BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY
Họ và tên sinh viên

:

Lớp

: KH13HCH3

Niên khóa

: 2012 – 2016

Thời gian thực tập

: Từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016

Địa điểm thực tập

: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh
Thái Bình

Giảng viên hướng dẫn : Thạc sĩ Doãn Minh Thắng
Giảng viên Nguyễn Hồng Vân

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH.......................................................................................................26

3.1. Giải pháp..................................................................................................26
3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.......27
2


PHẦN 3: KẾT LUẬN........................................................................................28
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP..........................................................29
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN...........................................30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................31

3


LỜI CẢM ƠN
Được sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Đào tạo Học viện Hành chính Quốc
gia, tiếp thu những yêu cầu và nội dung mà Ban Đào tạo đã triển khai tới toàn
thể sinh viên khóa 13 tại Học viện, em đã tham gia thực tập tại Bộ phận văn thư,
lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình từ
ngày 28/3 - 20/5/2016.
Trong thời gian trực tiếp về thực tập, được sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều
kiện của cấp lãnh đạo, các bác, các anh chị cán bộ, công chức tại cơ quan, em đã
được quan sát và học hỏi rất nhiều điều về nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức,
chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tác
quản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước ở cơ quan hành chính cấp huyện; có
cơ hội tiếp xúc và thực hành trực tiếp các kiến thức đã học vào hoạt động thực tế
tại cơ quan.

kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan hành chính nhà
nước hiện nay mặc dù đã đạt được những thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu
cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế - xã
hội, song, ở một số cơ quan công tác này chưa thực sự chú trọng, gây ảnh hưởng
không nhỏ tới các hoạt động quản lý cũng như uy tín và hiệu quả công việc. Vì
vậy, trong thời gian thực tập ở Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy,
tỉnh Thái Bình, em đã chọn nội dung: "Công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay” làm đề tài cho
bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Với điều kiện về thời gian và năng lực
bản thân, nguồn tài liệu tham khảo không nhiều, vì vậy bài báo cáo của em chắc
5


chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của
các thầy, cô giáo.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay.
- Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong
phạm vi hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện Thái Thụy.
- Phương pháp nghiên cứu: Thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so
sánh dựa trên các tài liệu thu thập được...
- Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình
Chương 2: Thực trạng hoạt động của bộ phận văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình
Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn

Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ
quan thực tập.
Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành
chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.3. Thời gian và địa điểm thực tập
Địa điểm thực tập: Bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình.
Thời gian thực tập: thời gian thực tập tại bộ phận bắt đầu từ 28/3/2016 đến hết
ngày 20/5/2016.

7


1.4. Báo cáo quá trình thực tập
Thời gian

Nội dung thực tập

Cán bộ
hướng dẫn

- Làm lễ ra quân thực tập và nghe phổ biến quy
chế thực tập.
Tuần 1
(từ 28/03
đến 01/04)


- Chọn đề tài viết báo cáo và lập đề cương báo
cáo thực tập.
- Liên hệ với Chánh văn phòng, các Phó Chánh

Bùi Thị
Hạnh

văn phòng và các cán bộ, công chức để thu thập số
liệu viết báo cáo thực tập.

8


Thời gian

Nội dung thực tập

Cán bộ
hướng dẫn

- Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo
Tuần 6, 7

cáo.

(từ 02/05

- Hoàn thành báo cáo sơ lược.

đến 13/5)

trữ;
+ Tiếp nhận công văn đến, chuyển cho Phó Chánh Văn phòng xử lý, sau
đó photo và gửi cho đối tượng được phân phối theo tờ giấy đính kèm;
+ Vào sổ văn bản đi, đóng dấu, cho vào phong bì gửi đi các cơ quan hữu
quan: các xã, cơ quan tổ chức trên địa bàn huyện, gửi lên tỉnh Thái Bình;
+ Hàng ngày, scan các văn bản đến trong tuần, đưa lên mạng văn phòng
của Ủy ban nhân dân huyện để lãnh đạo và các phòng ban tiện theo dõi;

9


+ Buổi chiều đưa công văn và các tài liệu cho các phòng ban trong Ủy
ban;
+ Nghiên cứu tài liệu, các báo cáo phương hướng, tổng kết công tác Văn
thư, lưu trữ của đơn vị trong giai đoạn từ năm 2014 đến hết tháng 3 năm 2016;
+ Chuẩn bị tài liệu, làm công tác tiếp tân khi có khách hay có các cuộc
họp tại Ủy ban;
+ Ngoài ra, em được giao cho soạn báo cáo công tác tháng 4/2016 dựa
trên các báo cáo công tác của các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện và 01 công văn thông báo "Nghỉ bù ngày giỗ Tổ 10/3".

10


PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Thái Thụy với diện tích 2568 km 2; dân số 267012 người (Năm
2015); nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Thái Bình, phía Đông giáp biển Đông, phía

Thụy bầu ra theo quy đinh của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003. Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân huyện và cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên về việc tổ chức
thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện đề ra và Uỷ ban nhân
dân tỉnh Thái Bình giao cho.
Uỷ ban nhân dân huyện hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở địa phương, góp phân đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
Tổ chức cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy gồm:
Văn phòng Uỷ
ban nhân dân

Phòng Lao
động - Thương
binh và xã hội

Phòng Tài chính
- Kế hoạch

Phòng Công
thương

Phòng Nội vụ

Phòng Giáo

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quan chuyên môn
của Uỷ ban nhân dân huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp
cho hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và
phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện; bố trí công chức làm
việc theo chế độ chuyên viên giúp thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế,
văn hóa, xã hội, thi đua, khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm
việc và con dấu riêng.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Hội đồng nhân dân - Uỷ
ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đảm bảo chủ trương, đường lối
của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện
và các xã thực hiện chương trình công tác đó.
- Theo dõi các phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân trong việc
chuẩn bị các đề án và tham gia góp ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức
trong quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc
để Uỷ ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định.
13


- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch

Văn phòng

Phó Chánh
Văn phòng

Bộ phận
một cửa,
tiếp dân

Bộ phận
kế toán,
thủ quỹ

Phó Chánh
Văn phòng

Bộ phận
biên tập,
tổng hợp

Bộ phận
văn thư,
lưu trữ

Phó Chánh
Văn phòng

Bộ phận
bảo vệ


lãnh đạo của mình trong việc giải quyết công việc hàng ngày

16


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY
2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
2.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.1.2. Nội dung
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần tổ chức và tiến hành công tác
văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư bao gồm những công việc chính sau đây:
- Soạn thảo văn bản:
+ Thảo văn bản;
+ Duyệt văn bản;
+ Đánh máy, sao in văn bản;
+ Ký văn bản để ban hành.
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:
+ Tiếp nhận, vào sổ và chuyển giao văn bản đến;
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi;

2.2. Tình hình hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay
2.2.1. Phân công nhiệm vụ
Đồng chí Bùi Thị Hạnh chịu trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; quản
lý văn phòng phẩm; tiếp nhận, quản lý văn bản đi - đến trên mạng văn phòng
18


liên thông tỉnh; quản lý sử dụng 01 máy photocopy và máy in phục vụ một số
văn bản thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện và lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
2.2.2. Thời gian làm việc
Bộ phận Văn thư, lưu trữ làm việc theo giờ hành chính từ thứ hai đến
hết ngày thứ sáu hàng tuần.
Thời gian làm việc:
Mùa hè:
- Sáng từ 07h00’ đến 11h30’
- Chiều từ 13h30’ đến 17h00’
Mùa đông:
- Sáng từ: 07h00’ đến 11h30’
- Chiều từ 13h00’ đến 16h30’
2.2.3. Kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay
Từ năm 2014, Bộ phận Văn thư lưu trữ tiếp nhận và triển khai Luật Văn
thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh, tham gia lớp tập huấn và hoàn thiện các
điều kiện hoạt động của công tác văn thư lưu trữ, đưa công tác này đi vào hoạt
động có nề nếp theo quy định của Luật.
Công tác triển khai, phổ biến các văn bản của Nhà nước gồm có: Luật
Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số
điều của luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012, Thông tư số 14/2011 của Bộ Nội vụ

Tờ trình
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Công điện
Chỉ thị

1015
280
105
116
61
9
10

1222
516
231
174
98
14
13

315
79
48
40
45
6
4

cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản Danh mục hồ sơ. Kiểm tra việc bàn
giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác.
- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên
cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã
giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến
hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng
đã làm thủ tục mượn lại.
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước cơ
quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các
phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, kèm
theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng,
hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy.
- Cán bộ lưu trữ đã thực hiện:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

21


+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Khi giao nhận hồ sơ, đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu
đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho
đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.
- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ

chính văn phòng.
Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác,
nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo trong việc ra quyết định và
điều hành công tác; cho cán bộ, viên chức trong nghiên cứu, giải quyết công
việc của mình. Nhờ đó, hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện sẽ được
nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác công văn giấy
tờ sẽ được cải thiện; giúp họ nâng cao được hiệu suất chất lượng công tác; đồng
thời tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ,
viên chức trong Ủy ban nhân dân huyện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công
tác hành chính văn phòng nói chung, sẽ tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp
dịch vụ hành chính cho người dân và cho xã hội. Nhờ đó góp phần thắt chặt mối
quan hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn,
giấy tờ và hạn chế được tệ quan liêu trong các cơ quan.
Công nghệ thông tin đã được Bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy ứng dụng trong những khâu sau:
- Soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân huyện
đã được thực hiện hoàn toàn trên máy tính; việc in sao cũng đã có máy móc hỗ
trợ;
- Quản lý văn bản: Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, Ủy
ban nhân dân huyên Thái Thụy đã lập một trang web mạng văn phòng. Công văn
đi cũng như công văn đến, sau khi xử lý xong sẽ được scan và đưa lên mạng văn
phòng. Điều đó giúp cho việc lưu trữ cũng như quản lý công văn được tốt hơn,
khi cần tìm lại sẽ dễ dàng hơn phương pháp truyền thống;
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp
thông tin cho nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. Cũng nhờ ứng dụng của mạng
23


văn phòng mà việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin giữa các Văn phòng


2.3.2. Tồn tại
- Một số phòng ban chuyên môn còn xem nhẹ, chưa thực sự quan tâm
đúng mức về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình.
- Thiếu sự phối hợp, phối hợp không thực sự hiệu quả giữa văn thư văn
phòng và văn thư thuộc các phòng chuyên môn gây khó khăn trong việc giải
quyết, xử lý cũng như lưu trữ văn bản của cơ quan, đơn vị mình.
- Nhiều cán bộ còn thiếu và yếu trình độ, kỹ năng trong việc soạn thảo (sai
thể thức), quy trình xử lý, ban hành văn bản.
- Biên chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyên
còn thiếu cả về số lượng và chất lượng, chủ yếu vẫn là kiêm nhiệm. Vì vậy, chưa
đảm bảo được về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công
tác văn thư.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu cho công tác
văn thư, lưu trữ: thiếu kho lưu trữ tài liệu, văn bản; trang thiết bị đã sử dụng
nhiều năm chưa được trang bị, mua sắm mới.
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại
Các cấp, các ngành, phòng ban chưa thực sự quan tâm đúng mức về công
tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình; chưa hoàn thiện về thể chế, các văn
bản quy định, hướng dẫn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu sự đào tạo về
chuyên môn, nghiệp vụ.
Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật cho công tác văn thư, lưu trữ còn
hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác này, chủ yếu tận dụng những
tang thiết bị đã cũ.
Do số lượng văn bản tăng lên hàng năm nên công tác kiểm tra, rà soát văn
bản thường quá tải.

25