LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào là không gắn liền với sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều,dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
quá trình từ khi bắt đầu học tập tại trường, em đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, giúp đỡ từ phía thầy,cô, bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành
cảm ơn quý thầy cô trong Trường Đại học Nội Vụ đã truyền đạt tri thức cho
chúng em. Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã
luôn chỉ bảo tận tình chúng em trong suốt quá trình học tập. Đặc biệt là giảng
viên Ngô Thị Kiều Oanh – bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu
trữ đã hướng dẫn giúp đỡ em tận tình trong suốt quá trình em thực hiện đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn,
mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên
dù cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô trong trường.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua
đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của em trong thời gian qua.
Các thông tin, số liệu, kết quả nêu trong bài là do em tự thu thập, xử lý, trích dẫn
tuyệt đối không có bất kì sự sao chép không hợp lệ từ các tài liệu khác.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp đều không thể thiếu một bộ
phận đó chính là văn phòng. Chính vì vậy, VT – LT ngày càng khẳng định được
vai trò và vị trí của mình trong công cuộc đổi mới đất nước.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều
có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động sản sinh ra giấy tờ, tài liệu liên
quan và những văn bản, tài liệu đó đều được lưu giữ và sử dụng khi cần thiết.
Do đó, công tác văn thư, lưu trữ trở thành “huyết mạch” trong hoạt động văn
phòng của cơ quan, tổ chức.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được
hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp với thực
tiễn. Với vai trò quan trọng của công tác VT – LT trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương,
chính sách ngày càng hiện đại công tác này.
UBND phường Ngọc Trạo rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ và
xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động
của cơ quan. Vì thế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã đi vào nền nếp và
đạt được những kết quản đáng khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn
còn tồn tại một số hạn chế nhất định như: công tác tổ chức nhân sự làm văn thư,
lưu trữ chưa được kiện toàn; đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, thiếu về số
lượng; hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ còn
thiếu;… Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, lãnh đạo từng bước chấn chỉnh,
tăng cường công tác văn thư, lưu trữ cần phải nhanh chóng tìm ra các biện pháp
để thay đổi cách tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sao cho có tính khoa
học và mang lại hiệu quả cao.
Xuất phát từ những thực tế đó em đã chọn chuyên đề “Tìm hiểu chức
năng, nhiêm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện
nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo” để
nghiên cứu và làm bài tiểu luận.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.
Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp em thấy được những mặt tồn
tại và hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, để từ đó đề
xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư,
lưu trữ UBND phường. Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp UBND phường
khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác
văn thư, lưu trữ nơi đây hơn nữa.
6. Cấu trúc của đề tài
6


Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, bài báo cáo
được cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Ủy ban nhân dân phường Ngọc Trạo.
Chương 2: Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
phường Ngọc Trạo.
Chương 3: Tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Ngọc Trạo thực hiện
nhiệm vụ quản quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

7


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
NGỌC TRẠO
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy
ban nhân dân phường Ngọc Trạo
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1954, hình thành tiểu khu Quang Trung.
Năm 1971, sát nhập thêm một số tụ điểm dân cư như trại cá Lai Thành,
Tân Bình vào tiểu khu Quang Trung.

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn
phường
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn phường.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn
hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn
- Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,
quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn phường
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do phường quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá
gia đình
- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
9


chức thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.


- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND phường thực hiện biện pháp bảo vệ
tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp pháp
khác của công dân
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn phường
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định
của pháp luật
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của phường.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Trạo
UBNĐ phường Ngọc Trạo do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có 01 Chủ
tịch, 02 Phó chủ tịch và các ủy viên ủy ban. Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND.
Tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các ủy viên UBND là do Chủ tịch UBND quy
định.
Hiện nay, trong cơ quan gồm có 28 cán bộ, công chức trong biên chế của
cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ làm việc tại đây đều được đào
tạo với trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp.
UBND phường Ngọc Trạo có cơ cấu tổ chức như sau:
- Chủ tịch UBND phường: là người đứng đầu UBND phường, có nhiệm

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc cơ quan thì Bộ phận
VT trực thuộc Văn phòng – Thống kê. Bộ phận VT – LT UBND phường Ngọc
Trạo được bố trí 02 cán bộ chuyên trách là Cầm Thị Thoa và Nguyễn Thị Lan
Phương. Cả hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
UBND phường Ngọc Trạo áp dụng hình thức VT tập trung. Mọi VB đến
và VB đi đều tập trung tại VT cơ quan để làm thủ tục đăng kí. Sau khi làm thủ
tục đăng kí VB vào phần mềm quản lý VB đi - đến, cán bộ VT sẽ trình lên lãnh
đạo cho ý kiến chỉ đạo và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị
có trách nhiệm giải quyết. Ngoài hai cán bộ chuyên trách về VT thì các phòng,
ban, đơn vị của phường không có văn thư riêng.
Bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí chung một phòng ở tầng trệt, nhà
kho A1 trụ sở cơ quan.
2.1.2. Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản quy định
về công tác văn thư – lưu trữ
Ngay từ khi thành lập, công tác VT, LT của UBND phường Ngọc Trạo đã
được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận VT cơ quan được ví
như cả bộ mặt của cơ quan. Làm tốt công tác VT, LT thì các hoạt động của cơ
quan sẽ được thực hiện tốt. Do vậy, việc tổ chức, quản lý, hướng dẫn và thực
hiện công tác VT, LT luôn gắn với các VB Quy phạm pháp luật, các VB hướng
dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về công tác VT của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục VT và LT
Nhà nước.
+ Về Công tác Văn thư
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
13


tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

2.1.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư – lưu trữ
Đào tạo và bồi dưỡng là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững
và thành công. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối
đa hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về công
việc, nắm vững hơn về nghiệp vụ và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn cũng như nâng cao khả năng thích ứng
của họ với các công việc trong tương lai.
Hằng năm, cơ quan cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan và cử CBCCVC tham gia đầy đủ
các lớp tập huấn về soạn thảo VB, lập hồ sơ công việc, bồi dưỡng nghiệp vụ VT,
LT…
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm VT, LT tại UBND phường
Ngọc Trạo đã được quan tâm đúng mức, góp phần từng bước chuẩn hóa và nâng
cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Tuy nhiên số lượng các
lớp tập huấn được mở còn ít, chủ yếu là tham dự hội nghị tập huấn của Cục, của
Bộ; số lượng cán bộ viên chức tham gia còn ít, các cuộc thi về VT, LT được tổ
chức cũng chưa thực sự hiệu quả.
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị, phòng, ban trong UBND phường
nộp lại các văn bản, hồ sơ liên quan tại phòng văn thư – lưu trữ. Cán bộ tại
phòng sẽ kiểm tra và làm thủ tục chuyển toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ trong
UBND. Hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, chặt chẽ, tránh tình
trạng thất lạc, mất mát tài liệu của cơ quan tổ chức.
2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường
Công tác VT – LT là một trong những công việc quan trọng của cơ quan
tổ chức nói chung và UBND phường Ngọc Trạo nói riêng. Là một cơ quan Nhà
nước nên hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
vào công tác VT – LT của cơ quan ngày càng được chú trọng. Việc ứng dụng các

văn thư – lưu trữ của UBND phường
Việc thanh tra, kiểm tra, đánh thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở
UBND phường được tổ chức định kỳ.
16


Cán bộ vi phạm quy chế phải được nhắc nhở, phê bình kịp thời. Nếu cố ý
vi phạm hoặc tái phạm thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm, chịu
hình thức kỷ luật. Trong trường hợp do không chấp hành quy chế dẫn đến gây
thiệt hại về cả mặt vật chất và các thiệt hại khác thì phải bồi thường.
Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư – lưu trữ 6 tháng và báo cáo
hàng năm. Thực hiện chế độ báo thống kê hàng năm theo quy định.
2.1.7. Hợp tác quốc tế
Do điều kiện cơ quan chưa cho phép nên hoạt động hợp tác quốc tế về
công tác lưu trữ là chưa có.
2.2. Tình hình thực hiện hoạt động nghiệp vụ về công tác Văn thư –
Lưu trữ tại UBND phường Ngọc Trạo.
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Căn cứ theo thẩm quyền thì UBND phường Ngọc Trạo không có thẩm
quyền ban hành các VB quy phạm pháp luật mà chỉ có thể ban hành các loại VB
hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, tờ
trình, biên bản, công văn, báo cáo…
Có thể nói công tác soạn thảo và ban hành VB tại cơ quan được thực hiện
tốt, đảm bảo đúng về thể thức cũng như kĩ thuật trình bày VB. Ngoài việc đảm
bảo thể hiện đúng và đủ các yếu tố thể thức, VB còn được ban hành đúng về nội
dung, thẩm quyền và các yếu tố khác như yêu cầu về người soạn thảo, yêu cầu
về trình tự, thủ tục ban hành VB.
Hiện nay, ở UBND phương Ngọc Trạo các VB liên quan đến đơn vị nào
thì đơn vị đó soạn thảo, sau đó trình lên lãnh đạo xem xét bản thảo, sửa những

nhận VB đến trong trường hợp VB được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc
vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong…;đối với VB mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
Nhìn chung, quy trình quản lý VB đi, đến đã được thực hiện theo đúng
quy định. Việc ban hành quy chế VT, LT của cơ quan đã góp phần nâng cao hiệu
quả công việc, khắc phục được những thiếu sót trước đây. Các cá nhân, đơn vị
có liên quan đến từng quy trình trong giải quyết VB đi, đến đã thực hiện theo
đúng các quy trình đưa ra.
18


2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo có các loại con dấu như: dấu cơ
quan, dấu chức danh, dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
Việc quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan thực hiện đúng theo quy
định của Nhà nước và Pháp luật dựa trên các VB như: Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung
một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Quản lý và bảo quản con dấu
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lãnh đạo UBND phường về
việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ VT giữ và đóng dấu tại cơ
quan. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép của người
có thẩm quyền. Trong trường hợp văn thư vắng mặt, phải giao cho người có
thẩm quyền quản lý nhưng phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên
bản bàn giao dấu).
Con dấu được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức, được quản lý chặt chẽ và

+ Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công
việc kết thúc.
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và 2 bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện
hành mỗi bên giữ một bản.
Qua khảo sát có thể thấy việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào LT
cơ quan tại UBND phường Ngọc Trạo đã có nhiều chuyển biến tích cực trong
những năm qua. Tuy nhiên vẫn tồn tại một số CBCCVC mặc dù đã được triển
khai, hường dẫn lập hồ sơ những vẫn còn thái độ chưa nghiêm túc, lập hồ sơ
mang tính hình thức dẫn đến việc hồ sơ chuyên môn không phản ánh được tiến
trình giải quyết công việc và không thống kê được cụ thể hồ sơ đã làm trong
năm.

20


2.2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan, lựa chọn
và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định.
Hàng năm, cán bộ LT UBND phường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho LT cơ quan. Cụ thể là:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân, xác định những loại hồ sơ, tài liệu
cần thu vào LT.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao
nộp.
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu.


quan, tổ chức,
Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
Hiện nay tài liệu LT tại UBND phường Ngọc Trạo được xác định thời hạn
bảo quản ở các mức sau: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; tài liệu bảo
quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm và tài liệu hết giá trị.
Với những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, cơ quan luôn tổ
chức và lập phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận trọng. Để tiến hành
công tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan, chính xác và khoa học,
UBND phường đã cử các chuyên gia chuyên về công tác LT nắm vững các
nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử dụng phổ biến trong trong thực
tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Công tác tổ chức kiểm tra kết quả của việc xác định giá trị tài liệu và tiêu
huỷ các tài liệu hết giá trị luôn được quan tâm chú trọng. Tài liệu sau khi đã
được xác định giá trị đều phải được kiểm tra và phản biện lại về độ chính xác để
đảm bảo cho việc lựa chọn những tài liệu đưa vào bảo quản, tránh được tình
trạng loại huỷ tài liệu máy móc và hạn chế sự không chính xác.
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Hiện nay, công tác chỉnh lý tài liệu ở UBND phường Ngọc Trạo được
thực hiện theo một số VB chỉ đạo, hướng dẫn như:
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
22


về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…
Nhìn chung, công tác chỉnh lý tài liệu ở UBND phường Ngọc Trạo trong

hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm
tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho để nắm được
số lượng, chất lượng tài liệu. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang thiết
bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các
chế độ bảo quản phù hợp với từng tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu cơ bản thì UBND phường cũng đã thực hiện
nhiều biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt tránh bị chuột, bọ, côn trùng vào
phá hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào trong các hộp
có chứa chất bảo quản, kê lên các giá; mua thêm các trang thiết bị hiện đại như
máy điều hòa không khí, thiết bị PCCC; sử dụng các loại hóa chất để tiêu diệt
chuột và các loại côn trùng khi chúng tấn công tài liệu…cơ quan cũng đang tiến
hành xây dựng quy chế ra vào và khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị
mất tài liệu. Kho lưu trữ UBND phường Ngọc Trạo được bố trí ở nơi thoáng
mát, có các phương tiện để bảo quản tài liệu như cặp, hộp, giá, thẻ tra cứu, máy
hút bụi, quạt thông gió.
Tài liệu đưa vào lưu trữ ở UBND phường đã chỉnh lý được hoàn chỉnh
một số tài liệu và đưa vào bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, phục vụ cho công tác
nghiên cứu về sau.
2.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay, UBND phường Ngọc Trạo chưa tổ chức được phòng đọc riêng
cho các cán bộ đến khai thác tài liệu LT cơ quan, hơn nữa cán bộ VT lại kiêm
nhiệm công tác LT nên rất bận rộn. Đối tượng đến khai thác,sử dụng tài liệu chủ
yếu là các cán bộ, công chức, viên chức trong UBND phường.
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu: CBCCVC làm việc tại UBND phường
nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải được lãnh đạo UBND phường hoặc
Chánh văn phòng đồng ý.

24


Hoạt động quản lý nhà nước về công tác VT, LT có nhiều tiến bộ, đặc biệt
25