MỤC LỤC:……………………………………………………………...........
I. TỔNG QUÁT …………………………………………………..………………...

1. Khái quát về sự kiện, sản phẩm sự kiện …………….………………………....
a, Sự kiện là gì ? ………………………………………………………………….
b, Sản phẩm sự kiện là gì ? …………………………………………………........

2, Đặc điểm kinh doanh sự kiện ……………………………………………......
a, Kinh doanh sự kiện là gì ? …………………………………………………...
b, Các đặc điểm của kinh doanh sự kiện ?.............................................................
3. Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch …………..…………………
II. Chủ đề, chuẩn bị sự kiện………………………………………………..………
1. Tên sự kiện……………………………………………………………………...
2. Loại sự kiện……………………………………………………………………..
3. Chủ đề…………………………………………………………………………..
4. Nội dung………………………………………………………………………...
5. Thành phần tham gia…………………………………………………………..
6. Ý nghĩa……………………………………………………………………….....
7. Giấy tờ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện…………………………………….


III. Chương trình sự kiện……………………………………………………..……
IV. Kế hoạch tổ chức sự kiện………………………………………………….......
1. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện…………………………………..
2. Kế hoạch chuẩn bị chi tiết………………………………………………........
3. Kế hoạch chuẩn bị tổng thể……………………………………………….......
4. Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các sự cố phát sinh………………......
5. Kế hoạch cho công việc bổ trợ trong sự kiện…………………………….....
IV. Dự toán ngân sách sự kiện…………………………………………………….
V. Bảng phân công công việc và tiến độ thực hiện……………………………….
Tài liệu tham khảo………………………………………………………………….

2, Đặc điểm kinh doanh sự kiện
a, Kinh doanh sự kiện là gì ?
Kinh doanh sự kiện là hoạt động nhằm mang lại lợi nhuận cho công ty tổ chức
sự kiện bằng cách đứng ra tổ chức một số hoạt động tạo sự chú ý và thu hút sự
quan tâm của các đối tượng tham gia.
b, Các đặc điểm của kinh doanh sự kiện
* Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện:
Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa
hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số
-

Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho, cất trữ, không vận
chuyển được.

-

Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất
lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã
được tiến hành.
Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy
(hoặc tiêu dùng) nó.


-

Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền
với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư
sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.

-

mô nhỏ hơn như Seagames, Asian Cup, Hội nghị thượng đỉnh,…. Sẽ là
một dịp để nâng cao cơ sở vật chất du lịch.


Đối với các sự kiện này các tổ chức trong và ngoài nước sẽ có những
đầu tư cho nơi tổ chức sự kiện xây dựng, nâng cấp, hoàn thiện không
chỉ là các cơ sở hạ tầng về giao thông, thông tin liên lạc mà còn đầu tư
phát triển các cơ sở cung ứng du lịch.
Ngoài ra, khi sự kiện sắp diễn ra , do kỳ vọng lượng khách đến tham gia sự
kiện và do những tác động tích cực của việc tổ chức sự kiện đến xúc tiến du
lịch ( như đã đề cập ) các cơ sở kinh doanh du lịch sẽ tiến hành nâng cấp cơ
sở vật chất của mình.

II. Chủ đề, chuẩn bị sự kiện
1. Tên sự kiện: Flash back

Flash back
Tokyo Camera

2. Loại sự kiện:
Gala Dinner
3. Chủ đề:
Dịp để toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty cùng nhìn lại những thành
quả, những cống hiến cũng như những hi sinh nỗ lực của nhau trong suốt 1
năm qua. Bên cạnh đó cũng là dịp để tri ân những cống hiến đó.
4. Nội dung


Tên công ty: Công ty phân phối máy ảnh Tokyo Camera


- Ghi nhận thương hiệu
- Kỉ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian)
- Đề xuất các biện pháp cho các vấn đề còn tồn đọng

7. Giấy tờ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện
•
•

Đơn xin… (nội dung của loại hình sự kiện sẽ tổ chức)
Kế hoạch chương trình (Mục đích, thời gian, địa điểm, thành
phần tham dự? Chương trình biểu diễn: ca sỹ, tác phẩm, tác

•

giả…)
Hợp đồng thuê địa điểm
Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức
Hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện
Giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng & agency tổ

•
•

chức (của chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện)
Bản sao giấy phép kinh doanh của nhà tổ chức sự kiện
Bản in mẫu maket bandrol định treo (Phải ghi tên đơn vị tổ

•
•
•

- Mọi người chụp ảnh kỉ niệm

IV. Kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện
Mã
hoạt

Thời
gian

Nội dung
hoạt

Mô tả

Địa điểm

Người phụ
trách


độn
g
A

động
18h00 –
18h15

Đón

18h50

Ổn định chỗ ngồi cho Bàn tiệc tại
khách
trung tâm
nhà hàn

MC xuất hiện trên
sân khấu. Cám ơn sự
Khai mạc có mặt của quý
khách.
MC giới thiệu về ý
nghĩa của buổi lễ và
giới thiệu nhóm nhảy
mở màn của vũ đoàn
Annie
Giới thiệu ban lãnh
Phát biểu đạo lên phát biểu và
khai tiệc

Sân khấu

MC Phan
Anh

Sân khấu

MC Phan
Anh


Dùng tiệc

Trong khi dùng tiệc
sẽ là phần trình diễn
của ca sĩ: 3 ca khúc
- Đố em biết anh
đang nghĩ gì
- Ngày lang thang
- Nói với em

Sân khấu

Ca sĩ
Nguyễn
Hoàng Phúc,
Billy Đỗ ,
Hùng Phan

G

19h15 –
19h20

Ca nhạc

Phần trình diễn sôi
động của nhóm nhảy
Annie biểu diễn

Sân khấu

công ty lên chọn
ngẫu nhiên một mẩu
giấy rồi để khách
tham dự đặt câu hỏi
xung quanh nhãn
hàng (có sự gợi ý).
Nhân viên chỉ được
trả lời “có” hoặc
“không”. Vị khách
đoán trúng tên nhãn
hàng sớm nhất sẽ
được phần thưởng từ
công ty.

Văn nghệ Văn nghệ nội bộ
nội bộ

Sân khấu

MC Phan
Anh

Giám đốc
GreticB
Nguyễn và
quản lý
doanh
nghiệp Sept
Phan


MC và ban lãnh đạo
bốc thăm

Sân khấu

MC Phan
Anh

Chương trình giao
lưu ca nhạc theo yêu
cầu của quý khách
trong công ty.

Trung tâm
nhà hàng

Hòa âm ánh
sáng The
Remix

MC cám ơn quý
Sân khấu
khách đã có mặt
trong buổi gala và nói
lời kết thúc chương
trình.

MC Phan
Anh


Thuê nhà hàng

5.000.000
VNĐ

Đặt tiệc

Bao gồm tiệc buffet và tiệc trà 400.000
VNĐ/người
Sự kiện gồm 150 người

60.000.000
VNĐ

Người dẫn
chương trình

1 người

3.000.000
VNĐ

Hệ thống âm
thanh ánh sáng

Bao gồm loa, đài, sân khấu lắp ráp, DJ,..

5.000.000
VNĐ



7


8

Phần thưởng
cho nhân viên
xuất sắc

3 người

30.000.000
VNĐ

9
Quà cho khách
mời

Lì xì tết cho 100 khách

20.000.000
VNĐ

Bốc thăm trúng
thưởng

Các vocher giảm giá và các sản phẩm của
công ty



13

Hoa tặng đại
diện

14

Game show

Phần thưởng và nguyên liệu (nếu có)

15

Đồ trang trí

Bóng bay, hoa nhỏ, khói, pháo bông,…

1.000.000
VNĐ

1.000.000
VNĐ


16
Thiệp mời

Tự thiết kế


3. Kế hoạch chuẩn bị tổng thể
- Tổng chi phí chuẩn bị tổ chức sự kiện: 150 triệu VNĐ
- Flash Back được tổ chức tại nhà hàng Trống Đồng Palace số 40 Hàng Cót-Hoàn
Kiếm-Hà Nội
- Thời gian: 18h00 đến 22h00 ngày 10/03/2019
- Nếu có sự cố phát sinh, bên nhân sự sẽ phải xử lý kịp thời để sự kiện được diễn
ra tốt đẹp
4. Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các sự cố phát sinh
- Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc : Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui
mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi
là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức
uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách
uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào
các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch


chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải
hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.
- Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ : Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn
nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao,
nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.
Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là
nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng
không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà
hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn
không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay
đổi từ họ.
- Thức ăn không đủ phục vụ : Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời
phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị
nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất

V. Bảng phân công công việc và tiến độ thực hiện
Công việc
Thuê địa
điểm
Tìm MC, ca
sĩ, vũ đoàn

Nội dung
Đến nhà hàng
Trống Đồng
Palace thuê và
đặt bàn tiệc
Thuê 1 MC, 3
ca sĩ, 1 vũ đoàn

Thuê dàn âm
thanh ánh
sáng, sân
khấu và
backdrop

Đến công ty
hòa âm ánh
sáng The
Remix thuê

Thuê lễ tân,
nhân viên an
ninh, thợ
chụp ảnh

chức sự kiện

Lễ tân ngoại
hình ưa nhìn

Hoàn thành
trước ngày
05/02/2018

Hoàn thành
trong ngày
09/02/2018
và lắp ráp
trước 30p
trước khi
buổi tiệc bắt
đầu
Nguyễn Văn D Hoàn thành
trước ngày
05/02/2018
để tổng duyệt
1 lần


Mua đồ trang
trí, quà,…

Tất cả những
đồ cần thiết
cho sự kiện

với sự kiện,
làm sao vừa rẻ
vừa ổn

Hoàn thành
trước 1 ngày
để sáng
10/02/2018
trang trí nhà
hàng
Vẫn giữ được Nguyễn Văn H Hoàn thành
chất lượng sau
trước tháng
khi in ấn, in
02 để chuyển
thừa thiệp mời
thiệp mời tới
để đề phòng
khách
sai sót
Không được
Nguyễn Thị K Hoàng thành
để khách phải
trước khi sự
đợi, ăn nói tôn
kiện diễn a
trọng khách
10 ngày để
khách có thể
sắp xếp thời

Trong bối cảnh xã hội hiện nay, tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp
gỡ trao đổi, giao lưu với khách hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ
quan trên quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm,
đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đề
cao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội. Nói tóm lại, tổ chức sự kiện là
một điểm nhấn trong công tác marketing của doanh nghiệp.