MỤC LỤC


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tập lớn này, trong quá trình khảo sát và thu thập,
tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ Ban giám hiệu nhà
trường. Thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, cán bộ thư viện Trung tâm
thông tin thư viện đại học Nội Vụ Hà Nội.
Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô.
Đặc biệt, đối với ThS. Lâm Thu Hằng. Bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình
trong suốt quá trình thực hiện bài tập lớn.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù
cố gắng song bài tập lớn của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì
thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường. Những ý
kiến đóng góp của thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi có thêm
những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau
này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tập lớn của tôi trong thời gian qua. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tập lớn này.
Hà Nội, tháng 05 năm 2017


DANH MỤC VIẾT TẮT


phát triển của doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp cần phải xây dựng kế
hoạch tổ chức quản lý một cách hợp lý, hiệu quả, thường xuyên kiểm tra giám
sát để điều chỉnh và hoàn thiện hoạt động quản trị, đồng thời phải phối hợp
hoạt động giữa các bộ phận nhằm thực hiện các chức năng quản lý để đem lại
hiệu quả tốt nhất.
5


Để điều hành hoạt động văn phòng một cách có hiệu quả, không thể
không đề cập đến vai trò của Nhà quản trị văn phòng. Do đó, trong bài tiểu
luận này, em sẽ nghiên cứu, khảo sát vai trò lãnh đạo, điều hành của Trưởng
phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long để thấy rõ vai trò của Nhà
quản trị văn phòng trong hoạt động công tác văn phòng tại Công ty. Qua đó
đưa ra những gợi ý xây dựng hình ảnh Nhà quản trị trong thời kì hội nhập.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
Tìm hiểu những lý luận chung về vai trò của Nhà quản trị trong công
tác văn phòng. Khảo sát đánh giá vai trò quản lý của Trưởng phòng kinh
doanh Công ty TNHH Thành Long để làm nổi bật lên vị trí, vai trò của nhà
quản lý hiện nay.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu:
Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạt
động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của Nhà quản trị trong
công tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển
chung của cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
-

Tìm hiểu cơ sở khoa học về Nhà quản trị, vai trò của nhà quản trị;
Tìm hiểu thực trạng vai trò quản lý, lãnh đạo của nhà quản trị trong công tác


Kết cấu bài
Bài tiểu luận ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài

liệu tham khảo bao gồm 03 chương sau:
Chương 1. Khái quát chung về Phòng kinh doanh Công ty TNHH
Thành Long.
Chương 2. Vai trò của Nhà quản trị tại Phòng kinh doanh Công ty
TNHH Thành Long
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong thời kì hội nhập.

7


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH
THÀNH LONG
1.1.

Khái quát chung về Công ty TNHH Thành Long

Tên công ty:
CÔNG TY TNHH THÀNH LONG
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài:
THANH LONG COMPANY UNITED
Địa chỉ công ty: Số 5, đường Trần Quốc Toản, phường Bạch Đằng,
thành phố Hạ Long, Quảng Ninh.
Số điện thoại : 0321.3980787/788–Fax : 0321.3980789
Mã số thuế : 0900226909

doanh có hiệu quả hơn.
Tuy mới đi vào hoạt động và phát triển, nhưng công ty đã xây dựng
được cơ sở hạ tầng và cơ sở làm việc có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ công
nhân viên có trình độ chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị ngày càng được
nâng cấp.
Với tổng diện tích mặt bằng là 32.000

m2, do sản phẩm được sản

xuất chủ yếu bằng máy móc nên số lượng công nhân không nhiều nhưng yêu
cầu phải có trình độ tay nghề cao. Hiện nay, công ty có tất 125 nhân viên, có
đủ năng lực và đạt trình độ tay nghề cao.
•

Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty:

9


Giám Đốc: Người đứng đầu và điều hành Công ty, phụ trách chung về
mọi mặt, trực tiếp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ toàn Công ty, xây dựng kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân.
Phó Giám Đốc: Là người trợ giúp cho giám đốc, có chức năng chỉ huy
điều hành cụ thể các lĩnh vực do mình nắm giữ và trực tiếp ban hành chỉ thị
của Giám đốc đến các phòng ban, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý, kĩ
thuật, chất lượng công tác hành chính, kiểm tra giám sát thực hiện an toàn lao
động cho cán bộ công nhân viên.
Phòng Tổ chức–Hành chính: Tổ chức và quản lý công tác hành chính
quản trị trong công ty, phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn
vị, các tổ chức đoàn thể và cán bộ công nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ

rộng thị trường, tăng thị phần và doanh thu cho công ty.

11


- Tổ chức thực hiện việc nghiên cứu thị trường, phân tích, dự báo và
nắm bắt các nhu cầu của khách hàng, xác định các chủng loại mặt hàng cần
ưu tiên để chủ động đề xuất phương án kinh doanh và mở rộng thị trường.
- Tổng hợp và phân tích các thông tin thị trường thu thập được, lập báo
cáo phân tích thông tin thị trường trình Ban Giám đốc.
- Đề xuất chiến lược kinh doanh và định hướng phát triển thị trường.
- Thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, điểm mạnh, điểm yếu
của các đối thủ cạnh tranh để kịp thời điều chỉnh chính sách kinh doanh,
nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cho công ty.
- Tổ chức phân chia khối thị trường hợp lý, khoa học
- Tổ chức thu thập, phân tích thông tin về các nhóm đối tượng khách
hàng, nhu cầu hàng hóa, đặc điểm thanh toán, sức mua hàng để có hướng tiếp
cận hợp lý. Lưu trữ các thông tin khách hàng (tên khách hàng, điện thoại, địa
chỉ, mặt hàng thường xuyên mua,v.v.) để nắm rõ tập quán tiêu dùng / tập quán
mua hàng của khách hàng.
- Thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng về chính sách bán hàng của
công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng
- Xây dựng chính sách đối với nhân viên thị trường nhằm khuyến
khích, thúc đẩy nhân viên thị trường như: xăng xe, điện thoại, công tác phí và
chiết khấu hoa hồng.

12



để triển khai thực hiện. Giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, đôn đốc và
lập các báo cáo về việc thực hiện tiến độ sản xuất. Xử lý những kế hoạch đặt
hàng đột xuất.
- Thông báo kịp thời cho phòng kỹ thuật và các phòng quản lý sản xuất
về những thay đổi liên quan đến yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm
trong suốt quá trình sản xuất.
- Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công
ty hàng tháng, quý, năm trình Ban Giám đốc và đưa ra những đề xuất cần
thiết để kịp thời điều chỉnh kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Tổ chức, điều phối công tác giao hàng cho khách hàng.
Công tác cung ứng vật tư, nguyên liệu, phụ liệu, công cụ, dụng cụ
sản xuất:
- Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và đánh giá năng lực nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp.
- Tìm kiếm và cập nhật thông tin về các nhà cung cấp mới có đủ năng
lực đáp ứng các nhu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ các hoạt động sản
xuất kinh doanh.
- Cập nhật danh mục hoặc cơ sở dữ liệu các nhà cung cấp tiềm năng.
- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua hàng từ các đơn vị.

14


- Kiểm tra, đối chiếu với danh mục nguyên vật liệu tồn kho để xác định
lượng nguyên vật liệu có sẵn và lượng nguyên vật liệu cần mua bổ sung.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, tổng hợp báo giá và trình duyệt.
- Tham gia xem xét, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu, vật
tư, thiết bị.
- Đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được giá cả, thời hạn giao
hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, điều khoản bảo hành, v.v.

Công tác thiết kế và dịch vụ chăm sóc khách hàng:
- Tiếp nhận các thông tin về nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng
đối với sản phẩm mới.
- Thực hiện thiết kế maket sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Đảm
bảo có chữ ký phê duyệt của khách hàng vào bản vẽ makét trước khi đưa vào
sản xuất.
- Tổ chức công tác dịch vụ hỗ trợ cho các nhân viên kinh doanh, chăm
sóc khách hàng…

16


1.3 Khái quát về Nhà quản trị tại Phòng Kinh doanh Công ty
Thành Long
Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long có những
nhiệm vụ cơ bản sau:
Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh
doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện
thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân
viên kinh doanh.
Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho
nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho
nhân viên kinh doanh.
Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập
phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.
Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán
hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng,
trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc
nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những

từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.
*Tiểu kết:
Qua những khái chung về doanh nghiệp ở Việt Nam, chúng ta thấy
được các loại hình doanh nghiệp hiện nay. Ngoài ra, chúng ta cũng thấy được
vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp. Và các cấp bậc
cũng như tiêu chuẩn của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Như vậy
ở chương 1 là cơ sở lý luận, là tiền đề để hiểu rõ được về quản trị văn phòng
doanh nghiệp cơ bản.

18


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI PHÒNG KINH DOANH CÔNG
TY TNHH THÀNH LONG
2.1

. Khái niệm Nhà quản trị

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự
thành công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ
chức bằng những quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội
bóng thì đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong
đội hình, những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng
trận đấu.v.v..
Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một
doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai
của họ. Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào
những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng
của những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp

sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn
lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều
kiện Việt Nam hội nhập với thế giới).
Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có
tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc
chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt
động quản trị tại văn phòng. Những người lãnh đạo văn phòng (như Chánh
văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân
sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị văn phòng, đảm bảo
cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân công.

20


Vậy thì, quản trị văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn
phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở
pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn
phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất.
Như vậy từ khái niệm, có thể thấy nhà quản trị có mọt vai trò rất lớn
trong công tác văn phòng. Nhà quản trị đóng vai trò chủ chốt, điều hành hoạt
động, chỉ đạo, đưa ra các quyết định quản lý mang tính quyền lực, thống nhất,
để tất cả các thành viên trong phòng thục hiện theo những quyết định mà nhà
quản trị đưa ra.
Là người ra các quyết định quản trị, do đó, nhà quản trị có vai trò quyết
định đối với sự hoạt động hiệu quả của văn phòng. Bằng việc định hướng,
quyết định, và đưa ra các chính sách khuyến khích nhân viên, nhà quản trị văn
phòng có vai trò thúc đẩy hoạt động văn phòng phát triển.
2.3. Thực trạng công tác quản lý, điều hành công việc của Trưởng
phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long.

động của nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại và quy định định mức lao
động mới hàng năm… Để quản lý công việc mọt cách hiệu quả, trưởng phòng
kinh doanh Công ty TNHH Thành Long đã xây dựng bản “Mô tả công việc”
và “Tiêu chuẩn công việc” cho tất cả các vị trí lao động trong văn phòng.
Đây là một trong những biện pháp quyết định tới hiệu quả của quản trị
hành chính văn phòng. Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ
các mối quan hệ khi tiến hành công việc; quy định cụ thể những yêu cầu về
chất lượng công việc mới có thể đảm bảo được kết quả của công việc đó,
đồng thời với những yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chức danh công việc mới có
thể lựa chọn được người thích hợp cho công việc.
22


Xây dựng Quy chế, Nội quy hoạt động trong phòng kinh doanh:
Để đảm bảo việc quản lý và điều hành văn phòng được hiệu quả,
Trưởng phòng kinh doanh đã xây dựng Quy chế làm việc riêng của văn
phòng. Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và điều hành
văn phòng mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn phòng đều phải tuân theo.
Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải quyết các vấn đề
mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát
của trưởng phòng với các nhân viên trong Phòng kinh doanh Công ty TNHH
Thành Long được hiệu quả.
Bản Quy chế do trưởng phòng xây dựng đã định đầy đủ các nội dung:
- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo.
- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn
phòng.
- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và
với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.

Ngoài ra cũng phân tích điều kiện thực tế về nhân sự trực tiếp thực hiện, cơ sở
vật chất kỹ thuật, mối liên hệ trong công việc với các bộ phận liên quan.
- Xác định rõ trình tự giải quyết công việc, từ khi bắt đầu tới khi kết
thúc.
24


- Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân/đơn vị tham gia vào giải
quyết công việc.
- Xác định rõ thời gian cần thiết cho từng bước.
- Xác định rõ các biểu mẫu sổ sách, văn bản, tài liệu… cần thiết cho
từng bước thực hiện.
Xây dựng lưu đồ xử lý: Lưu đồ là biểu đồ mô tả các bước cần thực hiện
để giải quyết công việc. Tùy từng nghiệp vụ cụ thể mà trưởng phòng có
những quy định chi tiết hoặc khái lược, điều quan trọng là khi giải quyết công
việc, người nhân viên nhìn vào quy trình là có thể hiểu được và thực hiện một
cách dễ dàng.
Xây dựng các biểu, mẫu liên quan: Khi xây dựng quy trình xử lý công
việc, một trong những nội dung quan trọng nhất là quy định hệ thống các
mẫu, biểu, sổ sách… cụ thể cho từng bước công việc nhằm giải quyết công
việc được dễ dàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong quản lý. Các mẫu,
biểu, sổ sách… liên quan trong quy trình được xây dựng dựa trên các quy
định, các hướng dẫn nghiệp vụ. Sau khi xây dựng biểu, mẫu, phải quy định ký
hiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý, lựa chọn và thực hiện.
Tất cả các bước có liên quan tới thủ tục văn phòng đều phải được xây
dựng thành biểu mẫu nhằm tạo nên sự thống nhất và dễ quản lý và kiểm soát.
Do đó, trưởng phòng đã tổ chức xây dựng các mẫu, biểu, mẫu sổ sách, tài
liệu… cụ thể, chi tiếp cho từng quy trình nghiệp vụ cụ thể trong văn phòng
mình. Ngoài ra còn đã biên soạn tài liệu hướng dẫn quy trình gửi tất cả các
cán bộ, nhân viên trong phòng kinh doanh, tổ chức nghiên cứu và áp dụng