MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu...............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
5. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................0
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH.....0
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức
của UBND huyện Lập Thạch........................................................................0
1.1.1 Lịch sử hình thành................................................................................0
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lập Thạch......................................................................................................0
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................0
1.2.2. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................1
1.3. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước...2
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
HUYỆN LẬP THẠCH........................................................................................4
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch......................4
2.1.1. Tình hình tổ chức.................................................................................4
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................5
2.2. Hoạt động quản lý..................................................................................5
2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ..................5
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước...............................................6
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ...................6
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.....................................................6
2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ......................7

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan:...............................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................26
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................27
PHỤ LỤC


A. MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong công cuộc đổi mới toàn diện xây dựng đất nước theo con
đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là công
tác được quan tâm hàng đầu.
Trong những năm gần đây với sự phát triển nhanh của khoa học công
nghệ thì nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ngày càng được chú trọng và là công cụ để
quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư Lưu trữ giữ một vai trò là mắt xích chủ đạo
trong sự phát triển chung của Nhà nước, có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm
bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho
quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng.
Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết,
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ
lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách
nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ trong
hoạt động quản lý Nhà nước và muốn tìm hiểu rõ hơn về môn học “ Quản lý
Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ” em đang theo học tại trường. Em đã lựa
chọn chủ đề “ Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho
lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện
Lập” cho bài tiểu luận của mình để hiểu rõ hơn phần nào về môn học và cũng để
đưa ra những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về sự cần thiết của công tác

hiểu rõ trách nhiệm của văn phòng.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nâng
cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhà
nước và chuyên đề ở giáo trình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
2


- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách
quan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài
- Phương pháp thống kê, so sánh.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo,
nội dung của đề tài gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Lập
Thạch
Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước
về công tác văn thư lưu trữ

3


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH
1.1 . Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ

 Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển
kinh tế - xã hội.
 Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhà
nước.
 Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũ
trang, xây dựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện.
 Phòng chống tham nhũng buôn lậu hàng giả và các tệ nạn xã hội khác
 Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và nhà nước khỏi thiên tai
bão lũ.
 Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu
đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác cho hợp lý ở các địa
phương thuộc địa bàn huyện.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lập Thạch do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm:
Chủ tịch và phó Chủ tịch.
Chủ tịch UBND huyện Lập Thạch, người lãnh đạo và điều hành công việc
của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn
của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hành động của
huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:
Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các
thành viên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong
đó mỗi Phó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp,
Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng.
Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:
1.Văn phòng HĐND và UBND huyện
2.Phòng Nội vụ
1



2


huyện.
 Văn bản hành chính thông thường:
Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các
văn bản hành chính như : quyết định cá biệt, chỉ thị, công văn, báo cáo, quy
định, quy chế, tờn trình, thông báo…
 Văn bản chuyên môn:
Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ
quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

3


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
HUYỆN LẬP THẠCH
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch
2.1.1. Tình hình tổ chức
Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch được tổ chức theo
nguyên tắc hỗn hợp. Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đều
được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.
Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thì chuyển cho chủ
tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết.
Tất cả các văn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhân
dân huyện soạn thảo ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủ
tục phát hành.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

về các công việc mà Chủ tịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động UBND và thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình
Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số 02/2015/QĐUBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn huyện Lập Thạch.
Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hành thực
hiện đúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như (tiếp nhận,
kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao văn bản, chuyển
giao, công tác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở một nơi chung cho
cả cơ quan là Văn phòng HĐND & UBND huyện.
2.2. Hoạt động quản lý
2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ
Quản lý nahf nước về công tác văn thư lưu trữ là sự can thiệp, tác
độngcủa nahf nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT được
thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực
hiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Để cơ quan nhà nước có
thẩm quyền đã ban hành các van bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
để quy định công tác vawnt hư lưu trữ nhằm hoàn thiện hơn các quy định về
5


hoạt dộng quản lý và nghiệp vụ trên mọi phương diện để nâng cao hiệu suất chất
lượng công tác này.
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước
 Chủ thể quản lý.
Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộc các
đối tượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt được mục tiêu
ấn định trước.
Chủ thể quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là cán bộ, công chức có
thẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định.
 Đối tượng quản lý.

2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số 02/2015/QĐUBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn huyện Lập Thạch. Để quản lý thống nhất các khâu nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
2.2.6. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo
thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày
01/01 đến 31/12.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các
đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu
trữ cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh.
Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độ
báo cáo thống kê hằng năm.
2.2.7. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác
VTLT
Khoa học công nghệ có vai trò then chốt trong việc tăng hiệu suất lao
độngvà công tác để làm tốt điều này cơ quan phải ứng dụng khoa học công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi đến
trong công tác văn thư lưu trữ. Phần mềm lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình
quản lý, chuyển giao và lập hồ sơ lưu văn bản được thuận, khoa học.

7


2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công
tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư
Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với
việc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương, UBNĐ
huyện có bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm và 02 nhân viên hợp đồng làm công tác
văn thư và phụ trách kho lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện.

quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Mỗi đơn vị, cá nhân phụ trách việc soạn thảo văn bản phải chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cơ quan và pháp luật về văn bản mình đã soạn thảo.
Trong các cơ quan nhà nước văn bản là phương tiên để truyền đạt thông
tin và ghi lại thông tin cũng như là công cụ để các cá nhân thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao.
Theo quy định hiện hành thẩm quyền ban hành văn bản do nhà nước quy
định dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của cơ quan tổ chức.
Theo quy đinh của UBND huyện Lập Thạch thì huyện được ban ban hành
các loại văn bản như sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;
- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận,
giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếu
gửi, phiếu chuyển;
Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địa
phương thuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND có
thể giao cho cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực đó soạn thảo và ban hành
văn bản;
Nhìn chung UBND huyện Lập Thạch đã thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước và đảm bảo giải quyết được các nhiêm vụ được giao về công
tác xây dựng và ban hành văn bản cũng như thẩm quyền ban hành văn bản đảm
bảo giá trị pháp lý và hiệu lực của văn bản.
9



Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
STT

(1)

Số ký

Ngày

Tên loại và Người

Nơi

Đơn vị,

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu

nhận

người

lượng

(8)

ký

(5)

(9)

+ Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
Tại UBND huyện Lập Thạch sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản thì
đem đi nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chức danh có chữ ký, dấu cơ quan
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
b) Trình bày bì và viết bì
c) Vào bì và dán bì
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong UBND huyện
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Quy trình quản lý văn bản đến của UBND huyện được thực hiện theo
TT 07/2012/TT-BNV gồm 4 bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư Văn phòng tiếp nhận văn bản đến.
Nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
12


bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết,
phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Bì văn bản gồm 2 loại : loại được bóc bì và loại không được bóc bì.
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ
chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá
nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp
cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi


hiệu

tháng

Tên loại và trích
yếu nội dung

Đơn vị
hoặc người

Ký
nhận

Ghi chú

nhận
(1) (2) (3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Sau khi đóng dấu đến vào văn bản cán bộ văn thư scan lại toàn bộ văn bản
đến trong ngày đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến và

chuyển các văn bản vừa scan lên phần mềm quản lý văn bản của UBND huyện
và chuyển cho các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm trực tiếp giải quyết văn
bản đến.


môn giải quyết thông qua văn bản giấy trực tiếp hoặc qua phần mềm quản lý văn
bản của UBND huyện. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính
xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,
tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện xem xét, xử lý, quyết
15


định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn
bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.

2.3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
a. Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ tại Văn thư UBND huyện được thực hiện theo từng loại
văn bản, mỗi loại văn bản được đựng trong những cặp 3 dây, văn bản được sắp
xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn bản cuối cùng của năm).
b. Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Văn thư UBND huyện quản lý một kho lưu trữ của UBND huyện, sau một
năm kể từ năm công việc kết thúc, văn bản hành chính được giao nộp vào lưu
trữ hiện hành. Đối với các cơ quan thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn việc thu
thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực hiện được, cơ quan,
đơn vị nào có tài liệu thì hết một năm vẫn lưu trữ tại cơ quan đó.
Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thật
sự được quan tâm , dẫn đến đến tài liệu còn bị phân tán, rải rác ở các cơ quan,
đơn vị. Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng,
kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm, diện tích kho nhỏ (56m2), vì vậy việc giao
nộp tài liệu còn gặp khó khăn.
2.3.5. Công tác lưu trữ.
Hiện nay, UBND huyện Lập Thạch chưa xây dựng được kho lưu trữ
chuyên dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm được đặt ở vị trí tầng trên cùng
17


của nhà 3 tầng với diện tích rộng 56 m 2 có các trang thiết bị bảo quản tài liệu
như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ
cho công tác lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý.
Phông lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch được chia thành 2 nhóm tài
liệu chính là nhóm tài liệu của HĐND huyện và tài liệu của UBND huyện. Tài
liệu phông lưu trữ huyện được phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt
động.
2.3.5.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

19