LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công tác quản lý văn bản tại Ban
Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La” là đúng sự
thật. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã
nghiên cứu.


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn bản tại Ban
Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”, tôi xin chân
thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban QLDA nói cung và bộ phận Văn
thư.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS. Bùi Thị Ánh Vângiảng viên bộ môn “Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho tôi
những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN
PHÙ YÊN.............................................................................................................4
1.1Lý luận chung về công tác quản lí văn bản....................................................................................4
1.1.1Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản........................................................4
1.1.2Quy trình quản lý văn bản đến...................................................................................................5
1.1.3 Quản lý văn bản đi.....................................................................................................................7
1.2Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên...........................................9
1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng..............................................................9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư và xây
dựng huyện Phù Yên...........................................................................................................................9


KẾT LUẬN........................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................28
PHỤ LỤC...........................................................................................................30


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND: Ủy Ban Nhân Dân
Ban QLDA ĐT và XD: Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây Dựng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt dộng hằng ngày của các cơ quan, tổ chức văn bản được coi
như là một sản phẩm của quá trình quản lý và thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ giai quyết công việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Quản lý là một quá trình và
văn bản từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành cũng được tổ chức và đi theo quá
trình cụ thể. Từ đó góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực
hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý văn bản là một vấn đề
luôn được chú trọng vì nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức; phục vụ các tư liệu, tài liệu cho quá trình giải quyết
công việc; góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông
tin bí mật trong hoạt động của cơ quan. Do đó làm tốt công tác quản lý văn bản
cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo
hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức.
Tôi là sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên tôi chọn công tác
quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên để ứng dụng những lý
luận đã học ở trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc.
Bên cạnh sự giúp đỡ của người thân làm việc tại Ban đã cung cấp cho tôi
những thông tin và số liệu thực tế của Ban để từ đó làm tốt chương 2 của tiểu

Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại Ban QLDA ĐT và XD
huyện Phù Yên.
Thời gian: Công tác quản lý văn bản của Ban QLDA ĐT và XD huyện
Phù Yên từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp xử lí thông tin;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic.
6. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý văn bản tại Ban QLDA ĐT và XD huyện Phù Yên.

2


7. Bố cục
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, danh mục chữ cái
viết tắt, phụ lục, đề tài còn được triển khai thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và khái quát về
Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án
Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên.

3



sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. Vai trò của công
tác quản lý văn bản
*Vai trò của công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản là công việc diễn ra hằng ngày, hằng giờ tại các cơ quan, đơn
vị. Nó là mạch máu đảm bảo quan hệ giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan
với nhân dân.
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục
vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, đơn vị.
- Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác có

4


chất lượng, đúng đường lối chính sách, chế độ.
- Lưu trữ lại những tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra cho
công việc trước mắt và lâu dài.
1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các tài liệu, văn bản đến được tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký
vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.
+ Kiểm tra kĩ số lượng phong bì, các thành phần ghi trên phong bì, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí nhận.
+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải
kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Các văn bản đến được phân loại và bóc bì như sau:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản gửi đến cho cơ quan tổ chức.
Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi
đích danh cá nhân và tổ chức trong cơ quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp bao gồm sổ các loại (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký
văn bản mật đến;
Đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
cần thiết về văn bản;
+ Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
* Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền
phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu
cần).
- Chuyển giao văn bản đến
+Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một hệ thống số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV [3; Tr.3,4].
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được các cơ quan, tổ chức
lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được

7


thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị

8


thiếu hoặc thất lạc.
+ Trường hợp văn bản bị sai xót hoặc thất lạc, phải báo cáo sớm người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi
-Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung
bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.
1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên là tổ chức sự nghiệp
công lập trực thuộc UBND huyện hoạt động theo cơ chế tự chủ về tài chính, tự bảo
đảm chi thường xuyên theo quy định của Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của Chính
Phủ.
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có con dấu riêng, có tài
khoản tại Kho Bạc Nhà Nước, Ngân hang để giao dịch theo quy định của pháp luật.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự
án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên.
* Chức năng
Ban quan lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên thực hiện các chức năng
theo Quyết định thành lập Ban QLDA và theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 7 của

chủ đầu tư với Ban QLDA.
- Các nhiệm vụ phối hợp với cơ quan, tổ chức có lien quan và nhiệm vụ khác
(nếu có) do người quyết định đầu tư giao: phối hợp hoạt động với tổ chức, cá nhân
tham gia thực hiện dự án để đảm bảo yêu cầu về tiến độ, chất lượng, chi phí, an toàn
và bảo vệ môi trường.
- Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên có các quyền và nghĩa
vụ theo quy định tại Điều 68, Điều 69 của Luật Xây dựng và quy định của pháp luật có
liên quan gồm:
+ Lập, quản lý dựa án khi có đủ diều kiện năng lực theo quy định của Luật này;
+ Xác định yêu cầu nội dung nhiệm vụ lập dự án:
+ Thực hiện quyền quản lý dự án theo ủy quyền của chủ đầu tư;
+ Thực hiện nghĩa vụ của chủ đầu tư về quản lý dự án trong phạm vi được ủy
quyền.
* Cơ cấu tổ chức
- Ban giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng gồm: 01 Giám đốc, 02
Phó giám đốc.
- Khối các tổ chức năng, nghiệp vụ gồm:
+ Tổ hành chính – kế toán;
+ Tổ quản lý dự án đầu tư;
+ Tổ kỹ thuật và chất lượng công trình;
+ Tổ di dân tái định cư và hỗ trợ sản xuất.
Sơ đồ tổ chức xem phụ lục 1
* Tiểu kết
Ở chương 1 tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý luận chung về
công tác quản lý văn bản, đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiều khái quát về Ban quản

10


lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên, tỉnh Sơn La. Những nội dung mà tôi tìm

loại sổ quản lý văn bản. Các văn bản đi và đến đều được đăng kí và cập nhật vào phần
mềm cũng như sổ quản lý văn bản. Phần mềm quản lý văn bản trên được xây dựng để
phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi-đến, được kết nối mạng với mạng cục bộ của
UBND huyện và mạng internet để tiếp nhận và chia sẻ thông tin phục vụ cho công tác
quản lý hành chính nhà nước. Việc quản lý văn bản đi, đến thực hiện theo đúng quy
định tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ
nhà nước.
2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng
huyện Phù Yên.

12


2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến
Trong quá trình làm việc Ban QLDA đã tiếp nhận và giải quyết một lượng khá
lớn văn bản đến từ UBND huyện cũng như các phòng, ban có liên quan. Các văn bản
đến có thể thống kê sơ bộ như bảng sau:
[xem phụ lục 4]
Tên loại văn bản

Năm

Tổng số

đến
2014
2015
2016
Công văn
1139

nhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra kỹ về số lượng bì, các thành phần được ghi trên
bì, dấu niêm phong (nếu có). Tiếp đó nhân viên văn thư sẽ đối chiếu số kí hiệu ghi trên
bì với sổ chuyển giao xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình và số lượng có đầy
đủ không.
Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn
thư của Ban cũng kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
Phân loại văn bản: Sau khi được nhân viên văn thư tiếp nhận và kiểm tra các
văn bản được tiếp tục phân loại sơ bộ thành 3 loại: Các văn bản gửi đề tên cơ quan;
Các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công
việc.
Các văn bản đã phân loại sẽ được bóc bì văn bản theo trình tự pháp lý dựa trên
các quy định hiện hành về công tác văn thư-lưu trữ. Những phong bì có đóng dấu chỉ
mức độ khẩn được văn thư của Ban QLDA bóc ngay sau khi nhận được. Văn bản sau
khi được lấy ra sẽ phải đối chiếu số ký hiệu ghi trên các văn bản với số ký hiệu ghi
ngoài phong bì. Nếu phát hiện sai xót khác nhân viên văn thư sẽ hỏi lại cơ quan hoặc

13


gửi trả lại cơ quan đó.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận
văn bản đó đã được chuyển tới văn thư của Ban QLDA và nhận được ngày nào; trong
trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến lãnh đạo, Ban có thể tìm
hiểu nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.
Mẫu dấu đến của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên:
50mm
Ban Quản lý dự án đầu tư và Xây dựng
30mm

Số……………………………..


Số

Tác

Số ký hiệu

Ngày

Tên loại và trích

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

giả

văn bản

tháng văn

yếu nội dung

nhận hoặc

nhận


5
25/4/201

6
Về việc lập hồ

nhận
7
Ban

368/UBN

6

sơ đăng ký thi

QLDA ĐT

thăng hạng viên

& XD

D

chức lên chuyên
viên, kế toán
viên

( nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên)

Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Giám đốc
Ban về tình hình giải quyết, tiến đọ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho
các đơn vị liên quan.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến [xem phụ lục 6].
Mẫu phiếu chỉ đạo giải quyết văn bản [xem phụ lục 7].
2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi
Bên cạnh việc tiếp nhận và giải quyết một lượng lớn văn bản đến hằng năm thì
Ban QLDA còn Ban hành các văn ban hành các văn bản phục vụ cho việc giải quyết
công việc như công văn, tờ trình, quyết định.

16


Tên loại văn bản đi

Công văn
Tờ tình
Quyết định

Năm
2014
69
1572
246

2015
72
1270
227


định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng.
*Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhật các thông tin cần thiết về văn bản
mà Ban QLDA gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác bằng các phương tiện
đăng ký như sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi trên máy tính.
Cũng giống như sổ quản lý văn bản đến, sổ quản lý văn bản đi được Ban QLDA
đăng ký theo từng năm làm việc mỗi năm sẽ có một hoặc một vài sổ đăng ký văn bản

17


đi của năm đó. Việc lập sổ đăng ký văn bản đi được Văn thư của Ban lập và căn cứ
phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi theo tính chất và số lượng văn bản do Ban
QLDA ban hành.
Việc đăng ký văn bản được Văn thư thực hiện theo phương pháp truyền thống
( đăng ký bằng số) và đăng ký trên máy tính.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi [xem phụ lục 3]
Mẫu nội dung sổ đăng ký văn bản đi:
Số ký

Ngày

Tên loại và trích

Người

Nơi

Số

2
02/03/2016

3
Tờ trình

4
Giám

5
UBND,

6
3

Về việc đề nghị

Đốc

Phòng

BQL

cho phép điều

Kinh tế-

chỉnh, bổ sung

Hạ tầng

để lưu ở Văn thư của Ban.
Các văn bản mật của Ban khi cần nhân bản phải có ý kiến của Giám đốc Ban.
Và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu
cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản chính được Văn thư của Ban thực hiện theo
quy định tại Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

18


phủ về công tác văn thư.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần Ban QLDA hoặc tên
của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ban và phụ lục kèm
theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép trái của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Đóng dấu độ khẩn, mật:
- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA
TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9
năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định

Công An.
- Các văn bản quản lý của Ban như các quy định, quy chế, các Dự án, sau khi
được ký duyệt phải gửi File điện tử về Văn thư của Ban QLDA.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành được đính chính
bằng văn bản.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Văn thư của Ban có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
- Đối với văn bản đi có dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời
hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất
lạc.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo
ngay Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế toán để xử lý.
*Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu lại Văn thư của Ban và 01
bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo.
Bản lưu lại Văn thư của Ban phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư của Ban. Công chức, viên chức có nhu cầu sử dụng bản lưu tại Văn

20