TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN
-----------------------

TRƯƠNG THỊ HUỆ

PHÒNG TƯ LIỆU CỦA KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN
VĂN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH - 2010 –X

Người hướng dẫn: Th.S. Đào Thị Uyên

HÀ NỘI, 2014


LỜI CẢM ƠN
***
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô trong khoa Thông
tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình dạy
dỗ và giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian học tập và rèn luyện tại Trường.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.s Đào Thị Uyên cô đã luôn
tận tình, ân cần chỉ bảo hướng dẫn, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành quá
trình thực tập. Cũng như trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực hiện và
hoàn thành khóa luận này.
Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè những người luôn động viên và
khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết

CSDL

Phó Giáo sư Tiến sĩ
Tiến Sĩ
Thạc Sĩ
Cơ sở dữ liệu

2. Các từ viết tắt tiếng Anh
CDS/ISIS

Computerlized Documentation SystemIntergrate Set of Information System

CD – ROM

Compact Disk Read Only Memory


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ cùng với
đó là sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã làm cho mọi hoạt động, mọi
ngành, mọi lĩnh vực đã có sự chuyển mình mạnh mẽ theo thời gian. Đất nước
ta đang trong giai đoạn phát triển bước lên tầm cao mới, để làm nên những
thành công đòi hỏi phải có sự đóng góp của tất cả các mặt ở mọi khía cạnh
như kinh tế, văn hóa, xã hội và điều cốt lõi không thể thiếu đó là trong lĩnh
vực giáo dục. Như Đảng và Nhà nước ta đã nhấn mạnh cùng với Giáo dục &
Đào tạo, Khoa học công nghệ là quốc sách hàng đầu, bởi vậy nó luôn là nền

ngoài hay trên mạng như khóa luận, luận văn, luận án có trên thư viện. mà điều
đặc biệt hơn tài liệu chuyên sâu phục vụ cho quá trình nghiên cứu chuyên ngành
thường chỉ có tại Phòng Tư liệu khoa.
Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Phòng Tư liệu của Khoa TT – TV
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thực trạng và giải pháp” làm
khóa luận của mình. Nhằm tìm hiểu phương thức hoạt động của Phòng Tư
liệu để nhấn mạnh những thuận lợi và đưa ra một số giải pháp nhằm khắc
phục những khó khăn làm cho người dùng tin là sinh viên và giảng viên của
trường ĐHKHXH&NV nói chung, Khoa TT – TV nói riêng luôn được phục
vụ một cách tốt nhất. Cùng với đó tác giả cũng hi vọng Phòng Tư liệu ngày
càng phát triển để tạo ra một môi trường lý tưởng trong học tập và nghiên cứu
chuyên sâu cho cán bộ và sinh viên của khoa.
2. Tình hình nghiên cứu.
Liên quan đến vấn đề nghiên cứu về phòng tư liệu của Khoa TT – TV
cũng đã có đề tài nghiên cứu như:
“ Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của Phòng Tư liệu Khoa Thông tin –
Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN theo
phương thức phục vụ đào tạo theo tín chỉ” của tác giả ( Trần Thị Hồng Vân –
K50).

2


Bởi vậy, tôi nhận thấy đề tài “Phòng Tư liệu của Khoa TT – TV trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thực trạng và giải pháp” là một đề tài
mang tính thiết thực và phù hợp với môi trường và hoạt động thực tế của khoa
khi chương trình đào tạo của Khoa đã có sự thay đổi và mô hình đào tạo niên
chế cũng đã chuyển sang đào tạo tín chỉ.
Qua quá trình tìm hiểu đề tài này tôi có thể nghiên cứu sâu hơn để đưa
ra được một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng Phòng

Phòng Tư liệu của Khoa TT – TV Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn, thực trạng và giải pháp.
4.2. Phạm vi nghiên cứu.
Phạm vi không gian: Phòng tư liệu Khoa TT- TV Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN.
Phạm vi thời gian: trong thời điểm hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu.





Khảo sát thực tiễn
Phương pháp trao đổi, mạn đàm và phỏng vấn trực tiếp
Phương pháp quan sát và điều tra thực tế
Phân tích, thu thập, thống kê số liệu, so sánh và tổng hợp tài liệu.

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài.
Về mặt lý luận: Khẳng định vai trò, nhiệm vụ và tầm quan trọng của
Phòng Tư liệu trong công tác phục vụ người dùng tin.
Về mặt thực tiễn: Qua quá trình nghiên cứu có thể nhận thấy được
những mặt mạnh và yếu của Phòng Tư liệu. Từ đó đưa ra những nhận xét
chung và riêng, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Phòng Tư
liệu ngày càng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin
một cách tốt nhất.
7. Bố cục của đề tài.
Đề hoàn thiện đề tài ngoài phần lời cảm ơn. lời mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung đề tài còn có 3 chương:
Chương 1. Phòng Tư liệu Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn với sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học

nước của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước đây (nay là trường
ĐHKHXH&NV). Với bề dày truyền thống 38 năm trong nghiên cứu và đào
tạo là tiền đề hết sức quan trọng để Khoa tiếp bước phát triển.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Khoa.
Nghiên cứu và đào tạo nguồn nhân lực có phẩm chất chính trị vững
vàng, trình độ lí luận cao với kĩ năng, nghiệp vụ chuyên môn thành thạo về
khoa học Thông tin – Thư viện đáp ứng tốt sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước.
Khoa có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo bậc đại học và sau
đại học ngành Thông tin – Thư viện với các hệ: chính quy, tại chức, chuyên

6


tu, các lớp ngắn hạn… Ngoài ra, Khoa còn được Nhà trường giao nhiệm vụ
đào tạo Tin học cơ sở cho sinh viên toàn trường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ.
 Cơ cấu tổ chức.
Ban Chủ nhiệm
Khoa

Hội đồng khoa
học

Các khối hỗ trợ

Các bộ môn

Bộ môn
Thông tin


7


- Các bộ môn thuộc Khoa:
+ Bộ môn Thông tin -Tư liệu:
Chủ nhiệm bộ môn là PGS.TS. Trần Thị Quý
+ Bộ môn Thư viện -Thư mục:
Chủ nhiệm Bộ môn: TS. Nguyễn Huy Chương
+ Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng:
Chủ nhiệm Bộ môn: ThS. Vũ Thị Hồng Vân.
+ Phòng Tư liệu Khoa:
Cán bộ phụ trách: ThS. Đào Thị Uyên.
•

Tổng số cán bộ: 23 cán bộ cơ hữu và 27 cán bộ kiêm nhiệm

•

Trình độ của cán bộ cơ hữu: 04 Phó giáo sư. Tiến sĩ; 01 Tiến sĩ,

Giảng viên chính, 01 Tiến sĩ, 01 Thạc sĩ, giảng viên chính; 11 Thạc sĩ (trong
đó có 07 nghiên cứu sinh); 03 cán bộ đang học cao học. 100% số chuyên viên
của Khoa đều đã tốt nghiệp đại học chính quy trong đó có 02 cán bộ có trình
độ thạc sĩ.
•

Trình độ của cán bộ kiêm nhiệm: 04 Phó giáo sư. Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ

và 14 Nghiên cứu viên và thạc sĩ.

15
10
21

8


QHX - 2009
QHX - 2010 HN

28
31

QHX - 2010 SG

6

QHX QHX QHX QHX

2011 HN
2011 HN
2012 HN
2012 SG

26
14
13
21

QHX - 2013

Biên mục, phân loại, đăng ký, làm danh mục, thư mục giới thiệu tài liệu
nhằm phục vụ độc giả tra cứu dễ dàng và thuận lợi.
Phục vụ mượn và tra cứu thuận tiện với hình thức tra cứu tại chỗ và
mượn về nhà.
Kiểm kê định kỳ có thể điều chỉnh bổ sung và thanh lý tài liệu phù hợp
với nhu cầu tin của người dùng tin.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Khoa
Tổ chức phục vụ thông tin tư liệu cho giảng viên sinh viên trong khoa
ngoài khoa sử dụng thuận lợi và có hiệu quả.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.

Phòng Tư liệu trực thuộc Khoa Thông tin – Thư viện là bộ phận trong
cơ cấu tổ chức của khoa, chịu sự quản lý và điều hành của Ban chủ nhiệm Khoa.
 Đội ngũ cán bộ.
Hiện nay, phòng Tư liệu Khoa có một cán bộ có học vị thạc sĩ chuyên
ngành TT - TV vừa làm thủ quỹ, vừa làm cán bộ chuyên trách làm tất cả các
công việc của phòng Tư liệu.
Phòng Tư liệu là một phòng đóng vai trò quan trọng của khoa, tập trung
toàn bộ các công đoạn của Thư viện như: bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại,
phục vụ bạn đọc,...vì vậy cán bộ thư viện phải đảm nhiệm toàn bộ các công
đoạn của dây chuyền thông tin tư liệu. Mà hiện tại, phòng tư liệu đã mở rộng
thì số lượng tài liệu lẫn người dùng tin tăng lên nhanh chóng, cán bộ phụ trách
phải làm rất nhiều việc vừa đảm nhiệm công việc của phòng tư liệu vừa là thủ
quỹ của khoa nên thời gian rất bất cập.
1.3. Người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin.
1.3.1 Người dùng tin.

10




Người dùng tin

Với những đối tượng người dùng tin đó có thể biết được đặc điểm
người dùng tin của Phòng Tư liệu là những người:
Có trình độ chuyên sâu hoặc hiểu biết về ngành .
Có tri thức và kiến thức tương ứng để tiếp nhận thông tin.
Chủ động điều chỉnh thời gian công việc của mình và có trình độ
hiểu biết đối với các lĩnh vực khác có liên quan. Có khả năng tự tìm kiếm,

11


phân tích và tổng hợp tư liệu để lấy thông tin, đồng thời có khả năng tiếp cận
thông tin nhanh chóng và sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống và hiện đại.
1.3.2. Đặc điểm nhu cầu tin.

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, nguồn tin tiếp cận của bạn
đọc cũng đòi hỏi cao hơn, để họ có thể đáp ứng được nhu cầu tin của xã hội,
nên cần bổ sung thêm nhiều tài liệu thuộc các môn loại để làm cho nguồn tài
nguyên tri thức càng trở nên đa dạng và phong phú.
Ngay tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, sự thay đổi
trong chương trình đào tạo từ phương thức niên chế chuyển sang tín chỉ đã
thúc đẩy các hoạt động quay vòng theo, mà trước hết đó là người dùng tin họ
cần thay đổi cách thức học tập để có thể đáp ứng được với môi trường học tập
của mình, Bởi vậy nhu cầu tin của họ ngày càng tăng lên.
Qua khảo sát cho thấy nhu cầu tin của bạn đọc được thể hiện qua các
nhóm bạn đọc lên phòng tư liệu tiếp cận với tài liệu như sau:
Bảng 1.3. Thống kê số lượng các nhóm bạn đọc:
STT



Hình 1.2: Các nhóm bạn đọc sử dụng tư liệu trên Phòng Tư liệu khoa

Trong hoạt động Thông tin – Thư viện người dùng tin là sinh viên sử
dụng các thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các sản phẩm và dịch vụ
thông tin của thư viện, để tìm kiếm thông tin phù hợp với nhu cầu tin của
mình, mặt khác họ cũng chính là người đánh giá chất lượng các sản phẩm và
dịch vụ thông tin – thư viện qua các thông tin phản hồi về mức độ thỏa mãn
nhu cầu tin. Nói cách khác họ chính là chủ thể hoạt động là người có nhu cầu
tin, nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin, đồng thời cũng là sản sinh ra
thông tin mới. Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin là cơ sở đánh
giá chất lượng hoạt động thông tin thư viện.

13


Sinh viên ngoài việc đến với thư viện nhằm mục đích học tập, nghiên
cứu khoa học và nâng cao kiến thức họ còn có nhu cầu giải trí sau những giờ
học tập căng thẳng. Phần lớn họ có nhu cầu tìm tài liệu theo chuyên ngành
học tập của mình cụ thể là: sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo tài
liệu nghiên cứu phục vụ cho mục đích học tập.
Từ những mong muốn của người dùng tin, qua bảng thống kê này cho
thấy người dùng tin khi lên phòng Tư liệu khoa được đáp ứng như sau:
Hình 1.3 : Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin tại Phòng
Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện.

Hiện nay, đối tượng người dùng tin đến với các phòng Tư liệu thì các
tài liệu tiếng việt mà sinh viên sử dụng là 100 %, ngoài ra loại hình ngôn ngữ
mà người dùng tin chú trọng là Tiếng Anh chiếm khoảng 75%.


Trong mọi chương trình hoạt động mà trường hay khoa đề ra đều vươn
tới mục tiêu về chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin
một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cho nên để góp phần làm nên những
thành tựu trong giáo dục nói chung và thành tựu của Khoa TT – TV nói riêng,
Khoa TT – TV đã triển khai một số kế hoạch như điều chỉnh lại khung
chương trình đào tạo, mở rộng phòng Tư liệu, bổ sung nhiều nguồn tài liệu
chuyên ngành và ngoại văn.

15


Khoa luôn đặt nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng lên hàng
đầu, nên sinh viên của khoa luôn được quan tâm, hỗ trợ và tạo mọi điều kiện
phát huy mọi khả năng của mình .
Từ khi Phòng Tư liệu Khoa mở rộng số lượng sinh viên cũng tăng lên
đáng kể, không chỉ lên mượn tài liệu mà còn đến để tham khảo, nghiên cứu tài
liệu ngay tại phòng.
Do yêu cầu đặt ra trong học tập nên nhu cầu tin của sinh viên rất phong
phú và đa dạng. Ngoài thời gian học tập trên lớp thì sinh viên luôn quan tâm
đến Phòng Tư liệu để cung cấp thêm kiến thức và tài liệu chuyên ngành cho
mình, bởi nắm bắt được nhu cầu tin của người dùng tin như sinh viên hai năm
đầu thường chú trọng tới sách giáo trình đại cương và sách tham khảo tiếng
việt, sinh viên từ năm ba trở đi thì lại tiếp cận chủ yếu là sách chuyên ngành
và sách ngoại văn.
Sinh viên có được nền tảng kiến thức chuyên ngành và học tập được
những kĩ năng mềm sẽ tạo cho sinh viên tâm lý thoải mái hay sự tự tin khi
tham gia các buổi phỏng vấn bắt đầu công việc mới của mình, hay nói cách
khác có thể hài lòng các nhà tuyển dụng.
Khi tiếp cận với môi trường đi sâu về chuyên ngành giúp sinh đưa ra

vừa thực hiện chức năng quản lý giáo dục đào tạo, tham gia giảng dạy, vừa là
người xây dựng các chiến lược phát triển của khoa. Khi ra quyết định quản lý
họ chính là người cung cấp tin có hiệu quả cao. Nên nguồn thông tin mà họ
cần phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Ngoài mục đích quản lý, lãnh đạo cán bộ quản lý còn tham gia giảng
dạy và nghiên cứu khoa học. Vì vậy, ngoài thông tin mà họ cần Phòng Tư liệu
sẽ cung cấp thêm những thông tin có tính chất chuyên ngành cho các cán bộ
khác nhau, thông qua đó các cán bộ quản lý sẽ khai thác nguồn tin một cách
triệt để và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp với lĩnh vực đào tạo.
Như vậy, Phòng Tư liệu sẽ giúp cán bộ lãnh đạo và quản lý tiếp cận
nguồn thông tin tổng hợp, chính xác để họ có những quyết định đúng đắn và
chỉ đạo kịp thời.
1.4.4. Đối với Học viên cao học.

17


Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi hỏi họ phải học, đọc và
tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu dạng truyền thống cũng
như hiện đại: Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, cơ
sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử.
Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu thông tin về các chuyên
ngành mà họ đang theo học . Đây là nhóm có trình độ học vấn cao, ngoài
những tài liệu về chuyên môn họ còn có nhu cầu về các tài liệu tham khảo để
nâng cao trình độ, trau dồi tri thức khoa học.
Phòng Tư liệu giúp họ có môi trường học tập nghiên cứu thuận lợi
hơn, tra tìm tài liệu nhanh chóng, đóng góp những ý tưởng trong việc tham
gia các đề tài bảo vệ ngày càng khoa học và trình độ ngoại ngữ sẽ tốt hơn rất
nhiều, tại phần lớn học viên cao học thường tìm hiểu và nghiên cứu tài liệu
ngoại văn.

yêu nghề cùng với niềm đam mê tìm hiểu nghiên cứu muốn cống hiến một
phần công sức nhỏ bé của mình vào sự nghiệp giảng dạy của Khoa, đây là

19


nguồn tài liệu rất cần thiết cho bạn đọc để nghiên cứu và học tập , những tài
liệu chủ yếu về lĩnh vực thông tin thư viện
Những tài liệu do các cán bộ giảng viên trong khoa biên soạn như giáo
trình, các bài giảng hay các công trình nghiên cứu của các thế hệ đi trước.
Nguồn tài liệu ngoại sinh đó là các ấn phẩm được các cơ quan các tổ
chức thư viện tặng cho phòng tư liệu, hay do nhu cầu của người dùng tin nên
cán bộ phụ trách đã yêu cầu để mua từ các nhà xuất bản như sách, báo, tạp chí.
Tài liệu của Phòng Tư liệu khoa khá phong phú và đa dạng gồm các
bản sách khổ nhỏ, vừa và lớn đó là những sách tham khảo vừa là giáo trình,
tài liệu chuyên ngành gồm có: 1.136 cuốn.
Báo. Tạp chí có trên 10 loại báo và tạp chí ra định kì được bổ sung
thường xuyên như: bản tin điện tử, tạp chí khoa học, tập san thư viện, tạp chí
thư viện, thông tin kinh tế phát triển… với số lượng báo, tạp chí hiện nay có
của thư viện là 1.116 cuốn.
Bảng 2.1. Thống kê số lượng các loại hình tài liệu có tại Phòng Tư liệu
khoa.
Loại hình tài liệu
Sách giáo trình / tham khảo
Báo – Tạp chí
Luận văn
Khóa luận
Niên luận
Báo cáo khoa học
Kỷ yếu hội nghị, hội thảo của khoa và trường

Hình 2.1. Loại hình tài liệu mà NDT lựa chọn.

Tài liệu thực hành cho sinh viên bao gồm tất cả các sách báo bằng tiếng
Việt, tiếng Anh phục vụ cho việc thực hành các kỹ năng xử lý thông tin của
sinh viên. Đến mỗi giờ thực hành sinh viên có thể lên lấy sách trên Phòng Tư
liệu để phục vụ cho bài học của mình như học môn xử lý thông tin của lớp
K56 đại diện lớp có thể lên lấy bộ từ điển khoa học công nghệ, sử dụng cho
việc định từ khóa.

2.2.2. Công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu tại Khoa.

Bổ sung không chỉ là công tác kỹ thuật đơn thuần như sưu tầm, mua
bán, thu thập một cách đơn giản. Nội dung, giá trị tài liệu nhập vào thư viện
có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào sự đánh giá, lựa chọn của cán bộ
làm công tác bổ sung. Chính vì vậy cán bộ bổ sung cần có trình độ nhất định
để cân nhắc, xem xét, đánh giá, phân tích kỹ từng tài liệu.
21