i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM

Ngành:

QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn :ThS. Trần Thị Mỹ Hằng
Sinh viên thực hiện
MSSV: 1211140755

: Võ Minh Nhật
Lớp: 12DQD04

TP. Hồ Chí Minh, 2016


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài:

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
 Đối tượng: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty Cổ phần
Dịch Vụ Vận Tải Phúc Tâm.
 Phạm vi nghiên cứu:
 Không gian: tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Vận Tải Phúc Tâm
 Thời gian: từ năm 2011- 2015
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
 Phương pháp chuyển giao: học hỏi kiến thức liên quan đến quy trình giao
nhận hàng hóa nhập khẩu từ người đi trước, sau đó chọn lọc đưa vào bài báo
cáo.
 Phương pháp thống kê, so sánh: nhận số liệu từ công ty, thống kê các chi tiêu
lại, so sánh và phân tích số liệu.
 Phương pháp tổng hợp: sau quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty
cùng số liệu từ công ty, người viết sẽ tổng hợp lại.
5. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận thì kết cấu bài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận về hoạt động giao nhận vận tải
Chương 2: Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Phúc Tâm
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển tại công ty Phúc tâm


3
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI
1.1: Khái quát về dịch vụ giao nhận
1.1.1: Khái niệm:
Luật Thương mại năm 2005, điều 233 quy định: “Dịch vụ Logistics là hoạt
động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiên một hoặc nhiều công việc
bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải q uan, các thủ
tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã ký hiệu, giao hàng

1.1.3 Phạm vi các dịch vụ giao nhận
1.1.3.1: Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)
Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ:
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp, lưu
cước với người chuyuên chở đã chọn lọc.
- Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người
giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận.
- Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của
chính phủ áp dụng cho việc giao nhận hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập
khẩu cũng như ở bất cứ nước quá cảnh nào và chuẩn bị những chứng từ cần
thiết.
- Đóng gói hàng hóa có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất
của hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá
cảnh và nước gửi hàng đến.
- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần.
- Cân đo hàng hóa.
- Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu
thì mua bảo hiểm cho hàng.
- Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục
chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở.
- Lo liệu giao dịch ngoại hối.
- Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước.
- Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng.
- Thu xếp việc chuyển tải trên đường.


5
- Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận hàng
thông qua những mối liên hệ người chuyên chở và dại lí của người giao nhận
ở nước ngoài.

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận
1.2.2.1. Người giao nhận là đại lý
Trước đây người giao nhận không đảm nhiệm vai trò của người chuyên chở.
Đó xem như là hoạt động cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như
một đại lí của người gửi hàng hoặc người chuyên chở, người giao nhận ủy thác từ
chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác như: nhận hàng,
giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho,... trên cơ sở hợp đồng ủy
thác.
Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy
đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn.
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Chở hàng đến sai quy định.
- Giao hàng cho hàng không phải là người nhận.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế.
1.2.2.2 Người giao nhận là người chuyên chở
Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người
chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng
và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này tới một nơi khác. Nếu như
người giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở thì nó đóng vai trò là
người thầu chuyên chở, nếu là trực tiếp chuyên chở thì đó là người chuyên chở thực
tế.
Người chuyên chở tiết kiệm được giấy tờ, chi phí và thời gian do không phải
giài quyết các lô hàng lẻ. Tận dụng hết khả năng chuyên chở vì người gom hàng đã
gom hàng đóng đầy các container và giao nguyên các container.



8
1.2.4 Mối quan hệ của người giao nhận và các bên liên quan
Do tính chất nghề nghiệp và quy mô hoạt động trên phạm vi thế giới người
giao nhận có mối quan hệ khá rộng:
- Ở trong nước là quan hệ với các chủ hàng người gửi hàng hay người nhận
hàng, các tổ chức thuộc bên thứ ba là người chuyên chở đường bộ, đường
sông, đường sắt, đường sông, người bốc xếp, tổ chức đóng gói, lưu kho, tổ
chức bảo hiềm, kiểm nghiệm hay ngân hàng thanh toán, hải quan cảng vụ,
ngân hàng kết nối, cơ quan thương mại, cơ quan giao thông vận tải, cơ quan
lãnh sự nước ngoài, phòng thương mại.
- Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận
chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều giai đoạn chịu sự kiểm tra kiểm soát của
rất nhiều cơ quan chức năng. Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các
công việc có liên quan đến rất nhiều bên.
1.3: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Cơ sở pháp lý
Hoạt động giao nhận hàng hóa dựa trên các văn bản quy định pháp luật và
các công ước quốc tế liên quan đến các hoạt động giao nhận hàng hóa. Ngoài ra còn
có các tập quán thương mại hàng hải giữa các bên, các hợp đồng thương mại đều là
cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận bao gồm:
1.3.1.1 Những bộ luật
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các
quy phạm pháp luật quốc tế và của Việt Nam:
- Các công ước về vận đơn, vận tải. Các công ước quốc tế về hợp đồng mua
bán hàng hóa 19/6/2001
- Công ước Vienne 1980 về buốn bán quốc tế và hợp đồng ngoại thương.
- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển được
ký kết tại Bruney ngày 25/8/1924.
- Công ước Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại

•

Bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng.

•

Tự do, tự nguyện thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

•

Hợp đồng mua bán hàng hóa phải được thể hiện bằng văn bản, lời nói, hành
vi.

•

Hàng hóa lưu thông trong và ngoài nước phải có nhãn mác và kí mã hiệu, mã
vạch.

•

Bên bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ cho bên mua trước thời gian thỏa
thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa.


10
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
•

Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến


•

Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1.3.1.2 Các chứng từ
Ký kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng

hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với cảng trong trường hợp hàng
qua cảng.
Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để giao nhận hàng hóa.
Đối với hàng xuất khẩu, gồm các chứng từ:


11
- Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý
tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Sơ đồ xếp hàng do thuyền phó phụ trách hàng hóa độc lập, được cung cấp 8h
trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu, gồm các chứng từ:
- Lược khai hàng hóa.
- Sơ đồ xếp hàng.
- Chi tiết hầm tàu.
- Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng.
Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa
tiêu.
Theo dõi quá trình giao nhận để giài quyết các vần đề phát sinh.
Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại

là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hóa được gửi đi mà còn của


12
quốc gia hàng hóa đi qua, quốc gia hàng hóa được gửi đến và luật pháp quốc tế. Bất
kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban
hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của chính phủ, các bộ luật của quốc gia
và công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan
trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ trách nhiệm và quyền hạn của những
người tham gia vào lĩnh vực giao nhận như nghị định số 187/2013/NĐ-CP quy định
chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt
động dại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Lƣợng vốn đầu tƣ
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy
đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để có
thề xây dưng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận
cần một lượng vốn đầu tư lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có
khả năng tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp, người giao nhận
sẽ phải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên
cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác có những
máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
Trình độ ngƣời tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận
hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là trình độ của người tổ chức điều hành cũng
như người trực tiếp tham gia quy trình.
Quy trình giao nhận hàng hóa có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để
đưa hàng hóa đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc ít nhiều vào trình độ của những
người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia có sự am
hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng
thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hóa cũng sẽ được đảm



14

TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Qua chương 1 chúng ta biết được thế nào là quy trình giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu, từ các khái niệm, đặc điểm và quy trình giao nhận hàng hóa chung.
Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu cụ thể hơn chúng ta
sẽ cùng nhau đến chương 2 nói về thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển tại công ty cổ phần dịch vụ vận tải Phúc Tâm.


15
CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN
TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM
2.1: Tổng quan về công ty
2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm thành lập vào ngày
14/10/2001. Giấy phép kinh doanh số 41030011867. Công ty có tư cách pháp nhân
trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được sử dụng con dấu riêng và
mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ
Nghĩa Việt Nam.
Công ty Phúc Tâm là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và
vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Tên giao dịch trong nước

: Công ty Cổ phần Vận Tải và Dịch vụ Phúc Tâm

Tên giao dịch đối ngoại


giới vận tải và mở rộng quy mô hoạt động của mình.


16
2.1.2: Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu
Chức năng:
Công ty chuyên cung cấp về các dịch vụ:
-

Dịch vụ gom hàng lẻ từ TP. HCM đi hơn 2000 địa điểm trên thế giới và

ngược lại.
-

Dịch vụ vận chuyển hàng container từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và

ngược lại.
-

Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đóng kiện, giao hàng tận nơi và giao hàng

công trình.
-

Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường

hàng không.
-

Dịch vụ chuyển phát nhanh.

Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và

hiệu quả.
Nhiệm vụ:
-

Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường

duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài
cho doanh nghiệp.
-

Đẩy mạnh chiến lược marketing tìm kiếm nhu cầu liên quan đến xuất nhập từ

các khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng để vạch ra phương án làm
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
-

Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách tiếp cận nhanh chóng

sự biến động của thị trường dịch vụ giao nhận trong và ngoài nước.
-

Luôn quan tâm chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường

làm việc của công ty.
-

Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước.
2.1.3: Cơ cấu tổ chức


Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do đại hội cổ đông bầu ra, là cơ quan

quản lý cao nhất của công ty giữa hai kì đại hội. Hội đồng quản trị có trách nhiệm
với nhà nước và với cổ đông.
-

Giám đốc: Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra và là người đại diện cho

công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức cho phù
hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng với
hãng tàu, lập phương án kinh doanh sao cho Công ty hoạt động có hiệu quả nhất.
-

Phòng kế toán: Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hoạch toán cho bộ phận kinh

doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng
dịch vụ giao nhận vận tải, lập bản báo cáo tài chính của từng thời kì trình giám đốc.
-

Phòng chứng từ: Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến tổng lô hàng và

các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa, lập hồ
sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên vời hãng tàu qua email để nắm được
tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng.
-

Phòng Marketing: Tìm kiếm khách hàng và giới thiệu về lĩnh vực hoạt động

cũng như quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ của Công ty.

Kiểm tra
bộ chứng
từ

Làm thủ tục
Hải quan

Chuyên chở
hàng về nhà
máy

Lấy lệnh
giao hàng

Chuẩn bị hồ sơ
khai Hải quan

Khai báo
Hải quan
điện tử

Kiểm hàng –
giao hàng

Quyết toán, bàn
giao hồ sơ

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ chung cho quy trình nhận một lô hàng nhập khẩu
(Nguồn: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Phúc Tâm)
2.2.1 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng:

2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ:
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ công ty sẽ giao cho nhân viên giao nhận các bộ
chứng từ sau:
- 01 bản Hợp đồng thương mại.
- 01 bản Hóa đơn thương mại.
- 01 bản Packing list.
- 02 bản B/L (01 bản có chứng nhận của PT Trans, 01 bản có chứng nhận của
đại lý hãng tàu ở Việt Nam chứng minh việc chuyển tải).
- 01 bản Giấy báo hàng đến.
Đây là bước khá quan trọng trong toàn bộ quy trình, nhân viên được giao sẽ
kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của nó. Bốn chứng từ quan trọng nhất là: hợp đồng,
hóa đơn, Packing list, B/L cần kiểm tra xem chúng có khớp nhau về số hợp đồng, số
vận đơn, tên hàng,….
Nhược điểm của công ty: trong nhiều trường hợp, do nhân viên bất cẩn mà
không phát hiện và chỉnh sửa kip thời bất kỳ sự không phù hợp nào của chứng từ
dẫn đến gây bất lợi rất nhiều trong lúc đăng ký tờ khai.


21
2.2.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O)
Thủ tục nhận lệnh giao hàng tại các đại lý hãng tàu hay tại các đại lý công ty
làm dịch vụ Logistic cần phải có các chứng từ sau:
- Vận tải đơn gốc (nếu có) hoặc vận tải đơn có đóng dấu Surrendered
- Giấy giới thiệu do khách hàng
- Giấy thông báo hàng đến (Notify of Arrival)
Tuy nhiên trên thực tế nếu sử dụng vận đơn Surendered thì chỉ cần có giấy giới
thiệu là đủ.
Những chứng từ trên được đưa vào quầy bộ phận hàng nhập, nhân viên thu ngân
của đại lý hãng tàu tiếp nhận và và căn cứ vào D/O để viết hóa đơn thu các loại phí
local charge (như D/O, vệ sinh container, CFS (nếu có), phí Handing (nếu có)…),

- Hợp đồng ngoại thương (Contract)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of original)
- Biểu thuế 2015
- Thông báo hàng đến
Nhược điểm của công ty: Các thông tin trên bộ chứng từ không khớp nhau:
sai lệch về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, các lỗi chính tả,… Đòi
người khai hải quan phải kiểm tra kỹ bộ chứng từ xem sai sót đó do đâu thông
báo cho các bên liên quan để có sự điều chỉnh đúng trước khi khai hải quan.
Nhưng do công ty đa phần là nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm nên xử lý các
tình huống này theo cách chậm chạp, lối mòn dẫn đến phát sinh những chi phí
không đáng có và có thể mất thời gian rất lâu để bổ sung, làm chậm quá trình
thông quan hàng hóa.
2.2.5 Khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp tải phần mềm Hải quan điện tử từ phần mềm ECUS
VNACCS/VCIS của phần mềm Thái Sơn. Nhân viên giao nhận truy cập vào phần
mềm ECUS VNACCS/VCIS để đăng kí tờ khai. Dựa vào thông tin trên B/L, hợp
đồng, Invoice & Packing list nhân viên giao nhận điền thông tin vào các mục trong
tờ khai điện tử.


23
Điều kiện để doanh nghiệp có thể khai báo hải quan điện tử qua hệ thống
ECUS VNACCS/VCIS của phần mền Thái Sơn là doanh nghiệp phải đăng kí thông
tin doanh nghiệp và chữ ký số của doanh nghiệpvới Hải quan . Nếu doanh nghiệp
không đăng kí với Hải Quan hai điều kiện trên thì tờ khai của doanh nghiệp sẽ
không được Hải Quan tiếp nhận.
Nhược điểm của công ty: khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS, có

- Bàn giao hồ sơ hải quan, xác định thuế
Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ đến cơ quan hải quan để đăng ký
tờ khai. Sau khi nộp tại quầy tiếp nhận và đăng ký tờ khai hàng nhập. Sau khi kiểm
tra bộ hồ sơ nhân viên hải quan xem xét mã số thuế của công ty coi có bị cưỡng chế
thuế hay không, hoặc có vi phạm về việc làm thủ tục hải quan hay không dựa trên
mạng thông tin cả nước.
Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán thuế cũ thì máy sẽ xác định ở mức 2 hoặc
3, vì thế trước khi nộp bộ hồ sơ đăng ký tờ khai, cán bộ giao nhận nên xin “Bản tra
cứu nợ thuế” từ phía hải quan để kiểm tra tình trạng nợ thuế của doanh nghiệp
mình, nếu còn nợ thuế thì phải hoàn thành việc chi trả, nếu không sẽ gây nhiều khó
khăn không những làm chậm trễ trong lúc thông quan, không những bị kiểm hóa
chặt chẽ mà hàng của doanh nghiệp sau này có thể bị xếp vào luồng vàng hoặc đỏ.
Trong trường hợp công ty đã nộp thuế mà mạng thông tin chưa kịp cập nhật thì
công ty phải xuất trình chứng từ để chứng minh đã nộp thuế để công việc mở tờ
khai được tiếp tục.
Nếu bộ chứng từ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, hải quan kiểm tra không có gì
bất hợp lệ sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ, đề nghị mức kiểm hóa, ký tên, đánh số thứ
tự và đóng dấu lên bộ chứng từ.
Trong bản lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan có 3 mức kiểm tra hải
quan khác nhau:
- Mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa.
- Mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
- Mức 3(luồng đỏ): kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra chi tiết hàng hóa. Có 3
mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa:
 Mức (a): kiểm tra toàn bộ lô hàng.
 Mức (b): kiểm tra 10% lô hàng.
 Mức (c): kiểm tra 5% lô hàng.