LỜI CẢM ƠN
Khảo sát ngoài thực tế có vai trò rất quan trọng trong quá trình đào tạo
các nghành học của nhà trường nói chung, ngành văn thư lưu trữ nói riêng.
Đồng thời đây cũng là hoạt động hữu ích không chỉ gắn liền nhà trường với xã
hội, thực tiễn với lý thuyết mà còn tạo điều kiện để bản thân người sinh viên có
dịp để so sánh, đối chiếu và áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, giúp cho sinh viên
hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà mình đang theo học.
Trong quá trình khảo sát tại Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng , bản
thân em đã đem hết khả năng, vận dụng những kiến thức đã học được ở nhà
trường áp dụng vào thực tế, nâng cao năng lực cũng như các yêu cầu cần thiết
của người cán bộ văn phòng . Đặc biệt, dưới sự dẫn dắt của chị Nguyễn Thị
Hương – cán bộ Văn phòng Thống kê phường Đức Thắng đã hướng dẫn tận tình
cho em trong từng bước giải quyết các khâu nghiệp vụ, truyền cho em lòng say
mê với công việc, giúp em nhận thức sâu sắc được những nhiệm vụ, trách nhiệm
và vai trò của một công chức hành chính. Chính những sự nhiệt huyết của chị
tạo cho em thêm động lực, hăng say hơn trong công việc mà mình đang làm. Khi
thực tập ở đây em đã làm việc bằng tất cả những gì mà mình có.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Uỷ ban nhân dân phường Đức
Thắng, đặc biệt làVăn phòng Thống kê. Trong suốt quá trình thực tập tại phòng,
em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình từ chú Cấn Văn Duẩn –
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường , anh Hà Trần Trung , chị Nguyễn Thị
Hương, chị Nguyễn Thị Hồng cùng các cô chú ,anh chị trong cơ quan nói chung
và các anh chị công tác tại phòng nói riêng đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt khảo sát UBND Phường lần này.
Về phía Nhà trường, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban
giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô giáo bộ môn đã điều kiện
cho em đi khảo sát UBND Phường.
Dù đã rất cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng do thời gian còn hạn
hẹp, độ hiểu biết còn chưa sâu nên bài tiểu luận này của em sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Do vậy, em rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp từ
1


01

UBND

Uỷ ban nhân dân

02

HĐND

Hội đồng nhân dân

5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, nền kinh tế
nước ta đang tăng cường với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần
có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham
gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Trong tiến trình bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa để có
thể đạt được những thành tựu to lớn đó đất nước ta cũng vấp phải không ít
những khó khăn. Để vượt qua những khó khăn đó thì doanh nghiệp và các đơn
vị hành chính không thể không kể tới vai trò của một “ công tác” . Nó đã đóng
góp không nhỏ vào quá trình phát triển của đất nước, đó là công tác Văn thư –
Lưu trữ. Đây là công tác chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý
hành chính nói chung và cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong

Chương I. Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng
Chương II. Thực trạng tình hình về công tác văn thư- lưu trữ của UBND
phường Đức Thắng
Chương III. Đề xuất và giả pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường.

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
ĐỨC THẮNG
7


1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân Phường
Sự hình thành của Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng
Thực hiện Nghị định 132/NĐ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc
điều chỉnh địa gioi hành chính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23
phường thuộc Thành phố Hà Nội. Xã Đông Ngạc được điều chỉnh thành 02
phường : phường Đông Ngạc và phường Đức Thắng. Phường Đức Thắng chính
thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2014. Phường Đức Thắng phía
tây giáp với phường Thụy Phương, phía nam giáp với phường Xuân Đỉnh , Cổ
Nhuế, phía bắc giáp với phường Đông Ngạc, có diện tích tự nhiên 120ha; dân số
20681 người. Phường có tốc độ đô thị hóa nhanh.
Trụ sở của UBND Phường Đức Thắng : TDP số 2, phường Đức Thắng,
quận Bắc Từ Liêm , TP Hà Nội.
Điện thoại: 043 7525 819
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân
phường Đức Thắng
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng là tổ chức sự nghiệp quản lý nhà
nước có chức năng quản lý nhà nước do HĐND giao cho vừa do UBND cấp trên
giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính Phủ. Là cơ quan hành chính nhà
nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống

+ Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của phường (thuế) phối hợp
với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác của địa phương.
+ UBND phường Đức Thắng còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị
hành chính ở địa phương
•

UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND
cấp trên.
1.1. Cơ cấu tổ chức UBND Phường Đức Thắng
1.1.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng do HĐND cùng cấp bầu ra. Chủ tịch
ủy ban nhân dân là đại biểu của HĐND.UBND phường gồm Chủ tịch , phó chủ
tịch , Uỷ viên phụ trách quân sự , Uỷ viên phụ trách công an.
Chủ tịch và các phó chủ tịch của UBND phường Đức Thắng bao gồm:
9


Chủ tịch: Cấn Văn Duẩn
Phó chủ tịch: Hoàng Văn Dũng
Phó chủ tịch: Hoàng Văn Khánh
Các đơn vị thuộc UBND phường:
1. Văn phòng – Thống kê
2. Địa chính – Xây dựng
3. Tư pháp – Hộ tịch
4. Kế toán – Tài chính
5. Văn hóa xã hội
6. Ban chỉ huy quân sự
*Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND phường
1. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch

UBND phường và thực hiện dân chủ ở phường theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức, nhân sự của phường;
5. Thực hiện công tác theo dõi thi đua khen thưởng, kỷ luật ở phường;
Trực tiếp và phối hợp với cán bộ, công chức khác xây dựng, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội;
6. Thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giai quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” và “một cửa liên thông”;
7. Quản lý con dấu của HĐND – UBND phường, quản lý quỹ theo quy
định của pháp luật;
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác rheo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chỉ tịch UBND phường phân công.

11


CHƯƠNG II. THỰC TRANG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
2.1. Công tác văn thư – lưu trữ của ủy ban nhân phường
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ ở Ủy ban nhân
dân phường
a. Về tổ chức
Văn phòng có 2 cán bộ Văn phòng – Thống kê do Chủ tịch UBND
phường bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật.
Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND phường về các công
việc mà Chủ tịch, UBND phường giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt
động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Do tính chất công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ lưu
trữ cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu về phẩm chính trị và các yêu cầu về
chuyên môn nghiệp vụ.

thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ
Nội vụ, cac văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước; Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND Thành phố
ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;
tiến hành rà soát, đề xuất xây dựng các quy định, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của phường phù hợp với các quy định
pháp luật hiện hành.
Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng và báo cáo
năm. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm theo quy định.
Thực hiện hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kỹ thuật soạn thảo văn
bản đối với các ngành, hội, đoàn thể thuộc phường.
2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND phường Đức
Thắng
2.2.1. Cơ sở khoa học
Trong kiến thức trên sách vở, công tác văn thư – lưu trữbao gồm các
khâu nghiệp vụ sau:
* Công tác văn thư:
a, Xây đựng văn bản
- Thảo văn bản;
13


- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
- Đánh máy văn bản;
- Ký văn bản.
b, Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ
chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật
hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực
của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến
hành soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo bao gồm: chuẩn bị soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo,
in ( nhân bản ), trình ký văn bản
Qúa trình chuẩn bị
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là động tác đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản, người
soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản
+ Thời gian ban hành văn bản
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc ( yêu cầu của vấn đề cần
giải quyết hay yêu cầu của cơ quan ).
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian của văn bản
- Xác định tên loại của văn bản:
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản
15


cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được

,+ Phần hình thức:

Căn cứ pháp lý ban hành Quyết định:
(quyết định thành lập; căn cứ chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan)
Căn cứ thực tiễn

+ Phần nội dung : Điều 1: Quyết định các vấn đề sự việc cần ban hành
( vấn đề gì? Sự việc gì? Thành lập hoặc giải thể hoặc sáp nhập; điều động bổ
nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, ban hành quy chế, điều lệ
,…)
Điều 2 và các điều tiếp theo : Cụ thể hóa vấn đề nêu ở Điều 1
Điều cuối cùng của Quyết định quy định trách nhiệm thi hành Quyết định.
* Một số mẫu hóa văn bản hành chính của UBND phường Đức Thắng
( Phụ lục số 01).
-Thu thập thông tin:
Có 3 loại thông tin cần thu thập : thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ
và thông tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành và mục đích giải quyết
công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng ban hành văn bản.
+ Nội dung chính: dựa vào những thông tin thu thập được.
Do vậy, đòi hỏi thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như
vậy văn bản ban hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề
đặt ra.
-Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản.
Tất cả các công việc chuẩn bị trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết
đề cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc
sắp xếp nội dung hợp lý, dễ dàng. Việc hình thành đề cương và viết đề cương
theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành
đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác

chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được
gọi chung là văn bản đến.
Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:
-Tất cả các văn bản đến đều phải qua bộ văn thư cơ quan để đăng ký vào
sổ và quản lý thống nhất.
-Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo
18


nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
-Những văn bản được đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu
“khẩn” phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được. Việc gửi nhận, phân
phối văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải bảo vệ bí mật nhà nước.
Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất các văn bản đến
phải được xử lý và giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, không gây nên sự chậm trễ
và tốn thời gian, công sức.
*Sau khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ,…phân loại văn bản.
Văn thư chỉ được bóc những văn bản gửi chung cho cơ quan. Đối với văn bản
mật, vệc tiếp nhận bóc bì được thực hiện theo quy định của Bộ Công an.
Tất cả các văn bản đến đều thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng
dấu đến. Đối với văn bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu, văn bản
chuyển phát qua mạng phải in ra và đóng dấu đến.
Mẫu dấu đến
UBND PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:..............................
Ngày:..........................
*Đăng ký văn bản.
Việc đăng ký vào sổ công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin

Trước khi ghi số và ngày tháng lên văn bản, văn thư cơ quan kiểm tra lần
cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Kiểm tra văn bản có đủ
yếu tố thể thức hay không, những văn bản không đảm bảo thể thức, trình bày
không đẹp, không đúng quy định thì phải đề nghị bộ phận phụ trách làm lại
trước khi chuyển đến đối tượng liên quan .
Ghi số và ngày tháng văn bản
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với văn bản đi. Mỗi
văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định.
- Ghi số văn bản: văn bản phải tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo
hệ thống của cơ quan. Tình hình thực tế ở cơ quan là đơn vị nào ban hành văn
bản đến xin số trước văn thư, văn thư cho số trước để có hệ thông số chung
nhưng văn bản phải được chuyển ngay lại cho văn thư tổng hợp.
20


Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư cảu cơ quan. Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Để đảm bảo chính xác thì số tù 1 đến 9 ta ghi thêm số 0 ở trước khi soạn
thảo .
Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND
- Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng năm của văn bản là ngày, tháng,
năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm được ghi bằng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Ví dụ: Đức Thắng, ngày 08 tháng 02 năm 2014
* Trình ký văn bản:
Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình cho Chủ tịch
hoặc người có thẩm quyền ký trước khi ban hành. Trình cho phụ trách đơn vị

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra phải được gửi tới các đối tượng
có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng
và kịp thời.
- Chọn bì: bì văn bản phải làm bằng giấy dày, dai, khó thấm nước. Tùy
theo khổ giấy và đọ dày của văn bản mà ta chọn kích thước cho phù hợp. Bì của
văn bản phải có kích thước lớn hơn văn bản kích thước bì được áp dụng theo
phụ lục số 08 Thông tư 07/TT-BNV.
- Đóng dấu lên bì ( văn bản chỉ mức độ mật )
+ Mức đọ mật: Trình bày bì ghi bình thường và ngời bì đóng dấu ký hiệu
mật là chữ “C” hoa.
+ Mức độ tối mật: Trình bày bình thường và ngoài bì đóng dấu ký hiệu tối
mật là chữ “ B” hoa.
+ Mức độ tuyệt mật: riêng văn bản này phải làm 2 bì, bì trong ghi số ký
hiệu văn bản ghi đích danh tên người nhận, đóng dấu tuyệt mật. Bì bên ngoài
trình bày bình thường và đóng dấu ký hiệu tuyệt mật là chữ “A” hoa.
- Chuyển giao văn bản trong nội bộ thì văn thư lập một sổ chuyển giao.
Tại UBND phường chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan thì có cán bộ chuyển
giao văn bản
22


- Theo dõi việc chuyển giao: văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản.
* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu.
Văn bản lưu do UBND phát hành được lưu lại ở văn thư, lưu ở đơn vị
soạn thảo. Bản gốc lưu ở văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký. Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký ( văn bản có số nhỏ thì
sắp xếp trước ).Trong từng loại hoặc nhóm văn bản trong 1 năm số lượng nhiều
ta chia mỗi tháng hoặc mỗi quý thành một tập.
- Bảo quản , phục vụ sử dụng văn bản đi
Văn thư hệ thống sắp xếp các tập lưu đó theo từng tháng, từng loại để ở

trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của đơn vị
tham ga ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ
quan, trình cho Chủ tịch xem xét và ký duyệt. Danh mục hồ sơ được xây dựng
vào cuối năm để sử dụng cho năm sau.
- Lập hồ sơ: Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ
sơ trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tác
và phương pháp quy định.
+ Lập hồ sơ sẽ có tác dụng: Tra cứu nhanh chóng hơn, làm căn cứ chính
xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng , Nhà nước , cơ quan.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu trước mắt và lâu dài sau này.
* Trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng đảm
bảo năng suất, chất lượng của công tác văn thư, đồng thời cũng là một yếu tố
giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển các tiến bộ khoa học ứng
dụng rộng rãi trong công tác văn thư, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ công nghệ
thông tin với thì việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc hiện đại hóa công
tác văn thư. Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí hợp lý nhằm phục vụ
cho công việc của văn phòng được thuận tiện hơn.Hiện nay ở văn phòng có 02
máy photocopy, 03 máy vi tính, 02 máy in, điện thoại, 01 máy fax để phục vụ
cho công tác của mình. Nhưng do UBND phường vừa mới được thành lập nên
vật chất chưa được đảm bảo, diện tích phòng làm việc chật hẹp, lượng công việc
24


nhiều.
2.2.2.3. Công tác lưu trữ
Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng mới đi vào hoạt động từ năm 2014