I. THÔNG TIN CHUNG

1. Tên sáng kiến: Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ chứng từ
tài chính trường Mầm non Đán Tuyển.
2. Tác giả:
Họ và tên: Đoàn Mạnh Linh.
Năm sinh: 08/04/1991.
Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
Trình độ chuyên môn: Cao đẳng sư phạm Địa Lý.
Chức vụ công tác: Văn thư – Thủ quỹ.
Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
Điện thoại: 0963.072.864.
Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%.
Họ và tên: Đoàn Thị Xen.
Năm sinh: 14/02/1987.
Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán.
Chức vụ công tác: Nhân viên kế toán.
Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
Điện thoại: 0983.511.379
Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 50%.
3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán - Lưu trữ.
4. Thời gian áp dụng sáng kiến:
Từ ngày 10 tháng 9 năm 2015 đến ngày 31 tháng 03 năm 2016.
5. Đơn vị áp dụng sáng kiến:
Tên đơn vị: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
Địa chỉ: Bản Đán Tuyển - xã Nậm Sỏ - huyện Tân Uyên - tỉnh Lai Châu.
Điện thoại: 02316290888.
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến.
1.1 Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến.

chứng từ tài chính của trường Mầm non Đán Tuyển còn nhiều hạn chế như: Hồ sơ
chứng từ tài chính còn sắp xếp lộn xộn thiếu khoa học, khi cần số liệu tài liệu để
phục vụ công việc mất nhiều thời gian tìm kiếm gây ảnh hưởng đến công tác
2


chung của đơn vị. Để giúp cho công tác tài chính kế toán của đơn vị được thuận
lợi hơn và cũng giúp cho bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nên chúng
tôi đã mạnh dạn chọn đề tài này.
1.2 Mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài trước hết nhằm nâng cao hiệu quả của
công tác kế toán tài chính trong trường Mầm non Đán Tuyển. Nâng cao chất
lượng công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường. Qua đó cũng giúp cho công tác
quản lý hồ sơ chứng từ tài chính trong đơn vị được thuận lợi dễ dàng hơn, giúp
cho bản thân chúng tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nâng cao hiệu quả
trong việc sử dụng nguồn ngân sách được giao tránh gây thất thoát lãng phí, công
khai minh bạch, khách quan trong việc sử dụng ngân sách của đơn vị. Nâng cao
nhận thức của bản thân và các đồng chí làm công tác tài chính kế toán và văn thư,
thủ quỹ trong các đơn vị về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ chứng từ
tài chính.
2. Phạm vi triển khai thực hiện:
Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ.
3. Mô tả sáng kiến:
a: Thực trạng của vấn đề
* Thuận lợi:
Luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của phòng Giáo dục và
Đào tạo huyện Tân Uyên và Ban giám hiệu trường Mầm non Đán Tuyển xã
Nậm Sỏ trong quá trình công tác.
Nhân viên làm công tác Kế toán được tham gia các lớp tập huấn về công tác
tài chính, kế toán do Phòng giáo dục và đào tạo huyện Tân Uyên tổ chức hằng

- Giúp nhân viên làm công tác kế toán thực hiện được công việc.
- Giúp các đơn vị trường học thực hiện được việc quản lý hồ sơ chứng từ tài
chính kế toán.
* Nhược điểm:
- Hồ sơ chứng từ tài chính chưa được sắp xếp khoa học, còn lộn xộn mất
nhiều thời gian tra cứu khi cần.
- Hồ sơ chứng từ tài chính được quản lý theo cách làm việc của từng người
nên khi người khác cần lấy số liệu tài liệu sẽ gây khó khăn vì không biết tìm số
liệu đó ở chỗ nào.
4


b: Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến.
* Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm:
Như đã trình bày trong phần mục đích nghiên cứu, điểm mới trong việc
nghiên cứu và thực hiện đề tài này trước tiên là để nâng cao hiệu quả của công tác
kế toán trong trường Mầm non Đán Tuyển. Nâng cao hiệu quả của công tác kế
toán, hồ sơ chứng từ được lưu trữ và bảo quản tốt hơn, thuận lợi cho công tác tra
cứu lấy số liệu khi cần. Qua đề tài này cũng nhằm góp phần nâng cao nhận thức
trách nhiệm của nhân viên làm công tác kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ
được phân công. Thấy được ý nghĩa quan trọng của việc bảo quản lưu trữ hồ sơ
chứng từ tài chính kế toán.
Khi áp dụng đề tài này sẽ giúp cho việc lưu giữ bảo quản hồ sơ, sổ sách
chứng từ tài chính của đơn vị trường được hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm
lấy các số liệu, minh chứng sẽ thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn. Nâng cao
năng xuất hiệu quả công việc.
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, phù hợp với tất cả các
đơn vị trường học.
* Các giải pháp để tiến hành giải quyết vấn đề:
Biện pháp 1: Sắp xếp hồ sơ, chứng từ tài chính kế toán để bảo quản

chủ nhiệm, đại diện cha mẹ học sinh, thủ kho, người mua hàng, chủ cửa hàng cung
cấp thực phẩm, kế toán có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường. Sau khi thực
hiện đầy đủ các chứng từ theo quy định kế toán sẽ làm giấy rút dự toán ngân sách
có đầy đủ chữ ký của kế toán, chủ tài khoản sau đó thủ quỹ nhà trường đi rút tiền
mặt từ kho bạc về kế toán làm phiếu thu có chữ ký của kế toán, thủ quỹ, Hiệu
trưởng ký nhận rồi mới được nhập quỹ tiền mặt, hằng tháng tôi sẽ kiểm tra lại tính
chính xác, đầy đủ của các chứng từ này và sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày
tháng thực hiện công việc.
Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III,
IV. Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút tiền
mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách.
Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài.
c. Chứng từ chi của đơn vị.
Chứng từ chi bằng tiền mặt trong đơn vị chúng tôi chính là các phiếu chi cho
các cửa hàng cung cấp thực phẩm cho học sinh ăn bán trú, sau khi rút tiền mặt từ
6


kho bạc nhà nước chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền mặt cho các cửa hàng cung cấp
thực phẩm, khi chi trả tiền mặt cho chủ cửa hàng tôi yêu cầu chủ của hàng phải ký
nhận vào sổ và xin xác nhận của nhà trường. Khi chi trả xong chúng tôi sẽ tập hợp
các phiếu chi theo từng quý, từng năm tài chính, đóng quyển lưu trữ vào tủ hồ sơ.
d. Chứng từ chi bằng chuyển khoản của đơn vị.
- Từ năm 2014 đơn vị chúng tôi chính thức được nhận lương và các chế độ
bằng hình thức chuyển khoản, qua đó giúp cho việc chi trả lương và các chế độ
được nhanh chóng chính xác thuận tiện hơn so với hình thức chi trả bằng tiền mặt
trước đây. Nhân viên thủ quỹ không còn phải lo lắng mỗi khi giữ một số tiền rất
lớn để chi trả cho giáo viên và nhân viên. Việc chi trả bằng hình thức chuyển
khoản giúp cho việc chi trả lương và các chế độ cho cán bộ giáo viên và nhân viên
được chính xác hơn, tránh sai sót, nhầm lẫn. Ngoài việc chi trả lương bằng hình

tôi nhập thông tin, ghi chép theo từng mảng công việc đã thực hiện. Nội dung chủ
yếu của các loại sổ là phản ánh chi tiết hoạt động thu chi của đơn vị, khi cần lấy số
liệu phục vụ cho công tác nhân viên kế toán chỉ cần mở sổ là có thể lấy được số
liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho công việc. Các loại sổ này được tôi làm trên
máy tính cho khoa học, sạch sẽ sau đó tôi in ra đóng quyển trình Hiệu trưởng ký
đóng dấu của nhà trường cùng với dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối rồi đưa
vào lưu trữ như sau. Sau khi hết tháng hoặc hết quý tôi sẽ sắp xếp vào hồ sơ lưu trữ
và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa hồ sơ.
3. Các loại báo cáo liên quan đến công tác tài chính kế toán.
Hàng tháng, hàng quý tôi phải làm các báo cáo tài chính, báo cáo liên quan
điến việc tăng giảm bảo hiểm xã hội khi có người nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ
không hưởng lương. Các loại báo cáo này cũng được tôi tập hợp theo từng tháng
từng quý, lưu trữ lâu dài. Báo cáo tài chính được tôi lập định kỳ theo từng quý.
Trong báo cáo tôi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử
dụng, quản lý các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước. Qua đó giúp cho đơn vị nắm
được tình hình sử dụng ngân sách, giúp cho việc lập kế hoạch thu chi sử dụng ngân
sách của đơn vị trong những thời gian tiếp theo.Sau khi kết thúc công việc tôi tập
hợp các tài liệu liên quan sắp xếp gọn gàng khoa học đúng thứ tự, sau đó đóng
quyển cho vào hồ sơ lưu trữ lâu dài. Việc sắp xếp hồ sơ chứng từ tài chính như
vậy sẽ giúp cho việc lưu trữ lâu dài thuận lợi cho việc tra cứu số liệu khi cần thiết,
dễ lấy dễ tìm phục vụ thuận lợi cho công việc.
8


Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ chứng từ trong việc chi tiền mặt.
Khi nhận tiền mặt tại kho bạc tôi thường kiểm tra kỹ số lượng tiền nhận có
đúng với chứng từ và thường yêu cầu thủ quỹ kho bạc kiểm đếm lại số tiền tránh
trường hợp sai sót hoặc tiền hỏng rách không sử dụng được.
Sau khi nhận tiền về tôi sẽ vào sổ quỹ tiền mặt, trong đó ghi chi tiết nhận
tiền vào ngày nào, bao nhiêu tiền số tiền đó dùng để chi việc gì. VD: Chi cho việc

công nghệ thông tin để nâng cao năng xuất hiệu quả chất lượng công việc.
Hiện nay công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc giúp cho con
người phá bỏ rào cản về khoảng cách và vị trí địa lý. Qua đó việc ứng dụng công
nghệ thông tin là điều cần thiết để giúp cho công việc hiệu quả hơn, chính xác hơn.
Hiện nay các đơn vị trường học trên địa bàn huyện Tân Uyên đã được cấp bản quyển
sử dụng phần mềm chuyên dụng MISA cho công tác kế toán. Nhờ sử dụng phần mềm
này đã giúp cho công tác hạch toán tài chính, chi lương, chi các chế độ cho cán bộ
giáo viên và học sinh, mua sắm sửa chữa tài sản trong nhà trường được thuận lợi hơn
nhanh chóng hơn. Quan trọng hơn là việc sử dụng phần mềm MISA và ứng dụng
công nghệ thông tin giúp cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được chính
xác hơn thuận lợi hơn. Khi sử dụng phần mềm MISA và ứng dụng công nghệ thông
tin vào công việc tôi thấy chất lượng công việc được nâng cao hơn so với trước rất
nhiều. Việc làm lương và kiểm soát việc sử dụng ngân sách được tiến hành thuận lợi
nhanh chóng chính xác, đúng mẫu theo quy định. Việc tính toán được nhanh chóng
chính xác do các công thức tính toán đã được cài đặt sẵn trong phần mềm qua đó
tránh được việc sai số do làm không đúng công thức. Qua đó việc quản lý hồ sơ
chứng từ tài chính cũng được nhanh chóng thuận lợi chính xác hơn. Trước khi các hồ
sơ kế toán đó được lưu thì nhân viên kế toán phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ
của các chứng từ, sổ sách đó. Đối với các công việc thực hiện trên máy tính và các
phần mềm thì phải in ra có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và của thủ trưởng
đơn vị, có dấu đỏ của nhà trường, kho bạc….. Tránh tình trạng làm trên máy tính
và phần mềm không in ra giấy mà lưu luôn trên máy, khi xảy ra mất máy tính hoặc
hỏng máy tính phần mềm thì sẽ không có các chứng cứ chứng minh cho việc thu
chi, mua bán. Khi làm việc trên máy tính cũng cần phải tránh việc bị Virut làm mất
các thông tin số liệu, do đó trên máy tính của tôi cài đặt phần mềm diệt virut có
bản quyền và thường xuyên diệt vi rút, đảm bảo cho máy tính tránh được sự xâm
nhập và phá hủy dữ liệu của virut một cách tối đa.
10



11


- Tạo điều kiện để nhân viên kế toán đi học nhằm nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ.
Đầu tư mua sắm các trang thiết bị, máy móc, tài liệu, đồ dùng, dụng cụ
phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán nói chung và công tác bảo quản lưu trữ hồ
sơ tài chính nói riêng trong nhà trường.
Trên đây là một số biện pháp chúng tôi đã nghiên cứu để nâng cao hiệu quả
công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ chứng từ tài chính nói riêng và công tác kế toán
nói chung, để đề tài được áp dụng và triển khai vào thực tiễn. Rất mong được sự
góp ý của Hội đồng khoa học ngành để bản sáng kiến được hoàn thiện hơn, và sự
thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp.
8. Tài liệu kèm: Không
Trên đây là nội dung, hiệu quả do chính chúng tôi thực hiện không sao
chép hoặc vi phạm bản quyền.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ

TÁC GIẢ SÁNG KIẾN

ÁP DỤNG SÁNG KIẾN

Đoàn Mạnh Linh

12

Đoàn Thị Xen