LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sự
giúp đỡ tận tình của Ths. Trần Việt Hà - giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa và
tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Qua đây em xin gửi
lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô vì trong quá trình giảng dạy đã truyền thụ cho em
những kiến thức quý giá là hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểu luận
này. Do hạn chế về thời gian cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luận của
em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự
đánh giá, góp ý từ các thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân
tôi do tôi thực hiện và chưa từng công bố trên bất kỳ phương tiện nào. Mọi số
lệu và dẫn chứng trong bài đều là những thông tin xác thực. Nếu sai tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
ST
T
1
2

TỪ VIẾT TẮT

năm gần đây hoạt động xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ
đã nhận được sự quan tâm và có hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng
những hạn chế nhất định đòi hỏi các giải pháp đồng bộ. Vì vây em đã chọn đề
tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư,
lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất”.
2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về
công tác văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – cơ quan thực
hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn
5


thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm
quyền ban hành.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ phương pháp luận của chủ nghĩa mác – Lenin
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
+ Phương pháp phân tích tổng hợp.
+ Phương pháp phân loại hệ thống.
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế.
+ Thu thập thông tin qua mạng Internet.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về việc xây dựng tiêu chuẩn
trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ mà Việt Nam đã ban hành
trong thời gian qua, đánh giá các ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm ra
nguyên nhân của các tiêu chuẩn này;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng các tiêu
chuẩn về văn thư, lưu trữ.
4. Cấu trúc của đề tài

phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật. Các quy định trong tiêu chuẩn phải
mang tính thống nhất, hợp lý và ổn định trong quá trình áp dụng .
1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quy
chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu
quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng
khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh,
sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an
ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy
chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản
để bắt buộc áp dụng”.
7


1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung được hiểu là việc xây dựng và áp dụng
các tiêu chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác.
Theo thuật ngữ chuyên môn tiêu chuẩn hóa được hiểu là một lnhx vực
hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến
hành dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến
với sự tham gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc
biệt là hoạt động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống nhất mang lại hiệu quả
chung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội.
1.2.

Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối

với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất của công

9


Chương 2
CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.1. Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ
Thuật ngữ dùng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện đại ở Việt Nam bắt
nguồn từ thời thuộc Pháp. Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ đó vẫn
tiếp tục được sử dụng cùng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ với số
lượng ngày một nhiều lên nhưng vẫn chưa đảm bảo chính xác và thống nhất.
Đến năm 1992 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưu
trữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng trong công tác văn thư,
lưu trữ như thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư,
người làm lưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,
bảo quản tài liệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ này vẫn
chưa thực sự đầy đủ, hoàn thiện và phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bất cập
khi áp dụng, gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình liên hệ, giải quyết
công việc cũng như cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với cơ quan
quản lý.
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thư
lưu trữ không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được
mở rộng, trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế. Sự thống nhất thuật ngữ văn
thư lưu trữ là một trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ,
thống nhất cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác
trong quá trình giải quyết, trao đổi công việc, thúc đẩy quá trình hợp tác, hội
nhập quốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bởi vậy, Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước cần nhanh chóng biên soạn và ban hành “Từ điển thuật ngữ văn thư
lưu trữ Việt Nam” trên cơ sở kết hợp giữa sản phẩm của đề tài “Xây dựng hệ
thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” và đề tài “Nghiên cứu giải thích các thuật
ngữ chuyên ngành lưu trữ” nhằm thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưu

hồ sơ theo đúng quy cách.
+ TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến” đã được triển khai áp
dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, góp phần vào
việc quản lý chặt chẽ văn bản đi – đến cũng như theo dõi quá trình quản lý giải
quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tiêu chuẩn này đã thống nhất
kích thước của sổ đăng ký văn bản đi – đến dùng trong các cơ quan, tổ chức,
11


không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác
nhau.
+ Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng
tài liệu.
+ Tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành
chính.
2.3. Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ
2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn
hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ
và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn
bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”. Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề
tiêu chuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác
tại Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu. Vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu
trong các đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản
quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm
1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyết
định”, mã số 05-89 do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 19981999 và Chương trình “Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ
nhiệm đề tài là ông Dương Văn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006.

22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Theo thông tư này việc tổ chức và quản lý giải
quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn bản đến;
Đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hành
theo quy trình: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản; Đăng ký văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức
13


độ khẩn, mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; Lưu văn bản đi.
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng. Trong đó quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 2) và quy trình
quản lý, giải quyết văn bản đến (Phụ lục 1) khá rõ ràng và cụ thể.
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số
58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu. Đến ngày 01 tháng 04 năm
2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
Để đáp ứng nhu cầu của thực tiễn cũng như khắc phục những bất cập của
hai Nghị định trên, ngày 01 tháng 07 năm 2016, Chính phủ ban hành Nghị định
số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Các quy đinh trong Nghị
định mới này cụ thể hóa cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác
quản lý và sử dụng con dấu.
2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quy trình lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc
tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban

thực hóa việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác chỉnh lý tài liệu,
ngày 01/06/2009 cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO
9001: 2000 (Phụ lục 4) thay thế Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng
8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình
Chỉnh lý tài liệu.
2.3.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Ngày 10 tháng 3 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Hướng dẫn này đã quy định rõ ràng, cụ thể quy trình để xây dựng cho từng loại
cơ sở dữ liệu lưu trữ, giúp cho các cơ quan, tổ chức xây dựng các cơ sở dữ liệu
tra cứu một cách thống nhất, đúng quy trình, đảm bảo chính xác và hiệu quả.
15


2.3.2.4. Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu
Ngày 04 tháng 4 năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số
111/LTNN-NVĐP Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó quy định các
tiêu chuẩn về nhà kho bảo quản, điều kiện bảo quản và trang thiết bị bảo quản
tài liệu lưu trữ hành chính. Năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời quy định các vấn đề
cơ ban về bảo quản, thống kê tài liệu lư trữ như trách nhiệm, quy trình, phương
pháp…
2.3.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Luật Lưu trữ 2011 quy định các vấn đề cơ bản về sử dụng tài liệu lưu trữ
như quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân, các hình thức khai thác,
sử dụng tài liệu, sao tài liệu, chứng thực tài liệu…
Đến ngày 01 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ Ban hành Thông tư số
10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ
lịch sử. Thông tư này đã quy định rõ quyền và nghĩa vụ của độc giả, quyền và
trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và đặc biệt là quy trình khai thác sử dụng tài


Có nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành đã
được xây dựng và ban hành. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu
xây dựng được một số tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn đề
thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, các tiêu
chuẩn về trang thiết bị bảo quản, sổ đăng ký công văn đi – đến, các tiêu chuẩn là
công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu,…

-

Các tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi. Trong hoạt động tiêu chuẩn
hóa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước các tiêu chuẩn đã được áp dụng rộng
rãi trong thực tế. Có thể kể đến là: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và
TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) là một tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với
các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường; Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đã được đại đa số cơ
quan Nhà nước áp dụng trong hoạt động soạn thảo văn bản của cơ quan mình.

-

Công tác xây dựng và ban hành tiêu chuẩn đã được thực hiện một cách nghiêm
túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế thừa kết quả của
các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn trong công tác
17


văn thư, lưu trữ của một số nước và kết quả thử nghiệm kỹ thuật. Cục Lưu trữ
Nhà nước đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo và gửi phiếu xin ý kiến đến các cơ
quan, tổ chức đối với dự thảo mỗi tiêu chuẩn. Qua đó, nhóm biên soạn đã tiếp
thu nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra các giải

Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú
nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. Các lĩnh
vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật
chưa được tiêu chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ văn
18


thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt
động văn thư, lưu trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…
-

Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực
tế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu chuẩn chưa được
phản hồi lại đơn vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.

-

Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành kịp
thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các văn bản
hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và thực hiện
chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.

-

Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng trong
thực tế do tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu,
hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận
thức của các đơn vị sử dụng về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị
thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã

chặt chẽ việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để
cán bộ công chức viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc, có trách nhiệm.
Có thể đề ra các biện pháp xử phạt và hình thức khen thưởng để thúc đẩy ý thức
trách nhiệm của mỗi thành viên trong cơ quan.
- Cần tiến hành rà soát, xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩn vào
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

20


KẾT LUẬN
Trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất
lượng phù hợp vào công tác văn thư lưu trữ là một sự nỗ lực của cơ quan nhà
nước trong cải cách nền hành chính nhà nước. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một
sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết
của lãnh đạo, bởi lẽ cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất
lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối
với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý trong công
tác văn thư lưu trữ.
Đồng thời, yếu tố con người cũng vô cùng quan trọng, trình độ hiểu biết
của mọi thành viên trong cơ quan nhà nước về việc áp dụng các tiêu chuẩn hóa
vào công tác văn thư, lưu trữ và sự tham gia tích cực của họ vào việc áp dụng
các tiểu chuẩn hóa giữ vai trò quyết định.Áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn
thư lưu trữ sẽ góp phần giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu
chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong
quá trình hoạt động.
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
hóa gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả,
xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi công


hóa.
8. Tài liệu khảo sát thực tế: Các đề tài nghiên cứu của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà

nước liên quan đến tiêu chuẩn ngành về lưu trữ; các bài viết, nghiên cứu trao đổi
trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
9. Thủ tướng chính phủ (2014), Quyết định số 144/QĐ-TTg ngày 05/3/2006 về

việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước.

22


23


PHỤ LỤC
1. TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN
02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.
2. TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN
06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
3. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng theo
TCVN ISO 9001:2008

24


4. Lưu đồ quản lý văn bản đi trong môi trường mạng theo TCVN ISO