ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng
Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016




Tài liệu

UBND

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 10
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 10
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 11
3. Mục tiêu nghiên cứu .........................................................................................11
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................................11
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................ Error! Bookmark not defined.
6. Nguồn tư liệu tham khảo .................................. Error! Bookmark not defined.
7. Phương pháp nghiên cứu .................................. Error! Bookmark not defined.
8. Bố cục của luận văn .......................................... Error! Bookmark not defined.
PHẦN NỘI DUNG ................................................. Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ
HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG ........ Error! Bookmark not defined.
1.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Hải Dƣơng . Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not
defined.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương .......
................................................................................. Error! Bookmark not defined.
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ .......................... Error! Bookmark not defined.
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức .................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.2.3. Đội ngũ cán bộ.......................................... Error! Bookmark not defined.

defined.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1: ....................................... Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 2. XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU
TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI
DƢƠNG ................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ................................... Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải
Dương .................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.2. Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ .................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.2.1. Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ . Error!
Bookmark not defined.
2.1.2.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ................ Error!
Bookmark not defined.
2.1.3. Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học
Hải Dương .......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.1.3.1. Công tác lập hồ sơ hiện hành................. Error! Bookmark not defined.
2.1.3.2. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ........ Error! Bookmark not defined.
2.1.3.3. Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not
defined.
2.1.3.4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not
defined.


2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng .............. Error! Bookmark not defined.
2.2.1. Các khái niệm cơ bản ............................... Error! Bookmark not defined.
2.2.2. Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Error!
Bookmark not defined.

hạn chế .............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.1.2.2. Kinh phí đầu tư còn hạn chế ............... Error! Bookmark not defined.


3.2. Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ......
Error! Bookmark not defined.
3.2.1. Chuẩn bị điều kiện về nhân lực ................ Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất ........ Error! Bookmark not defined.
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ... Error!
Bookmark not defined.
3.3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hình thành trong Đại học Hải Dương ................ Error! Bookmark not defined.
3.3.2. Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại
Đại học Hải Dương ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.3.3. Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu ........ Error!
Bookmark not defined.
3.3.4. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn Error!
Bookmark not defined.
3.3.5. Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu .. Error!
Bookmark not defined.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: ....................................... Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ............................................................. Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 12
DANH SÁCH PHỤ LỤC ....................................... Error! Bookmark not defined.


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin
quá khứ vô cùng phong phú của mỗi quốc gia. Giá trị của tài liệu lưu trữ đã được

sở lý luận và qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi mong muốn đưa ra
được một quy trình quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
Nhà trường.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu
Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi
không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lưu trữ, chúng tôi xác định
đối tượng nghiên cứu là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương.
* Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dương.
Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường
Đại học Hải Dương.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi tập trung làm rõ những vấn đề sau:
Thứ nhất: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;
Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của Trường Đại học Hải Dương
Thứ ba: Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Khảo sát về hoạt động của Trường Đại học Hải Dương (lịch sử hình thành,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức).
- Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu hình thành
trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường
Đại học Hải Dương;
12

thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

13


13. Điều lệ Trường Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg
ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ;
14. Dương Thị Hòa: “Nghiên cứu giải pháp tổ chức công tác lưu trữ tại Đại học
Quốc gia Hà Nội”, năm 2008;
15. Dương Văn Khảm: “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam,
NXB Văn hóa thông tin”, Hà Nội, 2011;
16. Trần Thị Loan: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các
trường trung học chuyên nghiệp”, Luận văn Thạc sỹ khoa học Lưu trữ học và tư
liệu học, Hà Nội, 2004;
17. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa
XIII;
18. Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Quốc
hội khóa XIII;
19. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp
tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
20. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định lưu
trữ hiện hành có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu giao nộp;
21. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 1 năm 2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
22. Ngô Thị Kiều Oanh: “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế
trên địa bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp”, năm 2013;
23. Trần Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công

Trường Đại học Hải Dương;
33. Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tướng
Chính phủ Ban hành Điều lệ trường đại học;
34. Vũ Thị Tân: “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong
công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội”, 2013;
35. Hoàng Văn Thanh: “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng – Thực trạng,
giải pháp”, năm 2010;
15


36. Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
các cấp;
37. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức;
38. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
39. Cam Anh Tuấn, “Nghiên cứu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính
văn phòng tại các trường đại học”, Đề tại khoa học cấp trường, Tư liệu khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2008;
40 Nguyễn Như Ý, “Đại từ điển Tiếng Việt”, NXB Văn hóa thông tin, năm 2007
Các website
http://www.luutruvn.gov.vn
http://uhd.edu.com.vn/
http://www.tcvn.gov.vn

16