MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN
QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
CÔNG ÍCH..........................................................................................................5
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích..................5
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu
bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức...............................................8
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG
BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
CÔNG ÍCH..........................................................................................................9
2.1 Hoạt động quản lý.....................................................................................9
2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của
Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích..................9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................10
2.2.1 Đối với công tác văn thư......................................................................10
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản.............................................................................10
2.2.1.2 Quản lý văn bản đến..........................................................................11
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi............................................................................17
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan............................21
2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu ..........................................................22
2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ......................................................................23
2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban........................................23
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu......................................................................24
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu................................................................................25
2.2.2.4 .Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ..............25
2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..........................25



đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào.
a. Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập:
Với sự quan tâm của nhà trường đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên và
sự giúp đỡ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vu viễn thông công ích,
tôi đã có cơ hội tiếp xúc với công việc thực tế và trang bị cho tôi một số kiến
thức cơ bản .Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư –Lưu trữ
cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với
sự phát triển của cơ quan tổ chức ,thấy được những bất cập trong công tác này
của cơ quan.Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi có cơ hội được tiếp xúc với
những công việc chuyên môn ,cụ thể hóa ,nắm chắc hơn kiến thức của mình ,học
hỏi được nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc và rưởng thành hơn sau khi đã
1


thực tập ở cơ quan.
b. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư lưu trữ nếu thực hiện tốt sẽ cung cấp thông tin nhanh
chóng để kịp thời giải quyết công việc của từng cá nhân cũng như tập thể và vì
thế thông tin là thứ không thể thiếu để phục vụ hoạt động của xã hội nói chung
và từng con người nói riêng. Tuy nhiên thông tin được thể hiện ở nhiều vật
mang tin khác nhau trong đó văn bản là vật mang tin chủ yếu và phổ biến nhất,
thông tin bằng văn bản được thể hiện bởi công tác văn thư – lưu trữ của mỗi cơ
quan. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin để giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Do
đó từ khi thành lập đến nay được sự quan tâm của lãnh đạo Ban, công tác văn
thư lưu trữ đi vào nề nếp góp phần tích cực thực hiện chức năng, nhiệm vụ tuy
nhiên công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định. Để tìm hiểu nguyên
nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng nhận thức thực tiễn về công tác văn
thư - lưu trữ của cán bộ, công chức văn phòng tôi đã chọn đề tài: ‘‘ Công tác
văn thư lưu trữ tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công

LỜI CẢM ƠN
Sau khi trải qua đợt thực tập tại Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn
thông công ích với thời gian không quá dài nhưng đã để lại cho tôi những kỷ
niệm đẹp và giây phút đáng nhớ. Qua đợt thực tập này đã giúp cho tôi có cái
nhìn toàn diện, khách quan, thực tế nhất về ngành nghề mình dang theo học và
có cái nhìn đúng đắn về công việc mình trong tưởng lai.
Đầu tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập và các thầy, cô giáo thuộc khoa Văn
thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ tôi cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận
tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt
trong đợt khảo sát này.
Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh Ban quản lý chương trình dịch
vụ viễn thông công ích đã tạo mọi điều kiên về cơ sở vật chất cũng như tinh thần
và các điều kiện khác để tôi có thể khảo sát cơ quan , làm việc và viết báo cáo
thực tập tại ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích.
Cùng với đó tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức viên chức trong
Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn thông công ích đã quan tâm, giúp đỡ tôi
trong thời gian tôi thực tập, đặc biệt là sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của
anh Nguyễn Đình Vinh để tôi có được những tài liệu thiết thực, những kỹ năng
và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo cáo đầy đủ,
hiệu quả và tốt nhất trong đợt thực tập của mình.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều tuy nhiên do thời gian ngắn, trình độ và vốn
kiến thức còn hạn chế vì vậy mà bài báo cáo khảo sát của tôi khó tránh khỏi
những thiếu sót mang tính chủ quan , rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của
thầy, cô giáo để bài báo cáo này của tôi được đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

4



5


các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hà tầng viễn thông thuộc phạm vi Chương
trình, trình Bộ trưởng phê duyệt
Ký hợp đồng đặt hàng cung cấp dịch vụ viễn thông công ích với các
doanh nghiệp viễn thông hàng năm theo phân công, uỷ quyền của Bộ trưởng.
Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra và phối hợp với các đơn vị liên quan trình
bộ trưởng phê duyệt Kế hoạch và dự toán kinh phí hỗ trợ thiết bị đầu, cuối thuộc
phạm vi Chương trình.
Tham mưu giúp Bộ trưởng hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và điều phối
việc triển khai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng.
Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc thực hiện quyết toán Chương
trình theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Bộ trưởng
Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Bộ thông tin và Truyền thông việc triển
khai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích, chủ trì, phối
hợp xây dựng báo cáo tổng kết, sơ kết việc thực hiện Chương trình.
Chủ trì, phối hợp đề xuất việc điều chỉnh bổ sung Chương trình,kế hoạch,
dự án cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
Thành lập các hội đồng tư vấn các vấn đề chuyên môn trong hoạt động
của Ban quản lý Chương trình và được mời các chuyên gia, đại diện các Bộ,
ngành, các tổ chức và doanh nghiệp có liên quant ham gia Hội đồng tư vấn sau
khi có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng
Tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế về viễn
thông công ích.
Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính, kế toán, kiểm
toán, báo cáo thống kê và các quy định khác có liên quan đến hoạt động của Ban
quản lý Chương trình
Kinh phí hoạt động của Ban quản lý Chương trình được đảm bảo từ

Phòng Hành
chính- Tổng
hợp

Phó giám đốc

Phòng Kế
hoạch – Tài
chính

Phó giám đốc

Phòng hỗ trợ
hạ tầng

7

Phòng hỗ trợ
dịch vụ


1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ
- Quản lý các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của công
ty và giao nộp vào lưu trữ của công ty
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin tài liệu- Phục vụ hoạt động tra tìm
tài liệu
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định
- Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc của Ban quản lý

và các cán bộ công nhân viên của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ
viễn thông công ích.
- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư lưu trữ.
+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn
thư
+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan .
- Mô hình ,cách thức tổ chức công tác văn thư của Ban quản lý cung cấp
chương trình dịch vụ viễn thông công ích
Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản
lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu
trữ.
9


2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Đối với công tác văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản
* Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản của Ban được phép ban hành là :
Văn bản quy phạm pháp luật :Quyết định
Văn bản hành chính :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch
,Báo cáo , Công văn ,Tờ trình ,Thông báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch ….
Chuyên viên dự thảo văn bản, hoàn thiện nội dung lẫn hình thức của văn
bản

và ngoài Bộ…
Văn bản của các tổ chức doanh nghiệp gửi đến
Khối lương văn bản đến của Ban khoảng 900 văn bản/1 năm
Tóm lại, nguồn văn bản đến Ban Quản lý cung cấp chương trình dịch vũ viễn
thông công ích rất đa dạng.Tất cả văn bản đến của Ban đều phải đăng ký thống
nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Ban .Các nội
dung tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm
văn bản, tổng hợp và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản đều được thực hiện
qua phần mềm Quản lý văn bản thông qua máy tính kết nối mạng internet và sổ
công văn đến.
Hiện nay việc quản lý văn bản đi và đến tại Ban quản lý cung cấp chương
trình dịch vụ viễn thông công ích bằng chương trình quản lý văn bản EOffice và
cả sổ công văn đi và đến.
- Mục đích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản Eoffice là phục
vụ quản lý , giải quyết và tra tìm văn bản. Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ
thay thế dần các sổ đăng ký công văn đi - đến, theo dõi việc chuyển giao và giải
quyết văn bản, đồng thời có thể tra tìm văn bản trên máy tính,
- Mục tiêu của phần mềm:
Hỗ trợ cán bộ văn thư quản lý; theo dõi và tra tim văn bản đi - đến
Giúp lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết văn bản toàn Ban
Giúp lãnh đạo nắm bắt, nhắc nhở chuyên viên trong quá trình giải quyết
văn bản, văn bản quá hạn giải quyết
Giúp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những chuyên
11


viên được giải quyết văn bản quan mạng máy tính
Hỗ trợ cán bộ , công chức viên tra cứu vản bản trực tiếp trên máy tính để
biết các vấn đề công việc
Giúp lãnh đạo thống kê về quá trình giải quyết công việc của chuyên viên

vào sổ công văn đến
Văn thư Ban tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ ( mức độ mật và
khẩn, đơn vị gửi…)
Đóng dấu “ công văn đến “ vào khoảng trống dưới số ký hiệu, tên loại
hoặc khoảng trống bên dưới ngày tháng năm văn bản; ghi số công văn đến, ngày
dến vào sổ công văn đến ghi ngày tháng văn bản đến, số đến,nơi gửi,số ký hiệu,
ngày tháng của văn bản, tên loại trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản.
Scan từng văn bản đến( tuy nhiên nếu là văn bản do Bộ hoặc các đợn vị thuộc,
trực thuộc khác của Bộ gửi đến Ban thông qua phần mềm EOffice thì không cần
scan mà vào mục tìm kiếm văn bản đến lấy bản scan do Bộ hoạc các đợn vị
thuộc, trực thuộc khác của Bộ)

13


Sau khi đã scan văn bản, từ giao diện chính của màn hình, chúng ta nhấn
vào văn bản => văn bản đến đơn vị, màn hình sẽ được giao diện như sau:

14


Nhập thông tin văn bản đến lên hệ thống quản lý văn bản : Cơ quan ban
hành, số ký hiệu, trích yếu, ngày đến, ngày văn bản, hình thức văn bản ( công
văn, quyết định, tờ trình…) số văn bản mặc định là văn bản đến ban quản lý viễn
thông công ích, số văn bản đến, độ khẩn, hình thức gửi…
* Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đã nhập thông tin đầy đủ thì click vào “ Thêm tài liệu” tại mục
này là bản scan văn bản mà ban đầu ta đã tiến hành:
Chọn file scan tương ứng với các thông tin đã nhập lên hệ thống rồi chọn
“ Open”

nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Ban ; đối
với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay.
Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các
phòng chức năng, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của phòng chức năng, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòng
chức năng khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao
văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết
của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban , cá nhân. Khi trình
người đứng đầu Ban xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan.
- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là một
quy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là trách
nhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau.
Việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặc nhiều cán bộ
chuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giải quyết văn bản
17


đến
Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết người có
thẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến. Đối với cán bộ văn thư có trách nhiệm đi đến các phòng hoặc các hoặc cá
nhân để lấy số liệu về việc giải quyết văn bản đến và thực hiện việc tổng hơp số
liệu và báo cáo cho người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi
Văn bản do Ban gửi cho nơi khác được đăng ký tại bộ phận văn thư gọi
tắt là văn bản đi . Tất cả các văn bản đi của Ban đều phải đăng ký thống nhất ở
bộ phận văn thư Ban

19


Sau khi điền đầy đủ thông tin trong cơ sở dữ liệu => Thêm tài liệu ( Là
bản word cần gửi đi)
Nhấn vào “ Chuyển” chọn Chuyển Lãnh đạo đơn vị để lãnh đạo xem xét
Chọn xin cấp số Văn thư Bộ đối với văn bản gửi cơ quan Bộ và ngang Bộ khác

Chọn Lưu sổ và phát hành nội bộ đối với văn bản gửi các đơn vị và cá
nhân trong Ban
Chọn Lưu sổ và phát hành để gửi văn bản đi đến các cơ quan thuộc, trực
thuộc của Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Nhâp đầy đủ thông tin vào cơ sở dữ liệu , đánh dấu vào cơ quan cần nhận
văn bản trong mục Đơn vị nhận văn bản.

20


- Tìm kiếm văn bản
Bên cạnh việc quản lý văn bản, giải quyết công việc kịp thời thì cán bộ
văn thư cũng như chuyên viên phải tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng. Do
đó khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản phải có
cơ sở dữ liệu phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau:
+ Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản
+ Tìm kiếm văn bản theo trích yếu nội dung
+ Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản
+ Tìm kiếm văn bản theo mức độ mật, khẩn
+ Tìm kiếm văn bản theo người ký
+ Tìm kiếm văn bản theo cơ quan ban hành
+ Tìm kiếm văn bản theo số văn bản, nhóm văn bản

ích đã có kho lưu trữ có diện tích mới là 80m 2 đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu
được đầy đủ .Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Viện là một công việc rất cần
thiết để hạn chế làm mất mát ,thất lạc tài liệu ,tạo điều kiện cho việc bảo quản
những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn và hoạt động lâu dài
của Viện
Các phòng và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định ;
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu ,thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ ,tài liệu cho đơn vị hay người kế
nhiệm (phải lập biên bản ).
2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu .
*Quản lý con dấu
Các loại con dấu trong Ban gồm :Dấu cơ quan ,dấu chức danh ,dấu mật
,dấu chỉ các mức độ khẩn ,dấu sao y bản chính , dấu đến ,dấu hỏa tốc .
Tất cả loại dấu của Ban được giao cho nhân viên văn thư chuyên trách giữ
và bảo quản tại cơ quan .Người được giao giữ ,bảo quản con dấu của Ban và của
các đơn vị phải là người đủ tin cậy ,có trình độ chuyên môn về văn thư và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu .Con dấu phải được
quản lý chặt chẽ ,con dấu được để đúng nơi quy định ,không cho phép người
khác tiếp cận sử dụng.con dấu phải được bảo quản cẩn thận,không làm con dấu
bị biến dạng .
Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa dược
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền,phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản , giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,không được đóng dấu
khổng chỉ . Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có
23