Đề tài
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH
HÓA


LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý thầy cô ở khoa Hành
Chính Học - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Đặc biệt tôi xin chân thành cảm
ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân đã dành hết tâm huyết mình để truyền đạt vốn kiến
thức quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường. Nếu không có sự
hướng dẫn dạy dỗ, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi. Tôi nghĩ bài tiểu luận
của tôi rất khó hoàn thiện được. Một lần nữa tôi xin chân thành được cảm ơn cô!
Tôi xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức
UBND Tỉnh Thanh Hóa đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi tìm
hiểu thực tế tại UBND Tỉnh Trong suốt quá trình nghiên cứu.
Với nền tảng kiến thức còn hạn chế, trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn chưa cao nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những sai
sót, tôi mong được nhận những ý kiến đóng góp của quý thầy cô để tôi học thêm
được nhiều kinh nghiệm quý báu nhất.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
và kết quả trong đề tài này là trung thực.
Hà Nội, ngày tháng 7 năm 2016
Sinh viên


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................ 1
1.Lý do chọn đề tài ..............................................................................................................................................1

2.5.Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ..........................................................................................23

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
TỈNH THANH HÓA................................................................................................... 25
3.1. Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa..............................................................25
3.1.1.Ưu điểm.....................................................................................................................................................25
3.1.2.Hạn chế......................................................................................................................................................27
3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa......................28
3.2.1.Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa...............................................................................28
3.2.2.Đối với văn thư chuyên trách....................................................................................................................29
3.2.3.Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.............................................................................................29

KẾT LUẬN............................................................................................................... 31
................................................................................................................................ 31


TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................ 32


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UB

Ủy ban

UBND
Ủy ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
ĐHKHXH & NV Trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn

* Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại UBND Tỉnh Thanh Hóa
* Phạm vi nghiên cứu
1


- Không gian: UBND tỉnh Thanh Hóa
- Thời gian: Những năm gần đây (từ năm 2005 – 2015).
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong quá trình học tập, tôi đã được
tiếp cận với nhiều sách giáo trình viết về công tác văn thư. Tiêu biểu là cuốn
Nghiệp vụ công tác văn thư (tác giả: Triệu Văn Cường, Nguyễn Thị Kim Chi /
2009). Cuốn sách là nguồn tư liệu cơ bản giúp tôi về cơ sở lý luận để thực hiện
đề tài của mình.
Các “Văn bản đến” và “Văn bản đi” của UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm
2005 – 2015, đã cung cấp cho tôi những số liệu cụ thể về công tác văn thư tại
đây. Hơn nữa, do làm việc tại UBND tỉnh Thanh Hóa, nên tôi đã có cơ hội thuận
lợi trong việc khảo sát thực tế. Có thể nói,các văn bản của Văn phòng UBND
tỉnh Thanh Hóa đã giúp tôi những thông tin cần thiết và chính xác để hoàn thành
bài tiểu luận của mình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp duy
vật biện chứng; Phương pháp điều tra, khảo sát; Phương pháp thống kê; Phương
pháp so sánh.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài tiểu luận gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về
UBND tỉnh Thanh Hóa
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại văn phòng UBND Tỉnh Thanh

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là nguồn thông tin bằng văn
bản. Ở một góc độ khác, “làm tốt công tác văn thư sẽ hạn chế bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản nhà nước để
làm trái pháp luật” [1; Tr. 9]. Đồng thời, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
3


chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, nó sẽ
là bằng chứng pháp lý hữu dụng cho cơ quan đó.
1.1.2. Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư
* Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn giấy tờ. Do đó trong
quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và
hiện đại.
- Yêu cầu Nhanh chóng: Văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản
phải kịp thời góp phần vào giải quyết nhanh công việc.
- Yêu cầu Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt
pháp lý, không được trái với các văn bản. Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản
phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
- Yêu cầu về Bí mật: Có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của văn
phòng, của nhà nước nên quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các
văn bản đều phải được đảm bảo bí mật, không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm.
- Yêu cầu về tính hiện đại: Đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư.
* Nội dung của công tác văn thư
Theo các sách giáo trình được học về công tác văn thư, thì công tác văn

tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn căn cứ bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia [1; Tr. 12].
1.2. Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa
1.2.1. Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa
Thanh Hóa là một tỉnh nằm ở cửa ngõ Bắc Bộ và Bắc Trung Bộ, với diện
tích tự nhiên là 11,116 km2, bằng 3,17 % diện tích cả nước. Trên địa bàn tỉnh có
24 dân tộc Kinh, Mường, Dao, Hmông, Thái, Tày… Tổ chức hành chính gồm
27 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [2; Tr. 11]. Với vị trí thuận lợi như trên,
Thanh Hóa có thể cùng lúc phát triển được cả rừng, đồng bằng và ven biển.
UBND tỉnh Thanh Hóa tự giải quyết công việc theo chức năng, mục quy
định tại luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND Tỉnh thảo luận
tập thể và quyết định theo đa số đối với các vấn đề quy định tại điều 21 luật tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015 và các văn bản luật khác. Ngoài ra
5


UBND còn xây dựng chính quyền và quản lý hành chính, xây dựng quy hoạch
phát triển đô thị theo quy hoạch chung, trình HĐND tỉnh phê duyệt tổ chức thực
hiện quản lý , kiểm tra các lĩnh vực này tại địa phương theo đúng thẩm quyền.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND tỉnh Thanh Hóa
Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2015 của UBND tỉnh Thanh
Hóa về phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh; Quyết định số
1889/QĐ-UBND ngày 14/6/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng [2; Tr. 2]. Theo những
Quyết định này, văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có chức năng, nhiệm vụ,

cấp thưc hiện các văn bản đó.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, công tác văn thư, hành chính,
lưu trữ và tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước theo quy định của
pháp luật; Tổ chức các phiên họp, các buổi làm việc, đón tiếp khách và các hoạt
động của UBND tỉnh, đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của UBND
tỉnh, thường trực UBND tỉnh; Lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ công chức, viên chức, chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng ở địa phương
trình UBND tỉnh; Quản lý tổ chức, tổ chức cán bộ, công chức,chuyên môn
nghiệp vụ về văn phòng ở địa phương.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa
- Lãnh đạo văn phòng
Văn phòng UBND tỉnh có chánh văn phòng và các phó văn phòng. Chánh
văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh,
chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng,
đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn Phòng; chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều
hành chung và trực tiếp phụ trách các phòng, công nghiệp – xây dựng cơ bản,
tổng hợp - kế hoạch, hành chính – tổ chức.
Bao gồm: 01 Phó chánh văn phòng, trực tiếp phụ trách phòng văn hóa –
xã hội; 01 Phó chánh văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng Nông Nghiệp,
Khoa học – công nghệ và tài nguyên môi trường; 01 Phó chánh văn phòng trực
tiếp phụ trách các phòng kinh tế - tài chính,tiếp công dân; 01 Phó chánh văn
phòng phụ trách phòng nội chính, quản trị - tài vụ, đội xe nhà khách 25B.
- Tổ chức bộ máy của văn phòng
7


+ Khối chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp gồm các phòng: Phòng tổng
hợp - kế hoạch; Phòng kinh tế - tài chính; Phòng Nông Nghiệp, KHCN và tài
nguyên môi trường; Phòng công nghiệp – xây dựng - giao thông; Phòng nội
chính; Phòng văn hóa – xã hội.

được chuyển từ ngành khác sang.
Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức công tác văn thư theo hình
thức tập trung. Đây là mô hình phổ biến trong các cơ quan quản lý hành chính
nhà nước. Theo hình thức này, ngoài việc giải quyết công văn đi đến, lập hồ sơ
hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một mối, còn
các đơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư chuyên
trách. Đây là một mô hình tổ chức vừa tinh giảm được biên chế cho cơ quan, mà
công việc được giải quyết tập trung và thống nhất.
Văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa được xem là có hiệu lực lớn
nhất đối với công tác văn thư là Quyết Định số 1529/QĐ – UBND ban hành
ngày 30/5/2008 về việc phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh
Thanh Hóa. Trong đó chương II quy định phạm vi, trách nhiệm và quan hệ phối
hợp giải quyết công việc của chánh, Phó văn phòng và các bộ phận công tác
khác trong văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.
Điều 14: Tiêp nhận, trình, chuyển giao và giải quyết văn bản đến và quản
lý văn bản đi.
Điều 15: Lập hồ sơ và giao nộp tại lưu trữ hiện hành [2; Tr. 17].
9


Băn phòng UBND tỉnh còn có quyết định 208/QĐ – VP ban hành ngày
16/6/2008 về phê chuẩn quy chế làm việc của phòng hành chính. Trong văn bản
này, mọi quy trình hoạt động của phòng hành chính nói chung, công tác văn thư
nói riêng đều được đề cập chi tiết.Công văn số 187/VP- HCTC về việc triển
khai thực hiện thông tư số 01/2011/VP – BNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính... Những văn bản pháp lý nói trên
là căn cứ pháp lý góp phần lớn cho việc hoàn thiện công tác văn thư ở văn
phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đi vào nề nếp.
Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa luôn tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ văn phòng có điều kiện nâng cao năng lực bằng cách đào tạo thêm

do công ty cổ phần tin học Tân Dân triển khai; 01 máy in để nối với máy vi tính
để in các văn bản khi cần thiết; 01 máy Fax để nhận và gửi Fax; 01 nát scan để
quét văn bản đi, đến; 02 máy điện thoại, 03 tủ đựng tài liệu, 03 bàn làm việc; 01
két sắt để bảo vệ và quản lý con dấu; 01 máy điều hòa, 01 quạt thông gió, 01
quạt cây, 01 quạt trần [2; tr. 30]. Các trang thiết bị văn phòng phẩm chuyên
dùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy, bút viết, hồ dán, kéo, mực con dấu...
2.2. Soạn thảo văn bản
2.2.1. Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa
Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sung
năm 2002 thì UBND tỉnh các cấp được ban hành các loại văn bản như sau:
* Nhóm Văn bản quy phạm pháp luật
UBND Tỉnh Thanh Hóa có quyền ban hành 2 loại văn bản QPPL là quyết
định vad chỉ thị.Cùng với công văn, đây là 2 loại văn bản được UB thường
xuyên dùng để quyết định, quy định các chủ trương chính sách, chế độ, thể lệ, và
biện pháp thực hiện các mặt công tác hoặc dùng để ban hành các chủ trương
chính sách, các biện pháp về quản lý kiểm trac các nhiệm vụ công tác đối với cơ
quan cấp dưới.
* Nhóm 2: Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (Văn phạm cá biệt)
Thẩm quyền ban hành loại văn bản này không chỉ giới hạn ở UBND tỉnh
mà cả văn phòng UBND tỉnh củng có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.
Tên gọi của những văn bản này thường là quyết định nhưng không có đầy đủ
những yếu tố của một văn bản QPPL.
* Nhóm 3: Văn bản hành chính thông thường
11


Đây là loại văn bản được hình thành nhiều nhất trong hoạt động của
UBND tỉnh củng như văn phòng UBND tỉnh, những văn bản này thường có tên
gọi là công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công điện …
Với việc trực tiếp ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của


119

Chỉ thị

30

33

27

29

Giấy chứng nhận đầu tư

19

27

24

36

Quyết định

4245

4451

4876


599

Thông báo

191

179

181

157

(Bảng thống kê do tác giả bài tiểu luận tự thiết kế)
2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản
* Sự phân công và những quy định soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa do văn phòng
UBND tỉnh Thanh hóa phụ trách soạn thảo. Các chuyên viên phụ trách công
việc nào thì có trách nhiệm soạn thảo văn bản công việc mà mình phụ trách. Các
văn bản quy phạm pháp luật trình chủ tịch UBND tỉnh ban hành, nhất thiết phải
thông qua chánh hoặc phó chánh văn phòng để xem xét về nội dung và hình
thức văn bản, có ý kiến thẩm định bằng văn bản của giám đốc sở tư pháp và ý
kiến tham gia của các ngành liên quan, ý kiến tham gia hoặc biểu quyết của ủy
12


viên UBND tỉnh.
Trưởng phòng hoặc các phó trưởng phòng, các phòng ban phụ trách công
việc nào chịu trách nhiệm tổ chức soạn thảo văn bản về công việc mình phụ trách.
* Quy trình soạn thảo văn bản

Văn bản sau khi đã được duyệt, thẩm quyền ký văn bản là lãnh đạo UB và
lãnh đạo văn phòng UB.
+ Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền
quyết định của tập thể UBND tỉnh (văn bản ký thay mặt UBND tỉnh); Các văn
bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách;
Quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các cơ sở ,
UBND cấp huyện, quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp
luật của HĐND cấp huyện, đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; Tờ trình, báo cáo của
UBND tỉnh gửi chính phủ, Thủ tướng chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản
khác theo thẩm quyền.
+ Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản
được phân công theo lĩnh vực phụ trách.Trừ trường hợp phó chủ tịch đi vắng,
chủ tịch ký hoặc chỉ định phó chủ tịch khác ký thay văn bản thuộc được phân
công của Phó Chủ tịch đi vắng.
+ Chánh văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh của chủ tịch UBND các
văn bản: Giấy mời họp, thông báo kết luận của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND
tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do chủ tịch hoặc
phó chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; Văn bản thông báo ý kiến và kết quả xử lý các
công việc cụ thể của chủ tịch hoặc phó UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết
và thực hiện; Các văn bản khác theo quy định của chủ tịch UBND tỉnh.
+ Các bản thảo do chuyên viên soạn thảo thì chuyển cho bộ phận văn thư
trình chủ tịch, phó chủ tịch, chánh văn phòng và phó chánh văn phòng. Văn thư
thực hiện việc thu hồ sơ trình ký và các tài liệu khác do chủ tịch, các phó chủ
tịch và lãnh đạo văn phòng đã sử lý chuyển ra và chuyển vào các ngăn hồ sơ cho
chuyên viên.
2.3. Quản lý văn bản đi, đến
2.3.1. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra văn bản đi, số và ngày của văn bản
Văn bản sau khi được văn phòng hành chính duyệt về thủ tục ban hành,
14

Đối với văn bản có từ 3 trang đổ lên, văn bản có gửi kèm theo văn bản
khác, sau khi đóng dấu văn bản xong, nhân viên văn thư chuyển lại cho nhân
15


viên phát văn bản đi để gim văn bản, sau đó nhận lại đóng dấu giáp lai (nếu
chuyên viên có yêu cầu) và thực hiện việc gửi văn bản. Công văn gửi đi đều
được cho vào phong bì dán kín. Bì công văn của UBND tỉnh được đặt in theo
mẫu cơ quan, trên bì có ghi tên cơ quan, số điện thoại, số fax như sau:
Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa
Số 35 Đại lộ Lê Lợi, Thành phố Thanh Hóa
Số ĐT: 037.852246 Số fax: (037)852255
Công văn có đóng dấu mức độ”khẩn”thì trên bì củng phải đóng dấu mức
độ “khẩn” tương ứng. Công văn mức độ “mật” thì được cho vào 2 phong bì,
phong bì bên trong dấu “mật” tương ứng, phong bì ngoài trình bày như gửi công
văn bình thường.
Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của văn phòng được
thực hiện bằng đường công văn. Trường hợp nhận trực tiếp phải có giấy giới
thiệu của cơ quan nhận được văn bản và sự đồng ý của trưởng phòng hành chính
– tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào sổ giao văn bản, văn bản sau 1
ngày được tập trung lại thống kê số của văn bản vào một tờ phiếu, tờ phiếu này
có ghi tên cơ quan và số văn bản được gửi đến, sau đó được photo làm 2
bản.Sau khi chuyển toàn bộ công văn được phát hành đến bưu điện, nhân viên
bưu điện sẽ đóng dấu vào 2 văn bản trên, một văn bản văn thư sẽ đem về lưu
còn một văn bản bên bưu điện lưu để làm bằng chứng khi cần thiết.
- Lưu văn bản
Sau khi đóng dấu, văn thư lưu lại bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả
các văn bản do UBND tỉnh và văn phòng UBND tỉnh ban hành.Riêng đối với
văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt thì lưu thêm 02 bản chính.Bản
lưu nhất thiết phải có phụ lục và các văn bản đính kèm nếu có.Những văn bản

vấn đề đó.
Ví dụ:
- Công văn số 796/STP-HCTP của sở tư pháp về việc báo cáo số liệu hộ tịch.
- Văn bản của đoàn thể, cá nhân, cơ quan địa phương khác
Văn bản của cá nhân gửi đến UBND tỉnh chủ yếu là đơn thư khiếu nại, đề
nghị giải quyết chanh chấp, văn bản của các cơ quan, đơn vị thường là công văn,
tờ trình của các hiệp hội, công ty, doanh nghiệp đóng trên địa bàn tỉnh gửi đến.

17


Ví dụ:
- Tờ trình số 158/TTr-CTBD của công ty bóng đá thanh hóa về việc xin
tạm ứng nguồn kinh phhis đào tạo bóng đá trẻ năm 2016.
Theo báo cáo thống kê của văn phòng UBND tỉnh thì khối lượng văn bản
đến UB từ năm 2012 – 2015 như sau:
2012

2013

2014

2015

Các ban chuyên môn trong tỉnh

651

570


988

948

Công dân

188

231

124

157

Công ty

674

676

306

157

Huyện-thị xã-thành phố

2637

2505


9394

10059

Các thành phần cơ quan khác

27591

32564

25293

23935

Tổng

44606

52853

41582

40687

* Quy trình quản lý công văn đến
- Thủ tục tiếp nhận, phân loại và sắp xếp công văn đến
+ Đối với công văn gửi đích danh người nhận:
Văn thư không bóc bì mà thực hiện việc đăng ký: địa chỉ gửi, số công văn
ghi ngoài phong bì (nếu có), số đăng ký bưu điện (đối với thư đảm bảo,chuyển
phát nhanh) ngày đến, tên người nhận và thực hiện việc chuyển công văn cho

thức, ký không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày
tháng.Những loại công văn này, văn thư làm”phiếu gửi lại văn bản”ghi rõ lý do,
đính kèm công văn đến, trình trưởng phòng hành chính ký và gửi lại cho tổ
chức, công dân.
Đối với những văn bản đảm bảo các yếu tố về nội dung và thể thức sau
khi được phân loại, văn thư sẽ đóng dấu đến.Dấu đến được đóng vào khoảng
trống dưới số, ký hiệu và trích nội dung.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư vào sổ, ngày tháng năm và cập nhật dữ liệu
công văn đến vào máy tính.Dữ liệu công văn đến được cập nhật đầy đủ các nội
19