LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
của Quý Thầy, Cô, đồng nghiệp và bạn bè.
Trước tiên, em xin trân trọng cảm ơn Cô ThS. Nguyễn Thị Hằng, ThS. Đinh Thị
Ngọc Oanh - người Thầy đã định hướng cho em chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt
khoa học và tận tình giúp đỡ em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy, Cô giảng viên Khoa Hệ thống
thông tin Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã
hướng dẫn và giúp đỡ em về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Ban Quản lý các Dự
án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều
kiện tốt nhất để em hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Sinh viên

Lại Văn An


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại
Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, đây
là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn
tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu
khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây.
Bắc Giang, ngày 27 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Lại Văn An



2.1.1. Thực trạng quản lý văn bản đi..........................................................................23
2.1.2. Sử dụng chữ ký số trong ký văn bản................................................................23
2.1.3. Một số mẫu biểu qua quá trình khảo sát...........................................................24
2.2. Quy trình ban hành văn bản đi và sử dụng chữ ký số ........................................27
2.2.1. Quy trình 1........................................................................................................27
2.2.2. Quy trình 2........................................................................................................36
Chương 3. ............................................................................................................................37
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ ETOKEN TRONG DUYỆT KÝ VĂN BẢN
TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCB HUYỆN LỤC NGẠN ...........................37
TỈNH BẮC GIANG............................................................................................................37
3.1. Đặt vấn đề ................................................................................................................37
3.2. Kết quả sử dụng chữ ký số trong ký văn bản đi tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư
Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang.......................................................37
3.2.1. Phần mềm vSignPDF.......................................................................................38
3.2.2. Phần mềm vSign ..............................................................................................45
3.3. Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm chữ ký số eToken trong ký văn bản. ..............57
KẾT LUẬN.........................................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................................60


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT ĐẦY ĐỦ

01

PKI


Văn bản quản lý nhà nước

07

QLHCNN

Quản lý hành chính nhà nước

08

QLNN

Quản lý nhà nước

Ghi chú


DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản
huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang............................................................................................ 22
Hình 2.1. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi..........................................................................24
Hình 2.2. Nội dung đăng ký văn bản đi.......................................................................24
Hình 2.3. Chữ ký số của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB.....................................25
Hình 2.4. Danh mục hồ sơ các công trình năm 2016.................................................26
Hình 2.5. Mẫu dấu và chữ ký của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB......................26
Hình 2.6. Quy trình 1 quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số...............................27
Hình 2.7. Sổ đăng ký văn bản đi trên cơ sở dữ liệu máy tính................................... 29
Hình 2.8. Sơ đồ quy trình sử dụng chữ ký số trên phần mềm eToken.................... 30
Hình 2.9. Phát hành văn bản đi bằng thư điện tử công vụ.........................................31

Hình 3.26. Giao diện chương trình để thực hiện xác thực chữ ký, giải mã...55
Hình 3.27. Chọn file văn bản để xác thực chữ ký, giải mã............................55
Hình 3.28. Nhập mật khẩu để xác thực chữ ký, giải mã................................56
Hình 3.29. Tiến trình kiểm tra, giải mã..........................................................56
Hình 3.30. Kết quả kiểm tra, giải mã.............................................................57


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với
các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan
hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta hiện nay cũng đã xuất hiện
nhiều mô hình Văn phòng theo hướng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ
chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình
Văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành
chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn
phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự
đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, điểm yếu nhất
trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động,
chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử
lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức
thấp. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn
chưa được đầu tư đúng mức, người làm công tác Văn phòng được đào tạo còn yếu
về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cần
thiết. Để xây dựng các văn phòng hiện đại, hướng tới xây dựng văn phòng không
giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt
tình trong công việc thì Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải tiếp tục
quan tâm đến công tác văn phòng, ngoài việc đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất,
cần phải thường xuyên quan tâm, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho đội

nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, ban hành văn bản, ứng dụng công
nghệ thông tin từ đó từng bước hiện đại hóa trong công tác văn phòng.
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu, thu thập các tài liệu đã xuất bản, các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước, các tài liệu trên mạng internet liên quan đến vấn đề nghiên cứu, các
bài giảng, tài liệu hướng dẫn từ đó chọn lọc và sắp xếp lại theo ý tưởng của mình,
xây dựng quy trình nghiệp vụ theo thực tế tại cơ quan, đơn vị đang công tác.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện
Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang
- Quy định về quản lý văn bản
- Phần mềm chữ ký số eToken
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của khóa luận
- Về mặt lý thuyết
+ Trình bày khái quát về chữ ký số; khái niệm về chữ ký số, tác dụng, ý nghĩa của
chữ ký số
+ Trình bày khái quát về quản ký văn bản, quy trình về quản lý văn bản đi
2


- Về mặt thực tiễn
+ Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đi và ứng dụng phần mềm chữ ký số
eToken trong ký văn bản đi
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia làm 03 chương chính
như sau:
Chương 1: Tổng quan về chữ ký số và quản lý văn bản.
Chương 2: Phân tích quy trình quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số tại
Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại

dễ dàng cho sang – truyền từ một văn bản này sang văn bản khác và việc thay đổi
nội dung một văn bản điện tử (sau khi ký) cũng chẳng để lại dấu vết gì về phượng
diện tẩy, xóa....
Để có được những đặc tính như trên, giao thức “ký trong thế thời điện tử”
cần phải có sự hỗ trợ của công nghệ mã hóa. Sơ đồ chữ ký số là phương pháp ký
một thông báo được lưu dưới dạng điện tử.

4


1.1.2. Khái niệm về chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một
thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được
thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được
chính xác tài liệu (văn bản, hình ảnh, âm thanh).
Mục đích của chữ ký số:
+ Xác định người ký: Nguồn gốc tài liệu
+ Xác định tính toàn vẹn của tài liệu.
- Bản chất: Chữ ký số là kết quả của một lược đồ toán học với đầu vào là dữ
liệu cần ký, được tóm lược thông qua hàng băm và mật mã hóa dữ liệu.
1.1.3. Ưu điểm của chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều ưu điểm khi cần xác định nguồn gốc
và tính toàn vẹn của văn bản trong quá trình sử dụng.
- Khả năng xác định nguồn gốc
Các hệ thống mật mã hóa khóa công khai cho phép mật mã hóa văn bản với
khóa bí mật mà chỉ có người chủ của khóa biết.
Để sử dụng Chữ ký số thì văn bản cần phải được mã hóa hàm băm (là giải
thuật nhằm sinh ra các giá trị băm tương ứng với mỗi khối dữ liệu: có thể là một
chuỗi kí tự, một đối tượng trong lập trình hướng đối tượng, v.v…. Giá trị băm đóng
vai gần như một khóa để phân biệt các khối dữ liệu). Sau đó dùng khoá bí mật của

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ
chứng thực chữ ký số cấp.
Bản chất: Chứng thư số là một cấu trúc dữ liệu gắn với các thông tin xác
định chủ thể với một khóa công khai, được ký số bởi cơ quan phát hành (tổ chức
chứng thực) và lưu trữ dưới dạng một tệp tin. Tạo ra chứng thư số giải quyết được
vấn đề xác thực cặp khóa và chống chối bỏ.
Chứng thực số là việc một tổ chức sử dụng công nghệ, kỹ thuật điện tử
chứng nhận một cặp khóa thuộc về một chủ thể thông qua phương tiện cụ thể
(chứng thư số).
1.1.6. Phần mềm chữ ký số eToken
Phần mềm chữ ký số eToKen là phần mềm được cung cấp bởi Ban Cơ yếu Chính
phủ. Thành phần của phần mềm bao gồm:
- Thiết bị lưu khóa và chứng thư số eToken;
- Drive thiết bị GCA- 01 eToken, bộ cài đặt phần mềm;
- Bộ phần mềm ký số vSign và vSignPDF.

6


1.2. Quản lý Văn bản đi
1.2.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước
1.2.1.1. Văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương
tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của
chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các
ngôn bản.
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động
khác nhau của đời sống xã hội”;

+ Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.
+ Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý.
- Chức năng pháp lý: Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy,
các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức
năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật
pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác.
+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong
quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
- Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể
hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ
trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực
hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…).
Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý
được xác lập.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể
truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời
cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.
Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công
việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm
tùy tiện, thiếu khoa học.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo
thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một
phương tiện quản lý.
- Chức năng văn hóa - xã hội: Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do
con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản
8


phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại


9


Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các
nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua
chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận
dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản
quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với
tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự
móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được
văn bản hóa.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối
quan hệ xã hội.
1.2.1.5. Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản
QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan
hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý
trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp
(văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản
án, cáo trạng,...) không phải là văn bản QLHCNN.
1.2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
1.2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm
điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao
đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…
Các loại văn bản hành chính
+ Công văn
+ Thông cáo
+ Thông báo
+ Báo cáo
+ Tờ trình
+ Biên bản
11


+ Dự án, đề án
+ Kế hoạch, chương trình
+ Diễn văn
+ Công điện
+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…)
+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)
Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định
quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức
nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy
tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể,
được chỉ rõ.
Các loại văn bản hành chính cá biệt:
+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa
ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban
hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của
Chính phủ.

bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn
bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao
nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của
cơ quan, tổ chức.
1.2.4. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại
văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi cần được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận
tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
1.2.5. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.5.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
*) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
13


Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
*) Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống
nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 8 của

hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm
lên một phần các tờ giấy.
*) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu
hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.2.5.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đi trên máy vi tính.
*) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại
văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp
dụng cụ thể như sau:
15


+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);


- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích
thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản
khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một
cách dễ dàng.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ
dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ
mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
*) Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn
thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ
chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn
bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội

ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;

18