LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, em đã nhận được sự quan tâm
giúp đỡ của Quý thầy, cô, đồng nghiệp và bạn bè.
Trước tiên, em xin trân trọng cảm ơn thầy Ths Vũ Xuân Nam, cô Ths
Nguyễn Thu Hằng - người đã định hướng cho em chủ đề nghiên cứu, tận tình
giúp đỡ em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các thầy, cô giảng viên Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền
thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ em về các điều kiện trong quá trình
thực hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Sở Công
Thương tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn
thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Sinh viên

Bùi Văn Tú

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp này là kết quả nghiên cứu
và tìm hiểu thực tế của bản thân trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại Văn
phòng Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang.
Em xin cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản
từ các khóa luận khác, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó
có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin
được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất
kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây.
Thái nguyên, ngày

2.1.2. Tổ chức bộ máy của Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang ......................43
2.2. Thực trang công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu của Văn phòng Sở
Công Thương Bắc Giang................................................................................45
2.2.1. Thực trạng quản lý văn bản đến, văn bản đi của Văn phòng sở Công
Thương tỉnh Bắc Giang...............................................................................45
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu của Văn phòng Sở Công Thương
Bắc Giang ...................................................................................................51
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
CÔNG VIỆC VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI VĂN
PHÒNG SỞ CÔNG THƯƠNG BẮC GIANG ...................................................60

3


3.1. Đặt vấn đề ...............................................................................................60
3.2. Giới thiệu khái quát về phần mềm quản lý văn bản và điều hành công
việc....................................................................................................................................Er
ror! Bookmark not defined.
3.3. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu
quả công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu tại Sở Công Thương Bắc Giang.....62
3.3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng
cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu...........................62
3.3.2. Các chức năng chính phần mềm quản lý văn bản và điều hành công
việc...............................................................................................................63
3.3.3. Chương trình quản lý văn bản sau khi ứng dụng phần mềm quản lý
văn bản và điều hành công việc ..................................................................64
3.3.3.1. Đăng nhập hệ thống....................................................................64
3.3.3.2. Menu Văn bản đến......................................................................65
3.3.3.3. Menu Văn bản đi........................................................................69
3.3.3.4. Menu Tiện ích.............................................................................71

Hình 3.14: Chức năng In sổ văn bản đi .............................................................74

5


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây công tác soạn thảo, quản lý
văn bản và lưu trữ tài liệu có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp
ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là hoạt động bảo đảm thông tin
bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc
của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính
trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời,
chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt
xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Đồng thời làm tốt công tác này sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát
triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát
sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến và song song với việc quản lí các
văn bản là công tác lưu trữ tài liệu cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để

Đề tài sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” có ý nghĩa quan trọng trong
công tác văn thư.
Giúp cán bộ văn thư quản lý tập trung và thiết lập trật tự lưu các văn bản,
theo dõi công văn đi, đến một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, quản lý và
tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu lưu trữ khi cần thiết.
 Kết cấu của đề tài:
Bố cục của khóa luận gồm 3 chương:

7


Chương 1: Khái quát về quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu và văn
phòng Sở Công Thương tỉnh Bắc Giang.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý
văn bản và lưu trữ tài liệu của văn phòng Sở Công Thương Bắc Giang.

8


Chương 1.
KHÁI QUÁT QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU
1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền
đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội,
các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ sổ sách văn thư vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.
1.1.3. Phân loại văn bản.
Trong hoạt động quản lý văn bản nói chung bao gồm có 2 loại văn bản
chính: là văn bản đi và văn bản đến.
* Trong văn bản đi được chia ra thành 3 nhóm văn bản khác bao gồm:
Nhóm 1. Bản sao
Nhóm 2. văn bản chuyển ra bên ngoài
Nhóm 3 văn bản nội bộ
Nhóm 4 văn bản mật.
Tuy nhiên tùy từng hoạt động của cơ quan mà có đầy đủ các loại văn bản.
* Văn bản đến được chia làm 5 nhóm cơ bản:
Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống
Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến
Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên
Nhóm 4: Nhóm thư công:
Nhóm 5: Nhóm đơn thư.
Nhóm đơn thư là nhóm văn bản đặc thù của khối cơ quan quản lý hành
chính nói chung và của Sở Công Thương nói riêng.

10


1.1.4. Quy trình quản lý văn bản
1.1.4.1. Lý luận chung về nghiệp vụ quản lý văn bản đến
 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến:
 Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản khác và
đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Theo Điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

+ Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan tổ chức
(trên bì ghi tên đơn vị hoặc tên của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức);
+ Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể như Công
đoàn, Đoàn Thanh niên v.v… của cơ quan, tổ chức và thư riêng.
- Loại bóc bì bao gồm tất cả văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ chức
(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức). Kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu độ “ Mật” và “Tối
mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các loại văn bản đó.
 Bóc bì văn bản:
Khi bóc bì vản bản cần lưu ý:
- Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần bóc bì trước để giải
quyết kịp thời;
- Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi, mất dấu bưu điện v.v…, phải rà soát lại bì để tránh sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì,
trường hợp phát hiện có sai sót, phải hỏi lại nơi gửi;
- Trường hợp có kèm theo phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, khi nhận xong, phải ký nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi
trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng.

12


 Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến:
Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công
cụ khác như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phân
mềm đó.
 Trình và chuyển giao văn bản đến:
 Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm ( người có thẩm quyền)
xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạc công tác được giao cho
các đơn vị, cá nhân v.v…, ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân,
ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản của cơ quan, tổ
chức. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, cần xác
định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết, những đơn vị hoặc cá nhân tham
gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoản giấy trống phía trên lề
trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Trong
những trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được ghi hoặc cập nhật
vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
đến được đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường hợp
tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
 Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan,
tổ chức cũng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng : Văn bản đến (loại khẩn) phải được chuyển ngay cho đơn
vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết;
- Đúng đối tượng: Văn bản đến ( loại mật) phải được chuyển đến tận tay
người nhận;

luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

15


- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị
cá nhân giải quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và thường
xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến; văn bản
đến đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét; giải quyết. Mẫu sổ và cách
ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI.
- Đối với văn bản đến có đóng dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.4.2. Lý luận chung về nghiệp vụ quản lý văn bản đi
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Căn cứ quy đinh của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo
để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng, văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên
nghành như hóa đơn, chứng từ kế toán v.v…, đều phải được tập trung tại văn thư
để ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức.
- Ghi số của văn bản

thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính
là ngày, tháng, năm văn bản được lý ban hành và đăng ký vào sổ.
 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
 Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu cơ quan trên phụ
lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại Điều 6 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa

17


mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi
lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề.
 Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “ Tài liệu thu hồi trên văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
 Đăng ký văn bản đi
 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm( hoặc nhiệm
kỳ), các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ đăng ký cho phù hợp. Tuy nhiên
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một số loại sổ đăng ký
chung, trong đó được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản khác
nhau căn cứ phương pháp đăng ký và đánh số văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp
dụng như sau:

Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước,
không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2. Vì văn bản
đi(loại mật) được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.
- Trình bày bì và viết bì
Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực hiện theo quy
định chung.
- Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì mà lựa chọn cách
gấp văn bản cho phù hợp như đã hướng dẫn ở trên. Khi gấp văn bản cần lưu ý để
mặt giấy không có chữ ở bên ngoài.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác.
Trên bì văn bản đi(loại khẩn)phải đóng dấu độ khẩn tương ứng, tùy theo
mức độ khẩn của văn bản trong bì.
 Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển phát văn bản đi
Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm,
hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do văn

19


thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập sổ riêng hoặc sủ dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản.
Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải
ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện.
Vản bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũng phải được
đăng ký trực tiếp vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký
nhận vào sổ.

1.2.1.1. Một số khái niệm về lưu trữ
Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để
chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu.
Hiểu theo nghĩa rộng thì “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn
giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là việc lựa chọn và lưu giữ lại các văn bản giấy tờ của
các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết. Nó chính
là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả văn bản đến
đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều phải chuyển
vào lưu trữ qua chọn lọc. Khái niệm về công tác lưu trữ có thể được hiểu như
sau: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của
công dân”. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội. Công tác lưu trữ có vai
trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổ chức. Tầm quan trọng của nó nằm chính
trong tầm quan trọng của những tài liệu mà nó lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa
trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và
các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản
ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con
người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng
trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động

21





1.2.1.2. Tính chất
Công tác lưu trữ bao gồm những tính chất sau:
- Tính chất khoa học:
Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt.
Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ
lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ xung xây dựng công cụ tra cứu... đều
phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
Tính khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ
sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn
của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo
quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác lưu trữ...
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất
định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định
giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung
nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại
có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên
cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác
cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu
của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được
nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa
trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu

cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và
lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công
dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng
tài liệu.
Cán bộ lưu trữ phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ
quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài liệu

24


trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý
thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo
mật tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Tính chất xã hội:
Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ
cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động
quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều
hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức
phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó
của xã hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã
hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm
sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của
một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã
hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với
một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.
1.2.1.3. Nguyên tắc quản lý
Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất. Nguyên tắc này đã được nhà nước ta quy định rất chặt chẽ qua các văn bản
pháp luật và được thể hiện như sau: