1

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề Tài:

TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ
GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN

Giảng viên Hướng dẫn : Th.S LƯƠNG THỊ HOA
Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ NGỌC TRÂM

MSSV

: 1310010549

Khóa

: 2013 - 2016

TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2016


2



i

LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể Qúy thầy cô
Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại, Qúy thầy cô Khoa Thương mại Quốc tế đã
dạy dỗ, dìu dắt và truyền đạt cho em những kiến thức về chuyên môn cũng như các
kinh nghiệm trong cuộc sống hằng ngày trong suốt ba năm học tập và rèn luyện tại
trường. Đó chính là những hành trang quý báu nhất giúp em vững bước trên con
đường sự nghiệp của mình sau này.
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin tỏ lòng biết ơn
sâu sắc đến Cô ThS. Lương Thị Hoa, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết
báo cáo thực tập tốt nghiệp bằng tất cả tấm lòng chân tình và tinh thần trách nhiệm
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty TNHH
Tân Thạnh An đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại công ty, tiếp cận
với công việc thực tế, giải đáp thắc mắc. Mặc dù rất bận với công việc nhưng mọi
người vẫn ân cần vui vẻ để giúp em hoàn thành đề tài thực tập này.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình viết bài báo cáo thực
tập tốt nghiệp khó tránh khỏi sai sót. Đồng thời với thời gian có hạn cũng như kiến
thức và kinh nghiệm thực tiễn của một sinh viên còn nhiều hạn chế nên em không
tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của
Qúy thầy cô và anh chị trong công ty TNHH Tân Thạnh An để em học thêm được
nhiều kinh nghiệm và đề tài của em được hoàn chỉnh hơn.
Lời cuối cùng, với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc một lần nữa em xin
chân thành cảm ơn và kính chúc Qúy thầy cô, Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh,chị
trong công ty TNHH Tân Thạnh An dồi dào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến trong
công việc.
Em xin chân thành cảm ơn !

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016
Người nhận xét


iii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

trọng đưa đất nước vượt qua thời kì khó khăn, ổn định kinh tế, chính trị và xã hội.
Công ty TNHH Tân Thạnh An cũng đã góp phần tạo nên sự sôi động trong thị
trường xuất khẩu gạo hiện nay.
Tuy nhiên, để đạt được thành tựu đó, mọi khâu sản xuất, từ bước tìm kiếm thị
trường khách hàng cho đến việc xuất nhập khẩu, thực tế đã cho thấy bản thân các
doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khác nhau trên thế giới, xa
nhau về khoảng cách địa lí, đặc biệt là phải qua đường biển dài ngày, chiếm 95%
kim nghạch xuất nhập khẩu của Việt Nam được thông qua đường biển. Một phần
không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu là quy trình thực hiện chứng từ
giao nhận hàng hóa. Thiếu nghiệp vụ này thì hoạt động mua bán trong cũng như
ngoài nước không thể thực hiện được.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Tân Thạnh An, nhận thức được tầm
quan trọng của khâu chứng từ giao nhận trong hoạt động xuất khẩu, em đã chọn đề
tài: “Tổ Chức Và Thực Hiện Nghiệp Vụ Chứng Từ Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu
Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Tân Thạnh An” để làm bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp.
Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương chính sau:


v

Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH
AN.
Chương 2: NGHIỆP VỤ CHÚNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG
TY TNHH TÂN THẠNH AN.
Qua bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, với thời gian thực tập 2 tháng ngắn

1.2.1 Chức năng....................................................................................................2
1.2.2 Nhiệm vụ.................................................................................................3
1.2.3 Lĩnh vực hoạt động...................................................................................3
1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty TNHH Tân Thạnh An........4
1.3.1 Cơ cấu tổ chức.............................................................................................4
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban...........................................5
1.3.3 Tình hình nhân sự....................................................................................7
1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013-2015)....................................................................................8
1.4.1 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015).........................................................................................................................8
1.4.2 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015). .................................................................................................................11
1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015)..........................................................................................12
CHƯƠNG 2............................................................................................................ 16
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN................................16
2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình.......................................16
2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu..................................17
2.3 Phân tích quy trình..........................................................................................18
2.3.1 Xem xét hợp đồng xuất khẩu với nhà nhập khẩu.....................................18
a. Thông tin về lô hàng xuất khẩu................................................................18


vi

2.3.2 Xem xét lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu.................................................26
2.3.3 Nhận Booking Note (Booking Confirmation) và kiểm tra, giao cho bộ
phận giao nhận....................................................................................................27
2.3.4 Thông tin cho khách hàng về lịch tàu...................................................29
2.3.5 Gửi chi tiết lập vận đơn cho hãng tàu, yêu cầu cấp vận đơn................30

2
3
4
5
6
7
8

A/N
AFTA
B/L
CIF
CP
D/O
D/P

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

DT

Doanh Thu
Đơn Vị Tính
Hoạt Động Kinh Doanh
Lợi Nhuận
Metric Ton
Port Of Discharge
Port Of Loading
Shipping Instruction
Thu Nhập Doanh Nghiệp
Trách Nhiệm Hữu Hạn
Tân Thạnh An
Estimated
Time
Of
Departure
Full Container Load
World Trade Orgazination


viii

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng

Số trang

Bảng 1.1 Tình hình nhân sự tại các bộ
phận của công ty TNHH Tân Thạnh An.



Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công
ty TNHH Tân Thạnh An.

4

Hình 1.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu mặt
hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An
trong 3 năm (2013 – 2015).

9

Hình 1.4 Biểu đồ thể hiện cơ cấu thị
trường của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013 – 2015).

11

Hình 1.5 Biểu đồ thể hiện tổng doanh
thu và tổng chi phí của công ty trong 3
năm (2013 – 2015).

13

Hình 1.6 Biểu đồ thể hiện tình hình lợi
nhuận của công ty trong 3 năm (2013 –
2015).

15


:
:
:
:








Mã số thuế
Điện thoại
Fax
Email
Website
Trụ sở giao dịch

:
:
:
:
:
:

CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN
TAN THANH AN COMPANY LIMITED
TTA
159 HỒ HỌC LÃM, PHƯỜNG AN LẠC,

Từ năm 2011 đến năm 2013, công ty phát triển mạnh xuất khẩu mặt hàng cà
phê. Và đã đạt được thành tích nằm trong top 10 các doanh nghiệp Việt Nam về
xuất khẩu cà phê.
Để thuận tiện hơn cho việc giao dịch kinh doanh, đầu năm 2013 công ty đã
thành lập văn phòng đại diện tại Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh,
Năm 2014 cho đến nay, công ty tập trung phát triển kinh doanh xuất khẩu mặt
hàng cốt lõi là Gạo.
1.2 Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Tân Thạnh
An.
1.2.1 Chức năng.
- Nghiên cứu quy luật cung cầu trên thị trường về các loại sản phẩm mà công ty
kinh doanh để xây dựng phương án tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt
hiệu quả kinh doanh cao.
- Trên đà phát triển, hiện nay công ty hoạt động với ngành nghề kinh doanh xuất
khẩu hàng nông sản, giấy chống ẩm (dùng bảo quản hàng hóa), dịch vụ cho thuê
kho, nhà xưởng, mua bán sản xuất thức ăn gia súc (không chế biến thực phẩm tươi
sống)…
- Nhập khẩu trang thiết bị, máy móc để phục vụ thuận tiện cho việc sản xuất và
phục vụ kinh doanh.
- Tự tạo nguồn vốn kinh doanh và dịch vụ cho công ty, đảm bảo trang thiết bị, đổi
mới trang thiết bị phù hợp và đạt hiệu quả cho việc sản xuất, mở rộng các hoạt động
kinh doanh của mình, đảm bảo việc hạch toán kinh tế tự trang trải nợ đã vay và làm
tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
- Được yêu cầu cơ quan pháp luật, quản lý Nhà nước và công ty bảo vệ các
quyền và nghĩa vụ cần thiết để công ty hoạt động có hiệu quả, thực hiện các
nhiệm vụ của Nhà nước theo luật định.


3


Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Nhà nước Việt Nam chính thức tham gia và
công nhận.
1.2.3 Lĩnh vực hoạt động.
Kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng nông sản.
Sản xuất giấy, bao bì chống ẩm để bảo quản hàng hóa.


4

-

Mua bán, chế biến lương thực.
Mua bán, sản xuất thức ăn gia súc.
Nhận hợp đồng xuất khẩu ủy thác.

1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty TNHH Tân Thạnh An.
1.3.1 Cơ cấu tổ chức.
Công ty TNHH Tân Thạnh An có cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình quản lý trực
tiếp, cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới theo sơ đồ sau :

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
KINH DOANH

BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ


quản lý toàn bộ công ty. Thu thập thông tin và xử lý tình hình hoạt động
trong cơ cấu tổ chức của công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn của công ty, phương án
đầu tư, liên doanh.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ, nhân viên.
- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao, xây dựng cơ chế
huy động vốn sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển.
- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm kết quả kinh doanh về những sản
phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện.
- Giám đốc công ty được tuyển chọn, bố trí, sử dụng lao động, cho thôi việc
đối với cán bộ, nhân viên công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy
định của pháp luật.
- Giám đốc có phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp, đóng một vai trò quan
trọng trong toàn bộ sự phát triển và thành công của công ty. Với mục tiêu và
kế hoạch đề ra, lắng nghe ý kiến của các phòng ban và những đề xuất của
nhân viên. Vì vậy, các mục tiêu được lên kế hoạch mang tính thực tế cao và
mang lại một động lực to lớn để toàn bộ nhân viên phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ được giao. Từ đó sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài của công ty.
 Phó Giám đốc.
Bên cạnh Giám đốc còn có một Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc các
công việc quản lý điều hành. Phó Giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh
vực kinh doanh, giải quyết các công việc của công ty khi Giám đốc đi vắng.


6





Bộ phận giao nhận.
Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu: từ khi bắt đầu lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi
nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ.
Giải quyết mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm
cho từng lô hàng.
Tiết kiệm chi phí, tạo uy tín tốt đối với khách hàng.
Phòng hành chính.
Theo dõi hàng xuất khẩu theo từng bước được phân công để thông tin cho
khách hàng ngay khi cần.
Tiếp nhận những thắc mắc, yêu cầu của khách hàng và giải quyết theo quyền
hạn hoặc chuyển giao cho bộ phận chuyên trách thực hiện.
Phụ trách việc chấm công.
Phòng kế toán.


7

-

-

Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như
tình hình về tài sản, chi phí, lương…
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn.
Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và
sử dụng vốn có hiệu quả.
Cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của
công ty.
Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc

9
39

(Nguồn: Phòng Kế toán công ty 2013 - 2016)


8

- Trong số hơn 30 nhân viên làm việc tại công ty TNHH Tân Thạnh An , có 60%
là tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng và một số nhân viên có trên 10 năm kinh nghiệm
làm việc. Ngoài ra còn có công nhân bốc xếp và đóng gói với tay nghề cao được
trang bị với những kỹ năng đóng gói mới nhất để giữ gìn hàng hóa luôn an toàn.
1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh
An trong 3 năm (2013-2015).
1.4.1 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013-2015).
Bảng 1.2 Cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015)
ĐVT: Triệu đồng
Mặt hàng
Mặt hàng
Năm
Gạo
Cà phê
Bắp
khác
Tổng
Cơ cấu
2013



3,52

100

37,5

26,8

15,9

19,8

100

89,7

0

4,25

6,05

100

(249.811)

(528.436)

94.123


Chênh lệch
2014/2013
Chênh lệch
2015/2014

2014
2015
Số
tiền
%
Số
tiền
%

175,37

0
(69,23)
(184,29)
13,13
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty 2013 - 2015)


9

Hình 1.3 Biểu đồ thể hiện cơ cấu mặt hàng của công ty TNHH Tân Thạnh An
trong 3 năm (2013 – 2015).
Nhận xét:
 Nhìn vào bảng số liệu và hình vẽ, ta thấy doanh thu qua các năm tăng giảm

2013. Đến năm 2015 thì doanh giảm xuống còn 59.049 triệu đồng vì công ty chỉ tập
trung xuất khẩu mặt hàng cà phê nên giảm xuất khẩu các mặt hàng khác.
- Doanh thu các mặt hàng khác cũng tăng giảm đáng kể. đặc biệt năm 2014
doanh thu tăng 238.966 triệu đồng so với năm 2013. Qua năm 2015 thì doanh giảm
còn 84.058 triệu đồng


11

1.4.2 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm (20132015).
Bảng 1.3 Cơ cấu thị trường của công ty TNHH Tân Thạnh An trong 3 năm
(2013 – 2015).
ĐVT: Triệu đồng
Tổng
Năm
Châu Á
Châu Phi
Châu Âu
doanh thu
Tỷ
Tỷ
Tỷ
Doanh
Doanh
Doanh
trọng
trọng
trọng
Thu
thu

thu cao cho công ty. Cụ thể:
- Doanh thu thị trường Châu Á của công ty năm 2013 đạt 79.572.068 triệu đồng,
năm 2014 là 62.517.472 triệu đồng giảm 41.982.643 triệu đồng so với năm 2013,
nhưng vào năm 2015 doanh thu công ty tăng mạnh, tỷ lệ tăng là 17.305.518 triệu
đồng so với năm 2014.
- Doanh thu thị trường Châu Phi của công ty năm 2013 đạt 79.503.575 triệu đồng,
đến năm 2014 doanh thu giảm 53.707.095 triệu đồng so với năm 2013, giá trị giảm
là 25.796.480 triệu đồng, qua năm 2015 doanh thu giảm mạnh còn 46.266.754 triệu
đồng, giá trị giảm là 7.440.341 triệu đồng so với năm 2014.
- Tỷ trọng xuất khẩu ở hai thị trường Châu Á và Châu Phi tăng dẫn đến doanh thu
của công ty cũng tăng do Châu Á và Châu Phi là hai châu lục mà lương thực chính
là gạo, vì thế nhu cầu tiêu thụ gạo của hai châu lục này là lớn nhất trên thế giới,
khác với Châu Âu lương thực chính là bánh mì nên họ chỉ ăn gạo như một loại thức
ăn thay thế.
 Về thị trường Châu Âu, là thị trường tiêu thụ gạo nhỏ bé nên tỷ trọng chưa
cao dẫn đến doanh thu cũng không cao. Nhưng công ty cũng đã có bước đầu
thâm nhập để mở rộng thị trường cho tương lai.
1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015).
Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Thạnh An trong
3 năm (2013 – 2015).
ĐVT:Triệu đồng
Chênh lệch
Chênh
lệch
Chỉ tiêu
Năm
Năm
Năm 2015 2014/2013
2015/2014