BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang

TÊN TIỂU LUẬN :

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC BÌNH TRỊ, HUYỆN
KIÊN LƯƠNG, TỈNH KIÊN GIANG

Học viên: La Hồng Sơn
Đơn vị công tác: Trường tiểu học Bình Trị

1 02/2016
Kiên Giang, tháng


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang

TÊN TIỂU LUẬN :


3. Kế hoạch
hành động
(tối đa 3,5 điểm)

4. Kết luận và
kiến nghị
(tối đa 1,0 điểm)
5. Hình thức
trình bày
(tối đa 0,5 điểm)
6. Nhận xét và
đánh giá chung
(Điểm số và chữ)

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
….
…………………………………………………………………
..…………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
….……………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………

4


MỤC LỤC
Tên mục

Trang

1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………..
1
1.1. Lý do pháp lý………………………………………………………. 1
1.2. Lý do lý luận……………………………………………………… 2
1.3. Lý do thực tiễn……………………………………………………. 2
2. Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường
Tiểu học Bình Trị…………………………………………………….. 3
2.1. Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị…… ……………3
2.2. Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học
Bình Trị………………………………………………………………… 3
2.3. Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý
văn bản của trường tiểu học Bình Trị.. …............................................6
2.4. Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản……………

8

3. Kế hoạch hành động để thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn
bản tại trường Tiểu học Bình Trị…………………………………… 10
4. Kết luận và kiến nghị………………………………………………13
4.1.Kết luận…………………………………………………………….13
4.2. Kiến nghị và đề xuất ……………………………………………..13


này trong công tác quản lý của ngành và quản lý trường học.
1.2. Lý do lý luận
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý tại bấc kỳ tổ chức, người
quản lý thực hiện các hình thức và phương pháp quản lý trong đó có ban hành
văn bản quản lý, tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản.Trường học là một tổ
chức nên người quản lý nhà trường củng phải thực hiện công tác tổ chức quản
lý văn bản vì đây là một trong những nội dung công việc hàng ngày mang tính
chất thường xuyên.
6


- Tổ chức quản lý văn bản: Là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải
quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý; nhằm phát huy giá trị
của các loại văn bản; phục vụ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
- Nội dung tổ chức quản lý văn bản: công tác văn thư và công tác lưu trữ.
+ Nội dung công tác văn thư: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản
lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ.
+ Nội dung công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài
liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài
liệu; tổ chức sử dụng.
Từ khái niệm, nội dung quản lý văn bản, cho thấy công tác quản lý văn
bản của trường học có hai nội dung công việc với các nghiệp vụ cụ thể được
quy định và hướng dẫn thực hiện rõ ràng được nêu ở phần cơ sở pháp lý.
1.3. Lý do thực tiễn.
Trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn giảng dạy và quản lý
của trường Tiểu học Bình Trị, xã Bình Trị, huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên
Giang, Hiệu trưởng nhà trường thực hiện theo sự chỉ đạo và hướng dẫn
chuyên môn và của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương, quản lý
hành chính của UBND xã Bình Trị do vậy, để thực hiện tốt chức năng chuyên

là người Kinh, Hoa, Khmer, giao thông đi lại còn có nhiều khó khăn. Ngoài
điểm trường chính, trường còn có tám điểm trường tại ấp, trường phải thực
hiện ghép nhiệm vụ giáo dục của hai bậc học: tiểu học và trung học cơ sở với
quy mô trên dưới 30 lớp học hằng năm, trong đó bậc tiểu học khoản 20 đến
22 lớp; bậc trung học cơ sở khoản 08 đế 10 lớp; số học sinh giao động từ 750
đến 800 học sinh.
Về tổ chức nhà trường: Do đặc thù của trường được tổ chức gồm hai bậc
học nên tổ chức nhà trường như sau:
- Ban Giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng trong
đây Hiệu trưởng phụ trách chung chịu mọi mặt về kết quả hoạt động và công
tác quản lý nhà trường; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách và chiệu trách nhiệm
chuyên môn đối bậc tiểu học; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ
sở.
- Các khối lớp gồm: Bậc tiểu học các khối lớp 1,2,3,4,5 và các điểm
trường có lớp của bậc tiểu học do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc tiểu học
quản lý và chịu trách nhiệm chuyên môn; Bậc trung học cơ sở gồm các khối
lớp 6,7,8,9 do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ sở quản lý và chịu
trách nhiệm chuyên môn.
- Tổ văn phòng gồm: Kế toán, văn thư, y tế học đường do hiệu trưởng
trực tiếp quản lý.
Như vậy, với việc thực hiện giảng dạy với hai bậc học thuộc tám điểm
trường đã nêu ở trên gây nên một số khó khăn nhất định trong việc thực hiện
chuyên môn và công tác quản lý của trường.
2.2. Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu
học Bình Trị
Với số lượng văn bản ban hành và tiếp nhận hàng năm khoản 200 văn
bản, trong đó có từ 50 đến 70 văn bản đến của cơ quan chủ quản và văn bản
của địa phương, đoàn thể, 100 đến 130 văn bản do nhà trường ban hành chủ
yếu là văn bản hành chính thông thường. Để thực hiện tốt công tác quản lý
nhà trường và hoạt động chuyên môn đòi hỏi người cán bộ quản lý nhà trường

lưu bản gốc văn bản.
- Đối với văn bản đến: Văn thư thực hiện việc tiếp nhận, phân loại đóng
dấu vào sổ đăng ký văn bản đến, chuyển văn bản đến để hiệu trưởng chỉ đạo
phương án, bộ phận xử lý; sau khi được chỉ đạo văn thư vào sổ đăng ký
chuyển giao văn bản cho Phó Hiệu trưởng hoặc bộ phận chuyên môn xử lý
theo yêu cầu và theo dõi nhắc nhở việc xử lý văn bản đảm bảo đúng thời gian,
tiến độ, nội dung và yêu cầu nêu trong văn bản.
- Đối với văn bản Mật: Văn thư hoặc Phó Hiệu trưởng tiếp nhận trực tiếp
trình hiệu trưởng xử lý.
2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của trường được hiệu trưởng giao cho văn thư cơ quan quản lý
và đóng dấu theo đúng quy định về công tác quản lý và sử dụng con dấu được
quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị
định 58/2001/NĐ-CP, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010 của Bộ
9


Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và Nghị định
31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu.
2.2.4. Công tác lưu trữ của trường:
Công tác lưu trữ hồ sơ của trường hiện được tiến hành với ba loại hồ sơ:
hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ nguyên tắc là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công
tác quản lý và chuyên môn của trường đối với công việc thuộc bộ phận hoặc
Phó Hiệu trưởng phụ trách sẽ thực hiện việc lưu trữ.
- Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ tại Phòng Hiệu trưởng,
hồ sơ học sinh được lưu trữ tại tổ văn phòng.
- Đối với hồ sơ công việc: thuộc bậc học, bộ phận nào thì bộ phận đó

- Trường có hai bậc học khác nhau nên công tác soạn thảo, quản lý, tiếp
nhận, triển khai, lưu trữ phải được tiến hành theo hai bậc học chuyên biệt này,
văn bản thuộc bậc học nào thì Hiệu trưởng chỉ đạo, chuyển cho Phó Hiệu
trưởng phụ trách bậc học đó xử lý hoặc tham mưu giải quyết nên đôi lúc chưa
bao quát hết công việc phải thực hiện trong công tác quản lý.
- Trường lại có 8 điểm trường nên việc triển khai văn bản xuống đến
viên chức chuyên môn công tác tại các điểm trường không thể tiến hành một
cách nhanh chống, trọn vẹn và chính xác.
- Trong tình hình điều kiện cơ sở vật chất của trường nên không thể bố
trí nơi lưu trữ hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu và quy định về công tác này do
Phòng làm việc của viên chức nhà trường phải dùng chung với tổ văn phòng
và dành các phòng còn lại để bố trí lớp học.
- Mặc dù, viên chức của trưởng được tham gia khóa bồi dưỡng ngắn hạn
nhưng chưa có viên chức nàođược đào tạo chuyên môn về công tác quản lý
văn bản nhất là công tác lưu trữ nên việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của trường
chưa đảm bảo thành phần hồ sơ theo quy định.
2.3.4.Cơ hội:
- Công tác quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức trong thời gian qua
được Đảng, nhà nước và các đoàn thể quan tâm chỉ đạo thực hiện với hệ
thống các quy định, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, văn bản hành chính; quản lý sử dụng con
dấu; công tác quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ ….được ban hành và triển khai
thực hiện thống nhất trong toàn bộ hệ thống chính trị và bộ máy nhà nước,
công tác quản lý hành chính của và hoạt động chuyên môn của ngành, lĩnh
vực.
- Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Kiên
Giang, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương luôn quan tâm chỉ đạo
và yêu cầu triển khai thực hiện công tác quản lý văn bản trong việc thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn và công tác quản lý của nhà trường.
- Ban Giám hiệu và tập thể viên chức ý thức và quan tâm thực hiện tốt

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản đảng, văn bản công đoàn;
quy trình và nội dung công việc, hồ sơ tài liệu cần thực hiện trong công tác
văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Ba là, hoàn thiện quy chế hoạt động của nhà trường trong đó phân định
rõ chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của Ban Giám hiệu, Hiệu trưởng, các
phó Hiệu trưởng, tổ, khối chuyên môn trong hoạt động quản lý và hoạt động
chuyên môn của trường để thực rõ chức trách, nhiệm vụ và thẩm quyền của
từng viên chức, bộ phận tránh tình trạng chồng chéo, đùng đẩy trách nhiệm và
công việc.
Bốn là, cần ban hành và triển khai thực hiện quychế công tác văn thư,
lưu trữ trong nhà trường để tạo cơ sở và căn cứ cho việc thực hiện công tác
quản lý văn bản một cách bài bản, khoa học đúng quy trình phù hợp với hoạt
động của nhà trường.
Năm là, quan tâm cử viên chức tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ trong công tác quản lý văn bản và quản lý nhà trường
để tham mưu và thực hiện tốt hơn công tác này của trường.
Sáu là, thường xuyên bám sát theo chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan quản
lý nhà nước về giáo dục nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo để thực hiện nội
dung công tác quản lý văn bản phù hợp với đặc thù của ngành và của đơn vị.
2.4.2.Nguyên nhân thành công:
12


- Cơ quan quản lý hành chính nhà nước và cơ quan chủ quản quản lý nhà
trường quan tâm chỉ đạo việc triển khai thực hiện nội dung quản lý văn bản
trong công tác quản lý nhà trường nên nhà trường đã mạnh dạn triển khai
công tác này trong thời gian qua.
- Tập thể Ban Giám hiệu và viên chức của trường ý thức và thực hiện về
cơ bản các nội dung quản lý văn bản tại nhà trường bước đầu thực hiện được
việc lưu trữ văn bản, hồ sơ học sinh.

Tên công
việc/ nội
dung

Kết quả/
mục tiêu
đạt được

1 Dự thảo bổ Ban

Người/
đơn vị
thực
hiện

hành Ban

Điều
kiện
thực
hiện
In

Cách
Rủi ro/
thực
khó khăn/
thực hiện cản trở

dự Gửi


thảo quy
chế và
văn bản
của Hiệu
trưởng
yêu cầu
góp
ý
kiến

bản và dụ
thảo quy
chế đến
các
tổ,
khối
trưởng
góp
ý
trực tiếp

phần quy
định
về
công tác
của mình
không bao
quát hết
quy chế;

thư,
lưu trữ

Ban hành
hoàn chỉnh
và
triển
khai thực
hiện quy
chế công
tác văn thư,
lưu trữ của
trường

Ban
Giám
hiệu
trực và
văn thư

In
dự
thảo quy
chế và
văn bản
của Hiệu
trưởng
yêu cầu
góp
ý

Đề nghị
Ban Giám
hiệu, Tổ,
Khối và
bộ phận
chuyên
môn trực
tiếp góp ý
nghiêm
thúc trao
đổi
bộ
phận
không
thực hiện
tốt

3 Hoàn chỉnh
dự
thảo
quy
chế
hoạt động
của
nhà
trường và
quy
chế
công
tác

chế được
điều
chỉnh
theo góp
ý

Gửi thư Ý
kiến
mời họp khác nhau
kèm dự hoặc trái
thảo và ngược với
yêu cầu góp ý lần
góp
ý trước
kiến lần
cuối

Giải trình,
tiếp nhận,
điều
chỉnh,
biểu quyết
thống nhất

14


quy
chế
theo góp ý

lưu
trữ
được Hiệu
trưởng ký
ban hành

In quy
chế được
ban hành
phát
hành bản
chính

Gửi bản
chính quy
chế đến
các
tổ,
khối
trưởng,
đoàn thể;
công bố
công khai
tại thông
báo thông
tin hoạt
động của
trường

Không


Quy trình
và
nội
dung thực
hiện công
tác văn thư,
lưu trữ của
nhà trường

In Quyết
định và
quy trình
, sơ đồ
được ban
hành
phát
hành bản
chính

Quyết
định và
quy
trình , sơ
đồ được
ban hành
phát hành
bản chính
đến các
tổ, khối

trực và
văn thư

chức Ban
biến Giám

Tổ chức Thông
Bận giảng Tổ chức
cuộc họp báo mời dạy
long ghép
15


hoạt động,
quy chế và
quy trình
thực hiện
công
tác
văn
thư,
lưu trữ của
trường

đến
toàn
thể
viên
chức của
Trường

để
đảm bảo
thời gian
thích hợp

4. Kết luận và kiến nghị.
4.1.Kết luận
Trong quá trình quản lý nhà trường đòi hỏi người cán bộ quản lý phải
thực hiện việc quản lý văn bản, vì văn bản quản lý là một trong những sản
phẩm và hình thức phổ biến được sử dụng trong mọi hoạt động quản lý nói
chung trong đó có công tác quản lý giáo dục và đào tạo. Để thực hiện tốt công
trên tại nhà trường đòi hỏi phải có đủ các điều kiện cần và đủ đó là: quy định
và hướng dẫn chuyên môn, chuyên ngành của các cơ quan quản lý ngành, lĩnh
vực của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, cơ quan quản lý nhà nước về
giáo dục và đào tạo; bố trí kinh phi, trang thiết bị, phương tiện, nhân sự đảm
bảo về chuyên môn cho công tác này….
Từ thực tế, của công tác quản lý văn bản tại Trường tiểu học Bình Trị,
huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang xin được nêu lên một vài kiến nghị như
sau
4.2. Kiến nghị và đề xuất
4.2.1. Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trên cơ sở các quy định và hướng dẫn của cơ quan quan quý nhà nước
chuyên ngành, Bộ cần xem xét, giải quyết và nên thực hiện một số việc liên
quan đến công tác quản lý văn bản:
Một là, cần quy định và hướng dẫn cụ thể quy định trong công tác quản
lý văn bản tại trưởng học bao gồm công tác soạn thảo văn bản, công tác văn
thư và công tác lưu trữ trong đó chú trọng các loại hồ sơ, tài liệu nhà trường
cần phải lưu và đảm bảo.
Hai là, có cơ chế chính sách bố trí viên chức làm công tác văn thư, lưu
trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định và hạn chuẩn

dưỡng và đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện công
tác này.

17


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ (2001) , Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
2. Chính phủ ( 2004), Nghị định số: 10/2004/NĐ-CP ngày ngày 08
tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư Nghị định số 09 /2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110
/2004/NĐ-CP 08/ 4/ 2004
3. Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4
năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
58/2001/NĐ-CP,
4. Bộ Công an (2010), Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010
của Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và
Nghị định 31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu.
5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
6. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/ TT-BNV ngày 22/11/2012 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
7. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
8. Bộ giáo dục và Đào tạo (2010), Thông tư 41/2010/TT-BGDDT ngày
30 tháng 12 năm 2010 ban hành điều lệ Trường tiểu học.
9. UBND tỉnh Kiên Giang (2014),Chỉ thị số 1917/CT-UBND ngày