức thực tế và tăng cường được
khả năng thực hành vận dụng lý thuyết vào thực tế. Trong quá trình kiến tập những
nội dung mà Tôi tìm hiểu là: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân
Huyện Ngọc Lặc và Văn phòng HDND và UBND; Soạn thảo văn bản và ban hành
văn bản; Công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan; Trang thiết bị văn phòng và việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước. Từ đó tìm ra những
điểm tích cực và hạn chế của cơ quan và vai trò vị trí của văn phòng trong hoạt

- 2 Phó Chủ tịch: Ông Phạm Công Cúc – PCT Kinh tế
Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã
- Ủy viên: là những người đứng đầu các phòng ban chuyên môn
- Các phòng ban chuyên môn: Mỗi phòng ban có một chức năng nhiệm vụ khác
nhau tránh chồng chéo.
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Đài phát thanh và truyền hình Huyện Ngọc
Lặc, Trạm Khuyến nông.

Chức năng
Là cơ quan hành chính cấp huyện thuộc khu vực nông thôn, theo mục II của
Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015. Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc
Lặc là cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Ngọc Lặc, là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương quản lý các vấn đề trên các lĩnh vực của địa phương tuân thủ
theo Hiến pháp và Pháp luật. Chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan cấp trên và
nhân dân.
 Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể:
- Xây dựng và trình HĐND huyện quyết định các nội dung về thực hiện Hiến pháp,
pháp luật, các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế văn hóa xã hội.
- Quy định về bộ máy tổ chức nhiệm vụ chức năng của các phòng ban chuyên môn
trực thuộc UBND Huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp. Quản lý và sử dụng các loại tài
nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện, phòng chống thiên tai,
bênh dịch trên địa bàn.


- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đè án của tỉnh đối với dân tộc
thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện Hiến pháp và pháp luật, xây dựng
chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thể



người ), bộ phận thông tin và quản lý thiết bị ( 1 người ), Tổng hợp ( 01 người ),
phòng photocoppy ( 01 người ), bảo vệ ( 02 người ), lái xe ( 03 người ), tạp vụ ( 01
người ), vệ sinh ( 01 người ).

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể:
Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND Huyện Ngọc Lặc được thực
hiện theo Điều 8 chương II Nghị định số 37/2014/ND-CP ngày 05 tháng 5 năm
2014 của Chính Phủ quy định vềTổ chức các Cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh:
- Tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND trong hoạt động của HĐND, UBND;
Tham mưu tổng hợp cho Chủ tịch về lãnh đạo điều hành các công việc.
- Cung cấp thông tin cho HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và kĩ thuật cho hoạt động của cơ quan, chuẩn bị công tác
hậu cần phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông; Tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ các nhân, tổ chức trong các vấn đề thuộc
thẩm quyền của UBND, chuyển giao đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và trả
hồ sơ kết quả cho các nhân và tổ chức.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch; Tổ chức thực
hiện các chương trình kế hoạch đã được phê duyệt.
Văn phòng HĐND-UBND có con dấu riêng, được phép kí các văn bản do
Thường trực HĐND ban hành. Văn phòng là phòng chuyên môn có số lượng nhân
sự nhiều nhất đảm bảo hoạt động của UBND nhanh chóng, thông suốt, đóng vai trò
vô cùng quan trọng.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong Ủy ban Nhân dân Huyện
Ngọc Lặc được quy định trong Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân Huyện
Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016. Điều 22 Chương 5 trong quy chế quy định công

Phó Chủ tịch để các cơ quan liên quan biết và thực hiện.
- Các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về chủ trương công tác tổ chức
cán bộ, chế độ tài chính phải được thể hiện thành văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ
tịch ký và đóng dấu thì mới có hiệu lặc thi hành.
 Những vấn đề cơ bản trong các văn bản của cơ quan:
Mỗi phòng ban chuyên môn phụ trách một lĩnh vực vì vậy phụ thuộc vào chuyên
môn mà các văn bản có nội dung để giải quyết các vấn đề đó.
- Phòng Nội vụ: nội dung văn bản về các vấn đề nhân sự, biên chế tổ chức cán bộ,
khen thưởng, kỉ luật và các vấn đề khác được thực hiện theo Quyết định số
952/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức
năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về Nội vụ
thuộc UBND cấp Tỉnh, cấp Huyện.
- Phòng Tài nguyên – Môi trường: các vấn đề về bảo vệ môi trường, khai thác sử
dụng khoáng sản, quản lý đất đai và các vấn đề được quy định trong Quyết định số


2994/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của cơ quan chuyên môn về Tài nguyên Môi
trường.
- Phòng Công thương: Soạn thảo các văn bản để giải quyết các vấn đề về phát triển
kinh tế hạ tầng, đầu tư xây dựng công trình và các vấn đề trong phạm vi chức năng
nhiệm vụ quyền hạn của phòng được quy định trong Quyết định số 4006/QĐUBND ngày 11/12/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Nông nghiệp và PTNT: văn bản thường về các vấn đề về trồng trọt chăn
nuôi dịch bệnh, thủy lợi và phát triển kinh tế nông nghiệp của Huyện cùng các vấn
đề thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ được quy định trong Quyết định số 4107/QĐUBND ngày 18 tháng 12 năm 2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Giáo dục và đào tạo: các văn bản có nội dung về quy định về công tác thi
cử, phổ cập giáo dục, phát triển giáo dục… Ban hành văn bản để giải quyết các vấn
đề thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng được quy định trong Quyết định
số 67/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa.
- Phòng Y tế: Trong nhiệm vụ chức năng được quy định tại Quyết định số 3766/QĐUBND ngày 26/11/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về các vấn đề y tế chăm sóc

01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản hành chính. Sau khi đánh máy người soạn thảo phải kiểm tra lỗi
chính tả, rà soát lại nội dung sửa sai sót để đảm bảo đúng bản thảo đã được duyệt.
Các văn bản do chuyên viên mỗi phòng ban tự soạn thảo sau đó nếu đảm bảo về
nội dung và thể thức thì trình kí văn bản.
Việc trình bày văn bản ở UBND Huyện Ngọc Lặc tương đối đảm bảo kĩ thuật trình
bày, đầy đủ về thể thức bắt buộc của văn bản.
Một số lỗi thường gặp trong văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc:
Những lỗi trong việc trình bày văn bản của Huyện là không nhiều chủ yếu nhất gặp
3 lỗi sau:
- Số, ngày tháng năm ở một số văn bản khi lấy số trước thường được đánh máy luôn.
- Việc định dạng lề văn bản còn chưa được chú trọng trong một số văn bản, đặc biệt
là văn bản của phòng Dân số thường mắc nhiều lỗi tuy nhiên đã được lãnh đạo Văn


phòng hoặc văn thư cơ quan phát hiện sửa chữa nên những văn bản sai lỗi lớn
không được ban hành.
- Vấn đề dấu phẩy, dấu chấm phẩy đôi khi bị bỏ qua đặc biệt là ở phần nơi nhận văn
bản.
Văn bản chứa lỗi sai được kèm theo sau phần Phụ lục.
d. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu về quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản của UBND Huyện Ngọc Lặc, UBND vẫn chưa ban hành quy định về quy trình
ban hành văn bản riêng, trong quy chế làm việc của cơ quan chương 5 chỉ quy định
chung về quy trình ban hành và công bố văn bản mà chưa có quy định hướng dẫn
chi tiết. Quy trình ban hành văn bản đang được áp dụng thực hiện theo Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
 Quy trình ban hành văn bản tại UBND Huyện Ngọc Lặc.
- Soạn thảo văn bản  Duyệt, sửa chữa bản thảo Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình
bày văn bản  Ký ban hành văn bản  Đăng kí văn bản  Nhân bản văn bản 

- Việc thực hiện cũng như trách nhiệm của các cá nhân được đảm bảo trong công tác


-

soạn thảo và ban hành văn bản.
Hạn chế
Lề văn bản chưa được đẹp
Văn bản nhân bản đôi khi mờ chữ hoặc bị nhàu ( do máy photo gặp sự cố )
Giải pháp
UBND Huyện Ngọc Lặc cần thiết phải ban hành quy định về quy trình ban hành
văn bản riêng của cơ quan mình. Có thể dựa vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng công tác văn thư
lưu trữ của cơ quan tổ chức ( Có quy chế mẫu kèm theo ) để cho việc soạn thảo và
ban hành văn bản có cơ sở để thực hiện tốt hơn, phân rõ trách nhiệm nhiệm vụ của

các cá nhân tránh việc chồng chéo.
3. Quản lý văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; Ghi số ngày tháng văn bản.
Kiểm tra Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được dựa vào thông tư số
01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
và những quy định chung quy định trong quy chế làm việc của cơ quan.
Việc lấy số văn bản do văn thư cơ quan đăng kí vào sổ theo thứ tự từ số 01
của ngày đầu năm làm việc của cơ quan. Tuy nhiên tại UBND Huyện Ngọc Lặc


đôi khi chuyên viên soạn thảo văn bản tự đăng kí vào sổ hoặc xin trống số để vào
số cho văn bản sau.
Văn bản của cơ quan được đăng kí và lấy số tại văn thư của cơ quan.
Hình thức đăng kí bằng sổ văn bản đi, Sổ được phân thành nhiều sổ dựa vào


bản

văn

Số bản Ghi
chú

lưu

bản

b. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật khẩn
Sau khi văn bản được đăng kí lấy số tại văn thư cơ quan, văn bản được
chuyển sang phòng photocoppy để nhân bản số lượng văn bản cần để phát hành.
Văn bản nhân bản phải rõ nét không bị nhàu nát hay mờ chữ, số lượng nhân bản
vừa đủ không để thiếu hay thừa văn bản.
Tùy vào văn bản để đóng dấu cơ quan đủ với số lượng nhân bản, đóng vào
1/3 chữ kí của người kí văn bản theo đúng thể thức và do văn thư cơ quan đóng.
Đối với dấu treo đóng ở phần đầu văn bản chèn lên dòng chữ “ ban hành kèm
theo..” đối với văn bản kèm theo quyết định, tờ trình…
Hình thức đóng dấu mật khẩn: Đối với văn bản cần đóng dấu mật khẩn theo
sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan đón vào góc trống bên trái của văn bản bên
dưới số, kí hiệu của văn bản, các mức độ dấu mật, khẩn theo quy định của pháp
luật. Nhưng chủ yếu là dấu “Mật”.
c. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát
Khi văn bản được đóng dấu và đã lưu bản lưu thực hiện chuyển phát văn
bản.
Hình thức chuyển phát: chuyển bằng đường bưu điện, chuyển bằng mạng thông tin
và chuyển bằng fax.

chuyển xuống văn thư bảo quản trong tủ hồ sơ chờ nộp lưu.
e. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo những quy định của pháp luật và


quy định của cơ quan việc phát hành đảm bảo đúng thời gian.
Các văn bản đều tập trung tại văn thư để đăng ký trước khi phát hành.
Sổ đăng ký văn bản chia theo tên loại một cách hợp lý khoa học
Tất cả các văn bản đăng ký số ở văn thư đều được lưu lại
Hạn chế


- Tuy nhiên việc lưu văn bản cần được thực hiện tốt hơn ở khâu cần đóng dấu tất cả
những văn bản lưu, trừ trường hợp đặc biệt theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ
quan.
- Vì số lượng văn bản đăng kí nhiều nên đôi khi văn thư cơ quan thường để cho
người soạn thảo tự vào số hoặc việc tự mượn sổ về đơn vị.
 Giải pháp
- Văn bản đi ban hành trong một ngày rất nhiều việc đăng kí số mất nhiều thời gian,
cần sử dụng phần mềm đăng kí văn bản để đăng kí nhanh hơn.
4. Quản lý văn bản đến
a. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Quản lý văn bản đến của UBND Hyện Ngọc Lặc được thực hiện theo Nghịđịnh
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Văn thư cơ quan là người trực tiếp tiếp nhận văn bản đến qua đường bưu điện và
văn bản được chuyển trực tiếp tới cơ quan.
Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư tiến hành bóc bì đối với những văn bản
được chuyển đến chung cho cơ quan ( những phong bì ghi nơi nhận là UBND
Huyện Ngọc Lặc ), đối với văn bản ghi nơi nhận là các phòng ban chuyên môn hay

Hình thức: Đơn vị trình văn bản kèm theo phiếu trình giải quyết công việc lên
lãnh đạo để nhận ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và bằng sổ theo dõi công việc.
d. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Quá trình, thủ tục giải quyết văn bản đến đảm bảo thực hiện giải quyết kịp thời các


-

nội dung của văn bản yêu cầu.
Văn thư tiếp nhận và phân loại đúng với địa chỉ gửi ghi trên phong bì.
Thực hiện trình theo dõi và giải quyết văn bản đúng theo quy định
Hạn chế
Việc giải quyết công việc chưa có tính hệ thống hóa cao.
Việc bóc bì chưa được đảm bảo ( bóc, xé bì bằng tay ).
Giải pháp
Hệ thống hóa các quy định bằng văn bản hướng dẫn thực hiện giải quyết văn bản
đến.


- Có thể ứng dụng phần mềm đăng kí văn bản để tiết kiệm thời gian đăng kí văn bản
cho văn thư và dễ dàng tra tìm khi cần thiết đảm bảo tính chặt chẽ. Tránh được tình
trạng mượn số hay chèn số gây phiền hà,tốn thời gian.

5. Quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu tại UBND Huyện Ngọc Lặc được thực hiện theo
Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
a. Các loại con dấu của cơ quan
Dấu cơ quan gồm có:

lạc hay méo mó con dấu. Chỉ đóng dấu lên những văn bản có chữ ký của người có
thẩm quyền ký không đóng dấu bừa bãi
c. Bảo quản con dấu
Con dấu của UBND Huyện Ngọc Lặc được đặt trong hộp gỗ có 2 ngăn sau khi
dùng xong được bảo quản trong tủ gỗ có khóa do văn thư cơ quan giữ. Mực dấu
d.

-

được dùng theo tiêu chuẩn của Bộ Công An quy định.
Nhận xét chung
Ưu điểm
Dấu cơ quan dùng theo mẫu của Pháp luật quy định.
Trách nhiệm các cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định
trong nhiệm vụ, quyền hạn của UBND và Văn Phòng và được thực hiện đúng theo



-

thẩm quyền, chức năng.
Hạn chế
Con dấu để chưa ngăn nắp
Tủ đựng dấu hiện nay vẫn để chung với tủ hồ sơ
Hạn chế
Việc bảo quản con dấu cần có tủ riêng biệt, hộp đựng dấu cần phải sắp xếp rõ ràng

tránh nhầm lẫn, mực dấu cần thay và kiểm tra thường xuyên.
- Ban hành quy định riêng về quản lý và sử dụng con dấu.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Đánh số tờ
Viết mục lục văn bản
Viết chứng từ kết thúc
Viết bìa hồ sơ
Nội dung của danh mục hồ sơ
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN NGỌC LẶC

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGỌC LẶC NĂM
2016

Số và kí hiệu

Tên đề mục và Thời hạn bảo Đơn vị/người Ghi chú

HS

tiêu đề HS
quản
I. Tên đề mục

1

lớn
1. Tên đề mục

lập HS


- Đối với văn thư cơ quan: Cuối năm kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ và
mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ để nộp lưu; Thống kê hồ sơ vào mục lục hồ sơ và
bàn giao lại cho lưu trữ.


 Quy trình nộp lưu: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
tiến hành lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước và cơ quan, sau đó kiểm tra mức
độ hoàn chỉnh của hồ sơ để tiến hành nộp lưu. Khi nộp lưu đơn vị, cá nhân cần lập
02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ”
điền thông tin về hồ sơ vào để tiện quản lý. Đơn vị, cá nhân và lưu trữ cơ quan mỗi
người sẽ giữ một bản.
 Thời hạn nộp lưu
- Đối với các loại hồ sơ thông thường thời hạn nộp lưu là một năm kể từ ngày công
việc kết thúc. Tại UBND Huyện Ngọc Lặc đối với các hồ sơ là các loại văn bản đi
hết mỗi một năm văn thư cơ quan phải lập được hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với các hồ sơ công trình, tài liệu xây dựng cơ bản thơi hạn nộp lưu là 03 tháng
kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Đối với những các nhân, đơn vị muốn giữ các hồ sơ thông thường thì phải có sự
đồng ý của Thủ trưởng cơ quan và phải nộp lại danh mục hồ sơ cho lưu trữ thời
hạn giữ không quá 02 năm tính từ ngày đến hạn nộp lưu.
d. Nhận xét chung
 Ưu điểm
- Hồ sơ nộp lưu hằng năm đầy đủ phục vụ cho việc tra cứu cung cấp thông tin cho
lãnh đạo và các đơn vị.
- Các loại hồ sơ được phân loại rõ ràng, đặt trong các phông chuẩn theo quy định.
 Hạn chế
- Nhận thấy do tính chất UBND Huyện Ngọc Lặc có số lượng lớn văn bản được
hình thành trong một năm.
- Cán bộ lưu trữ vì kiêm nhiệm chức vụ vì vậy công tác lưu trữ chưa được đảm bảo.
- Các hồ sơ nộp vào lưu trữ vẫn còn chưa được chỉnh lí, cần phải có sự sắp xếp hợp

Quy chế làm việc của UBND Huyện Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016.
Bản nội quy hoạt động của cơ quan
Bản cam kết thực hiện “ ba không”
Nội dung các văn bản như sau:
Quy chế làm việc của UBND Huyện Ngọc Lặc
Chương IV Hội nghị UBND Huyện ( các điều 17, 18, 19, 20,21 ) Điều 17 quy

định về nội dung hội nghị,
Điều 18 chuẩn bị và triệu tập hội nghị,
Điều 19 về trình tự hội nghị
Điều 20 về biên bản hội nghị
Điều 21quy trình chuẩn bị nội dung hội nghị
- Chương VII Tiếp khách nước ngoài, hội họp và đi công tác
Điều 27 Tiếp khách nước ngoài do Chủ tịch, các phó chủ tịch tiếp khách nước
ngoài gồm tiếp xã giao, tiếp làm việc, tiếp theo sự giới thiệu của UBND Tỉnh…
Phân công nhiệm vụ của Văn phòng, các phòng chuyên môn có liên quan, Công an
và phương tiện truyền thông; Kinh phí đón tiếp.
Điều 28 Tổ chức hội nghị của các cơ quan cấp huyện: Trách nhiệm của các cơ
quan cấp huyện tổ chức hội nghị: soạn thảo giấu mới, nội dung hội nghị, tài liệu,
địa điểm, thành phần..
Điều 29 Đi công tác cơ sở.


- Chương I: Phạm vi và mối quan hệ làm việc
Điều 5 Mối quan hệ công tác giữa Chủ tich và các Phó chủ tịch
Điều 9: Mối quan hệ công tác giữa Trưởng phòng và các chức danh tương đương
với Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND xã, thị trấn. Quy định vê thẩm quyền, phối
hợp công tác…
 Bản nội quy làm việc của cơ quan
 Bản cam kết “ba không” với nội dung chính là tập thể Lãnh đạo cán bộ, công chức,

Văn bản hội họp vẫn còn rất nhiều nên rút ngắn bằng cách dùng phần mềm hội họp


-

để giảm bớt khối lượng giấy và cán bộ tham dự nắm bắt dễ dàng hơn.
Cán bộ công chức không có đồng phục, chưa ban hành việc đeo thể khi làm việc.
Vẫn còn tình trạng tụ tập nói chuyện trong giờ làm việc.
Giải pháp
Cơ quan cần thiết phải ban hành quy định về cấm hút thuốc lá tại nơi làm việc.


- Lắp đặt bảng hiệu trước cổng để khách đến làm việc tiện nhận biết ( đối với khách
ngoài huyện ).
- Ban hành, thiết kế thẻ tên cho các cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Đó là những hạn chế cần khắc phục để UBND Huyện Ngọc Lặc hoàn thiện về văn
hóa công sở của cơ quan.
8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng và các phần mềm trong công tác văn phòng
a. Các loại thiết bị được sử dụng trong hoạt động của cơ quan
Các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng và cơ quan trở nên nhanh
chóng, chính xác, hoạt động có hiệu quả và là cơ sở cho việc đổi mới ứng dụng



-

công nghệ, thông tin vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Các loại trang thiết bị được sử dụng trong cơ quan và văn phòng gồm:
Cơ quan nói chung
Máy tính ( tùy vào số lượng cán bộ trong phòng )

quản lý công việc được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng. UBND Huyện chú trọng
trong việc sử dụng các phần mềm.
Hiện nay tại cơ quan đang ứng dụng các phần mềm sau:
- Phần mềm quản lý văn bản Tpoffice: giúp quản lý văn bản đi và chuyển phát văn
bản. Các văn bản khi yêu cầu ký số điện tử để chuyển gửi cho các cơ quan cấp trên
và cập nhật lên trang thông tin điện tử của Huyện.
- Phần mềm theo dõi thực hiện công việc, nhiệm vụ của UBND giao: quản lý những
nhiệm vụ, công văn mà UBND Tỉnh giao, kết quả thực hiện công việc sẽ được
UBND Tỉnh thông tin phản hồi theo định kì đánh giá dựa trên phần trăm mức độ
d.

-

hoàn thành công việc có thời hạn ngắn và dài.
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel ( do phòng Nội Vụ quản lý )
Nhận xét chung
Ưu điểm
Việc sử dụng phần mềm giúp cập nhật thông tin nhanh chóng, mức độ chính xác

cao.
- Các trang thiết bị phục vụ thiết thực cho quá trình hoạt động của Văn phòng và cơ

-

quan.
Là cơ sở để tiếp tục ứng dụng những phần mềm khác.
Hạn chế
Các máy photo thường xuyên bị hỏng gây cản trở trong quá trình làm việc.
Các trang thiết bị văn phòng nhiều chiếc cũ trục trặc các vấn đề